Cara Melakukan Panggilan Telepon Saat Anda Membencinya: Persiapan, Pembuka, dan Pesan Suara

Anda sudah membuat janji dengan dokter gigi untuk menjadwal ulang daftar Anda selama sembilan hari sekarang. Setiap hari Anda kembali menerima panggilan telepon itu, tetapi karena alasan tertentu Anda menundanya hingga setelah makan siang, hingga besok. Jenis kecemasan ini sebagian besar berasal dari rasa takut tidak mengetahui apa yang harus dikatakan dalam 10 detik pertama percakapan dan kemudian tidak mampu menjawab pertanyaan selanjutnya yang mungkin ditanyakan oleh dokter gigi atau staf kantor depan kepada Anda. Namun, semakin Anda bersiap menghadapi pertanyaan-pertanyaan ini, semakin sedikit rasa takut yang Anda miliki terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut.

Pertama, buatlah daftar pendek untuk mempersiapkan jenis panggilan ini (yaitu untuk janji temu dan panggilan terkait bisnis lainnya, dan panggilan teman). Untuk setiap jenis panggilan, tuliskan tiga hal yang perlu Anda persiapkan sebelumnya, lalu gunakan hal tersebut untuk menyusun cara yang sangat sederhana dan jelas untuk membuka panggilan. Kemudian siapkan beberapa jalur cadangan untuk menahan musik, transfer, dan momen kosong.

Tuliskan tiga hal sebelum Anda menelepon

Ingatlah untuk menuliskan 3 poin sebagai acuan selama panggilan sebelum Anda melakukan panggilan. Daftar tersebut harus mudah dirujuk dan untuk janji temu dengan dokter gigi, daftar tersebut tidak memerlukan terlalu banyak dan sebagian besar informasi dapat dituliskan sebelumnya.

• Kalimat pembuka Anda. Siapa Anda dan apa yang Anda inginkan, dalam satu baris.
• Detailnya akan mereka minta. Ini dapat mencakup nama lengkap Anda, tanggal lahir Anda, nomor rekening atau polis Anda, alamat lengkap Anda, nama resep dan nomor pesanan Anda.
• Jawaban Anda atas pertanyaan yang mungkin muncul. Sebagai persiapan untuk pertanyaan yang mungkin muncul, buatlah daftar singkat tentang apa yang ingin Anda terima seandainya pilihan yang Anda pilih tidak tersedia. (misalnya, tanggal lain apa yang Anda pertimbangkan, apakah Anda ingin membuat janji pada jam 8 pagi atau 9 pagi, apakah Anda ingin membuat janji lebih awal dari yang Anda perkirakan, apakah Anda bersedia menerima janji temu dengan dokter lain.)

Akan sangat membantu jika kalender Anda terbuka saat Anda melakukan panggilan. Meja depan sering kali memberi Anda waktu dan ruang untuk melihat jadwal Anda dan memberi tahu mereka apakah itu cocok untuk Anda atau tidak. Memiliki pena untuk menuliskan tanggal, waktu dan nama orang yang Anda ajak bicara sudah sangat membantu.

123

1. 1
   Catatan tempel dengan pembuka

   Kalimat pertamanya sudah ditulis, jadi sepuluh detik pembukaan tidak perlu dipikirkan. Setelah ditransfer, dia dapat membacanya lagi kata demi kata.

2. 2
   Buka kalender dan pena

   Ketika meja depan menawarkan waktu, dia dapat langsung memeriksanya dan menuliskan tanggal dan nama orang yang membantunya.

3. 3
   Telepon di speaker

   Mode speaker membuat tangannya bebas memegang pena dan membiarkannya meletakkan ponsel saat memegang musik.

Buka dengan satu kalimat yang menjelaskan alasan Anda menelepon

Ingat, saat Anda menelepon resepsionis, orang yang menjawab biasanya melakukan banyak tugas. Mereka ingin mengetahui siapa Anda dan mengapa Anda menelepon secepat mungkin. Jadi, bersikaplah sopan dan berikan apa yang mereka inginkan. Itu berarti pernyataan singkat dan lengkap yang menjelaskan siapa Anda dan alasan Anda menelepon. Obrolan ringan dan permintaan maaf karena menelepon tidak diperlukan.

Untuk sebuah klinik, mungkin terdengar seperti ini:

Untuk bisnis, pola yang sama berlaku:

Biasanya orang yang menelepon akan membaca skrip, jadi jawablah dari catatan Anda karena mereka akan menanyakan detail panggilan Anda. Jika mereka menanyakan sesuatu yang tidak Anda harapkan, beri tahu mereka bahwa Anda harus memeriksanya dan mereka biasanya akan menunggu jawaban Anda.

Sam menelepon klinik untuk menjadwal ulang

1. 
   Yordania

   Klinik Riverside, ini Jordan.

2. 
   Sam

   Hai, ini Sam Lee, saya pasien Dr. Patel dan saya perlu menjadwal ulang janji temu saya pada tanggal 14.

3. 
   Yordania

   Tentu. Berapa tanggal lahirmu? Dan apakah Anda ingin tetap bersama Dr. Patel, atau mengambil siapa pun yang memiliki pembukaan paling awal?

4. 
   Sam

   3 Maret 1994. Beri aku waktu satu detik untuk memeriksa kalenderku. Saya ingin tinggal bersama Dr. Patel, kapan saja sore minggu depan.

5. 
   Yordania

   Selasa tanggal 21 jam 2:30 bekerja.

6. 
   Sam

   Bagus, jadi Selasa tanggal 21 jam 2:30 bersama Dr. Patel. Terima kasih, Yordania.

Menangani musik tahan dan transfer

Sekalipun telepon tetap ditahan, hal ini tidak berarti ada yang tidak beres. Letakkan ponsel di atas speaker dan letakkan, lakukan hal sepele seperti memotong kuku atau meluruskan kertas yang lepas sambil menunggu. Jika Anda dimasukkan ke dalam menu otomatis, coba tekan 0, ucapkan 'perwakilan' atau tekan angka yang mewakili berbicara dengan seseorang dan mudah-mudahan Anda akan dialihkan ke seseorang yang dapat menangani masalah atau kebutuhan Anda. Ini bervariasi, jadi jika gagal, pilih opsi terdekat.

Orang berikutnya yang Anda ajak bicara sering kali tidak tahu apa yang Anda katakan di meja depan sebelum Anda dipindahkan. Inilah sebabnya mengapa Anda mengulangi kalimat pembuka catatan Anda kata demi kata kepada orang baru setelah Anda dipindahkan. Ada baiknya juga untuk meminta nomor panggilan langsung ke meja orang yang ingin Anda hubungi jika Anda terputus dari panggilan tersebut. Jika panggilan kemudian terputus, Anda dapat menelepon kembali orang tersebut secara langsung dan mengatakan bahwa Anda terputus.

Apa yang harus dilakukan ketika panggilannya berubah

Anda ditunda+

Beralih ke speaker, letakkan ponsel dan simpan catatan Anda.

Menu otomatis tidak sesuai dengan alasan Anda+

Coba tekan 0 atau ucapkan "perwakilan". Jika gagal, pilih opsi terdekat.

Seseorang akan memindahkanmu+

Mintalah nomor langsung terlebih dahulu, kalau-kalau panggilan terputus.

Orang baru mengambil setelah transfer+

Bacalah kembali kalimat pembuka Anda kata demi kata.

Mereka menanyakan sesuatu yang tidak dapat Anda jawab saat ini+

Katakanlah Anda perlu memeriksa dan menanyakan apakah Anda dapat menelepon kembali. Anda dapat menghentikan panggilan di sana.

Pulihkan ketika pikiran Anda menjadi kosong

Bahkan dengan persiapan yang memadai, ada kemungkinan Anda akan melupakan informasi penting selama panggilan telepon. Jika ini terjadi, jangan khawatir. Pihak lain mungkin tidak menyadari adanya keheningan selama beberapa detik. Anda selalu dapat mengulur waktu untuk mengingat informasi yang dibutuhkan dengan menyatakan:

Kemudian tinjau catatan Anda. Jika Anda lupa apa yang mereka katakan, mintalah mereka mengulanginya. Staf meja depan melakukan ini sepanjang hari. Pastikan untuk membaca kembali informasi penting (misalnya waktu dan tanggal baru untuk janji temu) dan tuliskan apa yang dikonfirmasikan pihak lain kepada Anda.

Tinggalkan pesan suara yang menerima panggilan balik

Pesan suara mungkin terasa sulit untuk ditinggalkan karena alasan yang tidak disebutkan di atas (tidak ada yang menjawab pertanyaan Anda, dll.). Namun, pesan suara perlu berisi beberapa informasi dengan urutan berikut: nama Anda, alasan panggilan, satu informasi penting untuk membantu panggilan balik, nomor telepon Anda (disebutkan perlahan) dua kali, dan waktu terbaik untuk menghubungi Anda untuk panggilan balik.

Sesuatu seperti ini mencakupnya:

Pesan awal Anda tidak harus sempurna. Selama mereka dapat mendengar satu detail dan nomor telepon Anda, Anda dapat melakukannya.

Hubungi teman yang biasa Anda kirimi SMS

Penelitian mengenai berhubungan kembali dengan teman lama menemukan bahwa orang memperkirakan panggilan telepon akan lebih canggung daripada email, namun kenyataannya mereka menciptakan koneksi yang lebih kuat dan tidak lebih canggung daripada email.². Penelitian terhadap orang-orang yang belum pernah bertemu sebelumnya juga menemukan bahwa percakapan yang menyertakan suara (video atau obrolan suara) membantu membangun ikatan koneksi yang lebih kuat dibandingkan obrolan teks (tanpa menambah kecanggungan)¹. Namun, penelitian ini dilakukan dengan teman dan orang asing, jadi tidak disebutkan apa pun yang diukur dengan menelepon apotek atau organisasi lain.

Teks singkat terlebih dahulu mengatur waktu:

Buka alasan Anda memikirkan mereka, lalu ajukan satu pertanyaan tentang kehidupan mereka. Persiapkan sesuatu sebelumnya tetapi jangan merasa harus mengisi setiap keheningan. Panggilan telepon bisa hanya 10 menit dan tetap bermanfaat.

Lakukan satu panggilan hari ini

Pilih panggilan terburuk yang selama ini Anda hindari. Tuliskan kalimat pembuka dan catatan yang diperlukan pada catatan tempel. Buka kalender Anda. Tarik nomor telepon dan tekan nomor tersebut sebelum Anda dapat membacanya lagi untuk ketiga kalinya. Anda bahkan dapat berlatih panggilan di Quippy dengan rekan adegannya terlebih dahulu.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

Sumber dan referensi

1. Kumar, A. & Epley, N. (2021). Sungguh menyenangkan mendengar Anda: Kesalahpahaman tentang dampak media komunikasi dapat menyebabkan pilihan yang kurang optimal dalam berhubungan dengan orang lain. Jurnal Psikologi Eksperimental: Umum, 150(3), 595-607.Eksperimen lapangan di mana peserta terhubung kembali dengan teman lama melalui telepon atau email, ditambah obrolan lab antara orang asing melalui video, suara, atau teks; penelitian ini mengukur kecanggungan dan koneksi yang diharapkan dan dirasakan, bukan panggilan ke dokter atau bisnis, dan tidak mempelajari gangguan kecemasan.
2. Conick, H. (2020). Bagaimana terhubung dengan orang lain di era pembatasan sosial. Berita Universitas Chicago.Ringkasan berita universitas dari eksperimen lapangan Epley yang sama (teman lama, telepon vs email) sebelum dipublikasikan; laporan sekunder, batasan yang sama dengan penelitian yang dirangkumnya.