Bagaimana Memberitahu Atasan Anda bahwa Anda Memiliki Terlalu Banyak Pekerjaan (dan Menanyakan Apa yang Bergerak)

Sam sudah sangat sibuk minggu ini. Permintaan lain baru saja muncul di Slack. Bekerja lembur malam demi malam sebenarnya bukanlah sebuah solusi. Beban kerja dapat dibawa ke Jordan, sang manajer, dan biasanya bekerja lebih baik, selama Sam memberikan sesuatu yang spesifik untuk diputuskan oleh Jordan.

Bekerja lembur tidak bisa menjadi jawabannya secara teratur. Oleh karena itu, sebaiknya sampaikan masalah ini kepada manajer Anda lebih awal, selagi masih ada waktu untuk mengubah rencana. Sebagai pengingat, kami sarankan Anda menuliskan apa yang sedang Anda kerjakan dan menyampaikannya kepada manajer Anda bersama dengan jam kerja kasar yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menanyakan kepadanya tugas mana yang perlu dipindahkan agar sesuai dengan jadwal kerja minggu ini.

Ini hanyalah topik pekerjaan lainnya. Beban kerja yang berlebihan dan kurangnya kendali atas beban kerja terdaftar sebagai risiko di tempat kerja terhadap kesehatan mental oleh Organisasi Kesehatan Dunia¹. Meskipun daftar faktor risiko global ini tidak mengukur seberapa besar perubahan yang akan terjadi dalam percakapan dengan seorang manajer, daftar ini masih merupakan dasar yang baik untuk menganggap beban kerja hanya sebagai topik pekerjaan biasa.

Tuliskan apa yang sebenarnya ada di piring Anda

Cantumkan pekerjaan yang sedang Anda lakukan (proyek, tugas, permintaan baru, dll.) dan tambahkan perkiraan kasar berapa jam yang menurut Anda akan dibutuhkan untuk setiap pekerjaan tersebut. Tidak harus tepat, jadi bulatkan ke jam terdekat.

Anda kemudian akan membuat daftar perkiraan waktu untuk setiap tugas dan tenggat waktu yang relevan. Berikut adalah contoh tampilannya untuk Sam di atas: dek klien (8 jam) harus diserahkan pada hari Rabu, tinjauan anggaran (5 jam) harus diserahkan pada hari Jumat, dokumen orientasi (6 jam) harus diserahkan pada hari Jumat, dan laporan mingguan (3 jam) harus diserahkan pada hari Kamis. 22 jam kerja yang setara dengan 16 jam buka setelah rapat selesai.

Memiliki daftar di depan Anda juga akan menunjukkan kepada Jordan besarnya masalahnya dan kemudian Anda dapat berdiskusi tentang beban kerja, bukan hanya apakah Anda sibuk atau tidak.

123

1. 1
   Daftar tugas dengan jam kerja kasar

   Setiap item mendapat perkiraan waktu dan tenggat waktu. Angka bulat sudah cukup, dan jumlah totalnya menunjukkan kesenjangan antara jam kerja dan jam buka.

2. 2
   Batas waktu di kalender

   Sampaikan masalahnya segera setelah Anda melihat tenggat waktu berbenturan, sementara manajer Anda masih memiliki pilihan.

3. 3
   Permintaan baru

   Terimalah dan tanyakan langkah apa yang perlu dilakukan untuk memberi ruang, sehingga biayanya terlihat sejak awal.

Tanyakan lebih awal, sebelum tenggat waktu berlalu

Hal ini paling baik untuk diungkapkan segera setelah Anda melihat bahwa akan ada masalah dalam memenuhi beberapa tenggat waktu, misalnya dengan mengatakan pada Senin pagi, “Saya tidak akan dapat menyelesaikan kedua hal ini pada hari Jumat”. Hal ini memungkinkan adanya fleksibilitas terbesar untuk mengubah rencana, sedangkan pada Kamis malam Jordan akan memiliki lebih sedikit pilihan.

Jika karena alasan apa pun Anda tidak dapat melakukan pertemuan 1:1 dengan manajer Anda secepat yang Anda inginkan, kirimkan catatan awal kepada manajer Anda di Slack atau Teams. Beri tahu manajer Anda bahwa Anda sudah mulai menyusun pekerjaan Anda untuk minggu ini dan bahwa Anda ingin mendiskusikan kemungkinan penataan ulang pekerjaan sesegera mungkin. Hal ini memberi manajer Anda kesempatan untuk melihat pekerjaan sebelum Anda berbicara, dan ini mencatat permintaan tersebut sebelum segala sesuatunya menjadi tidak terkendali. Berikut ini contoh catatan tersebut:

Memimpin dengan angka membuatnya tetap singkat. Jika Anda membingkainya sebagai masalah penjadwalan dengan perbaikan maka Jordan dapat melihat daftarnya dan melihat bahwa Anda telah mengidentifikasi masalah dan mengusulkan solusi.

Bawalah satu pesanan yang diusulkan dan tanyakan barang mana yang dipindahkan

Manajer Anda menetapkan prioritas, tetapi Anda mengetahui pekerjaannya secara detail, sehingga Anda memiliki gagasan bagus tentang apa yang akan Anda jadwalkan. Tawarkan proposal tentang bagaimana Anda akan menjadwalkan tugas, dan berikan satu alasan mengapa Anda menjadwalkan setiap tugas seperti itu. Manajer Anda kemudian dapat menerima proposal Anda atau menyesuaikannya sesuai keinginan.

Anda kemudian dapat menyerahkan pilihan tersebut kepada manajer Anda dan menanyakan apakah itu berhasil untuk mereka atau apakah mereka perlu memindahkan sesuatu yang lain.

Kalimat ini tidak pernah dibingkai dalam konteks mengatakan bahwa seseorang sedang merasa kewalahan. Ya, seseorang mungkin ingin menyampaikan maksudnya kepada manajernya jika hubungan mengizinkannya, tetapi ini berada di luar permintaan penjadwalan sederhana untuk mendapatkan jawaban.

Sam meminta Jordan untuk memilih gerakan apa (ilustratif)

1. 
   Sam

   Apakah Anda punya waktu sepuluh menit? Saya memetakan minggu saya dan saya memiliki sekitar 22 jam kerja untuk 16 jam buka.

2. 
   Yordania

   Itu lebih dari yang saya sadari. Ada apa di sana?

3. 
   Sam

   Dek klien, tinjauan anggaran, dokumen orientasi, dan laporan mingguan. Saya akan menyimpan dek, tinjauan dan laporan sesuai jadwal dan memindahkan dokumen orientasi ke Rabu depan. Apakah itu berhasil, atau apakah Anda akan memindahkan yang lain?

4. 
   Yordania

   Rabu depan baik-baik saja untuk dokumen orientasi. Simpan dulu deknya.

5. 
   Sam

   Bagus. Saya akan mengirimkan rekap singkat sehingga kami berdua bekerja dari daftar yang sama.

Katakan “ya, dan gerakan apa?” ketika tugas baru muncul

Permintaan baru adalah tempat dimana kelebihan beban paling mudah bertambah, jadi kebiasaan yang lebih baik adalah mengatakan “ya” pada tugas tersebut dan menyebutkan biayanya dalam jawaban yang sama.

Dan, untuk lebih jelasnya, catatan seperti ini tidak masalah jika orang yang meminta Anda mengambil lebih banyak pekerjaan adalah rekan kerja lainnya: “Saya harus menanyakan kepada manajer saya untuk melihat apakah ini sesuai dengan urutan pekerjaan saat ini.”

Saat atasan Anda mengatakan “lakukan saja yang terbaik” atau “semuanya penting”

Terkadang manajer Anda tidak memberi Anda arahan yang jelas. Mendesah. “Lakukan saja yang terbaik” atau “semuanya penting” adalah komentar awal yang bagus, namun Anda perlu mendorong lebih banyak karena tidak ada yang memberi tahu Anda apa yang harus dihentikan ketika jam kerja habis. Jadi ajukan pertanyaan sederhana yang memaksakan peringkat:

Jika jawabannya masih “ketiganya”, lanjutkan ke bawah untuk mencari tahu apa yang perlu Anda pangkas. Versi yang lebih pendek dari dokumen orientasi agar dapat dilaksanakan lebih cepat atau memindahkan peninjauan anggaran ke tanggal berikutnya akan menjadi dua tawaran yang masuk akal. Beri tahu manajer Anda barang mana yang menurut Anda kemungkinan besar akan tergelincir jika ketiganya dibiarkan di atas meja.

Apa yang harus dilakukan dengan jawaban manajer Anda

Manajer Anda memilih apa yang bergerak+

Setuju dan kirimkan rekapnya pada hari yang sama.

Mereka bilang "lakukan saja yang terbaik"+

Tanyakan dua dari tiga item mana yang harus diselesaikan sesuai tenggat waktu.

Mereka bilang "semuanya penting"+

Tawarkan versi pertama yang lebih pendek atau tanggal berikutnya untuk satu item.

Tidak ada yang bisa bergerak atau menyusut+

Sebutkan item yang paling mungkin tergelincir dan berhenti di situ. Risikonya sekarang sudah diketahui.

Konfirmasikan prioritas yang disepakati secara tertulis

Konfirmasi tertulis dari percakapan 1:1 harus dikirim pada hari yang sama. Percakapan itu sendiri dapat dengan mudah diingat secara berbeda seminggu kemudian, sehingga Anda berdua dapat merujuk pada catatan tertulis untuk mengonfirmasi prioritas yang disepakati.

Buatlah catatan yang singkat dan hanya cantumkan keputusan yang dibuat dalam pertemuan 1:1 Anda. Tidak perlu mengulangi seluruh diskusi seputar setiap tugas. Cukup nyatakan faktanya dan rujuk kembali jika perlu.

Sesuaikan rekap dengan minggu Anda

Terima kasih telah menyelesaikan masalah ini. Untuk mengonfirmasi: [prioritas pertama] pada [tanggal], [prioritas kedua] pada [tanggal], [item yang dipindahkan] dipindahkan ke [tanggal baru]. Saya akan menandainya lebih awal jika ada perubahan.

Prioritas pertama dan kedua+

Gunakan nama yang digunakan manajer Anda untuk tugas-tugas ini, sesuai urutan yang Anda setujui.

Barang yang dipindahkan+

Sebutkan dengan tepat apa yang didorong kembali atau dipangkas, sehingga tidak ada yang mengharapkannya di tanggal yang lama.

Tanggal+

Tulis hari-hari tertentu. Hindari frasa seperti "segera" atau "akhir minggu ini".

Langkah Anda selanjutnya

Buka catatan baru. Buat daftar semua tugas Anda untuk minggu ini, perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan berikan tanggal jatuh tempo untuk masing-masing tugas. Di bagian bawah catatan, uraikan urutan yang akan Anda pilih untuk menyelesaikan tugas-tugas ini.

Hal ini mungkin terasa tidak nyaman untuk diungkapkan. Cobalah berlatih versi percakapan ini di Quippy terlebih dahulu: berlatihlah dengan rekan adegan untuk mendapatkan gambaran seperti apa pertemuan ini sebelum terjadi.

Sumber dan referensi

1. Organisasi Kesehatan Dunia (2026). Kesehatan mental di tempat kerja (lembar fakta, diperbarui 15 September 2026). SIAPA.Lembar fakta kelembagaan global yang mencantumkan risiko di tempat kerja terhadap kesehatan mental, termasuk beban kerja yang berlebihan dan rendahnya kendali atas beban kerja; ini menyebutkan faktor-faktor risiko dan dukungan yang direkomendasikan, namun tidak mengukur efek dari percakapan apa pun dengan seorang manajer.