Anda berada di kamar mandi lantai dua. Anda mengalirkan air di wastafel tanpa alasan.
Anda terus kembali ke pertemuan itu. Dana mengatakan “Saya sudah menandai ini” di depan seluruh tim. Lehermu panas.
Ponsel Anda menampilkan pesan “Hai, tentang tadi.” Ia mengatakan tidak lebih dari itu selama 11 menit terakhir.
Baris berikutnya tidak harus memenangkan apa pun. Anda hanya perlu menyebutkan momennya, nyatakan minat Anda untuk mengetahui sudut pandangnya tentang apa yang terjadi, dan ajukan satu pertanyaan terbuka tanpa tuduhan tersembunyi di dalamnya.
Lalu biarkan dia menjawab sebelum Anda mulai membela diri.
Tidak masalah apakah Anda setuju atau tidak dengan penilaian Dana. Anda mencoba memahami perspektifnya tentang pertemuan tersebut sebelum Anda berdua memutuskan apa yang harus dilakukan mengenai tenggat waktu. Anda sekarang dapat mematikan keran. Ini telah mencapai tujuannya.
Pesan-pesan di halaman ini diurutkan dari yang paling ringan hingga yang paling langsung. Mulailah dari bawah dan lanjutkan ke atas sesuai kebutuhan.
Bagaimana Anda menanyakan sisi seseorang tanpa terdengar menuduh?
Hal pertama yang Anda ketik di bawah "Hai, tentang sebelumnya" telah dihapus oleh ibu jari Anda bahkan sebelum otak Anda selesai membacanya. Pesan yang dihapus berbunyi, “Mengapa kamu mengatakan itu di depan semua orang?”
Draf tersebut memuat tuduhan yang terkunci. Draf tersebut mengasumsikan Dana bermaksud mempermalukan Anda di depan rekan kerja Anda. Satu-satunya tanggapan yang bisa diberikan Dana hanyalah pengakuan atau serangan balik.
Panduan University of Minnesota Extension mengenai komunikasi di bawah tekanan menyatakan bahwa Anda harus selalu memberikan komentar mengenai masalah tersebut dan menjelaskan apa yang terjadi, tanpa kritik atau menyalahkan.1 Jadi mulailah dengan menyatakan kembali sesuatu yang Anda berdua lihat terjadi, seperti pertemuan atau tenggat waktu.
Berikan ruang untuk hal-hal yang belum Anda ketahui, seperti apa yang mungkin dia amati atau kapan dia mungkin mengungkitnya.
Kenapa kamu memanggilku di depan semua orang seperti itu?
Saya ingin memahami tampilan diskusi tenggat waktu dari sisi Anda.
Anda tidak harus dalam keadaan tenang untuk mengirimkan versi kedua. Anda bisa saja kesal dan tetap membiarkan jawabannya terbuka.
Apa pesan pertama Anda setelah konflik?
Sekarang jam 3:40. Titik status Dana berwarna hijau. Anda telah menulis ulang pesan pembuka yang sama sebanyak 4 kali. Setiap anak tangga di bawah memberi Anda pesan, momen yang tepat, dan apa yang disampaikannya kepada Dana.
Anak tangga 1: Tanyakan waktu terlebih dahulu
Gunakan anak tangga ini saat Anda masih melatih serangan balik yang tajam di kepala Anda. (Sekarang kamu sudah memenangkan perdebatan tiga kali di dalam lift.)
Saya ingin memahami apa yang terjadi di antara kami sebelumnya. Apakah Anda punya waktu beberapa menit setelah makan malam, atau besok akan lebih baik?
Versi kerja melengkapi draf yang sudah ada di layar Anda:
Hei, tentang sebelumnya. Saya ingin memahami tampilan diskusi tenggat waktu dari sisi Anda. Apakah Anda punya waktu sepuluh menit sore ini, atau apakah besok pagi akan lebih baik?
- Gunakan kapan Anda masih cukup bersemangat atau orang lain sangat sibuk. Katakanlah Dana melakukan panggilan berturut-turut hingga jam 5 sore hari ini.
- Ini memberi sinyal bahwa Anda benar-benar ingin melakukan percakapan penuh dengannya, namun Anda membiarkan dia memilih waktu untuk mendiskusikannya sehingga tidak ada yang terpojok di depan anggota tim lainnya.
Pilihlah waktu ketika tidak ada satu pun dari Anda yang diburu atau diawasi, meskipun saat itu masih sampai keesokan harinya. Menundanya sampai saat itu masih dianggap menanganinya.
Jika dia menyarankan waktu lain, setujui dan kemudian datanglah. Dan jika Anda sudah berada di tengah-tengah perdebatan dan hasilnya buruk, meminta jeda dan menindaklanjutinya nanti bekerja dengan cara yang sama.
Anak tangga 2: Sebutkan momennya dan ajukan satu pertanyaan terbuka
Gunakan anak tangga ini setelah Anda berdua menenangkan diri, yang sering kali dilakukan keesokan paginya. Jelaskan apa yang terjadi dalam beberapa kata, jelaskan alasan Anda ingin berbicara dengannya, dan tambahkan satu pertanyaan.
Buatlah sangat singkat dan simpan cerita lengkapnya untuk nanti.
Saya ingin berbicara tentang pertemuan kemarin, ketika kami berbeda pendapat mengenai tenggat waktunya. Saya ingin memahami bagaimana Anda melihatnya. Maukah Anda menjelaskan apa yang terjadi dari sudut pandang Anda?
- Gunakan kapan Anda sudah cukup tenang untuk memikirkan rapat tanpa mengatupkan rahang, seperti keesokan harinya sebelum standup.
- Ini memberi sinyal sehingga Anda dapat merujuk kembali ke momen spesifik dalam pertemuan tersebut dan ingin dia menjelaskannya sebelum Anda memberikan momen Anda.
Semua ini juga akan berhasil di luar pekerjaan. Hanya saja, jangan membuatnya terdengar terlalu formal untuk teman, pasangan, atau keluarga.
Kepada teman setelah rencana dibatalkan:
Kami meninggalkan segalanya dengan canggung setelah rencana hari Sabtu berubah. Saya ingin mendengar pendapat Anda daripada terus menebak-nebak. Apakah Anda bersedia untuk berbicara minggu ini?
Kepada teman sekamar setelah bertengkar di dapur:
Bisakah kita bicara tentang argumen dapur? Saya frustrasi, tetapi saya rasa saya tidak mengerti apa yang Anda katakan. Bagaimana tampilannya dari sisi Anda?
Jangan menyalahkan Anda yang tidak pantas Anda terima. Mengakui lebih dari yang Anda lakukan agar terlihat lebih manis hanya akan membuat percakapan jujur menjadi lebih sulit di kemudian hari.
Apa yang Anda tanyakan setelah mereka mulai menjelaskan?
Dana berkata, "Saya menyebutkannya dalam sinkronisasi hari Kamis." Otak Anda segera membuka tab berlabel ITU BUKAN YANG TERJADI.
Tutup tab itu untuk saat ini. Ikuti saja apa yang sebenarnya dia katakan, bukan daftar yang Anda siapkan, dan pilih satu bagian yang tidak Anda mengerti dan tanyakan padanya tentang hal itu.
Anak tangga 3: Tindak lanjut yang spesifik
Ketika Anda mengatakan bahwa Anda telah menyampaikan kekhawatiran mengenai tenggat waktu, percakapan manakah yang Anda pikirkan?
- Gunakan kapan dia mengemukakan sesuatu yang Anda tidak ingat atau tidak ketahui (seperti percakapan sebelumnya).
- Ini memberi sinyal bahwa Anda menanggapi perkataannya dengan serius dan peduli dengan detail yang dia sampaikan kepada Anda.
Ada tiga bidang yang perlu ditanyakan, satu per satu:
- Apa yang dia pikir telah disetujui. “Menurutmu, apa tenggat waktu kita ketika kita berangkat hari Senin?”
- Momen yang paling berarti baginya. “Bagian pertemuan mana yang paling mengganggumu?”
- Harapannya atas tanggapan Anda. “Apa yang Anda harapkan akan saya katakan ketika Anda mengungkit masalah itu?”
Tunggu sampai dia menjawab setiap pertanyaan ini secara bergantian. Jika Anda kehilangan tempat, minta dia menyatakan kembali bagian itu. Jauh lebih baik untuk memastikan di sini daripada mengisi kekosongan dengan tebakan Anda sendiri.
Anak tangga 3 dalam latihan (ilustratif)
- kamu
Ketika Anda mengatakan bahwa Anda telah menyampaikan kekhawatiran mengenai tenggat waktu, percakapan manakah yang Anda pikirkan?
- Dana
Sinkronisasi hari Kamis. Saya bilang dua minggu itu ketat dan tidak ada yang mengangkatnya.
- kamu
Saya pikir saya telah menutup telepon itu lebih awal. Jadi Anda telah mengatakannya, dan kemudian Anda mendengar saya menyatakan tanggal tersebut sebagai tanggal final.
- Dana
Ya. Rasanya itu tidak masuk hitungan.
- kamu
Itu masuk akal. Apa yang Anda harapkan akan terjadi setelah Anda membesarkannya?
- Dana
Sejujurnya, cukup periksa sebentar dengan saya sebelum dimasukkan ke geladak.
Bagaimana Anda mendengarkan seseorang saat Anda merasa dia salah?
Ya, ada koreksi yang ingin Anda lakukan. Menahannya terasa fisik. Tapi Anda bisa membiarkan dia menyelesaikan pemikirannya.
Tuliskan koreksi di aplikasi catatan Anda sehingga Anda tidak lagi mengatupkan rahang untuk mengingatnya.
Daripada merumuskan jawaban saat lawan bicara sedang berbicara, pedoman penyelesaian konflik dari University of Colorado Boulder menyarankan agar Anda mendengarkan sudut pandangnya saat menyampaikannya.2 Sanggahan itu akan tetap ada setelah dia selesai berbicara.
Anak tangga 4: Pemeriksaan ringkasan
Anda mengira tenggat waktunya masih didiskusikan, jadi mendengar saya menyampaikannya sebagai sudah diselesaikan rasanya saya mengabaikan kekhawatiran Anda. Sudahkah saya memahaminya?
- Gunakan kapan dia telah menyelesaikan satu pemikiran penuh dan Anda dapat menyimpulkannya dalam satu atau dua kalimat.
- Ini memberi sinyal bahwa Anda telah sepenuhnya mengikuti pikiran dan perasaannya, dengan cara dia sendiri, sebelum Anda melanjutkan percakapan.
Jika dia mengoreksi ringkasan Anda, revisilah untuk memastikan Anda secara akurat mewakili pandangannya mengenai masalah tersebut. Dia tidak harus menyetujui kata-kata Anda yang sebenarnya.
Program Negosiasi Harvard Law School membedakan antara mengakui kekhawatiran seseorang dan menyetujuinya.3 Pengakuan adalah langkah pertama dalam menghadapi konflik. Setelah itu, masih ada pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai resolusi.
Anda dapat mengatakan, “Saya mengerti mengapa hal itu menyakitkan” dan tetap yakin bahwa tenggat waktunya tepat. Kedua kalimat tersebut cocok dengan percakapan yang sama.
Jika Anda masih tidak tahu apakah Anda tidak setuju atau hanya salah dengar, dua pemeriksaan ini dapat membantu Anda mengatasinya.
Sekalipun reaksinya masih tidak masuk akal bagi Anda, Anda bisa melakukannya akui perasaan yang tidak sepenuhnya Anda pahami. Terkadang perasaan perlu diakui meskipun Anda tidak memahaminya sepenuhnya.
Bagaimana jika mereka menolak menjelaskan atau bersikap defensif?
Terkadang balasan atas pesan hati-hati Anda sesederhana “tidak apa-apa, lupakan saja.” Kemudian gelembung pengetikan muncul dua kali lagi, dan tidak ada lagi yang diketik.
Anak tangga 5: Nyatakan niat Anda dengan jujur
Ini adalah langkah paling langsung pada tangga. Gunakan ketika orang lain mencurigai Anda sudah memutuskan bahwa dia salah.
Saya memiliki pandangan berbeda tentang apa yang terjadi. Saya bertanya karena saya ingin mendengar pendapat Anda sebelum kita membahas apa yang harus dilakukan selanjutnya.
- Gunakan kapan dia mengatakan sesuatu seperti “kedengarannya kamu sudah mengambil keputusan.”
- Ini memberi sinyal bahwa Anda jujur tentang pandangan Anda sendiri dan bahwa Anda masih menanyakan pertanyaan itu.
Anda tidak perlu berjanji padanya bahwa Anda akan setuju hanya untuk membuatnya terus membicarakan masalah tersebut. Dia mungkin tidak mau menjelaskan sama sekali, dan itu bisa diterima. Anda masih dapat melanjutkan dan memberikan ruang untuk percakapan selanjutnya:
Oke, saya tidak akan memaksakan percakapan sekarang. Jika Anda ingin berbicara nanti, saya tetap ingin memahami sudut pandang Anda.
Jika mereka tidak mau menjelaskannya sekarang
Mereka bilang "jangan sekarang" atau "tidak apa-apa"
Kirimkan balasan tanpa tekanan di atas. Jangan jadikan penjelasan sebagai syarat agar keadaan kembali normal.
Mereka pikir Anda sudah memutuskan bahwa mereka salah
Gunakan anak tangga 5. Nyatakan pandangan Anda dengan jujur dan katakan mengapa Anda masih bertanya.
Mereka kembali lagi nanti dan ingin berbicara
Kembali ke anak tangga 2 dan pertahankan waktu berapa pun yang mereka pilih.
Mereka terus menghina Anda
Jeda percakapan dan katakan Anda akan melanjutkannya jika percakapan masih tetap sopan.
Mereka mengancam Anda atau Anda merasa tidak aman
Tinggalkan percakapan dan segera cari bantuan dan dukungan.
Kapan Anda bisa mengungkapkan sisi konflik Anda?
Dana sudah selesai menjelaskan, Anda sudah merangkumnya, dan dia membenarkannya dengan mengatakan “ya, itu saja.” Inilah saat yang ditunggu-tunggu kembalinya elevator Anda, dan entah bagaimana hal itu telah kehilangan sebagian besar dampaknya.
Anak tangga 6: Minta giliran Anda
Terima kasih telah menjelaskan. Bisakah saya berbagi apa yang saya pahami tentang tenggat waktu, dan kemudian kita bisa membandingkan di mana hal-hal tersebut terlewati?
- Gunakan kapan Dana telah mengkonfirmasi ringkasan Anda, atau mengoreksinya hingga sesuai.
- Ini memberi sinyal bahwa mendengarkan terlebih dahulu bukan berarti tidak ada lagi yang perlu ditambahkan.
Saat membagikan kisah acara Anda, buatlah secara spesifik. Perjelas apa yang Anda yakini benar-benar terjadi dan apa yang Anda asumsikan saja.
Jika Anda menyesali cara Anda menangani sesuatu (misalnya, membicarakan dia saat dia mengungkitnya), katakan dengan terus terang alih-alih membuat alasan untuk itu.
Kemudian selesaikan satu hal. Anda dan Dana dapat sepakat untuk mulai mengonfirmasi tenggat waktu melalui email, atau mencari cara cepat lainnya untuk menandai potensi masalah sebelum masalah tersebut dimasukkan ke dalam pembahasan.
Hanya satu langkah berikutnya sudah cukup untuk melanjutkan saat ini, dan Anda dapat menyimpan sisanya lain kali ketika Anda berdua merasa lebih tenang.
Tulis pembuka Anda sendiri
[Nama], saya ingin berbicara tentang [momen spesifik]. Saya ingin memahami bagaimana Anda melihatnya. Apakah Anda terbuka untuk berbicara [opsi kali pertama], atau apakah [opsi kali kedua] lebih baik?
Momen spesifik
Jelaskan sesuatu yang Anda berdua lihat, seperti "pertemuan kemarin ketika kita tidak sepakat mengenai tenggat waktu". Tinggalkan apa yang menurut Anda maksudnya.
Opsi pertama kali
Tawarkan waktu yang konkret ketika tidak ada di antara Anda yang diburu atau diawasi, seperti "setelah makan siang hari ini".
Pilihan kedua kalinya
Berikan alternatif nyata agar mereka dapat memilih tanpa harus memikirkan alternatif lain, seperti "besok pagi".
Latih percakapan dengan Dana
Ketik pembuka Anda ke dalam Quippy dan latihlah bolak-balik dengan rekan yang membalas dengan cara yang sama seperti Dana.