Anda sedang duduk di meja Anda, menatap presentasi besar dengan dua puluh slide, dan Anda tidak yakin harus mulai dari mana. Manajer Anda baru saja mengakhiri rapat dengan pertanyaan sederhana, “Bisakah Anda memperketat presentasi sebelum hari Kamis?” Dan semua orang sudah logout. Anda setuju untuk melakukannya, tapi sekarang Anda bertanya-tanya apa sebenarnya yang dimaksud dengan "mengencangkan" - apakah Anda harus mengurangi jumlah slide, membuat teks lebih ringkas, atau sekadar membuat semuanya terlihat lebih halus?
Saat Anda mencoba memikirkan sesuatu, pesan singkat dapat membantu. Nyatakan saja apa yang sudah Anda ketahui, soroti bagian yang masih membingungkan Anda, dan permudah orang lain untuk menghubungi Anda kembali. Jika Anda mengajukan pertanyaan dengan cara yang menunjukkan bahwa Anda menguasai segalanya dan hanya memerlukan sedikit klarifikasi lagi, hal ini akan menghilangkan sebagian besar kecanggungan percakapan Anda berdua. Anda tidak menempatkan orang lain di tempat, mencoba menebak apa yang sedang terjadi atau membuat mereka mengulanginya. Dengan berterus terang dan to the point, Anda bisa mendapatkan jawaban yang Anda cari tanpa merasa direpotkan. Yang terpenting adalah bersikap penuh perhatian dan jelas dalam pesan Anda, sehingga Anda bisa mendapatkan informasi yang Anda perlukan dan melanjutkan.
Mengapa pertanyaan yang tidak jelas terasa lebih sulit
Saat Anda berkata, “Apa maksud Anda?”, mereka harus berusaha mencari tahu apa yang salah dan menjelaskan semuanya dari awal lagi. Di sinilah segalanya menjadi sangat canggung, Anda tahu? Orang yang awalnya mencoba menjelaskan sesuatu harus kembali dan menguraikannya, yang dapat membuat frustasi kedua orang yang terlibat. Mereka mungkin harus mulai menjelaskan lagi, dan saat itulah ketidaknyamanan muncul. Anda kembali ke awal, dan itu bisa mengganggu.
Mengajukan pertanyaan spesifik dapat membuat perbedaan besar. Anda tahu, ketika Anda meluangkan waktu untuk memikirkan apa yang Anda tanyakan, akan lebih mudah bagi orang lain untuk memberikan jawaban yang baik. Mereka tidak harus memulai dari awal dan memikirkan semuanya - Anda sudah memberi mereka petunjuk tentang apa yang Anda cari. Dengan cara ini, mereka dapat menambahkan informasi yang hilang dan membantu Anda. Ini memberi mereka pertanyaan spesifik untuk dijawab dan memudahkan mereka membantu Anda. Selain itu, ini menunjukkan bahwa Anda telah berupaya untuk memahami tugas tersebut, sehingga mereka cenderung ingin membantu.
Sebelum dan sesudah kata-kata
Anda dapat mengajukan pertanyaan yang sama dengan cara yang berbeda, dan sebenarnya cukup menarik untuk melihat bagaimana satu pertanyaan dapat diutarakan secara berbeda. Sebagai contoh, mari kita lihat beberapa contoh - contoh tersebut dibuat-buat, namun dapat menggambarkan maksudnya dengan baik. Setiap contoh menunjukkan bahwa satu pertanyaan dapat diajukan dengan dua cara berbeda, yang berguna untuk diketahui saat Anda mencoba menyampaikan maksud atau mencari informasi.
Daripada ini
Saya mengalami sedikit kesulitan memahami dek. Dapatkah seseorang membantu memperjelas hal-hal untuk saya?
Coba ini
Periksa sekilas pada dek: haruskah saya memotongnya menjadi lebih sedikit slide, atau mempertahankan panjangnya dan memangkas teks pada masing-masing slide?
Jika Anda hanya memberikan dua pilihan kepada manajer Anda, mereka akan dengan mudah menghubungi Anda kembali dengan jawaban sederhana. Dengan cara ini, mereka cukup memilih salah satu pilihan dan Anda akan tahu persis apa yang mereka inginkan. Namun jika tidak ada opsi yang berhasil bagi mereka, mereka dapat memberi tahu Anda apa yang sebenarnya mereka butuhkan, dan itu membantu Anda memahami apa yang mereka cari.
Sebelumnya
Apa yang Anda maksud dengan “lingkaran keuangan”?
Setelah
Untuk “loop in finance,” saya tidak yakin apakah saya harus menyalin Dana di email berikutnya atau lebih baik langsung menelepon timnya - apa cara terbaik untuk menangani situasi ini?
Metode ini bekerja dengan baik karena menggunakan kata-kata yang persis seperti yang Anda ingin tahu dan menjelaskan menurut Anda maksudnya. Jika Anda tidak begitu yakin dengan maksud dari frasa tersebut, bagikan saja apa yang Anda ketahui dan mintalah bantuan untuk mencari tahu dari mana harus memulai.
Sebelumnya, diucapkan dengan lantang dalam sebuah rapat
Tunggu, aku tersesat.
Setelah
Jadi, untuk memastikan saya mengerti, ketika Anda mengatakan akhir bulan, apakah Anda berbicara tentang tanggal 30 atau hari terakhir kita benar-benar buka?
Mengajukan pertanyaan sebelum melanjutkan biasanya merupakan ide bagus, karena lebih mudah untuk menyelesaikan masalah dengan segera. Jika Anda menunggu, akan lebih sulit untuk kembali dan mencari tahu nanti. Selain itu, memberikan perkenalan singkat pada pertanyaan Anda akan membantu semua orang mengetahui bahwa Anda hanya memerlukan waktu sebentar, sehingga mereka dapat membuat rencana sebelumnya. Itu hanya lebih perhatian.
Tanyakan dalam empat langkah
- Ulangi kembali apa yang Anda pahami - Ini adalah hal yang sangat sederhana untuk dilakukan, namun dapat membuat perbedaan besar. Saat Anda mengulangi apa yang Anda dengar, hal ini menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda benar-benar memperhatikan apa yang mereka katakan. Selain itu, ini memberi mereka kesempatan untuk mengoreksi Anda jika Anda melakukan kesalahan, sehingga Anda dapat segera menjernihkan kesalahpahaman. Yang harus Anda lakukan adalah menerima apa yang mereka katakan dan mengulanginya kembali dengan kata-kata Anda sendiri. Sesederhana itu.
- Identifikasi masalah sebenarnya. Saat Anda membaca sesuatu dan hasilnya tidak sesuai, ungkapkan dan tunjukkan dengan tepat apa yang membuat Anda bingung - bisa berupa kata, frasa, atau ungkapan, seperti “apa yang dimaksud dengan ‘mengencangkan’ dalam konteks ini?” atau “bisakah Anda menjelaskan ‘loop in’?” atau “apa yang dimaksud dengan ‘akhir bulan’?” - dengan melakukan hal ini, Anda memperjelas apa yang perlu diklarifikasi, dan membantu menghindari kesalahpahaman.
- Buatlah tebakan yang cerdas atau pilih dua kemungkinan. Memilih di antara beberapa pilihan biasanya lebih sederhana daripada mencoba menemukan jawaban dari awal. Pendekatan ini bisa sangat membantu ketika Anda tidak yakin - cukup pilih dua opsi yang paling mungkin dilakukan, dan Anda akan memiliki peluang lebih besar untuk melakukannya dengan benar.
- Pilih momen dan setting yang tepat. Jika Anda sedang rapat, ajukan pertanyaan Anda dengan lantang jika orang lain mungkin menanyakan hal yang sama. Namun jika itu adalah sesuatu yang hanya memengaruhi pekerjaan Anda atau sedikit sensitif, pertimbangkan untuk mengirimkan pesan langsung. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan informasi yang Anda perlukan tanpa mengganggu anggota kelompok lainnya atau menyulitkan seseorang.
Anda dapat melihat kebiasaan ini di banyak bidang. Ambil contoh Harvard Business School. Mereka bimbingan pengajaran menjelaskan klarifikasi dan pertanyaan lanjutan sebagai bagian dari diskusi utama di kelas. Namun hal ini ditulis untuk ruang kelas, sehingga tidak menunjukkan bagaimana tempat kerja tertentu akan meresponsnya. Jadi, ada baiknya untuk memikirkan bagaimana hal itu akan terjadi dalam pengaturan yang berbeda. Apa yang berhasil di ruang kelas mungkin tidak sama di kantor atau lingkungan kerja lainnya. Anda harus mempertimbangkan situasi spesifik dan melihat mana yang terbaik.
Ketika Anda sudah mengatakan “mengerti”
Anda sedang melakukan sesuatu dan tiba-tiba Anda berpikir, "tunggu sebentar, saya tidak begitu yakin tentang ini." Tidak apa-apa untuk mengambil langkah mundur dan meminta klarifikasi. Jangan merasa Anda perlu memberikan penjelasan atau permintaan maaf yang besar. Tetap sederhana dan to the point. Misalnya, Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti ini (fiksi):
Kembali setelah mengatakan mengerti (contoh fiksi)
Kupikir aku sudah memahaminya dengan baik setelah kita berbicara, tapi sekarang aku sedang mengerjakannya, aku terjebak pada satu hal. Terkait anggaran, saya tidak yakin angka apa yang harus digunakan - haruskah saya menggunakan angka sebenarnya dari Q3 atau angka yang menurut kami akan kami miliki? Bisakah Anda membantu saya dalam hal ini?
Kalimat pertama menjelaskan mengapa Anda bertanya sekarang. Ajukan saja pertanyaan Anda dengan lugas, tanpa membuang waktu - langsung ke inti kalimat Anda berikutnya. Jika Anda membicarakannya segera setelah Anda menyadari ada sesuatu yang tidak beres, biasanya akan lebih mudah bagi Anda berdua untuk mendiskusikannya. Dengan cara ini, Anda dapat menghilangkan kebingungan dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang sedang terjadi.
Kapan jawabannya masih belum jelas
Terkadang jawabannya sama samarnya dengan instruksi aslinya. Daripada menanyakan pertanyaan yang sama lagi, cobalah membuatnya lebih konkret:
Contoh pesan
Saya ingin tahu apakah ini yang Anda pikirkan? Saya menyusun draf kasar dari beberapa slide pertama dan menambahkannya ke folder bersama. Apakah Anda ingin melihatnya?
Saat Anda memiliki draf untuk dibagikan, sering kali lebih mudah bagi orang lain untuk memberi Anda masukan yang berguna. Hal ini karena mereka dapat bereaksi terhadap sesuatu yang nyata, dibandingkan mencoba menggambarkan apa yang mereka inginkan. Alih-alih memulai dari awal, draf memberi mereka titik awal. Anda juga dapat bertanya-tanya apakah seseorang pernah melakukan hal serupa sebelumnya - ini bisa sangat membantu dalam mencari tahu mana yang berhasil dan mana yang tidak. Misalnya, jika seseorang telah menangani proyek seperti proyek Anda, mereka dapat berbagi pengalaman dan memberi Anda tips. Selain itu, memiliki draf yang konkrit memudahkan orang untuk menunjukkan apa yang mereka sukai dan apa yang tidak, yang mungkin lebih sulit dilakukan jika Anda hanya mendiskusikan ide secara umum.
Saat Anda mengajukan pertanyaan kepada seseorang, Anda tidak selalu tahu bagaimana tanggapannya. Mereka mungkin sedang mengalami hari yang buruk atau sedikit kasar, tapi itu tidak berarti pertanyaan Anda buruk. Terkadang, segala sesuatunya tidak berjalan sesuai harapan Anda, namun menyelesaikan pekerjaan dengan benar adalah hal yang paling penting. Jadi, meskipun percakapan menjadi sedikit canggung, ada baiknya jika Anda mendapatkan hasil yang tepat. Anda mungkin merasa sedikit tidak nyaman untuk sesaat, tapi itu adalah harga kecil yang harus dibayar untuk menyelesaikan sesuatu dengan benar.
Periksa sendiri dengan cepat sebelum Anda mengirim
Jalankan ini sebelum Anda menekan kirim:
Jika sebagian besar jawaban Anda ya, silakan kirimkan.
Apa langkah selanjutnya? Pilih instruksi dari minggu ini yang membuat Anda bingung. Luangkan waktu sebentar untuk menuliskan pesan yang memperjelas segalanya - ingatlah untuk mengikuti empat langkah yang telah kita lalui. Cobalah untuk menyelesaikannya hari ini, dan jika Anda ingin menyelesaikannya sebelum menekan tombol kirim, Anda dapat berlatih percakapan tersebut dengan keras menggunakan Quippy.