Anda punya ide itu 20 menit yang lalu. Anda bahkan mungkin telah melatih bagian pertama kalimat pertama beberapa kali. Orang lain mungkin memiliki kesempatan untuk menyela sebelum Anda menyampaikan sepatah kata pun. Namun topiknya telah berpindah. Jika waktu telah berlalu, Anda masih bisa menyampaikan ide Anda kepada orang yang tepat dengan menindaklanjuti pertemuan tersebut dengan catatan singkat atau panggilan telepon. Untuk menyampaikan ide Anda kepada orang yang tepat di rapat, perbaikannya sebagian besar bersifat mekanis. Masuklah dengan satu poin yang jelas untuk disampaikan. Berikan kontribusi kecil sebagai tanda sejak dini. Kemudian masukkan transisi alami dengan kalimat pembuka pendek dan sampaikan maksud Anda dalam sekitar tiga kalimat pendek.

Menghambat pekerjaan adalah hal biasa. Sebuah studi eksplorasi yang dilakukan untuk memahami proses menyampaikan kekhawatiran kepada supervisor di tempat kerja di AS menemukan bahwa 34 dari 40 karyawan tetap (85%) melaporkan bahwa mereka menahan diri untuk menyampaikan kekhawatiran yang mereka anggap penting pada suatu saat.1. Alasan yang paling sering disebutkan adalah ketakutan bahwa mengungkapkan kekhawatiran mereka akan menyebabkan mereka dipandang negatif dan bahkan merusak hubungan kerja positif mereka. Perlu dicatat bahwa hal ini dilakukan untuk menyampaikan kekhawatiran kepada atasan mereka, bukan untuk rapat secara umum. Jadi, meskipun istilah ini tidak menggambarkan rapat secara spesifik, ketakutan yang digambarkan dalam istilah ini mungkin sudah tidak asing lagi bagi banyak orang yang lebih pendiam dan mempertimbangkan untuk angkat bicara dalam rapat. Langkah-langkah di bawah ini menguraikan cara untuk membuat pembicaraan dalam rapat terasa lebih kecil dan rutin.

Pilih satu poin sebelum rapat dimulai

Baca agenda rapat yang akan diadakan, atau baca judul email yang dikirimkan kepada Anda untuk persiapan rapat. Pilih satu item agenda yang dapat Anda sumbangkan. Tuliskan maksud Anda dalam satu kalimat. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti “Kita bisa mencoba menguji coba formulir baru ini dengan satu tim terlebih dahulu.” Perhatikan bahwa jika Anda menulis sesuatu seperti "Saya punya beberapa pemikiran tentang orientasi," maka Anda harus mengembangkan sisa pemikiran yang Anda miliki tentang orientasi selama rapat. Dan di situlah Anda mungkin akan bertele-tele.

Dengan menambahkan satu alasan pada kalimat yang telah Anda siapkan, Anda dapat memperluasnya menjadi kalimat lengkap ditambah satu karena, yang cukup mudah untuk diucapkan. Simpan catatan yang Anda gunakan untuk memberikan kontribusi Anda pada rapat di suatu tempat di mana Anda dapat melihatnya, misalnya, catatan tempel atau bagian atas catatan rapat di dokumen yang Anda gunakan untuk catatan.

Sampaikan ide terbaik Anda ke rapat dan gunakan ide lainnya untuk email berikutnya. Satu kontribusi yang jelas dalam pertemuan tersebut jauh lebih mudah diambil oleh ruangan yang sibuk dibandingkan tiga kontribusi yang tidak begitu jelas.

Katakan sesuatu dalam sepuluh menit pertama

Kontribusi awal tidak harus besar. Anda cukup menjawab pertanyaan status, mengonfirmasi tanggal, atau bahkan menambahkan satu detail lagi ke pemikiran orang lain. Ini sangat mudah dilakukan karena didasarkan pada apa yang baru saja Anda dengar. Dalam rapat video, nyalakan kamera Anda, letakkan kursor di dekat tombol suarakan dan klik untuk mulai berbicara segera setelah Anda mendengar suara pembicara turun ke akhir kalimat dan mereka mulai bersandar di kursinya dan mencari catatannya.

Kontribusi awal pada pertemuan tidak harus panjang atau besar. Faktanya, menjawab pertanyaan status, mengonfirmasi tanggal, atau menambahkan satu detail ke ide rapat orang lain merupakan kontribusi besar dalam rapat. Kontribusi tersebut mungkin berupa:

Contoh pesan

Vendor mengkonfirmasi pada hari Jumat, yang sepertinya masih berfungsi sesuai timeline kami saat ini.

Saat melakukan panggilan video, pastikan kamera Anda aktif dan kursor Anda berada di dekat tombol suarakan. Dengan begitu kontribusi pertama Anda bisa semudah mengklik mouse. Jika Anda biasanya menunggu momen yang tepat, perlakukan sepuluh menit pertama rapat sebagai jendela Anda dan rencanakan untuk menggunakannya.

Temukan momen alami untuk datang

Pembukaan dalam rapat biasanya berupa transisi dari satu poin ke poin lainnya (akhir argumen pembicara, akhir slide, dll.) serta pertanyaan dari fasilitator untuk mendapatkan komentar tambahan. Di situlah suara kontributor baru diharapkan.

Perhatikan pembicaranya. Ketika mereka selesai mengucapkan sebuah kalimat, lalu bersandar di kursi atau mulai menelusuri catatan mereka, biasanya itu berarti mereka telah selesai berbicara tentang subjek tersebut. Jangan menunggu hingga terasa seperti keheningan yang tidak nyaman bahkan untuk satu detik. Topiknya bisa berpindah dengan cepat.

Mengangkat tangan atau mencondongkan tubuh ke depan dapat menarik perhatian pembicara dan fasilitator serta memungkinkan mereka mengenali Anda.

Tiga isyarat dalam satu momen pertemuanKetuk setiap titik untuk melihat apa yang membantu Sam masuk.
Sam, seekor penguin berkacamata bundar dan dasi koral, duduk di meja rapat dengan catatan tempel di depannya, layar dinding di tengah-tengah perubahan slide, dan Jordan di seberang meja menoleh ke arah Sam dengan sikap terbuka dan penuh perhatian.
  1. Poin yang disiapkan

    Catatan tempel Sam berisi satu kalimat dan alasannya, jadi dia tidak perlu mengingat kata-katanya.

  2. Transisi alami

    Slide di layar baru saja berubah. Pergeseran seperti itu adalah momen ketika ruangan mengharapkan suara baru.

  3. Pendengar yang terbuka

    Jordan berbalik ke arah Sam dan menatapnya. Mencondongkan tubuh ke depan memberi isyarat kepada fasilitator atau rekan kerja untuk mengajak Anda ikut serta.

Buka dengan garis yang mengklaim lantai

Kata-kata pertama Anda dalam sebuah rapat menentukan ekspektasi atas apa yang akan Anda katakan. Jangan memulai dengan permintaan maaf seperti “Maaf, ini mungkin pertanyaan konyol.” Kata-kata ini dapat menyita waktu pembukaan Anda dan menurunkan ekspektasi penonton hingga bertanya-tanya pertanyaan konyol apa yang mungkin Anda ajukan.

Menghubungkan ke apa yang baru saja dikatakan adalah yang paling mudah:

Contoh pesan

Berdasarkan apa yang dikatakan Jordan, saya pikir kita bisa mengujinya dengan satu tim terlebih dahulu.

Jika percakapan beralih ke arah lain, kembali ke poin sebelumnya:

Contoh pesan

Bisakah saya kembali ke titik orientasi sebentar?

Jika Anda mulai berbicara pada waktu yang sama dengan orang lain, beri tahu mereka bahwa Anda akan berbicara setelahnya. Ini akan memungkinkan Anda untuk berbicara setelah mereka selesai berbicara mengenai hal tersebut. Berhati-hatilah untuk tidak membiarkan diri Anda diajak bicara setelah Anda mulai berbicara.

Sam mendapatkan idenya (ilustratif)

  1. Yordania

    Jadi, formulir baru ini akan langsung tersedia untuk semua orang. Ada hal lain yang sedang dilakukan orientasi?

  2. Sam

    Berdasarkan hal tersebut, saya rasa kami dapat mengujinya dengan tim dukungan terlebih dahulu. Mereka menerima karyawan baru paling banyak, sehingga kami dapat menemukan masalah dengan cepat.

  3. Yordania

    Itu poin yang bagus. Berapa lama tes tersebut akan berlangsung?

  4. Sam

    Dua minggu sudah cukup. Saya dapat mengaturnya dan membagikan apa yang kami temukan.

  5. Yordania

    Ayo lakukan itu. Sam, bisakah kamu mengirimkan rencananya paling lambat hari Jumat?

Ucapkan dalam tiga kalimat, lalu berhenti

Kerangka sederhana untuk menjaga diri Anda tetap pada jalurnya: 1. Pernyataan tentang poin yang ingin Anda sampaikan; 2. Penjelasan singkat mengenai salah satu alasan poin tersebut; 3. Saran tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Berikut ini contoh bagaimana hal ini mungkin terdengar dalam pertemuan nyata:

Contoh pesan

Saya pikir kita harus menguji coba formulir ini dengan tim dukungan terlebih dahulu. Mereka menerima sebagian besar karyawan baru, jadi kami akan melihat masalah dengan cepat. Bisakah kita mencobanya selama dua minggu?

Lalu berhenti bicara. Keheningan ini mungkin terasa lama, tapi biasanya itu berarti orang-orang sedang bekerja keras memikirkan tanggapannya. Usahakan agar tanggapan tindak lanjut Anda tetap singkat. Satu atau dua kalimat untuk menjawab sebuah pertanyaan sudah cukup untuk menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan masalah yang sedang dihadapi.

Bangun titik tiga kalimat Anda sendiri

Saya pikir kita harus [pendapat Anda]. [Satu alasan], jadi [apa yang diperoleh tim]. Bisakah kita [melakukan langkah kecil berikutnya]?

Maksud Anda

Satu kalimat yang Anda tulis sebelum pertemuan. Jaga agar tetap cukup spesifik untuk ditindaklanjuti.

Satu alasan

Pilih satu alasan yang paling kuat. Simpan yang lain kalau-kalau ada yang bertanya.

Apa yang diperoleh tim

Sebutkan hasil nyata, seperti mengatasi masalah lebih cepat atau menghemat satu langkah.

Sebuah langkah kecil berikutnya

Sarankan sesuatu yang mudah untuk disetujui, seperti uji coba singkat, pemeriksaan singkat, atau percakapan lanjutan.

Tindak lanjuti ketika momen itu berlalu

Bisa jadi ide-ide Anda tidak tersampaikan dalam rapat sebelum momennya berlalu. Kirim email dalam beberapa jam ke orang yang bertanggung jawab atau ke rangkaian rapat jika tim Anda menggunakannya. Seperti halnya versi lisan, ini harus berisi poin, alasan, dan langkah selanjutnya.

Pastikan saja itu sesingkat yang diperlukan untuk kontribusi lisan (yaitu poin, alasan, langkah selanjutnya). Berikut ini contohnya:

Contoh pesan

Menindaklanjuti diskusi orientasi hari ini: Saya rasa kita dapat menguji coba formulir baru ini dengan tim dukungan selama dua minggu. Mereka menerima karyawan baru paling banyak, jadi kami akan melihat masalah dengan cepat. Senang mengaturnya jika berhasil.

Hal ini juga memungkinkan Anda untuk merujuk korespondensi sebelumnya pada pertemuan mendatang terkait topik ini. Misalnya, Anda bisa memulai dengan mengatakan, “Saya mengirimkan ide singkat tentang ini setelah hari Selasa…”.

Jika Anda sering meninggalkan rapat dengan poin yang tidak terucapkan, ingatkan manajer Anda atau orang yang memimpin rapat bahwa Anda adalah pembicara yang lebih pendiam dan mereka harus menghubungi Anda sebelum menutup suatu item.

Anda melewatkan momen ini. Bagaimana sekarang?

Keputusan mengenai topik ini masih terbuka

Kirimkan catatan singkat kepada pemilik keputusan hari ini dengan maksud Anda, satu alasan, dan langkah berikutnya.

Tim memiliki rangkaian pertemuan bersama

Posting tindak lanjut Anda di sana sehingga semua orang di rapat dapat melihatnya.

Topiknya ada pada agenda berikutnya

Sebutkan catatan Anda sebelumnya ketika item tersebut muncul dan gunakan itu sebagai kalimat pembuka.

Keputusannya sudah final

Berhenti di situ untuk yang satu ini. Simpan ide tersebut untuk diskusi di masa mendatang jika ide tersebut dapat diterapkan.

Ini terjadi di sebagian besar pertemuan Anda

Mintalah manajer atau fasilitator Anda untuk menghubungi orang yang lebih tenang sebelum menutup suatu barang.

Cobalah di pertemuan Anda berikutnya

Temukan pertemuan Anda berikutnya yang memiliki agenda. Tulislah satu kalimat dengan maksud utama yang ingin Anda sampaikan dan satu kalimat dengan alasan di baliknya. Putuskan kapan Anda akan mulai berbicara (misalnya kapan poin agenda terkait dimulai). Catat apakah Anda berhasil berbicara dan bagaimana Anda melakukannya dalam rapat.

Kalimat-kalimat ini dapat dipraktikkan menggunakan Quippy untuk melatih percakapan nyata sebelum rapat. 'Baris pertama' percakapan bisa sangat sulit untuk diucapkan, dan Quippy memungkinkan Anda melatihnya dengan rekan adegan sebelum pertemuan.

Sumber dan referensi

  1. Milliken, Morrison & Hewlin (2003). Studi Eksplorasi tentang Keheningan Karyawan: Masalah yang Tidak Dikomunikasikan Karyawan ke Atas dan Alasannya. Jurnal Studi Manajemen (naskah penulis).Wawancara dengan 40 karyawan tetap AS di industri seperti konsultasi dan jasa keuangan tentang menyampaikan kekhawatiran kepada supervisor; sampel eksplorasi kecil, tentang kekhawatiran yang meningkat daripada ide-ide dalam pertemuan secara khusus.