So sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie zu viel Arbeit haben (und fragen Sie, was sich bewegt)

Sam ist diese Woche schon sehr beschäftigt. Gerade ist eine weitere Anfrage auf Slack aufgetaucht. Nacht für Nacht lange zu arbeiten ist keine wirkliche Lösung. Die Arbeitsbelastung kann mit Jordan, dem Manager, besprochen werden und klappt normalerweise besser, solange Sam etwas Konkretes mitbringt, über das Jordan entscheiden kann.

Regelmäßig lange arbeiten kann nicht die Lösung sein. Daher ist es besser, diese Angelegenheit frühzeitig Ihrem Vorgesetzten zur Sprache zu bringen, solange noch Zeit für eine Planänderung bleibt. Zur Erinnerung: Wir schlagen vor, dass Sie aufschreiben, woran Sie gerade arbeiten, und es Ihrem Vorgesetzten mitteilen, zusammen mit den ungefähren Stunden, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt werden, und ihn/sie fragen, welche Aufgaben verschoben werden müssen, um sie in den Arbeitsplan dieser Woche zu integrieren.

Dies ist nur ein weiteres Arbeitsthema. Übermäßige Arbeitsbelastung und mangelnde Kontrolle über die Arbeitsbelastung werden von der Weltgesundheitsorganisation als Risiken für die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz aufgeführt¹. Obwohl diese globale Liste von Risikofaktoren nicht misst, wie sehr sich ein Gespräch mit einem Manager verändert, ist sie dennoch ein guter Grund, die Arbeitsbelastung einfach als ein weiteres Arbeitsthema zu behandeln.

Schreiben Sie auf, was tatsächlich auf Ihrem Teller liegt

Listen Sie die Arbeit auf, die Sie gerade erledigen (Projekte, Aufgaben, neue Anfragen usw.) und fügen Sie eine grobe Schätzung hinzu, wie viele Stunden Sie Ihrer Meinung nach dafür benötigen werden. Es muss nicht genau sein, runden Sie also auf die nächste Stunde oder so.

Anschließend listen Sie die geschätzte Zeit für jede Aufgabe und die entsprechende Frist auf. Hier ist ein Beispiel dafür, wie dies für Sam oben aussehen könnte: Kundenpräsentation (8 Stunden) fällig am Mittwoch, Budgetüberprüfung (5 Stunden) fällig am Freitag, Onboarding-Dokumente (6 Stunden) fällig am Freitag und Wochenbericht (3 Stunden) fällig am Donnerstag. 22 Stunden Arbeit, um in etwa 16 offene Stunden zu passen, sobald die Besprechungen stattfinden.

Wenn Sie die Liste vor sich haben, wird Jordan auch das Ausmaß des Problems erkennen, und dann können Sie über die Arbeitsbelastung sprechen und nicht nur darüber, ob Sie beschäftigt sind oder nicht.

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   Die Aufgabenliste mit groben Arbeitszeiten

   Für jeden Artikel wird ein Zeitvoranschlag und eine Frist angegeben. Runde Zahlen reichen aus und die Summe zeigt die Lücke zwischen Arbeits- und Öffnungszeiten.

2. 2
   Die Frist im Kalender

   Bringen Sie das Problem zur Sprache, sobald Sie feststellen, dass Fristen kollidieren und Ihr Vorgesetzter noch Optionen hat.

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   Die neue Anfrage

   Akzeptieren Sie es und fragen Sie, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um Platz zu schaffen, damit die Kosten von Anfang an sichtbar sind.

Fragen Sie frühzeitig, bevor eine Frist verstreicht

Am besten sprechen Sie dies an, sobald Sie erkennen, dass es Probleme mit der Einhaltung einiger Fristen geben wird, indem Sie beispielsweise am Montagmorgen sagen: „Ich schaffe es nicht, beides bis Freitag unter einen Hut zu bringen.“ Dies ermöglicht die größte Flexibilität, den Plan zu ändern, während Jordanien bis Donnerstagabend weniger Optionen haben wird.

Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht so schnell wie gewünscht ein 1:1 mit Ihrem Vorgesetzten erreichen können, senden Sie eine erste Nachricht an Ihren Vorgesetzten über Slack oder Teams. Teilen Sie Ihrem Vorgesetzten mit, dass Sie mit der Planung Ihrer Arbeit für die Woche begonnen haben und dass Sie eine mögliche Neuordnung der Arbeit so schnell wie möglich besprechen möchten. Dadurch hat Ihr Vorgesetzter die Möglichkeit, sich die Arbeit anzusehen, bevor Sie mit ihm sprechen, und die Anfrage wird aktenkundig gemacht, bevor die Dinge außer Kontrolle geraten. Hier ist ein Beispiel für eine solche Notiz:

Wenn man mit Zahlen führt, kommt man kurz. Wenn Sie es als ein Planungsproblem mit einer Lösung bezeichnen, kann Jordan anhand der Liste erkennen, dass Sie ein Problem identifiziert haben und eine Lösung vorschlagen.

Bringen Sie einen Bestellvorschlag mit und fragen Sie, welcher Artikel bewegt wird

Ihr Vorgesetzter legt die Prioritäten fest, aber Sie kennen die Arbeit im Detail, sodass Sie eine gute Vorstellung davon haben, was Sie planen würden. Machen Sie einen Vorschlag, wie Sie die Aufgaben planen würden, und geben Sie einen Grund an, warum Sie jede Aufgabe so geplant haben. Ihr Vorgesetzter kann Ihren Vorschlag dann annehmen oder ihn nach eigenem Ermessen anpassen.

Anschließend können Sie die Entscheidung Ihrem Vorgesetzten überlassen und fragen, ob das für ihn funktioniert oder ob er etwas anderes verschieben muss.

Diese Zeile wird niemals in den Kontext der Aussage gestellt, dass man sich überfordert fühlt. Ja, vielleicht möchte man seinen Vorgesetzten darauf aufmerksam machen, wenn die Beziehung es zulässt, aber das würde über die einfache Terminanfrage nach einer Antwort hinausgehen.

Sam bittet Jordan, die Bewegungen auszuwählen (zur Veranschaulichung)

1. 
   Sam

   Hast du zehn Minuten Zeit? Ich habe meine Woche geplant und habe etwa 22 Stunden Arbeit für 16 offene Stunden.

2. 
   Jordanien

   Das ist mehr, als mir bewusst war. Was ist da los?

3. 
   Sam

   Das Kundendeck, die Budgetüberprüfung, die Onboarding-Dokumente und der Wochenbericht. Ich würde das Deck, die Rezension und den Bericht im Zeitplan halten und die Onboarding-Dokumente auf nächsten Mittwoch verschieben. Funktioniert das, oder würden Sie etwas anderes verschieben?

4. 
   Jordanien

   Der nächste Mittwoch ist für die Onboarding-Dokumente geeignet. Behalten Sie zuerst das Deck.

5. 
   Sam

   Großartig. Ich schicke Ihnen eine kurze Zusammenfassung, damit wir beide mit derselben Liste arbeiten.

Sagen Sie „Ja, und was bewegt sich?“ wenn eine neue Aufgabe landet

Bei einer neuen Anfrage wächst die Überlastung am leichtesten. Daher ist es besser, „Ja“ zu der Aufgabe zu sagen und in derselben Antwort auch die Kosten zu benennen.

Und der Klarheit halber ist eine Notiz wie diese völlig in Ordnung, wenn die Person, die Sie bittet, mehr Arbeit zu übernehmen, ein anderer Kollege ist: „Ich muss mit meinem Vorgesetzten klären, ob das in die aktuelle Arbeitsreihenfolge passt.“

Wenn Ihr Chef sagt: „Gib einfach dein Bestes“ oder „Es ist alles wichtig“

Manchmal gibt Ihnen Ihr Vorgesetzter keine klare Richtung. Seufzen. „Gib einfach dein Bestes“ oder „Alles ist wichtig“ ist ein guter Anfangskommentar, aber du musst auf mehr drängen, denn keiner sagt dir, was du fallen lassen sollst, wenn die Stunden abgelaufen sind. Stellen Sie also eine einfache Frage, die das Ranking erzwingt:

Wenn die Antwort immer noch „alle drei“ lautet, arbeiten Sie sich nach unten, um herauszufinden, was Sie trimmen müssen. Eine kürzere Version der Onboarding-Dokumente, um sie schneller zu veröffentlichen, oder die Verschiebung der Budgetüberprüfung auf einen späteren Zeitpunkt wären zwei vernünftige Angebote. Teilen Sie Ihrem Vorgesetzten mit, welcher Gegenstand Ihrer Meinung nach am wahrscheinlichsten verrutscht, wenn alle drei auf dem Tisch liegen bleiben.

Was tun mit der Antwort Ihres Vorgesetzten?

Ihr Vorgesetzter entscheidet, was sich bewegt+

Stimmen Sie zu und senden Sie die Zusammenfassung noch am selben Tag.

Sie sagen: „Gib einfach dein Bestes“+

Fragen Sie, welche zwei der drei Punkte bis zum Abgabetermin fertig sein sollen.

Sie sagen: „Alles zählt“+

Bieten Sie für einen Artikel eine kürzere Erstversion oder ein späteres Datum an.

Nichts kann sich bewegen oder schrumpfen+

Nennen Sie den Gegenstand, der am wahrscheinlichsten verrutscht, und bleiben Sie dort stehen. Das Risiko ist mittlerweile bekannt.

Bestätigen Sie die vereinbarten Prioritäten schriftlich

Eine schriftliche Bestätigung eines 1:1-Gesprächs muss noch am selben Tag erfolgen. An das Gespräch selbst kann man sich eine Woche später leicht anders erinnern, sodass Sie beide auf eine schriftliche Notiz zurückgreifen können, um die vereinbarten Prioritäten zu bestätigen.

Halten Sie die Notiz kurz und listen Sie nur die Entscheidungen auf, die in Ihrem 1:1-Meeting getroffen wurden. Es ist nicht nötig, die gesamte Diskussion zu jeder Aufgabe noch einmal aufzuwärmen. Geben Sie einfach die Fakten an und beziehen Sie sich bei Bedarf darauf.

Passen Sie die Zusammenfassung an Ihre Woche an

Vielen Dank, dass Sie das geklärt haben. Zur Bestätigung: [erste Priorität] bis zum [Datum], [zweite Priorität] bis zum [Datum], [Element, das verschoben wurde] wurde auf [neues Datum] verschoben. Ich werde es frühzeitig melden, wenn sich etwas ändert.

Erste und zweite Priorität+

Verwenden Sie die Namen, die Ihr Vorgesetzter für diese Aufgaben verwendet, in der von Ihnen vereinbarten Reihenfolge.

Artikel, der verschoben wurde+

Benennen Sie genau, was zurückgedrängt oder gekürzt wurde, damit es am alten Datum niemand erwartet.

Termine+

Schreiben Sie bestimmte Tage. Vermeiden Sie Formulierungen wie „bald“ oder „später in dieser Woche“.

Ihr nächster Schritt

Öffnen Sie eine neue Notiz. Listen Sie alle Ihre Aufgaben für diese Woche auf, schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe ein und geben Sie jeweils ein Fälligkeitsdatum an. Geben Sie am Ende der Notiz die Reihenfolge an, in der Sie diese Aufgaben erledigen möchten.

Es kann unangenehm sein, dies auszudrücken. Versuchen Sie zunächst, eine Version dieses Gesprächs in Quippy zu üben: Üben Sie mit einem Szenenpartner, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie dieses Treffen aussehen könnte, bevor es stattfindet.

Quellen und Referenzen

1. Weltgesundheitsorganisation (2026). Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz (Factsheet, aktualisiert am 15. September 2026). WER.Globales institutionelles Faktenblatt, das Risiken für die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz auflistet, darunter übermäßige Arbeitsbelastung und geringe Kontrolle über die Arbeitsbelastung; Es nennt Risikofaktoren und empfohlene Unterstützungsmaßnahmen, misst jedoch nicht die Wirkung eines einzelnen Gesprächs mit einer Führungskraft.