Como falar em reuniões quando você continua perdendo o momento

Você teve essa ideia há 20 minutos. Você pode até ter ensaiado a primeira parte da primeira frase algumas vezes. Outros podem ter tido a chance de intervir antes que você dissesse uma palavra. Mas o assunto mudou. Se o momento passar, você ainda poderá apresentar suas ideias às pessoas certas, fazendo o acompanhamento após a reunião com uma nota rápida ou um telefonema. Para apresentar suas ideias às pessoas certas na reunião, a solução é principalmente mecânica. Entre com um ponto claro para transmitir. Faça uma pequena contribuição simbólica desde o início. Em seguida, entre em uma transição natural com uma linha de abertura curta e apresente seu ponto de vista em cerca de três frases curtas.

Reter-se no trabalho é comum. Um estudo exploratório realizado para compreender o processo de levantar preocupações aos supervisores nos locais de trabalho nos EUA descobriu que 34 em cada 40 funcionários a tempo inteiro (85%) relataram ter hesitado em levantar alguma preocupação que consideravam importante em algum momento ou outro.¹. A razão mencionada com mais frequência foi o medo de que expressar as suas preocupações os levasse a serem vistos de forma negativa e até prejudicasse as suas relações de trabalho positivas. Observe que isso foi feito para levantar preocupações com seus chefes, e não para reuniões em geral. Portanto, embora não descreva especificamente as reuniões, o medo que descreve parecerá familiar para muitas pessoas mais caladas que estão pensando em falar nas reuniões. As etapas abaixo descrevem maneiras de fazer com que falar em reuniões pareça menor e mais rotineiro.

Escolha um ponto antes do início da reunião

Leia a agenda da reunião a ser realizada ou leia o título do e-mail que lhe foi enviado em preparação para a reunião. Escolha o item da agenda com o qual você poderá contribuir. Escreva seu ponto em uma frase. Isso pode ser algo tão simples como “Poderíamos tentar testar esta nova forma primeiro com uma equipe”. Observe que se você escrever algo como “Tenho algumas ideias sobre a integração”, então você terá que desenvolver o restante das ideias que tem sobre a integração durante a reunião. E é aí que você provavelmente acabará divagando.

Ao adicionar um motivo à frase preparada, você pode expandi-la para uma frase completa mais um porque, que é fácil de falar. Mantenha a nota que você usou para fazer sua contribuição para a reunião em algum lugar onde você possa vê-la, por exemplo, um post-it ou o topo das notas da reunião no documento que você usou para fazer as anotações.

Traga sua melhor ideia para a reunião e use as outras ideias para um e-mail posterior. Essa contribuição clara para a reunião é muito mais fácil para a sala movimentada captar do que três contribuições não tão claras.

Diga algo nos primeiros dez minutos

As contribuições iniciais não precisam ser profundas. Você pode simplesmente responder a uma pergunta de status, confirmar uma data ou até mesmo adicionar mais um detalhe aos pensamentos de outra pessoa. Isso é muito fácil de fazer, pois se baseia no que você acabou de ouvir. Em videoconferências, mantenha sua câmera ligada, mantenha o cursor próximo ao botão ativar o som e clique para começar a falar assim que ouvir a voz do palestrante cair para o final de uma frase e ele começar a se recostar na cadeira e procurar suas anotações.

As primeiras contribuições para as reuniões não precisam ser longas ou profundas. Na verdade, responder a uma pergunta de status, confirmar uma data ou adicionar um único detalhe à ideia de outra pessoa para a reunião são ótimas contribuições para uma reunião. Essas contribuições podem ser:

Em uma videochamada, certifique-se de que sua câmera esteja ligada e que o cursor esteja próximo ao botão ativar som. Dessa forma, sua primeira contribuição pode ser tão fácil quanto clicar no mouse. Se você costuma esperar o momento perfeito, trate os primeiros dez minutos de uma reunião como sua janela e planeje usá-la.

Identifique um momento natural para entrar

As aberturas numa reunião normalmente surgem como transições de um ponto para outro (fim do argumento de um orador, fim de um slide, etc.), bem como perguntas do facilitador para comentários adicionais. É aí que se esperam as vozes dos novos contribuidores.

Preste atenção ao orador. Quando eles terminam de falar uma frase e depois se recostam na cadeira ou começam a pesquisar suas anotações, geralmente significa que terminaram de falar sobre o assunto. Não espere pelo que parece ser um silêncio desconfortável de um segundo sequer. O assunto pode avançar rapidamente.

Levantar a mão ou inclinar-se para frente pode chamar a atenção do palestrante e do(s) facilitador(es) e permitir que eles o reconheçam.

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1. 1
   O ponto preparado

   O post-it de Sam contém sua única frase e seu motivo, para que ele não precise manter o texto em mente.

2. 2
   Uma transição natural

   O slide na tela acabou de mudar. Uma mudança como essa é um momento em que a sala espera uma nova voz.

3. 3
   Um ouvinte aberto

   Jordan está voltado para Sam e olhando para ele. Inclinar-se para frente dá ao facilitador ou colega a dica para trazê-lo para dentro.

Abra com uma linha que reivindica a palavra

Suas primeiras palavras em uma reunião definem a expectativa sobre o que você dirá. Não comece com um pedido de desculpas como “Desculpe, esta pode ser uma pergunta boba”. Essas palavras podem ocupar seus segundos iniciais e reduzir as expectativas do público a se perguntar que pergunta boba você poderia fazer.

Vincular ao que acabou de ser dito é o mais fácil de tudo:

Se a conversa tomou outra direção, volte ao ponto anterior:

Se você começar a falar ao mesmo tempo que outra pessoa, diga que falará depois dela. Isso permitirá que você fale depois que eles terminarem de falar sobre esse ponto. Tenha cuidado para não se permitir ser alvo de conversa depois de começar a falar.

Sam entende a ideia (ilustrativo)

1. 
   Jordânia

   Portanto, o novo formulário será lançado para todos no primeiro dia. Mais alguma coisa sobre integração?

2. 
   Sam

   Com base nisso, acho que poderíamos testá-lo primeiro com a equipe de suporte. Eles aceitam o maior número de novas contratações, então detectamos problemas rapidamente.

3. 
   Jordânia

   Esse é um bom ponto. Quanto tempo duraria o teste?

4. 
   Sam

   Duas semanas devem ser suficientes. Posso configurá-lo e compartilhar o que encontrarmos.

5. 
   Jordânia

   Vamos fazer isso. Sam, você pode enviar o plano até sexta-feira?

Diga isso em três frases e depois pare

Uma estrutura simples para se manter no caminho certo: 1. Uma declaração do ponto que você deseja defender; 2. Uma breve explicação de uma das razões do ponto; 3. Uma sugestão sobre o que fazer a seguir. Aqui está um exemplo de como isso pode soar em uma reunião real:

Então pare de falar. Esse silêncio pode parecer longo, mas geralmente significa que as pessoas estão trabalhando arduamente para pensar em uma resposta. Tente manter suas respostas de acompanhamento breves. Uma ou duas frases para responder a uma pergunta são suficientes para mostrar que você pensou sobre o assunto em questão.

Construa seu próprio ponto de três frases

Acho que deveríamos [seu ponto]. [Um motivo], então [o que a equipe ganha]. Poderíamos [um pequeno próximo passo]?

Seu ponto+

A única frase que você escreveu antes da reunião. Mantenha-o específico o suficiente para agir.

Uma razão+

Escolha o motivo mais forte. Salve os outros caso alguém pergunte.

O que a equipe ganha+

Cite um resultado concreto, como detectar problemas mais cedo ou salvar uma etapa.

Um pequeno próximo passo+

Sugira algo fácil de concordar, como um breve teste, uma verificação rápida ou uma conversa de acompanhamento.

Acompanhe quando o momento passar

É possível que suas ideias não sejam levantadas em uma reunião antes que o momento passe. Envie um e-mail dentro de algumas horas para a pessoa responsável ou para o tópico da reunião, se sua equipe estiver usando um. Tal como acontece com a versão falada, deve consistir no ponto, na razão e no próximo passo.

Apenas certifique-se de que seja tão curto quanto necessário para uma contribuição oral (ou seja, ponto, razão, próximo(s) passo(s)). Aqui está um exemplo:

Isto também permite que você faça referência à correspondência anterior em futuras reuniões relacionadas a este tópico. Por exemplo, você pode começar dizendo: “Enviei uma ideia rápida sobre isso depois de terça-feira…”.

Se você costuma sair das reuniões sem dizer nada, lembre ao seu gerente ou à pessoa que dirige a reunião que você fala mais baixo e que eles devem entrar em contato com você antes de encerrar um item.

Você perdeu o momento. E agora?

Uma decisão ainda está aberta sobre o tema+

Envie hoje uma breve nota ao responsável pela decisão com seu ponto de vista, um motivo e uma próxima etapa.

A equipe tem um tópico de reunião compartilhado+

Poste seu acompanhamento lá para que todos na reunião vejam.

O tema está na próxima pauta+

Mencione sua nota anterior quando o item surgir e use-a como linha de abertura.

A decisão já é definitiva+

Pare aí para este. Guarde a ideia para uma discussão futura, onde for aplicável.

Isso acontece na maioria de suas reuniões+

Peça ao seu gerente ou facilitador para conversar com pessoas mais calmas antes de encerrar um item.

Experimente em sua próxima reunião

Encontre sua próxima reunião que tenha uma agenda. Escreva uma frase com o ponto principal do que você quer dizer e uma frase com o raciocínio por trás disso. Decida quando você começará a falar (por exemplo, quando o ponto da agenda correspondente for iniciado). Observe se você conseguiu falar e como foi fazê-lo na reunião.

Essas falas podem ser praticadas usando o Quippy para praticar conversas reais antes de uma reunião. A ‘primeira linha’ de uma conversa pode ser particularmente difícil de dizer em voz alta, e o Quippy permite que você a ensaie com um parceiro de cena antes da reunião.

Fontes e referências

1. Milliken, Morrison e Hewlin (2003). Um estudo exploratório do silêncio dos funcionários: questões que os funcionários não comunicam para cima e por quê. Journal of Management Studies (manuscrito dos autores).Entrevistas com 40 funcionários norte-americanos em tempo integral em setores como consultoria e serviços financeiros sobre como apresentar preocupações aos supervisores; pequena amostra exploratória, sobre preocupações ascendentes em vez de ideias especificamente em reuniões.