Você está sentado em sua mesa, olhando para uma enorme apresentação com vinte slides e não sabe por onde começar. Seu gerente encerrou a reunião com uma pergunta simples: “Você pode melhorar a apresentação antes de quinta-feira?” E todo mundo já se desconectou. Você concordou em fazer isso, mas agora está se perguntando o que exatamente significa “apertar” - você deveria reduzir o número de slides, tornar o texto mais conciso ou apenas fazer com que tudo parecesse mais polido?
Quando você está tentando descobrir algo, uma mensagem curta pode ajudar. Apenas diga o que você já sabe, destaque a parte que ainda o confunde e facilite o retorno da outra pessoa. Se você fizer sua pergunta de uma forma que mostre que está por dentro de tudo e só precisa de um pouco mais de esclarecimento, isso eliminará a maior parte do constrangimento da conversa para vocês dois. Você não está colocando a outra pessoa na berlinda, tentando adivinhar o que está acontecendo ou fazendo com que ela se repita. Sendo direto e direto ao ponto, você pode obter a resposta que procura sem sentir que está incomodando. É tudo uma questão de ser atencioso e claro em sua mensagem, para que você possa obter as informações necessárias e seguir em frente.
Por que perguntas vagas parecem mais difíceis
Quando você diz “O que você quer dizer?”, eles têm que descobrir o que deu errado e explicar tudo novamente. É aqui que as coisas podem ficar realmente estranhas, sabe? A pessoa que originalmente estava tentando explicar algo tem que voltar atrás e decompô-lo, o que pode ser frustrante para ambas as pessoas envolvidas. Eles podem ter que começar a explicar novamente, e é aí que o desconforto surge. Você está de volta ao início e isso pode ser irritante.
Fazer uma pergunta específica pode fazer uma grande diferença. Veja bem, quando você reserva um tempo para pensar sobre o que está perguntando, é mais fácil para a outra pessoa lhe dar uma boa resposta. Eles não precisam começar do início e descobrir tudo – você já está dando a eles uma pista sobre o que estão procurando. Dessa forma, eles podem simplesmente adicionar as informações que faltam e ajudá-lo. Isso lhes dá uma pergunta específica para responder e torna mais simples para eles ajudá-lo. Além disso, mostra que você se esforçou para entender a tarefa, então é mais provável que eles queiram ajudar.
Antes e depois da redação
Você pode fazer a mesma pergunta de maneiras diferentes, e é realmente muito interessante ver como uma pergunta pode ser formulada de maneira diferente. Por exemplo, vamos dar uma olhada em alguns exemplos – eles são inventados, mas ilustram bem o ponto. Cada exemplo mostra que uma única pergunta pode ser feita de duas maneiras distintas, o que pode ser útil saber quando você está tentando transmitir seu ponto de vista ou buscando informações.
Em vez disso
Estou tendo um pouco de dificuldade para entender o baralho. Alguém pode ajudar a esclarecer as coisas para mim?
Experimente isso
Verificação rápida da apresentação: devo reduzir para menos slides ou manter o comprimento e cortar o texto de cada um?
Quando você dá ao seu gerente apenas duas opções, é fácil para ele responder com uma resposta simples. Dessa forma, eles podem escolher apenas uma das opções e você saberá exatamente o que desejam. Mas se nenhuma das opções funcionar para eles, eles poderão dizer o que realmente precisam e isso ajudará você a entender o que procuram.
Antes
O que você quis dizer com “loop nas finanças”?
Depois
Para “loop infinance”, não tenho certeza se devo copiar Dana no próximo e-mail ou se é melhor marcar uma ligação rápida com a equipe dela - qual é a melhor maneira de lidar com essa situação?
Este método funciona bem porque na verdade usa as palavras exatas que você está pensando e explica o que você acha que elas significam. Se você não tiver certeza do que a frase quer dizer, basta compartilhar o que você sabe e pedir ajuda para descobrir por onde começar.
Antes, dito em voz alta em uma reunião
Espere, estou perdido.
Depois
Então, só para ter certeza de que entendi, quando você disse final do mês, você está falando do dia 30 ou do último dia em que estaremos realmente abertos para negócios?
Fazer uma pergunta antes de prosseguir geralmente é uma boa ideia, porque é mais fácil esclarecer as coisas imediatamente. Se você esperar, pode ser mais difícil voltar atrás e descobrir as coisas mais tarde. Além disso, fazer uma introdução rápida à sua pergunta ajuda todos a saberem que você só precisa de um minuto do tempo deles para que possam planejar com antecedência. É apenas mais atencioso assim.
Pergunte em quatro etapas
- Repita o que você entendeu - isso é algo muito simples de fazer, mas que pode fazer uma enorme diferença. Quando você repete o que ouviu, isso mostra à outra pessoa que você está realmente prestando atenção ao que ela está dizendo. Além disso, dá a eles a chance de corrigi-lo se você tiver algo errado, para que você possa esclarecer qualquer mal-entendido imediatamente. Tudo o que você precisa fazer é pegar o que eles disseram e repetir com suas próprias palavras. É tão simples.
- Identifique o problema exato. Quando você estiver lendo algo e não fizer sentido, fale e aponte exatamente o que o deixou confuso - pode ser uma palavra, uma frase ou uma expressão, como "o que significa 'apertar' neste contexto?" ou “você pode explicar ‘loop in’?” ou “o que significa ‘fim do mês’?” - ao fazer isso, você deixa claro o que precisa ser esclarecido e isso ajuda a evitar mal-entendidos.
- Faça um palpite ou selecione duas possibilidades. Escolher entre algumas opções geralmente é mais simples do que tentar encontrar uma resposta do zero. Essa abordagem pode ser muito útil quando você não tiver certeza – basta escolher as duas opções que parecem mais prováveis e você terá mais chances de acertar.
- Escolha o momento e o cenário certos. Se você estiver em uma reunião, faça sua pergunta em voz alta se outras pessoas provavelmente estiverem se perguntando a mesma coisa. Mas se for algo que afeta apenas o seu trabalho ou é um pouco delicado, considere enviar uma mensagem direta. Dessa forma, você pode obter as informações de que precisa sem incomodar o resto do grupo ou colocar alguém em situação difícil.
Você pode ver esse hábito em muitas áreas. Veja a Harvard Business School, por exemplo. Seu orientação pedagógica descreve questões de esclarecimento e acompanhamento como parte das principais discussões em sala de aula. Mas foi escrito para salas de aula, por isso não mostra como um determinado local de trabalho responderá. Portanto, é uma boa ideia pensar em como isso funcionaria em diferentes ambientes. O que funciona em uma sala de aula pode não ser o mesmo em um escritório ou outro ambiente de trabalho. Você deve considerar a situação específica e ver o que funciona melhor.
Quando você já disse “entendi”
Você está no meio de algo e de repente pensa: “espere um minuto, não tenho certeza sobre isso”. Não há problema em dar um passo atrás e pedir esclarecimentos. Não sinta que precisa dar uma grande explicação ou pedido de desculpas. Basta mantê-lo simples e direto ao ponto. Por exemplo, você pode dizer algo assim (fictício):
Voltando depois de dizer entendi (exemplo fictício)
Achei que tinha entendido bem isso depois que conversamos, mas agora que estou trabalhando nisso, estou preso em uma coisa. Quando se trata da parte do orçamento, não tenho certeza de quais números usar – devo usar os números reais do terceiro trimestre ou os números que achamos que teremos? Você pode me ajudar com isso?
A primeira frase explica por que você está perguntando agora. Basta fazer sua pergunta de maneira direta, sem perder tempo - vá direto ao ponto na próxima frase. Se você tocar no assunto logo depois de perceber que algo não está certo, geralmente será mais fácil para vocês dois discutirem o assunto. Dessa forma, você pode esclarecer a confusão e entender melhor o que está acontecendo.
Quando a resposta ainda não está clara
Às vezes, a resposta é tão vaga quanto a instrução original. Em vez de fazer a mesma pergunta novamente, tente torná-la mais concreta:
Mensagem de exemplo
Eu queria saber se era nisso que você estava pensando? Elaborei um rascunho dos primeiros slides e os adicionei à pasta compartilhada. Você gostaria de dar uma olhada?
Quando você tem um rascunho para compartilhar, geralmente é mais fácil para outras pessoas fornecerem comentários úteis. Isso ocorre porque eles podem reagir a algo real, em vez de tentar descrever o que desejam. Em vez de começar do zero, um rascunho lhes dá um ponto de partida. Você também pode perguntar se alguém já fez algo semelhante antes - isso pode ser muito útil para descobrir o que funciona e o que não funciona. Por exemplo, se alguém já realizou um projeto como o seu, poderá compartilhar suas experiências e dar dicas. Além disso, ter um rascunho concreto torna mais fácil para as pessoas apontarem o que gostam e o que não gostam, o que pode ser mais difícil de fazer quando você está apenas discutindo ideias em termos gerais.
Quando você faz uma pergunta a alguém, nem sempre é possível saber como essa pessoa responderá. Eles podem estar tendo um dia ruim ou ser um pouco rudes, mas isso não significa que sua pergunta foi ruim. Às vezes, as coisas não saem exatamente como você esperava, mas fazer o trabalho direito é o que realmente importa. Então, mesmo que a conversa fique um pouco estranha, vale a pena se você conseguir o resultado certo. Você pode se sentir um pouco desconfortável por um momento, mas esse é um pequeno preço a pagar para fazer as coisas corretamente.
Uma rápida autoverificação antes de enviar
Execute-os antes de clicar em enviar:
Se você respondeu sim, vá em frente e envie.
Qual é o próximo passo? Escolha uma instrução desta semana que o deixou perplexo. Reserve um minuto para anotar uma mensagem que esclareça as coisas - apenas lembre-se de seguir as quatro etapas que examinamos. Tente encerrar hoje e, se quiser repassar antes de enviar, você pode praticar a conversa em voz alta com o Quippy.