Vous avez écrit quatre fois « Je suis vraiment désolé, je ne pense pas que je pourrai le faire ». Chaque version devient plus longue et plus désolée.
Le message de Sam, "Y a-t-il une chance que vous puissiez retirer le rapport trimestriel de mon assiette cette semaine ?", a été envoyé il y a 40 minutes. Il est indiqué « Vu » en dessous dans le chat de l'équipe. Sam sait donc que vous avez vu le message.
Votre curseur se trouve après le mot « malheureusement » dans la quatrième version de votre message et vos épaules remontent vers vos oreilles.
Il est possible de répondre très brièvement à ces types de demandes. Il vous suffit de refuser la demande et de donner une raison liée au travail pour le faire.
Vous pouvez proposer de réaliser une plus petite partie du travail ou de le terminer plus tard, mais seulement si vous êtes réellement en mesure de le livrer.
Si la demande provient de votre responsable, nommez le conflit entre les tâches de travail et demandez à votre responsable de décider quelle tâche effectuer en premier.
Il existe six types de demandes de travail supplémentaire qui surviennent le plus fréquemment. Vous trouverez ci-dessous des messages que vous pouvez utiliser pour répondre à chacun de ces types de demandes. Notez que le libellé varie en fonction de la personne qui fait la demande et de la manière dont la demande vous est adressée.
Que devez-vous vérifier avant de dire non à un travail supplémentaire ?
Des recherches menées par l'American Psychological Association montrent que de nombreux travailleurs se sentent stressés à cause de leur travail. Dans une enquête en ligne réalisée en 2023 auprès de 2 515 adultes américains employés, 77 % des travailleurs ont déclaré avoir subi un stress lié au travail au cours du mois dernier.1 Si votre pouls s’est accéléré lorsque le nom de Sam s’est allumé, vous n’êtes pas seul.
Les données de l’enquête sont basées sur des auto-évaluations, elles ne peuvent donc pas montrer si le refus du travail supplémentaire réduira le stress ou nuira à votre réputation au travail.
Vérifiez les faits. Lorsque vous êtes au milieu de tout cela, il est plus utile de vérifier les faits concernant votre travail que de rouvrir votre calendrier une troisième fois, même s'il n'a pas changé depuis la deuxième fois que vous l'avez consulté.
- Que demande-t-on ? Que signifie réellement « retirer le rapport » de l’assiette de Sam ? Parlons-nous de 12 pages de rapport ou de rassembler quelques chiffres pour un résumé ? Découvrez la date d’échéance de cette tâche et qui en sera responsable une fois que vous aurez accompli votre part.
- Vos délais serrés. Parcourez toutes les tâches que vous devez accomplir cette semaine avec le travail restant sur chacune (par exemple « proposition client pour jeudi, environ une journée et demie de travail »).
- Vos heures réelles disponibles au travail. Supprimez le temps consacré aux réunions et le temps dont vous avez besoin pour réviser votre propre travail. Un après-midi qui semble « libre » mais qui comporte deux appels peut vous laisser seulement 90 minutes.
- Qui définit vos priorités de travail. Un travail vous est demandé par des collègues (Sam) et vous pouvez l'accepter ou le refuser. Le travail vous est assigné par votre responsable (Maya) et vous auriez une conversation avec elle sur la tâche qui bouge.
Si vous ne pouvez pas y répondre sur-le-champ, vous pouvez utiliser le brief "Je dois vérifier mes délais. Je vous répondrai avant 15 heures". message pour répondre. C’est une réponse complète en soi, et cela met fin au regard fixe de quarante minutes.
Comment dire non au travail selon qui le demande ?
Vos deux notifications du même mardi matin sont deux demandes différentes. Sam a demandé "si vous aviez une chance..." et Maya a demandé "Pouvez-vous également récupérer le résumé du client ?"
Elles ressemblent au même type de demande, sous une forme différente. La réponse est cependant très différente.
Trouvez votre situation ci-dessous, puis passez à cette section.
De quel type de demande de travail supplémentaire s’agit-il ?
Un collègue vous demande de retirer quelque chose de son assiette
C'est la faveur. Dites non pour une seule raison et proposez un petit morceau seulement si vous avez vraiment de la place.
Votre manager ajoute une tâche en plus de vos délais actuels
C'est le module complémentaire. Nommez le conflit et demandez quelle tâche vient en premier.
Quelqu'un dit que ça ne prendra qu'une minute, ou que c'est urgent
C'est la pression. Répétez votre réponse une fois et proposez uniquement ce qui existe déjà.
Vous êtes invité à participer à un projet, un comité ou une équipe optionnel
C'est le créneau des bénévoles. Un simple non, c’est bien. Offrez une pièce délimitée si vous le souhaitez.
Tu as déjà dit oui et tu vois maintenant que tu ne peux pas livrer
C'est le oui regretté. Corrigez-le le jour même avec une nouvelle date ou un nouveau propriétaire.
Le même genre de demande revient sans cesse
C'est le modèle. Demandez à votre responsable une conversation séparée sur votre charge de travail.
Comment dire non à un collègue qui demande de l'aide ?
On dirait que vous réécrivez ce message depuis le déjeuner. Le « pas de soucis sinon » à la fin de la demande de Sam est en quelque sorte la cause, puisque vous savez tous les deux que cela signifie vraiment qu'il y a des soucis.
- Comment le repérer : la demande semble amicale et un peu oblique, du genre « avez-vous une chance de prendre le rapport cette semaine ? Mais Sam ne peut pas vous confier le travail ni définir vos priorités.
- Ce que cela signifie habituellement : Sam est enterré aussi et espère juste que quelqu'un dira oui, et peut-être qu'il vous choisira parce que vous le faites habituellement.
Tenez-vous-en à la déclaration simple et à une explication pour ne pas assumer de travail supplémentaire. N’entrez pas dans une description complète de votre calendrier.
Je ne peux pas prendre le rapport cette semaine. Je termine la proposition client pour jeudi et j'ai besoin du temps restant pour cela.
N'oubliez pas que s'il y a un petit travail supplémentaire pour lequel vous avez vraiment de la place, vous pouvez le mentionner dans une phrase séparée, mais cela ne doit pas masquer votre non.
Je ne peux pas rédiger le rapport. Je peux vous envoyer les chiffres que j'ai déjà d'ici demain midi.
Sam n'a pas besoin de tout votre calendrier. Sam a besoin de savoir avant trois heures s’il doit aller chercher quelqu’un d’autre.
C’est un problème subtil mais courant. Dire « je vais essayer » alors que vous connaissez déjà la réponse peut revenir vous hanter plus tard.
Cela peut paraître plus gentil à 14 heures. Mais la situation est bien pire jeudi, alors que Sam attend toujours un rapport qui n'est jamais arrivé.
Si Sam vous contacte en dehors des heures d'ouverture (par exemple, 19 heures), alors dire à un collègue que vous ne pouvez pas l'aider après les heures de travail utilise la même structure avec une ligne supplémentaire sur le timing.
Comment dire non au travail supplémentaire de votre manager ?
Il est maintenant 16h40 mercredi. Votre responsable Maya s'est arrêtée à votre bureau et a ajouté une autre tâche à votre assiette déjà pleine. Elle veut que vous rédigiez le récapitulatif client pour vendredi.
Les prévisions devraient déjà être rendues ce vendredi et on s’entend déjà commencer à dire « bien sûr ».
- Comment le repérer : il semble que votre responsable demande du travail, et il semble que cela chevauchera d'autres travaux que vous avez promis de terminer d'ici vendredi.
- Ce que cela signifie habituellement : il semble que Maya n’ait pas en tête une liste complète de vos tâches actuelles, elle a donc besoin que vous lui montriez le compromis.
Remettez la décision à votre responsable et traitez le nouveau travail comme un véritable travail qui doit s'intégrer dans votre liste de tâches actuelle. Expliquez en quoi le nouveau travail entrera en conflit avec d'autres tâches en cours.
Maya peut alors décider quoi faire pour assumer ce travail supplémentaire.
Je peux prendre en charge le résumé client, mais je ne peux pas terminer celui-ci ni les prévisions d'ici vendredi. Lequel dois-je prioriser et quel délai devons-nous modifier pour l’autre ?
Conformément aux normes de gestion du Health and Safety Executive du Royaume-Uni, les organisations doivent proposer des exigences professionnelles réalisables dans les horaires de travail convenus.2 Cela vous donne une certaine base pour soulever le conflit. Cela ne signifie pas pour autant qu’un gestionnaire individuel sera d’accord avec vous.
Il est également utile de citer le travail qui sera nécessaire en termes de temps. Par exemple, « environ une demi-journée de travail » au lieu de « trop ». Cela donne à Maya quelque chose à planifier plutôt qu'un sentiment avec lequel discuter.
Une fois que vous avez accepté le nouveau plan, enregistrez-le sur une seule ligne de texte afin que vous ayez tous les deux le même enregistrement la semaine prochaine.
Merci. Je terminerai le récapitulatif client d’ici vendredi et déplacerai les prévisions à mardi, comme convenu.
Si vous constatez déjà qu'une date limite actuelle est dépassée, indiquez que vous la manquerez dans cette même conversation, comme indiqué dans en parler à votre patron avant l'échéance.
Que dites-vous quand quelqu’un dit que cela ne prendra qu’une minute ?
« Seulement une minute » est une unité de temps qui n'apparaît que dans les demandes des autres. Sam a répondu à votre « non » par exactement cela, et a ajouté « c’est vraiment urgent ». Votre pouce survole une réponse qui commence par « d'accord, très bien ».
- Comment le repérer : il s’agit d’une reformulation d’une tâche que vous avez déjà refusée, et le suivi peut réduire la portée de la tâche (« elle est minuscule ») ou augmenter la pression pour l’accomplir (« je suis désespéré ici »).
- Ce que cela signifie habituellement : Le problème de Sam est toujours réel et non résolu, mais le suivi doit être traité de la même manière que la première demande. Votre réponse reste la même.
Demandez plus d’informations si vous n’êtes pas sûr de l’étendue des travaux ; sinon, reformulez simplement votre réponse précédente calmement. De nouvelles excuses ne font qu’inviter à davantage de discussions sur les raisons pour lesquelles vous devriez faire plus de travail.
Je comprends que c'est urgent. Je n’arrive toujours pas à m’en approprier aujourd’hui. Je peux envoyer la feuille de calcul existante, mais je ne pourrai pas la mettre à jour.
Si la réaction se résume à savoir si vous avez l’esprit d’équipe, ne vous laissez pas entraîner. N’essayez pas de justifier votre caractère. Gardez-le sur les deux tâches et laissez votre personnage en dehors.
Je veux que l’équipe respecte les deux délais. Prendre cela mettrait la proposition en danger. Vérifions avec Maya quelle tâche devrait venir en premier.
N'oubliez pas qu'il vaut mieux garder un ton neutre que de recourir au sarcasme, même si quelqu'un vous pousse à l'encontre de vos intérêts. N’énumérez pas toutes les faveurs que vous avez faites à la personne depuis mars.
Faites attention à ne pas accepter les deux délais dans le seul but de mettre fin à un moment délicat et de ne pas respecter l'un d'entre eux. Cette promesse arrive à échéance vendredi.
Si la pression persiste pendant des jours, il y a une explication plus longue à cela. comment réagir quand quelqu'un continue de vous pousser après que vous ayez dit non.
Comment refuser un projet facultatif au travail ?
L’e-mail s’ouvre par « Nous serions ravis de vous avoir dans l’équipe du projet ». Vous êtes à mi-chemin d’écrire un oui avant même d’avoir lu le reste et vu qui d’autre y figure.
- Comment le repérer : c’est présenté comme une opportunité. Votre travail vous oblige-t-il à effectuer un travail supplémentaire comme celui-ci ? Non.
- Ce que cela signifie habituellement : quelqu'un a besoin de mains supplémentaires et vous décidez si votre temps peut ou non être utilisé pour ce travail.
Je ne peux pas rejoindre l’équipe du projet ce mois-ci. Je pourrai examiner le mémoire de deux pages mercredi et envoyer mes commentaires à 16 heures.
Ce message est bien présenté, avec pour tâche de réviser un mémoire, d'une portée de deux pages, un jour de mercredi et une heure de seize heures. Le message « Heureux de vous aider autant que je peux » finit généralement par représenter beaucoup plus de travail pour vous, car vous devez constamment faire des allers-retours avec eux pour convenir des détails du travail supplémentaire.
Veuillez ne pas proposer le travail à un autre membre de l'équipe sans vérifier au préalable avec lui s'il a le temps de le faire. Vous pouvez suggérer de demander au chef d’équipe qui a le plus de capacités.
Dire simplement non est acceptable pour un travail supplémentaire qui est également facultatif. Vous n’avez pas besoin de trouver un travail alternatif pour compenser, et vous ne devez certainement pas vos soirées et vos week-ends.
Comment récupérer un oui au travail ?
Vous avez dit « bien sûr, pas de problème » à la hâte, alors que votre cerveau était encore en train de charger le calendrier. Vingt minutes plus tard, lorsque vous ouvrez le tracker de lancement du projet, votre estomac se serre.
- Comment le repérer : vous vous êtes mis d’accord rapidement, lors d’une réunion ou dans un couloir, et vous ne regardez que maintenant le calendrier. Les calculs se sont effondrés après que vous ayez dit oui si rapidement.
- Ce que cela signifie habituellement : l’engagement initial doit être réédité aujourd’hui sous une forme réalisable pour vous, pendant qu’il est encore temps pour quelqu’un de replanifier.
Admettez votre accord hâtif pour accepter plus de travail. Engagez-vous à adopter un régime de travail alternatif que vous pouvez réellement respecter.
J'ai accepté avant de vérifier le travail restant sur le lancement. Je ne peux pas livrer l’analyse d’ici jeudi. Je peux le terminer d'ici lundi, ou nous devons discuter d'un autre propriétaire.
Envoyez-le le jour même où vous réalisez la nécessité de vous rétracter. Chaque jour qui passe, Maya et Sam ont moins d'options pour replanifier le changement.
Que faites-vous lorsque des demandes de travail supplémentaires reviennent sans cesse ?
L’Institut national pour la sécurité et la santé au travail du CDC décrit le stress au travail comme les réactions néfastes qui se produisent lorsque les exigences du travail ne correspondent pas aux capacités, aux ressources ou aux besoins d’un travailleur.3 Lorsque les demandes supplémentaires ne s’arrêtent jamais, comme celle de Sam, cette inadéquation est le véritable sujet.
- Comment le repérer : vous avez dit non aux rapports de Sam trois fois ce trimestre, et une quatrième demande vient d'arriver dans votre boîte de réception e-mail.
- Ce que cela signifie habituellement : un non poli de plus ne changera rien. Une conversation avec Maya au sujet de votre charge de travail actuelle s'impose.
Commencez votre discussion sur le travail qui vous est demandé en le présentant comme un problème de planification qui nécessite la contribution de Maya et de vous-même. Avant cela, faites une liste de toutes les faveurs qui vous sont demandées, estimez le temps qu'il faut pour chacune d'entre elles et notez ce qui a échappé à la suite de l'acceptation de ces tâches.
Discutez des parties de votre rôle que vous devez continuer et de ce qui pourrait s’arrêter.
Maya, pourrions-nous prendre vingt minutes cette semaine pour examiner ma charge de travail ? J'ai reçu quatre demandes supplémentaires ce mois-ci, et le travail de lancement ralentit à cause d'elles.
Le scénario est légèrement différent lorsqu'il y a des affrontements entre différentes personnes qui vous donnent des instructions de travail. Ceci est couvert dans demander quelle tâche prioriser en cas de conflit d'instructions.
Est-ce que dire non au travail supplémentaire nuira à votre réputation ?
Le lendemain matin, vous croisez Sam dans la cuisine et Sam vous dit bonjour comme si de rien n'était. Tous les horribles arguments que vous avez eus pendant plus de la moitié de la nuit n’ont jamais abouti.
Ce que les gens ont tendance à retenir, c’est la façon dont vous gérez les choses par la suite. Il n’est pas nécessaire de revenir en arrière et d’adoucir votre refus après coup.
- Tenez vos engagements. Envoyez les numéros à Sam avant midi et signalez tout retard dans vos autres travaux dès que vous les repérez.
- Traitez Sam comme vous le faites habituellement. Soyez poli avec Sam et répondez à sa prochaine question sur d'autres travaux comme d'habitude, sans essayer de compenser le non par une faveur surprise.
- Écrivez une note d’une ligne. Enregistrez les priorités révisées lorsque Maya déplace les prévisions. Cela évite une conversation confuse dans deux semaines.
- Ne mettez personne en copie. Copier les gens pour prouver que vous aviez raison coûterait plus de bonne volonté que le « non » original.
Entraînez-vous à dire non avant que Sam ne vous le demande.
Écrivez un non en deux phrases pour la prochaine demande de travail supplémentaire que vous attendez, puis entraînez-vous à le dire à Sam dans Quippy jusqu'à ce qu'il sorte sans le mot « malheureusement ».