Comment faire un suivi après un entretien d'embauche, avec un e-mail pour chaque étape

Si vous venez d'avoir un entretien et que vous avez besoin de savoir quoi envoyer après l'entretien et quand l'envoyer, voici la réponse courte. Écrivez une note de remerciement dans les 24 heures suivant l'entretien. Attendez la date de décision à laquelle ils vous ont dit qu'ils prendraient une décision. Attendez quelques jours après cette date, puis envoyez une vérification de statut poli. Si vous n'obtenez aucune réponse à votre vérification de statut, rédigez une note finale environ une semaine plus tard, puis consultez d'autres offres d'emploi. Quant à la longueur, chacune de ces notes ne peut contenir que quelques phrases. J'inclus des exemples ci-dessous.

Envoyez l'e-mail de remerciement dans la journée

Envoyez-le le jour même de l'entretien ou au plus tard le lendemain matin. Adressez-vous à l'intervieweur par son nom dans le corps de l'e-mail. S'il y avait plusieurs personnes dans le panel pour votre entretien, envoyez des notes de remerciement distinctes à chacune d'elles. Alternativement, vous pouvez leur envoyer un e-mail à tous avec leurs noms répertoriés dans le corps. Assurez-vous d'inclure leurs adresses e-mail dans votre liste de contacts de messagerie afin de pouvoir les trouver facilement pour envoyer la note de remerciement.

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   Carnet avec les détails de l'intervieweur

   Notez le nom de chaque intervieweur, l'orthographe correcte et une chose qu'il a dite. Ce détail devient la ligne spécifique de votre e-mail de remerciement.

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   Court brouillon sur l'ordinateur portable

   Limitez le remerciement à trois ou quatre phrases et envoyez-le le jour même, ou au plus tard le lendemain matin.

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   Date de décision sur le calendrier

   Notez la date qu'ils vous ont donnée, ainsi qu'un rappel deux ou trois jours ouvrables plus tard. Ce rappel est votre signal pour une vérification de statut.

Exprimer votre gratitude dans une note de remerciement est très simple. Reconnaissez avoir eu le temps de vous présenter à un entretien et exprimez votre intérêt continu pour le poste pour lequel vous avez passé un entretien. Énoncez un point précis qui a été évoqué lors de votre conversation et réitérez votre enthousiasme pour le poste. Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une note de remerciement pour l’entretien de Sam avec Jordan :

Vous pouvez modifier les détails de « l'intégration » en autre chose à partir de votre entretien avec eux. Quelque chose comme un projet qu'ils ont décrit ou une bonne question que vous leur avez posée et dont ils ont discuté avec vous conviendrait. Soyez simplement bref et concis et gardez la ligne d'objet de l'e-mail claire, comme « Merci pour la conversation d'aujourd'hui ».

Bonjour Jordan, merci d'avoir pris le temps de parler avec moi aujourd'hui. J'ai aimé entendre comment votre équipe reconstruit le processus d'intégration pour les nouvelles recrues, et ce processus réinventé m'a vraiment rendu encore plus enthousiasmé par ce rôle. S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux fournir autre chose pour vous aider à avancer.

Cette phrase fait référence à quelque chose que Jordan a réellement dit, ce qui montre que Sam écoutait et aide Jordan à relier l'e-mail à la bonne interview. Remplacez-le par un vrai détail de votre propre conversation. Une ligne générique telle que « J’ai aimé découvrir l’entreprise » aurait pu être envoyée par n’importe qui.

Utilisez une phrase pour clarifier une réponse faible

Même si votre entretien s'est bien déroulé, vous devrez peut-être rafistoler une seule réponse faible dans vos notes de remerciement. N'oubliez pas d'être bref et de ne jamais présenter d'excuses pour la performance de votre entretien. Voici un exemple illustrant la façon dont Sam pourrait corriger une petite faiblesse dans sa conversation avec Jordan concernant la budgétisation de ses projets passés :

Vous pouvez ajouter beaucoup de mots pour expliquer une petite erreur, mais cela peut donner l’impression que l’erreur est plus grande. Ajoutez simplement une phrase à votre note de remerciement.

Arrêtez de vous soucier de la formulation parfaite

Beaucoup de gens hésitent à écrire une note de remerciement parce qu’ils craignent que cela paraisse stupide. Dans une série de quatre expériences, des personnes ayant écrit des lettres de gratitude à quelqu'un qui avait touché leur vie de manière significative ont surestimé la façon dont les autres réagiraient avec inconfort aux expressions de remerciement et sous-estimé à quel point l'autre personne apprécierait le geste.¹. Bien que ces études ne portaient pas sur les entretiens d’embauche ou les responsables du recrutement, elles donnent un aperçu de la façon dont ces types de lettres sont perçus.

Aucune de ces études n’impliquait que les personnes interrogées remerciaient les responsables du recrutement d’avoir discuté avec eux d’une offre d’emploi. Ils ne nous disent donc pas si un email de remerciement vous aide à être embauché. Ce qu’ils suggèrent, cependant, c’est que notre peur de paraître terrible dans un écrit peut être plus grande que la réaction du lecteur à une note claire et sincère. Lisez votre brouillon une fois, puis envoyez la note la plus simple.

Attendez la date de décision avant de vous enregistrer

Fixez la date de décision mentionnée lors de l’entretien dans votre calendrier. Attendez que cette date soit passée avant de vous enregistrer auprès d'eux. Ensuite, attendez 2 à 3 jours ouvrables avant d'envoyer une vérification de statut.

La raison de cette attente est qu'il existe de nombreuses raisons de retards dans l'embauche, telles que d'autres entretiens, des personnes absentes pour d'autres problèmes, etc., et également qu'un manager peut avoir besoin d'approuver une décision. Si personne ne vous a donné de rendez-vous, attendez environ une semaine après l'e-mail de remerciement.

Envoyer un chèque de statut poli

Répondez à Jordan dans le fil de discussion et exprimez votre intérêt continu pour le poste avant de demander une mise à jour sur le calendrier. La note ci-dessous est un exemple de ce que vous pourriez écrire :

Il n’est pas nécessaire d’inclure des expressions telles que « Je n’ai pas eu de réponse » ou « Je sais que vous êtes occupé, mais ». Ces lignes ajoutent de la pression à l'intervieweur ou semblent s'excuser sans donner à Jordan quoi que ce soit à répondre. Si une autre offre d’emploi comporte une date limite, indiquez également la date.

Une vérification de statut qui obtient une nouvelle chronologie

1. 
   Sam

   Salut Jordan, j'espère que ta semaine se passe bien. Je suis toujours très intéressé par le rôle de coordinateur de projet et je voulais vérifier s'il y avait une mise à jour sur le calendrier. Heureux de partager tout ce qui pourrait aider.

2. 
   Jordanie

   Merci de votre arrivée, Sam. Nous terminons les deux derniers entretiens cette semaine, nous espérons donc prendre une décision d'ici vendredi prochain.

3. 
   Sam

   C'est utile, merci. J'attends avec impatience de vos nouvelles et je serai heureux de répondre à vos questions avant cette date.

4. 
   Jordanie

   Fera l'affaire. Passe un bon week-end.

Si la vérification de l'état ne reçoit pas non plus de réponse

Un deuxième silence de la part d'un intervieweur peut être très frustrant et même donner l'impression que la recherche de candidats a été interrompue. Cependant, il est possible que la boîte de réception de l’intervieweur soit tout simplement pleine. Attendez une semaine, puis envoyez le court message suivant qui garde la porte ouverte :

Après ce mot de clôture, il est temps de passer à autre chose et d’arrêter d’envoyer des e-mails. Si l'intervieweur vous répond des semaines plus tard, vous pouvez alors reprendre là où vous vous étiez arrêté. Continuez à postuler pour d’autres emplois en attendant.

Que faire ensuite, en fonction de ce que vous entendez en retour ?

La Jordanie répond avec une nouvelle date de décision+

Remerciez-les sur une seule ligne, notez la nouvelle date dans votre calendrier et attendez qu'elle passe avant de vous réenregistrer.

Pas de réponse deux ou trois jours ouvrés après la date de décision+

Envoyez une vérification de statut poli dans le même fil de discussion.

Aucune réponse environ une semaine après la vérification du statut+

Envoyez une note de clôture demandant une réponse dans un sens ou dans l'autre.

Toujours pas de réponse après le mot de clôture+

Arrêtez d'envoyer des e-mails à propos de ce poste et continuez à postuler ailleurs. Si Jordan vous écrit plus tard, répondez normalement.

Vous recevez une offre concurrente avec un délai+

Envoyez un e-mail maintenant, indiquez la date limite et demandez-leur s'ils peuvent partager leur timing.

Quand LinkedIn ou un appel téléphonique convient mieux

LinkedIn ou appel téléphonique ? Si un recruteur vous a appelé tout au long du processus, ou si vous essayez d’obtenir une réponse rapidement en raison de la date limite d’une offre concurrente, alors les appels téléphoniques sont acceptables. Et puis écrivez ensuite un court e-mail pour réitérer les détails que vous avez promis au téléphone. Un court message LinkedIn convient lorsque vous n’avez que le profil de Jordan ou lorsqu’un recruteur vous a contacté pour la première fois. Gardez-le plus court que l'e-mail :

Vous pouvez choisir un appel téléphonique si un recruteur vous a déjà appelé ou si vous avez d'autres offres qui expirent dans quelques jours et que vous avez besoin d'une réponse plus tôt que l'e-mail n'est susceptible de vous en obtenir une. Gardez également ce bref et assurez-vous de faire suivre un bref e-mail pour vous assurer que toutes vos communications sont capturées.

Votre prochaine étape

Ouvrez un nouvel e-mail et commencez à rédiger votre note de remerciement en utilisant 1 point clé de la conversation et continuez à rédiger le reste de l'e-mail. Définissez un rappel sur votre calendrier 2 jours ouvrables après la date de décision promise pour votre vérification de statut. Entraînez-vous à votre appel téléphonique de suivi avec un partenaire de scène à Quippy si vous le souhaitez.

Sources et références

1. Actualités de l'Université de Chicago (2018). Les gens sous-estiment la valeur de l’envoi de lettres d’appréciation (selon Kumar et Epley, Undervaluing Gratitude, Psychological Science).Quatre expériences dans lesquelles les participants ont écrit des lettres de gratitude à quelqu'un qui avait touché leur vie de manière significative et prédit la réaction du destinataire ; il n'a pas étudié les candidats ni les responsables du recrutement, il ne dit donc rien directement sur les résultats du recrutement.