Anda telah menulis “Saya minta maaf, saya rasa saya tidak akan mampu” empat kali sekarang. Setiap versi menjadi lebih panjang dan lebih menyesal.
Pesan Sam, “adakah kemungkinan Anda dapat mengambil laporan triwulanan dari piring saya minggu ini?”, dikirim 40 menit yang lalu. Dikatakan “Terlihat” di bawahnya dalam obrolan tim. Jadi Sam tahu kamu sudah melihat pesannya.
Kursor Anda berada setelah kata "sayangnya" di versi keempat pesan Anda, dan bahu Anda mengarah ke telinga Anda.
Jenis permintaan ini dapat dibalas dengan sangat singkat. Anda cukup menolak permintaan tersebut dan memberikan satu alasan terkait pekerjaan untuk melakukannya.
Anda dapat menawarkan untuk menyelesaikan sebagian kecil pekerjaan atau menyelesaikannya di lain waktu, namun hanya jika Anda benar-benar mampu menyelesaikannya.
Jika permintaan datang dari manajer Anda, sebutkan konflik antara tugas pekerjaan dan minta manajer Anda memutuskan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Ada enam jenis permintaan kerja ekstra yang paling sering terjadi. Di bawah ini adalah pesan yang dapat Anda gunakan untuk membalas setiap jenis permintaan tersebut. Perhatikan bahwa kata-katanya berbeda-beda tergantung pada siapa yang mengajukan permintaan dan bagaimana permintaan tersebut dibuat kepada Anda.
Apa yang harus Anda periksa sebelum menolak pekerjaan tambahan?
Penelitian yang dilakukan oleh American Psychological Association menunjukkan bahwa banyak pekerja yang merasa stres karena pekerjaannya. Dalam survei online tahun 2023 terhadap 2.515 pekerja dewasa AS, 77% pekerja melaporkan mengalami stres terkait pekerjaan dalam sebulan terakhir.1 Jika detak jantung Anda melonjak saat nama Sam disebutkan, Anda tidak sendirian.
Data survei ini didasarkan pada laporan mandiri, sehingga tidak dapat menunjukkan apakah menolak pekerjaan tambahan akan mengurangi stres atau merusak reputasi Anda di tempat kerja.
Periksa faktanya. Saat Anda berada di tengah-tengah hal ini, akan lebih berguna untuk memeriksa fakta tentang pekerjaan Anda daripada membuka kembali kalender Anda untuk ketiga kalinya, meskipun kalender tersebut tidak berubah sejak kedua kali Anda melihatnya.
- Apa yang ditanyakan? Apa sebenarnya arti “mengambil laporan” dari piring Sam? Apakah kita membicarakan 12 halaman pelaporan atau menggabungkan beberapa angka untuk dijadikan ringkasan? Cari tahu tanggal jatuh tempo tugas ini dan siapa yang akan bertanggung jawab setelah Anda menyelesaikan bagian Anda.
- Tenggat waktu sulit Anda. Jalani semua tugas yang perlu Anda selesaikan minggu ini dengan sisa pekerjaan pada masing-masing tugas (misalnya, “proposal klien untuk hari Kamis, kira-kira satu setengah hari kerja”).
- Jam kerja Anda yang sebenarnya tersedia di tempat kerja. Luangkan waktu untuk rapat dan waktu yang Anda perlukan untuk meninjau pekerjaan Anda sendiri. Suatu sore yang terlihat “senggang” tetapi memiliki dua panggilan telepon mungkin hanya memberi Anda waktu 90 menit.
- Siapa yang menetapkan prioritas pekerjaan Anda. Pekerjaan diminta dari Anda oleh rekan kerja (Sam), dan Anda dapat menerima atau menolak. Pekerjaan diberikan kepada Anda oleh manajer Anda (Maya), dan Anda akan berbicara dengannya tentang tugas mana yang dipindahkan.
Jika Anda tidak dapat langsung menjawabnya, Anda dapat menggunakan kalimat singkat, "Saya perlu memeriksa tenggat waktu saya. Saya akan menghubungi Anda kembali pukul tiga sore." pesan untuk dibalas. Itu adalah jawaban lengkapnya sendiri, dan itu mengakhiri tatapan empat puluh menit itu.
Bagaimana Anda mengatakan tidak di tempat kerja tergantung siapa yang bertanya?
Dua notifikasi Anda pada Selasa pagi yang sama adalah dua permintaan yang berbeda. Sam bertanya, “apakah Anda bisa…” dan Maya bertanya, “Bisakah Anda juga mengambil ringkasan pelanggan?”
Mereka tampak seperti permintaan yang sama, dalam bentuk yang berbeda. Namun jawabannya sangat berbeda.
Temukan situasi Anda di bawah, lalu lewati ke bagian itu.
Permintaan kerja ekstra macam apa ini?
Seorang rekan kerja meminta Anda mengambil sesuatu dari piringnya
Ini adalah bantuannya. Katakan tidak dengan satu alasan, dan tawarkan sedikit hanya jika Anda benar-benar punya ruang.
Manajer Anda menambahkan tugas di luar tenggat waktu Anda saat ini
Itu tambahannya. Sebutkan bentrokan tersebut dan tanyakan tugas mana yang lebih dulu.
Ada yang bilang ini hanya sebentar, atau ini mendesak
Ini adalah tekanannya. Ulangi jawaban Anda satu kali dan tawarkan hanya apa yang sudah ada.
Anda diundang ke proyek, komite, atau tim opsional
Itu adalah slot sukarelawan. Tidak apa-apa. Tawarkan satu bagian berbatas jika Anda mau.
Anda sudah mengatakan ya dan sekarang ternyata Anda tidak dapat menyampaikannya
Itu yang disesali ya. Perbaiki pada hari yang sama dengan tanggal baru atau pemilik baru.
Permintaan yang sama terus datang kembali
Itu polanya. Mintalah manajer Anda untuk melakukan percakapan terpisah tentang beban kerja Anda.
Bagaimana cara mengatakan tidak kepada rekan kerja yang meminta bantuan?
Sepertinya Anda telah menulis ulang pesan ini sejak makan siang. Kalimat “jangan khawatir jika tidak” di akhir permintaan Sam adalah penyebabnya, karena Anda berdua tahu bahwa itu berarti ada kekhawatiran.
- Cara mengenalinya: permintaannya terlihat bersahabat dan agak menyamping, seperti “adakah kemungkinan Anda dapat mengambil laporannya minggu ini?” Namun Sam tidak dapat menugaskan Anda pekerjaan atau menetapkan prioritas Anda.
- Biasanya artinya: Sam juga dikuburkan, dan hanya berharap seseorang akan menjawab ya, dan mungkin memilihmu karena biasanya kamu melakukannya.
Berpegang teguh pada pernyataan sederhana dan satu penjelasan untuk tidak melakukan pekerjaan ekstra. Jangan membahas deskripsi lengkap kalender Anda.
Saya tidak bisa menerima laporan minggu ini. Saya sedang menyelesaikan proposal klien untuk hari Kamis dan memerlukan sisa waktu untuk itu.
Ingat, jika ada sedikit pekerjaan ekstra yang benar-benar Anda punya ruang untuk melakukannya, Anda dapat menyebutkannya dalam kalimat terpisah, namun hal itu tidak boleh mengaburkan jawaban tidak Anda.
Saya tidak bisa menulis laporannya. Saya dapat mengirimkan kepada Anda angka-angka yang sudah saya miliki besok siang.
Sam tidak membutuhkan seluruh kalendermu. Sam perlu mengetahui pada pukul tiga apakah dia harus mencari orang lain atau tidak.
Ini adalah hal yang halus namun umum. Mengatakan “Saya akan mencoba” ketika Anda sudah tahu jawabannya bisa kembali menghantui Anda nanti.
Mungkin terdengar lebih ramah pada jam 2 siang. Namun keadaan menjadi lebih buruk pada hari Kamis, ketika Sam masih menunggu laporan yang tidak pernah datang.
Jika Sam menghubungi Anda setelah jam kerja (misalnya jam 7 malam), maka memberi tahu rekan kerja bahwa Anda tidak dapat membantu setelah jam kerja menggunakan struktur yang sama dengan baris tambahan tentang waktu.
Bagaimana Anda menolak pekerjaan tambahan dari manajer Anda?
Sekarang jam 4:40 pada hari Rabu. Manajer Anda Maya telah mampir ke meja Anda dan menambahkan tugas lain ke piring Anda yang sudah penuh. Dia ingin Anda mengumpulkan ringkasan pelanggan untuk hari Jumat.
Ramalan cuaca tersebut akan diserahkan pada hari Jumat ini, dan Anda mungkin mendengar diri Anda sendiri mulai berkata “pasti”.
- Cara mengenalinya: sepertinya manajer Anda meminta pekerjaan, dan sepertinya pekerjaan itu akan tumpang tindih dengan pekerjaan lain yang Anda janjikan akan selesai pada hari Jumat.
- Biasanya artinya: sepertinya Maya tidak memikirkan daftar lengkap tugas Anda saat ini, jadi dia membutuhkan Anda untuk menunjukkan imbalannya.
Serahkan kembali keputusan tersebut kepada manajer Anda dan perlakukan pekerjaan baru tersebut sebagai pekerjaan nyata yang harus sesuai dengan daftar tugas Anda saat ini. Jelaskan bagaimana pekerjaan baru akan bertentangan dengan tugas-tugas lain saat ini.
Maya kemudian dapat memutuskan apa yang harus ditukar untuk melakukan pekerjaan ekstra ini.
Saya dapat mengambil ringkasan pelanggan, tetapi saya tidak dapat menyelesaikannya dan perkiraan cuaca pada hari Jumat. Mana yang harus saya prioritaskan, dan tenggat waktu apa yang harus kita ubah untuk yang lainnya?
Sesuai dengan Standar Manajemen Eksekutif Kesehatan dan Keselamatan Inggris, organisasi harus menyediakan tuntutan pekerjaan yang dapat dicapai dalam jam kerja yang disepakati.2 Hal ini memberi Anda pijakan untuk meningkatkan konflik. Namun, ini tidak berarti bahwa manajer mana pun akan setuju dengan Anda.
Mengutip pekerjaan yang akan diperlukan dalam kaitannya dengan waktu juga berguna. Misalnya, “bekerja sekitar setengah hari” dan bukannya “terlalu banyak”. Hal ini memberi Maya sesuatu untuk direncanakan daripada perasaan untuk diperdebatkan.
Setelah Anda menyetujui rencana baru, catatlah dalam satu baris teks sehingga Anda berdua memiliki catatan yang sama minggu depan.
Terima kasih. Saya akan menyelesaikan ringkasan pelanggan pada hari Jumat dan memindahkan perkiraan ke hari Selasa, sesuai kesepakatan.
Jika Anda sudah melihat tenggat waktu saat ini meleset, nyatakan bahwa Anda akan melewatkannya dalam percakapan yang sama, seperti yang dibahas memberi tahu atasan Anda sebelum waktunya.
Apa yang Anda katakan ketika seseorang mengatakan itu hanya memakan waktu satu menit?
“Hanya satu menit” adalah satuan waktu yang hanya muncul pada permintaan orang lain. Sam menjawab “tidak” Anda dengan tepat, dan menambahkan “ini sangat mendesak.” Jempol Anda berada di atas jawaban yang dimulai dengan “oke, oke.”
- Cara mengenalinya: ini adalah pernyataan ulang atas tugas yang telah Anda tolak, dan tindak lanjutnya dapat mengurangi cakupan tugas (“itu kecil”) atau meningkatkan tekanan untuk melaksanakannya (“Saya putus asa di sini”).
- Biasanya artinya: Masalah Sam masih nyata dan belum terselesaikan, namun tindak lanjutnya harus ditangani dengan cara yang sama seperti permintaan pertama. Jawaban Anda tetap sama.
Mintalah informasi lebih lanjut jika Anda tidak yakin dengan ruang lingkup pekerjaan; jika tidak, nyatakan kembali tanggapan Anda sebelumnya dengan tenang. Alasan baru hanya mengundang lebih banyak diskusi tentang alasan Anda harus melakukan lebih banyak pekerjaan.
Saya mengerti ini mendesak. Saya masih belum bisa mengambil alih kepemilikannya hari ini. Saya dapat mengirimkan spreadsheet yang ada, namun saya tidak dapat memperbaruinya.
Jika tekanan balik berubah menjadi apakah Anda seorang pemain tim, jangan ikut campur. Jangan mencoba membenarkan karakter Anda. Pertahankan pada dua tugas dan tinggalkan karakter Anda.
Saya ingin tim memenuhi kedua tenggat waktu tersebut. Mengambil tindakan ini akan membahayakan proposal tersebut. Mari kita tanyakan pada Maya tentang tugas mana yang harus didahulukan.
Ingatlah bahwa menjaga nada bicara Anda tetap netral lebih baik daripada menggunakan sarkasme, bahkan jika seseorang menekan Anda bertentangan dengan kepentingan Anda. Jangan membuat daftar panjang semua bantuan yang telah Anda lakukan untuk orang tersebut sejak bulan Maret.
Berhati-hatilah untuk tidak menyetujui kedua tenggat waktu tersebut hanya untuk mengakhiri momen canggung dan kemudian gagal memenuhi salah satunya. Janji itu jatuh tempo pada hari Jumat.
Jika tekanan terus berlanjut selama berhari-hari, ada penjelasan yang lebih panjang bagaimana merespons ketika seseorang terus mendesak setelah Anda mengatakan tidak.
Bagaimana Anda menolak proyek opsional di tempat kerja?
Email dibuka dengan “Kami ingin Anda bergabung dalam tim proyek.” Anda sudah setengah menulis jawaban ya bahkan sebelum Anda membaca sisanya dan melihat siapa lagi yang ikut serta.
- Cara mengenalinya: ini dianggap sebagai peluang. Apakah pekerjaan Anda mengharuskan Anda melakukan pekerjaan ekstra seperti ini? Tidak.
- Biasanya artinya: seseorang membutuhkan bantuan ekstra, dan Anda harus memutuskan apakah waktu Anda dapat digunakan untuk pekerjaan ini atau tidak.
Saya tidak bisa bergabung dengan tim proyek bulan ini. Saya dapat meninjau ringkasan dua halaman pada hari Rabu dan mengirimkan komentar sebanyak empat halaman.
Pesan ini disampaikan dengan baik, dengan tugas mengulas secara singkat, lingkup dua halaman, hari Rabu dan waktu jam empat sore. Pesan “Senang membantu sebisa saya” biasanya berakhir dengan lebih banyak pekerjaan untuk Anda, karena Anda harus terus-menerus bolak-balik dengan mereka untuk menyetujui rincian pekerjaan tambahan tersebut.
Harap jangan menawarkan pekerjaan kepada anggota tim lain tanpa menanyakannya terlebih dahulu untuk mengetahui apakah mereka punya waktu untuk mengerjakannya. Anda bisa menyarankan untuk bertanya kepada ketua tim yang memiliki kapasitas paling besar.
Mengatakan tidak saja tidak masalah untuk pekerjaan tambahan yang bersifat opsional juga. Anda tidak perlu mencari pekerjaan alternatif untuk menebusnya, dan Anda tentunya tidak berhutang pada malam hari dan akhir pekan.
Bagaimana Anda menarik kembali jawaban ya di tempat kerja?
Anda berkata “tentu, tidak masalah” dengan tergesa-gesa, saat otak Anda masih memuat kalender. Dua puluh menit kemudian, saat Anda membuka pelacak peluncuran proyek tersebut, perut Anda mual.
- Cara mengenalinya: Anda setuju dengan cepat, dalam rapat atau di lorong, dan Anda baru sekarang melihat kalender. Perhitungannya berantakan setelah Anda menjawab ya begitu cepat.
- Biasanya artinya: komitmen awal perlu diterbitkan kembali hari ini dalam bentuk yang dapat Anda lakukan, selagi masih ada waktu bagi seseorang untuk membuat rencana ulang.
Akui persetujuan Anda yang tergesa-gesa untuk menerima lebih banyak pekerjaan. Berkomitmenlah pada pengaturan kerja alternatif yang benar-benar dapat Anda penuhi.
Saya setuju sebelum memeriksa pekerjaan yang tersisa pada peluncuran. Saya tidak bisa menyampaikan analisisnya pada hari Kamis. Saya bisa menyelesaikannya paling lambat hari Senin, atau kita perlu mendiskusikan pemilik lain.
Kirimkan ini pada hari yang sama ketika Anda menyadari perlunya menarik kembali. Semakin hari, Maya dan Sam semakin sedikit pilihan untuk melakukan perencanaan ulang dalam menghadapi perubahan.
Apa yang Anda lakukan ketika permintaan kerja tambahan terus datang kembali?
Institut Nasional untuk Keselamatan dan Kesehatan Kerja di CDC menggambarkan stres kerja sebagai respons merugikan yang terjadi ketika persyaratan kerja tidak sesuai dengan kemampuan, sumber daya, atau kebutuhan pekerja.3 Ketika permintaan tambahan tidak pernah berhenti, seperti permintaan Sam, ketidakcocokan itu adalah topik sebenarnya.
- Cara mengenalinya: Anda mengatakan tidak terhadap laporan Sam tiga kali pada kuartal ini, dan permintaan keempat baru saja masuk ke kotak masuk email Anda.
- Biasanya artinya: satu lagi yang sopan, tidak, tidak akan mengubah apa pun. Percakapan dengan Maya tentang beban kerja Anda saat ini sudah beres.
Mulailah diskusi Anda tentang pekerjaan yang diminta dari Anda dengan membingkainya sebagai masalah perencanaan yang memerlukan masukan dari Maya dan Anda sendiri. Sebelumnya, buatlah daftar semua bantuan yang diminta dari Anda, perkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan catat apa yang terlewat sebagai akibat dari melakukan tugas-tugas ini.
Diskusikan bagian mana dari peran Anda yang harus Anda lanjutkan dan apa yang bisa dihentikan.
Maya, bisakah kita meluangkan waktu dua puluh menit minggu ini untuk melihat beban kerjaku? Saya telah menerima empat permintaan tambahan bulan ini, dan pekerjaan peluncurannya terhambat karenanya.
Skenarionya sedikit berbeda ketika ada bentrokan antara orang-orang berbeda yang memberi Anda instruksi untuk bekerja. Ini tercakup dalam menanyakan tugas mana yang harus diprioritaskan ketika instruksi bertentangan.
Apakah menolak kerja ekstra akan merusak reputasi Anda?
Keesokan paginya, Anda bertemu Sam di dapur dan Sam menyapa seolah-olah tidak terjadi apa-apa. Semua argumen mengerikan yang Anda kemukakan selama setengah malam tidak pernah terjadi.
Yang cenderung diingat orang adalah bagaimana Anda menangani berbagai hal setelahnya. Tidak perlu kembali dan melunakkan penolakan Anda setelah kejadian tersebut.
- Jaga komitmen Anda. Kirimkan nomor tersebut ke Sam pada siang hari, dan tandai jika ada penundaan pada pekerjaan Anda yang lain segera setelah Anda menemukannya.
- Perlakukan Sam seperti biasa. Bersikaplah sopan kepada Sam dan jawab pertanyaan Sam berikutnya tentang pekerjaan lain seperti biasa, tanpa berusaha membalas jawaban tidak tersebut dengan bantuan yang tidak terduga.
- Tulis catatan satu baris. Catat prioritas yang direvisi ketika Maya menggerakkan ramalannya. Itu menyelamatkan percakapan yang membingungkan dua minggu dari sekarang.
- Jangan CC siapa pun. Meniru orang untuk membuktikan bahwa Anda benar akan membutuhkan lebih banyak niat baik daripada kata “tidak” yang asli.
Latih kata tidak Anda sebelum Sam bertanya
Tulis dua kalimat tidak untuk permintaan kerja ekstra berikutnya yang Anda harapkan, lalu berlatihlah mengucapkannya kepada Sam di Quippy hingga keluar tanpa kata "sayangnya".