Anda sedang menjelaskan mengapa tanggal peluncuran diundur, dan saat Anda sampai pada bagian penting, seorang rekan kerja melontarkan idenya sendiri. Tiba-tiba, perhatian semua orang beralih, dan maksud Anda tidak terjawab, belum selesai. Ini membuat frustrasi karena Anda tidak menyelesaikan maksud Anda, dan sekarang sepertinya hal itu tidak pernah terjadi.
Dalam rapat, tetap tenang dan sederhana bisa sangat membantu. Jika seseorang menyela Anda, berhentilah sejenak atau ingatkan dengan lembut bahwa Anda masih berbicara. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Biarkan saya menyelesaikannya, lalu Anda bisa langsung masuk.” Dengan cara ini, Anda bersikap baik kepada orang lain dan tetap mengendalikan percakapan. Namun jika orang yang sama terus menyela, ada baiknya Anda membicarakannya dengan mereka setelah rapat. Hal ini dapat membantu memperbaiki masalah dan mencegahnya terjadi lagi. Anda hanya perlu mencari tahu apakah ini hanya terjadi satu kali saja atau apakah mereka selalu melakukannya, dan menanganinya secara berbeda.
Ceritakan tumpang tindih yang tidak disengaja dari pola yang berulang
Anda tahu bagaimana kelanjutannya - Anda sedang melakukan panggilan video dan saat Anda sedang menyelesaikan apa yang ingin Anda katakan, seseorang masuk dan mulai berbicara. Sepertinya mereka bahkan tidak menyadari bahwa Anda masih berbicara. Hal ini sering terjadi karena penundaan audio, namun kabar baiknya adalah perbaikannya mudah. Yang diperlukan hanyalah “lanjutkan” atau “tolong, selesaikan apa yang Anda katakan” dengan cepat agar percakapan kembali ke jalurnya. Ini bukan masalah besar, hanya interupsi kecil yang dapat dengan mudah diatasi dengan jeda singkat, sehingga orang lain dapat terus berbicara tanpa merasa seperti mereka memotong pembicaraan Anda.
Berurusan dengan seseorang yang terus-menerus mengganggu Anda dalam rapat atau mencuri ide Anda bisa sangat menyebalkan. Anda mencoba untuk menyampaikan sepatah kata pun, namun mereka tetap saja berbicara, dan kadang-kadang mereka bahkan mengulangi apa yang Anda katakan, menganggapnya sebagai ide cemerlang mereka sendiri. Jika hal ini terus terjadi, ada baiknya Anda mulai mencatat apa yang terjadi - hanya faktanya, seperti tanggal pertemuan dan apa yang sedang dibahas. Jangan repot-repot mencari tahu motif mereka, fokus saja mendokumentasikan kejadiannya. Anda tidak pernah tahu kapan Anda mungkin memerlukan informasi ini jika Anda memutuskan untuk menyampaikannya kepada seseorang. Seringkali lebih baik memiliki catatan tertulis.
Pertahankan posisi Anda saat ini
Bicaralah dengan tenang dan pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Misalnya, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti:
Contoh pesan
Tunggu sebentar, aku hampir selesai. Maka saya sangat ingin mendengar pendapat Anda.
Contoh pesan
Biarkan aku menyelesaikan ini, Sam, lalu giliranmu.
Contoh pesan
Izinkan saya menyebutkan satu hal lagi sebelum saya mengakhirinya.
Saat Anda sedang rapat video, tips praktis untuk menarik perhatian seseorang adalah dengan mengaktifkan suara dan menyebutkan namanya - hal ini dapat membantu Anda melewati penundaan. Jika Anda mulai berbicara pada saat yang sama dengan orang lain, katakan saja “kamu duluan, nanti saya selesaikan” - ini adalah cara yang sopan untuk mengatasi kebingungan dan menunjukkan bahwa Anda masih punya sesuatu untuk dikatakan.
Contoh ilustratif: video tumpang tindih secara tidak sengaja
- Dana
Jadi pengujian dimulai pada tanggal 14, dan satu hal yang masih kami perlukan adalah...
- Lee
Oh, maaf, saya pikir Anda sudah selesai.
- Dana
Kamu pergi dulu, baru aku selesaikan.
- Lee
Hanya ingin bertanya apakah tanggal 14 sudah tegas.
- Dana
Itu benar. Dan hal terakhir yang kita perlukan adalah menandatangani rencana pengujian.
Ketika Anda akhirnya mendapat kesempatan untuk berbicara lagi, luangkan waktu sejenak untuk mengakui apa yang baru saja dikatakan orang lain. Ini membantu Anda tetap fokus dan menunjukkan bahwa Anda benar-benar mendengarkan. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan mengulangi kembali apa yang mereka katakan dengan kata-kata Anda sendiri - seperti rekap singkat. Panduan praktisi dalam mendengarkan dari Program Negosiasi Harvard1 mendorong parafrase dan mengakui pendapat orang lain. Panduan tersebut mencakup mendengarkan secara umum dan tidak menguji balasan terhadap interupsi, jadi perlakukan skrip di sini sebagai contoh editorial. Dengan melakukan ini, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda memahami apa yang mereka katakan dan kemudian dengan mudah kembali ke maksud Anda. Ini bisa menjadi cara yang berguna untuk mengatasi interupsi dan menjaga percakapan tetap berjalan.
Pertukaran pertemuan singkat
Berikut adalah contoh fiksi tentang bagaimana hal itu terdengar dalam rapat tim.
Bagaimana hal itu bisa terjadi
- Priya
Masalah dengan vendor benar-benar memperlambat kami - kami sekarang melihat adanya penundaan selama dua minggu, dan hal ini berdampak besar pada jadwal pengujian kami, sehingga menundanya juga, yang berarti...
- Marcus
Jujur saja, sebaiknya kita berpindah vendor saja.
- Priya
Itu poin yang bagus, Marcus. Izinkan saya menyelesaikan garis waktu ini, dan kemudian kita dapat membicarakan tentang peralihan sebagai sebuah opsi.
- Marcus
Cukup adil.
Priya mengakui gagasan itu dan memberi tahu Marcus bahwa mereka akan mendiskusikannya setelah dia menyelesaikan timeline, tanpa memanggilnya di depan semua orang. Jika Marcus terus memaksakan peruntungannya, dia mungkin mengatakan sesuatu seperti “Tunggu, biarkan aku menyelesaikannya” dan kemudian berhenti sejenak sebelum melanjutkan. Dengan cara ini, dia memperjelas di mana batasannya tanpa bersikap kejam atau agresif. Dengan melakukan ini, dia bisa tetap mengendalikan percakapan dan menunjukkan pada Marcus bahwa dia tidak akan membiarkan Marcus memotong pembicaraannya. Ini adalah cara yang lembut namun tegas dalam menangani berbagai hal, dan membantunya menjaga percakapan tetap pada jalurnya.
Jika Anda sudah membiarkannya
Anda mungkin terdiam dan membiarkan momen berlalu, tapi tidak apa-apa. Diskusi masih dapat dilanjutkan, dan Anda selalu dapat kembali ke topik tersebut nanti dalam rapat atau bahkan setelah rapat selesai. Ada beberapa cara untuk menghadapi situasi seperti ini, termasuk dua opsi ilustratif berikut:
Contoh pesan
Jadi mari kita mundur selangkah dan melihat timeline lagi - Saya belum menyelesaikan apa yang saya katakan sebelumnya dan ada satu tanggal yang sangat penting untuk kita semua waspadai.
Contoh pesan
Saya hanya ingin memberi Anda pembaruan singkat tentang timeline proyek kami - ingat kita sudah membicarakan hal ini sebelumnya? Nah, banyak hal telah berubah: sekarang kami akan memulai pengujian pada tanggal 14, dan tanggal peluncuran kami telah dipindahkan ke tanggal 28.
Anda baru saja menyelesaikan apa yang Anda mulai, jadi tidak perlu meminta maaf atau mempermasalahkannya.
Daripada ini
Maaf, saya tahu ini terlambat, tapi saya terputus lebih awal dan tidak pernah menyelesaikannya.
Coba ini
Pembaruan cepat pada timeline: sekarang kami akan memulai pengujian pada tanggal 14, dan tanggal peluncuran kami telah dipindahkan ke tanggal 28.
Perbaikannya melewatkan permintaan maaf dan keluhan dan hanya menyelesaikan apa yang Anda mulai.
Angkat pola berulang secara pribadi
Ketika masalah dengan seseorang terus muncul, cobalah mengobrol berdua saja dengan tenang. Fokus saja pada hal-hal spesifik yang terjadi dan perubahan apa yang ingin Anda lihat di masa depan. Contoh fiksi:
Pesan tindak lanjut pribadi fiktif
Hai Marcus, bolehkah saya berbicara dengan Anda tentang sesuatu yang ada dalam pikiran saya? Saya merasa dalam beberapa pertemuan terakhir kita, saya belum bisa menyelesaikan apa yang saya katakan sebelum Anda mulai membagikan pemikiran Anda. Seperti tempo hari saat kami berdiskusi tentang vendor, saya merasa terputus. Saya sangat menghargai masukan Anda, tetapi saya akan senang jika Anda mengizinkan saya menyelesaikan pemikiran saya terlebih dahulu. Maukah Anda memberi saya waktu sebentar untuk menyelesaikannya sebelum Anda membagikan ide Anda?
Saat berbicara dengan seseorang, cobalah untuk berterus terang dan tulus. Buatlah satu permintaan yang jelas dan lihat bagaimana tanggapan mereka. Misalnya, jika Anda sedang ngobrol dengan atasan Anda, Anda bisa berkata, “Apa pendapatmu tentang rapat kita sejauh ini?” Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai pemikiran mereka dan ingin memperbaiki keadaan. Komunikasi yang baik adalah tentang bersikap penuh perhatian dan jelas. Hal ini tidak terlalu sulit untuk dilakukan, dan hal ini dapat membuat perbedaan besar. Jujur saja dan tanyakan pendapat mereka - ini adalah cara sederhana untuk memulai percakapan dan mencari tahu pendapat mereka.
Ketahui kapan harus berhenti mendorong
Saat Anda membutuhkan sesuatu, tanyakan saja sekali dan berterus teranglah. Jika orang lain menyetujuinya, biarkan dia menangani perubahan apa pun yang perlu dilakukan. Namun jika mereka membuat Anda marah atau tidak terjadi apa-apa, jangan terus-terusan mengganggu mereka. Sebaliknya, temuilah seseorang yang bertanggung jawab, seperti atasan Anda atau orang yang memimpin rapat. Minta mereka untuk membantu mengembalikan semuanya ke jalur yang benar, mungkin dengan berbagi kabar terkini secara bergiliran atau meminta seseorang memandu percakapan agar tetap teratur. Dengan cara ini, setiap orang mendapat kesempatan untuk berbicara dan Anda dapat melangkah maju. Ini semua tentang menemukan cara berkomunikasi yang cocok untuk semua orang, sehingga Anda dapat menyelesaikan sesuatu.
Jangan khawatir jika ini hanya kesepakatan satu kali, tapi pastikan Anda menyampaikan maksud Anda sebelum melepaskannya.
Satu kali atau pola?
Seseorang menimpa Anda satu kali, sering kali karena penundaan audio
Gunakan handoff cepat, lalu selesaikan maksud Anda.
Orang yang sama terus membicarakan Anda selama rapat
Simpan catatan faktual dan sampaikan kepada mereka secara pribadi dengan satu permintaan yang jelas.
Anda bertanya sekali dan tidak ada yang berubah
Mintalah bantuan atasan atau pimpinan rapat mengenai struktur, seperti memberikan informasi terkini secara bergiliran.
Saat Anda bersiap untuk rapat berikutnya, pilihlah frasa yang menurut Anda tepat dan berlatihlah mengucapkannya dengan lantang beberapa kali. Dengan begitu, jika seseorang memotong pembicaraan Anda, Anda dapat menggunakan frasa tersebut untuk kembali ke percakapan. Ini adalah trik yang cukup mendasar, tetapi ini benar-benar dapat membuat perbedaan dalam menyampaikan maksud Anda dan memastikan Anda didengar.