Comment prendre la parole lors des réunions lorsque vous manquez le moment

Vous avez eu cette idée il y a 20 minutes. Vous avez peut-être même répété plusieurs fois la première partie de la première phrase. D'autres ont peut-être eu l'occasion d'intervenir avant que vous ne parveniez à prononcer un mot. Mais le sujet a évolué. Si le moment passe, vous pouvez toujours présenter vos idées aux bonnes personnes en faisant un suivi après la réunion avec une note rapide ou un appel téléphonique. Afin de présenter vos idées aux bonnes personnes lors de la réunion, la solution est principalement mécanique. Entrez avec un point clair à transmettre. Faites une petite contribution symbolique dès le début. Entrez ensuite dans une transition naturelle avec une courte ligne d'ouverture et présentez votre argument en trois phrases courtes environ.

La retenue au travail est courante. Une étude exploratoire menée pour comprendre le processus consistant à faire part de ses préoccupations aux superviseurs sur les lieux de travail aux États-Unis a révélé que 34 employés à temps plein sur 40 (85 %) ont déclaré avoir hésité à faire part de leurs préoccupations qu'ils jugeaient importantes à un moment ou à un autre.¹. La raison évoquée le plus souvent était la crainte que le fait d’exprimer leurs préoccupations puisse conduire à une perception négative d’eux et même nuire à leurs relations de travail positives. Notez que c'était pour faire part de leurs préoccupations à leurs patrons plutôt que pour les réunions en général. Ainsi, bien qu’il ne décrive pas spécifiquement les réunions, la peur qu’il décrit semblera familière à de nombreuses personnes plus calmes qui envisagent de prendre la parole lors des réunions. Les étapes ci-dessous décrivent les moyens de rendre la prise de parole lors des réunions plus petite et plus routinière.

Choisissez un point avant le début de la réunion

Lisez l'ordre du jour de la réunion à tenir ou lisez le titre de l'e-mail qui vous a été envoyé en préparation de la réunion. Choisissez le point de l’ordre du jour auquel vous pourrez contribuer. Écrivez votre point de vue en une phrase. Cela peut être quelque chose d'aussi simple que « Nous pourrions d'abord essayer de tester cette nouvelle forme avec une seule équipe. » Notez que si vous écrivez quelque chose comme « J'ai quelques réflexions sur l'intégration », vous devrez alors élaborer le reste des réflexions que vous avez sur l'intégration au cours de la réunion. Et c’est là que vous finirez probablement par divaguer.

En ajoutant une raison à votre phrase préparée, vous pouvez l'étendre en une phrase complète plus un parce que, ce qui est assez facile à prononcer. Conservez la note que vous avez utilisée pour rédiger votre contribution à la réunion dans un endroit où vous pourrez la consulter, par exemple, un pense-bête ou le haut des notes de réunion dans le document que vous avez utilisé pour les notes.

Apportez votre meilleure idée à la réunion et utilisez les autres idées pour un e-mail ultérieur. Cette contribution claire à la réunion est beaucoup plus facile à comprendre pour une salle très occupée que trois contributions moins claires.

Dites quelque chose dans les dix premières minutes

Les premières contributions n’ont pas besoin d’être profondes. Vous pouvez simplement répondre à une question de statut, confirmer une date ou même ajouter un détail supplémentaire aux pensées de quelqu'un d'autre. C’est très simple à faire car cela se base sur ce que vous venez d’entendre. Lors des visioconférences, gardez votre caméra allumée, gardez votre curseur près du bouton de mise en sourdine et cliquez pour commencer à parler dès que vous entendez la voix de l'orateur tomber à la fin d'une phrase et qu'il commence à se pencher en arrière sur sa chaise et à rechercher ses notes.

Les premières contributions aux réunions ne doivent pas nécessairement être longues ou profondes. En fait, répondre à une question de statut, confirmer une date ou ajouter un seul détail à l’idée de quelqu’un d’autre pour la réunion sont autant de grandes contributions à une réunion. Ces contributions pourraient être :

Lors d'un appel vidéo, assurez-vous que votre caméra est allumée et que votre curseur se trouve à proximité du bouton de rétablissement du son. De cette façon, votre première contribution peut être aussi simple qu'un clic de souris. Si vous attendez habituellement le moment idéal, considérez les dix premières minutes d’une réunion comme votre fenêtre et prévoyez de l’utiliser.

Repérez un moment naturel pour entrer

Les ouvertures d’une réunion se présentent généralement sous la forme de transitions d’un point à un autre (fin de l’argumentation d’un orateur, fin d’une diapositive, etc.) ainsi que de questions de l’animateur pour des commentaires supplémentaires. C'est là que l'on attend les voix des nouveaux contributeurs.

Faites attention à l'orateur. Lorsqu’ils ont fini de prononcer une phrase, puis s’adossent à leur chaise ou commencent à parcourir leurs notes, cela signifie généralement qu’ils ont fini de parler sur ce sujet. N’attendez pas ce qui ressemble à un silence inconfortable d’une seule seconde. Le sujet peut évoluer rapidement.

Le fait de lever la main ou de se pencher en avant peut attirer l’attention de l’orateur et du ou des animateurs et leur permettre de vous reconnaître.

123

1. 1
   Le point préparé

   Le pense-bête de Sam contient sa seule phrase et sa raison, il n'a donc pas besoin de garder le texte en tête.

2. 2
   Une transition naturelle

   La diapositive sur l'écran vient de changer. Un changement comme celui-là est un moment où la salle attend une nouvelle voix.

3. 3
   Un auditeur ouvert

   Jordan est tourné vers Sam et le regarde. Se pencher en avant donne à un animateur ou à un collègue le signal de vous faire intervenir.

Ouvrir avec une ligne qui revendique la parole

Vos premiers mots lors d’une réunion définissent les attentes quant à ce que vous devez dire. Ne commencez pas par des excuses telles que « Désolé, cela pourrait être une question idiote ». Ces mots peuvent prendre vos premières secondes et amener les attentes du public à se demander quelle question idiote vous pourriez éventuellement poser.

Faire un lien vers ce qui vient d’être dit est le plus simple :

Si la conversation a évolué dans une autre direction, revenez au point précédent :

Si vous commencez à parler en même temps que quelqu’un d’autre, dites-lui que vous parlerez après lui. Cela vous permettra de prendre la parole une fois qu'ils auront fini de parler sur ce point. Faites attention à ne pas vous laisser parler une fois que vous avez commencé à parler.

Sam a l'idée (à titre d'illustration)

1. 
   Jordanie

   Ainsi, le nouveau formulaire est mis en ligne pour tout le monde dès le premier. Y a-t-il autre chose sur l'intégration ?

2. 
   Sam

   Sur cette base, je pense que nous pourrions d'abord le tester avec l'équipe d'assistance. Ce sont eux qui acceptent le plus de nouvelles recrues, nous pouvons donc détecter rapidement les problèmes.

3. 
   Jordanie

   C'est un bon point. Combien de temps durerait le test ?

4. 
   Sam

   Deux semaines devraient suffire. Je peux le configurer et partager ce que nous trouvons.

5. 
   Jordanie

   Faisons ça. Sam, peux-tu envoyer le plan d'ici vendredi ?

Dis-le en trois phrases, puis arrête

Un cadre simple pour rester sur la bonne voie : 1. Une déclaration du point que vous souhaitez faire valoir ; 2. Une brève explication d'une raison pour ce point ; 3. Une suggestion sur la marche à suivre. Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler dans une vraie réunion :

Alors arrête de parler. Ce silence peut sembler long, mais cela signifie généralement que les gens travaillent dur pour réfléchir à une réponse. Essayez de garder vos réponses de suivi brèves. Une ou deux phrases pour répondre à une question suffisent pour montrer que vous avez réfléchi au problème en question.

Construisez votre propre argument en trois phrases

Je pense que nous devrions [votre point]. [Une raison], donc [ce que l'équipe gagne]. Pourrions-nous [une petite prochaine étape] ?

Votre point+

La seule phrase que vous avez écrite avant la réunion. Gardez-le suffisamment précis pour pouvoir agir.

Une raison+

Choisissez la raison la plus solide. Sauvez les autres au cas où quelqu’un vous le demanderait.

Ce que l'équipe gagne+

Nommez un résultat concret, comme détecter les problèmes plus tôt ou enregistrer une étape.

Une petite prochaine étape+

Suggérez quelque chose de facile à accepter, comme un court essai, une vérification rapide ou une conversation de suivi.

Faites un suivi lorsque le moment est passé

Il est possible que vos idées ne soient pas évoquées lors d’une réunion avant que ce moment ne soit passé. Envoyez un e-mail dans quelques heures à la personne responsable ou au fil de discussion si votre équipe en utilise un. Comme pour la version orale, elle doit comprendre le point, sa raison et l'étape suivante.

Assurez-vous simplement qu'il est aussi court que nécessaire pour une contribution orale (c'est-à-dire le point, la raison, la ou les prochaines étapes). Voici un exemple :

Cela vous permet également de faire référence à la correspondance précédente lors de réunions futures liées à ce sujet. Par exemple, vous pourriez commencer par dire : « J'ai envoyé une idée rapide à ce sujet après mardi… ».

Si vous quittez souvent des réunions sans avoir dit quelque chose, rappelez à votre responsable ou à la personne qui dirige la réunion que vous êtes un orateur plus discret et qu'il doit vérifier avec vous avant de clôturer un point.

Vous avez raté le moment. Et maintenant ?

Une décision est encore ouverte sur le sujet+

Envoyez aujourd'hui une courte note au propriétaire de la décision avec votre point de vue, une raison et une prochaine étape.

L'équipe a un fil de discussion partagé+

Publiez votre suivi ici afin que tous les participants à la réunion le voient.

Le sujet est au prochain ordre du jour+

Mentionnez votre note précédente lorsque l'élément apparaît et utilisez-la comme ligne d'ouverture.

La décision est déjà définitive+

Arrêtez-vous là pour celui-ci. Enregistrez l’idée pour une discussion future où elle s’applique.

Cela se produit dans la plupart de vos réunions+

Demandez à votre responsable ou à l'animateur de vous enregistrer auprès de personnes plus calmes avant de clôturer un élément.

Essayez-le lors de votre prochaine réunion

Trouvez votre prochaine réunion qui a un ordre du jour. Écrivez une phrase avec le point principal de ce que vous voulez dire et une phrase avec le raisonnement qui le sous-tend. Décidez quand vous commencerez à parler (par exemple, quand le point correspondant de l’ordre du jour commencera). Notez si vous avez réussi à parler et comment vous avez pu le faire lors de la réunion.

Ces lignes peuvent être pratiquées à l'aide de Quippy pour pratiquer de vraies conversations avant une réunion. La « première ligne » d’une conversation peut être particulièrement difficile à prononcer à voix haute, et Quippy vous permet de la répéter avec un partenaire de scène avant la réunion.

Sources et références

1. Milliken, Morrison et Hewlin (2003). Une étude exploratoire sur le silence des employés : problèmes que les employés ne communiquent pas vers le haut et pourquoi. Journal of Management Studies (manuscrit des auteurs).Entretiens avec 40 employés américains à temps plein dans des secteurs tels que le conseil et les services financiers sur la manière de faire part de leurs préoccupations aux superviseurs ; petit échantillon exploratoire, sur les préoccupations ascendantes plutôt que sur les idées lors des réunions en particulier.