Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch, starren auf eine riesige Präsentation mit zwanzig Folien und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. Ihr Vorgesetzter beendete das Meeting gerade mit einer einfachen Frage: „Können Sie die Präsentation vor Donnerstag präzisieren?“ Und alle anderen haben sich bereits abgemeldet. Sie haben dem zugestimmt, aber jetzt fragen Sie sich, was „straffung“ genau bedeutet – sollen Sie die Anzahl der Folien reduzieren, den Text prägnanter gestalten oder einfach dafür sorgen, dass das Ganze eleganter aussieht?
Wenn Sie versuchen, etwas herauszufinden, kann eine kurze Nachricht hilfreich sein. Geben Sie einfach an, was Sie bereits wissen, markieren Sie den Teil, der Sie immer noch verwirrt, und machen Sie es der anderen Person leicht, sich bei Ihnen zu melden. Wenn Sie Ihre Frage auf eine Art und Weise stellen, die zeigt, dass Sie den Überblick behalten und nur noch ein wenig mehr Klarheit benötigen, verringert sich für Sie beide die Peinlichkeit des Gesprächs. Sie bringen die andere Person nicht in Verlegenheit, versuchen nicht zu erraten, was vor sich geht, oder zwingen sie, sich zu wiederholen. Indem Sie unkompliziert und auf den Punkt kommen, können Sie die Antwort erhalten, nach der Sie suchen, ohne das Gefühl zu haben, dass Sie belästigt werden. Es geht darum, Ihre Botschaft rücksichtsvoll und klar zu formulieren, damit Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, und weitermachen können.
Warum sich vage Fragen schwieriger anfühlen
Wenn Sie „Was meinen Sie?“ sagen, müssen sie herausfinden, was schief gelaufen ist, und alles noch einmal erklären. Hier kann es wirklich unangenehm werden, wissen Sie? Die Person, die ursprünglich versucht hat, etwas zu erklären, muss zurückgehen und es aufschlüsseln, was für beide Beteiligten frustrierend sein kann. Möglicherweise müssen sie noch einmal mit dem Erklären beginnen, und dann kommt das Unbehagen zum Vorschein. Sie sind wieder am Anfang, und das kann ärgerlich sein.
Eine konkrete Frage zu stellen kann einen großen Unterschied machen. Denn wenn Sie sich die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, was Sie fragen, ist es für die andere Person einfacher, Ihnen eine gute Antwort zu geben. Sie müssen nicht von vorne beginnen und alles herausfinden – Sie geben ihnen bereits einen Hinweis darauf, wonach Sie suchen. Auf diese Weise können sie einfach die fehlenden Informationen ergänzen und Ihnen weiterhelfen. Das gibt ihnen eine spezifische Frage, die sie beantworten müssen, und macht es für sie einfacher, Ihnen zu helfen. Außerdem zeigt es, dass Sie sich Mühe gegeben haben, die Aufgabe zu verstehen, sodass die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass sie helfen möchten.
Vor und nach der Formulierung
Sie können dieselbe Frage auf unterschiedliche Weise stellen, und es ist tatsächlich ziemlich interessant zu sehen, wie eine Frage unterschiedlich formuliert werden kann. Schauen wir uns zum Beispiel einige Beispiele an – sie sind erfunden, aber sie veranschaulichen den Punkt gut. Jedes Beispiel zeigt, dass eine einzelne Frage auf zwei unterschiedliche Arten gestellt werden kann. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie versuchen, Ihren Standpunkt darzulegen oder Informationen zu suchen.
Stattdessen
Ich habe ein bisschen Probleme, das Deck zu verstehen. Kann mir jemand helfen, die Dinge zu klären?
Probieren Sie es aus
Kurzer Blick auf das Deck: Soll ich es auf weniger Folien reduzieren oder die Länge beibehalten und den Text auf jeder Folie kürzen?
Wenn Sie Ihrem Vorgesetzten nur zwei Optionen geben, ist es für ihn einfacher, sich mit einer einfachen Antwort bei Ihnen zu melden. Auf diese Weise können sie einfach eine der Optionen auswählen und Sie wissen genau, was sie wollen. Aber wenn für sie keine der beiden Optionen funktioniert, können sie Ihnen sagen, was sie wirklich brauchen, und das hilft Ihnen zu verstehen, wonach sie suchen.
Vorher
Was meinten Sie mit „Loop in Finance“?
Nachher
Was die „Schleife im Finanzwesen“ betrifft, bin ich mir nicht sicher, ob ich Dana in der nächsten E-Mail kopieren soll oder ob es besser ist, einen kurzen Anruf mit ihrem Team zu vereinbaren – wie gehe ich mit dieser Situation am besten um?
Diese Methode funktioniert gut, weil sie tatsächlich genau die Wörter verwendet, über die Sie sich wundern, und erklärt, was sie Ihrer Meinung nach bedeuten. Wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, was mit dem Satz gemeint ist, teilen Sie einfach mit, was Sie wissen, und bitten Sie um Hilfe, herauszufinden, wo Sie anfangen sollen.
Vorher, sagte er laut in einer Besprechung
Warte, ich bin verloren.
Nachher
Nur um sicherzugehen, dass ich es verstehe: Wenn Sie vom Ende des Monats gesprochen haben, meinen Sie damit den 30. oder den letzten Tag, an dem wir tatsächlich für den Geschäftsbetrieb geöffnet haben?
Normalerweise ist es eine gute Idee, eine Frage zu stellen, bevor man fortfährt, da es so einfacher ist, die Dinge sofort zu klären. Wenn Sie warten, kann es später schwieriger sein, zurückzugehen und die Dinge herauszufinden. Wenn Sie Ihre Frage kurz einleiten, weiß jeder, dass Sie nur eine Minute seiner Zeit brauchen, damit er vorausplanen kann. Auf diese Weise ist es einfach rücksichtsvoller.
Fragen Sie in vier Schritten
- Wiederholen Sie noch einmal, was Sie verstanden haben - Das ist wirklich einfach, kann aber einen großen Unterschied machen. Wenn Sie wiederholen, was Sie gehört haben, zeigen Sie der anderen Person, dass Sie tatsächlich darauf achten, was sie sagt. Außerdem haben sie dadurch die Möglichkeit, Sie zu korrigieren, wenn Sie etwas falsch gemacht haben, sodass Sie etwaige Missverständnisse sofort ausräumen können. Alles, was Sie tun müssen, ist, das Gesagte mit Ihren eigenen Worten zu wiederholen. So einfach ist das.
- Identifizieren Sie das genaue Problem. Wenn Sie etwas lesen und es nicht passt, sprechen Sie es an und weisen Sie genau darauf hin, was Sie verwirrt hat – es könnte ein Wort, eine Phrase oder ein Ausdruck sein, wie zum Beispiel „Was bedeutet „festziehen“ in diesem Zusammenhang?“ oder „Können Sie ‚Loop in‘ erklären?“ oder „Was ist mit ‚Monatsende‘ gemeint?“ - Dadurch machen Sie deutlich, was geklärt werden muss, und vermeiden so Missverständnisse.
- Machen Sie eine fundierte Vermutung oder wählen Sie zwei Möglichkeiten aus. Die Wahl zwischen einigen Optionen ist normalerweise einfacher, als zu versuchen, eine Antwort von Grund auf neu zu finden. Dieser Ansatz kann sehr hilfreich sein, wenn Sie sich nicht sicher sind – wählen Sie einfach die beiden Optionen aus, die Ihnen am wahrscheinlichsten erscheinen, und Sie haben eine bessere Chance, es richtig zu machen.
- Wählen Sie den richtigen Moment und die richtige Einstellung. Wenn Sie in einer Besprechung sind, stellen Sie Ihre Frage laut, wenn sich andere wahrscheinlich das Gleiche fragen. Wenn es sich jedoch um etwas handelt, das nur Ihre Arbeit betrifft oder etwas heikel ist, sollten Sie stattdessen eine Direktnachricht senden. Auf diese Weise können Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, ohne den Rest der Gruppe zu stören oder jemanden in Verlegenheit zu bringen.
Diese Angewohnheit kann man in vielen Bereichen beobachten. Nehmen wir zum Beispiel die Harvard Business School. Ihr Unterrichtsberatung beschreibt Klärungs- und Anschlussfragen im Rahmen der Diskussionsführung im Klassenzimmer. Aber es wurde für Klassenzimmer geschrieben und zeigt daher nicht, wie ein bestimmter Arbeitsplatz reagieren wird. Es ist also eine gute Idee, darüber nachzudenken, wie es in verschiedenen Umgebungen funktionieren würde. Was in einem Klassenzimmer funktioniert, ist in einem Büro oder einer anderen Arbeitsumgebung möglicherweise nicht dasselbe. Sie müssen die spezifische Situation berücksichtigen und sehen, was am besten funktioniert.
Als du schon gesagt hast: „Verstanden“
Du bist mitten in etwas und plötzlich denkst du: „Moment mal, da bin ich mir nicht ganz sicher.“ Es ist in Ordnung, einen Schritt zurückzutreten und um Klarstellung zu bitten. Sie haben nicht das Gefühl, dass Sie mit einer großen Erklärung oder Entschuldigung beginnen müssen. Halten Sie es einfach und auf den Punkt. Sie könnten zum Beispiel so etwas sagen (fiktiv):
Zurückkommen, nachdem man gesagt hat: „Ich habe es“ (fiktives Beispiel)
Nachdem wir uns unterhalten hatten, dachte ich, ich hätte das alles gut verstanden, aber jetzt, wo ich daran arbeite, hänge ich an einer Sache fest. Was den Budgetteil betrifft, bin ich mir nicht sicher, welche Zahlen ich verwenden soll. Soll ich die tatsächlichen Zahlen aus dem dritten Quartal verwenden oder die Zahlen, von denen wir glauben, dass wir sie haben werden? Können Sie mir dabei helfen?
Der erste Satz erklärt, warum Sie jetzt fragen. Stellen Sie Ihre Frage einfach direkt und ohne Zeitverlust – kommen Sie im nächsten Satz auf den Punkt. Wenn Sie es kurz ansprechen, nachdem Sie bemerkt haben, dass etwas nicht stimmt, ist es für Sie beide im Allgemeinen einfacher, darüber zu sprechen. Auf diese Weise können Sie Verwirrung beseitigen und besser verstehen, was vor sich geht.
Wann die Antwort noch unklar ist
Manchmal ist die Antwort genauso vage wie die ursprüngliche Anweisung. Anstatt die gleiche Frage noch einmal zu stellen, versuchen Sie, sie konkreter zu formulieren:
Beispielnachricht
Ich habe mich gefragt, ob es das ist, woran Sie gedacht haben? Ich habe einen groben Entwurf der ersten paar Folien zusammengestellt und sie dem freigegebenen Ordner hinzugefügt. Möchten Sie einen Blick darauf werfen?
Wenn Sie einen Entwurf teilen möchten, ist es für andere oft einfacher, Ihnen nützliches Feedback zu geben. Das liegt daran, dass sie auf etwas Reales reagieren können, anstatt zu beschreiben, was sie wollen. Anstatt bei Null anzufangen, gibt ihnen ein Entwurf einen Ausgangspunkt. Sie können auch nachfragen, ob jemand schon einmal etwas Ähnliches gemacht hat – das kann sehr hilfreich sein, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Wenn beispielsweise jemand bereits ein Projekt wie Ihres in Angriff genommen hat, kann er seine Erfahrungen teilen und Ihnen Tipps geben. Darüber hinaus können die Leute mit einem konkreten Entwurf leichter darlegen, was ihnen gefällt und was nicht, was schwieriger sein kann, wenn Sie Ideen nur allgemein diskutieren.
Wenn Sie jemandem eine Frage stellen, können Sie nicht immer sagen, wie er antworten wird. Sie haben vielleicht einen schlechten Tag oder sind etwas schroff, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Frage schlecht war. Manchmal laufen die Dinge nicht ganz so, wie Sie es sich erhofft haben, aber es kommt wirklich darauf an, dass die Arbeit richtig erledigt wird. Auch wenn das Gespräch etwas unangenehm wird, lohnt es sich, wenn Sie das richtige Ergebnis erzielen. Möglicherweise fühlen Sie sich für einen Moment etwas unwohl, aber das ist ein geringer Preis dafür, dass Sie die Dinge richtig erledigen.
Ein kurzer Selbstcheck vor dem Absenden
Gehen Sie diese durch, bevor Sie auf „Senden“ klicken:
Wenn Sie überwiegend mit „Ja“ geantwortet haben, schicken Sie es einfach ab.
Was ist der nächste Schritt? Wählen Sie eine Anweisung aus dieser Woche aus, die Sie verblüfft. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um eine Nachricht aufzuschreiben, die die Dinge klärt – denken Sie daran, die vier Schritte zu befolgen, die wir besprochen haben. Versuchen Sie, es noch heute abzuschließen, und wenn Sie es noch einmal durchgehen möchten, bevor Sie auf „Senden“ klicken, können Sie die Konvo laut mit Quippy üben.