Bagaimana cara meminta masukan dari manajer Anda yang sebenarnya dapat Anda gunakan

Tanyakan kepada manajer Anda, “Ada masukan untuk saya?” dan dapatkan "Tidak, kamu melakukannya dengan baik." Senang mendengarnya. Tapi itu tidak memberi Anda panduan apa pun tentang cara meningkatkannya. Anda tidak akan tahu apakah proyek minggu lalu sebaik yang Anda kira.

Daripada mengajukan pertanyaan yang sangat luas kepada manajer Anda, gunakanlah fokus yang sangat sempit. Tanyakan tentang satu pekerjaan atau satu keterampilan. Kemudian tanyakan kepada manajer Anda apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda pada kesempatan berikutnya. Pastikan untuk memberi sedikit informasi kepada manajer Anda sebelum pertemuan 1:1 sehingga dia dapat mengumpulkan pemikirannya sebelum menyampaikan masukan. Dan kemudian dengarkan tanggapan mereka sebelum Anda menjelaskan. Terapkan masukan tersebut ke dalam tindakan dan laporkan nanti.

Pilih satu pekerjaan atau satu keterampilan

Meskipun pertanyaan yang luas mendapat jawaban yang luas, umpan balik yang baik memerlukan pertanyaan yang lebih tepat sasaran. Menanyakan kepada manajer Anda, “Bagaimana kabar saya?” akan mengarahkan dia untuk menyimpulkan hasil kerja Anda selama berminggu-minggu, dan sebagian besar manajer akan membalas dengan sesuatu yang sopan dan umum.

Selanjutnya, Anda ingin membatasi cakupan pertanyaan Anda agar dapat sesuai dengan masukan yang akan diberikan manajer Anda. Ini biasanya berarti memilih satu hasil yang baru-baru ini dilihat oleh manajer Anda, atau satu keterampilan yang sedang Anda coba tingkatkan. Jadi jika Anda baru mengenal suatu perusahaan, lebih baik tanyakan tentang pekerjaan yang benar-benar dilihat oleh manajer Anda, daripada sesuatu yang hanya mereka dengar dari orang lain.

Pekerjaan yang manajer Anda hanya dengar melalui orang lain umumnya terlarang bagi karyawan baru karena meminta mereka menebak detail pekerjaan Anda.

Tanyakan apa yang harus dilakukan secara berbeda di lain waktu

Anda akan mendapatkan umpan balik yang lebih berguna jika Anda bertanya tentang upaya Anda berikutnya dalam pekerjaan atau keterampilan dibandingkan dengan pertanyaan umum tentang kinerja Anda secara keseluruhan.

Studi terhadap mahasiswa MBA Eksekutif (semuanya adalah manajer yang bekerja) dan tinjauan kinerja mereka satu sama lain dalam permainan peran, menemukan bahwa ketika para manajer diberi umpan balik yang berfokus pada tindakan di masa depan, mereka lebih termotivasi untuk berubah dibandingkan ketika diberi umpan balik yang berfokus pada tindakan di masa lalu.¹. Perlu diperhatikan bahwa penelitian ini menggunakan permainan peran dan laporan mandiri, sehingga penelitian ini tidak menunjukkan apa yang terjadi pada kinerja di tempat kerja sebenarnya dari waktu ke waktu.

Berikut adalah pertanyaan sempit dan berwawasan ke depan yang dapat Anda ajukan dalam perbandingan 1:1:

Meminta satu hal sangat penting di sini. Ada banyak sekali faktor yang menentukan seberapa efektif masukan Anda. Salah satu hal yang paling penting adalah meminta satu hal. Berikan izin kepada manajer Anda untuk mengatakan satu hal dan mereka bisa menjelaskan secara spesifik tanpa merasa seperti sedang menulis ulasan formal.

Beri tahu manajer Anda sebelum 1:1

Umpan balik tanpa konteks bisa jadi tidak jelas. Jika Anda dapat mempersiapkan manajer Anda untuk pertanyaan masukan Anda satu atau dua hari sebelum sesi 1:1, dia dapat kembali dan menilai kembali pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk mendapatkan masukan yang lebih konkrit.

Ini bisa berupa email yang sangat singkat:

Sesuaikan pesan pendahuluan

Hai [nama manajer], dalam 1:1 pada [hari] bisakah kami meluangkan waktu lima menit untuk [satu pekerjaan]? Terutama saya ingin tahu [satu pertanyaan tentang waktu berikutnya]. Senang mengirim ulang tautan jika itu membantu.

Nama manajer+

Gunakan nama yang biasa Anda gunakan dengan mereka dalam obrolan.

Hari+

Sebutkan secara spesifik 1:1 sehingga mereka tahu kapan topik tersebut akan dibahas.

Sebuah karya+

Pilih sesuatu yang terkini yang benar-benar dilihat oleh manajer Anda, seperti satu dek, laporan, atau presentasi.

Satu pertanyaan tentang waktu berikutnya+

Tanyakan apa yang membuat versi berikutnya lebih baik, dan pertahankan hanya satu pertanyaan.

Hanya dengan memberi tahu manajer Anda sebelumnya bahwa Anda berencana untuk mendiskusikan item pekerjaan tertentu secara 1:1, mereka akan lebih mungkin meninjau pekerjaan tersebut baru-baru ini dan memiliki umpan balik yang sebenarnya untuk Anda dibandingkan hanya ingatan samar-samar tentang kinerja Anda di masa lalu.

123

1. 1
   Satu pertanyaan tertulis

   Sam menuliskan satu pertanyaan ke depan sebelum pertemuan: apa yang harus dilakukan secara berbeda pada pertemuan berikutnya. Menuliskannya di atas kertas akan membuat pertanyaan tetap sempit saat percakapan dimulai.

2. 2
   Satu-satunya karya

   Panduan orientasi terbuka di layar, sehingga kedua orang melihat pekerjaan yang sama. Umpan balik tentang sesuatu yang dapat dilihat manajer Anda saat ini lebih mudah untuk dibuat spesifik.

3. 3
   Peringatan

   1:1 dipesan dengan catatan tentang topik sehari ke depan. Itu memberi Jordan waktu untuk melihat panduan itu lagi dan memberikan jawaban yang sebenarnya.

Apa yang harus dikatakan bila jawabannya hanya pujian

Terkadang umpan balik yang Anda terima hanya berupa pujian tanpa detail dan oleh karena itu tidak banyak berguna bagi Anda dalam upaya perbaikan. Oleh karena itu, Anda perlu mengubah pujian manajer menjadi sesuatu yang bermanfaat. Ucapkan terima kasih kepada manajer atas umpan balik mereka dan kemudian mintalah klarifikasi lebih lanjut mengenai bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan diri.

Ini berfungsi secara langsung atau sebagai balasan:

Pertanyaan pertama Anda akan membantu Anda mengetahui apa yang harus dilindungi. Pertanyaan kedua Anda akan membantu Anda mengungkap sesuatu yang menurut manajer Anda tidak penting untuk disebutkan. Jika jawabannya masih “tidak ada”, maka Anda dapat bertanya lagi setelah upaya besar berikutnya.

Apa yang harus dilakukan dengan jawaban manajer Anda

Mereka memberikan satu saran spesifik+

Mintalah contoh dari pekerjaan tersebut, lalu katakan apa yang akan Anda coba pada pekerjaan berikutnya.

Mereka bilang kamu baik-baik saja+

Ucapkan terima kasih kepada mereka, lalu tanyakan bagian mana yang berhasil dan hal kecil apa yang bisa membuatnya lebih kuat.

Mereka mengangkat masalah yang menyengat+

Tanyakan di mana kesalahannya sebelum Anda menjelaskan konteks apa pun.

Masih belum ada yang perlu ditambahkan+

Berhenti di situ. Tanyakan lagi setelah pekerjaan besar Anda berikutnya.

Bagaimana mendengar kritik tanpa membela diri

Umpan balik yang keras biasanya paling sulit didengar. Kita semua memiliki reaksi awal untuk menjelaskan mengapa sesuatu tidak berhasil. Kita mungkin mengatakan bahwa tenggat waktu telah berubah atau data tidak siap tepat waktu atau ada orang lain dalam tim yang mengubah slide. Manajer yang memberikan umpan balik bahkan mungkin setuju dengan kami. Tapi tugas kita adalah mendengarkan dan memahami.

Namun, ada juga risiko manajer mengabaikan umpan balik yang beragam atau negatif dengan meragukan keakuratannya dan kualifikasi orang yang memberikannya (sebagaimana dibuktikan oleh penelitian tentang bagaimana manajer merespons umpan balik tinjauan.¹). Ketidaksepakatan mengenai kinerja masa lalu juga lebih besar setelah diskusi umpan balik dibandingkan sebelumnya, karena penjelasan yang bersifat melindungi diri dari penerima.¹. Studi-studi ini dilakukan dengan permainan peran manajer dan pelaporan ulasan, sehingga temuannya tidak akan diterapkan secara tepat pada pekerjaan Anda.

Ajukan pertanyaan terlebih dahulu dan kemudian khawatirkan konteksnya nanti.

Dan ya, Anda boleh tidak setuju tetapi pastikan Anda memahami sudut pandang mereka terlebih dahulu. Setelah itu Anda dapat menyusun ulang masukan mereka dalam kaitannya dengan tugas Anda berikutnya dan mengungkapkan kemungkinan sudut pandang Anda yang menyimpang. Misalnya: “Lain kali: Apakah akan membantu jika saya memberi tahu Anda sesegera mungkin jika ada keterlambatan dalam data yang saya berikan?”

Mendengar kritik dan mengubahnya menjadi langkah selanjutnya

1. 
   Yordania

   Laporan tersebut secara keseluruhan solid. Namun, halaman ringkasannya sulit untuk diikuti. Saya harus membacanya dua kali.

2. 
   Sam

   Itu berguna untuk didengar. Bagian mana yang pertama kali membuatmu kehilangan?

3. 
   Yordania

   Grafik kedua. Saya tidak tahu angka mana yang berasal dari kuartal ini.

4. 
   Sam

   Mengerti. Lain kali saya akan memberi label pada kuartal pada setiap grafik dan meletakkan nomor utama di atas. Apakah itu akan memperbaikinya?

5. 
   Yordania

   Ya, itu akan sangat membantu. Kirimkan saya draf berikutnya sebelum diterbitkan.

6. 
   Sam

   Akan dilakukan. Anda akan mendapatkannya pada hari Rabu.

Tindak lanjuti sehingga manajer Anda melihat Anda menggunakannya

Dengan menunjukkan kepada manajer Anda bahwa Anda menindaklanjuti masukan mereka, mereka akan tahu bahwa waktu mereka digunakan dengan baik dan diharapkan akan lebih cenderung membantu Anda lagi di masa mendatang.

Setelah Anda menggunakan masukan tersebut, kirimkan email sederhana di bawah ini kepada manajer yang memberikan masukan tersebut. Hal ini menunjukkan kepada manajer bahwa Anda benar-benar menggunakan masukan mereka dan oleh karena itu manajer Anda kemungkinan besar akan terus memberikan masukan yang berkualitas kepada Anda dalam percakapan berikutnya.

Terus terapkan satu pekerjaan ini + satu pertanyaan maju per sesi dan Anda akan memiliki banyak perubahan untuk dijadikan referensi dalam beberapa bulan ketika tiba waktunya untuk tinjauan formal dengan manajer Anda.

Langkah Anda selanjutnya

Cukup pilih satu pekerjaan yang Anda ingin masukan dan kirimkan pemberitahuan singkat kepada manajer Anda tentang hal itu. Persiapkan pertanyaan ke depan Anda terlebih dahulu dan mulai pada pertemuan 1:1 Anda berikutnya. Latih percakapan dengan Quippy terlebih dahulu dan tuliskan kata-kata yang ingin Anda gunakan dalam percakapan Anda.

Jika mengucapkan pertanyaan-pertanyaan ini dengan lantang dalam rapat terasa terlalu canggung, maka praktikkan percakapan ini di Quippy terlebih dahulu. Berlatihlah dengan rekan adegan dalam alat ini sampai Anda dapat mengulangi kata-kata ini kembali dalam percakapan sebenarnya dengan manajer Anda.

Sumber dan referensi

1. Gnepp, Klayman, Williamson & Barlas (2020). Umpan balik masa depan: Memotivasi peningkatan kinerja melalui umpan balik yang berfokus pada masa depan. PLOS SATU.Manajer (mahasiswa MBA Eksekutif) menggambarkan pengalaman umpan balik nyata dan tinjauan kinerja yang dimainkan peran; penerimaan umpan balik yang terukur dan niat untuk berubah; permainan peran dan laporan diri, manajer memberikan umpan balik satu sama lain daripada uji coba lapangan.