当你讨厌打电话时如何打电话：准备、开场白和语音信箱

您已经将牙医预约重新安排在您的名单上九天了。每天你都会回接到那个电话，但出于某种原因你会推迟到午餐后，直到明天。这种类型的焦虑主要源于担心在谈话的前 10 秒内不知道该说什么，然后无法回答牙医或前台工作人员可能会问你的后续问题。然而，你对这些问题准备得越多，你对它们的恐惧就越少。

首先，列出一个简短的清单，为这些类型的电话（即约会和其他与业务相关的电话以及朋友的电话）做好准备。对于每种类型的呼叫，写下您需要提前准备的三件事，然后使用它们来设计一种非常简单明了的方式来打开呼叫。然后准备好几条备用线，用于保留音乐、转接和空白时刻。

拨号前写下三件事

请记住在拨打电话之前写下 3 点以供通话时参考。该清单应该易于参考，对于牙医的预约来说，不太可能需要太多，并且大部分信息可以提前写下来。

• 你的开场白。 你是谁，你想要什么，一字不差。
• 他们会要求提供详细信息。 这些信息可以包括您的全名、出生日期、您的账户或保单号码、您的详细地址、处方名称和您的订单号。
• 您对可能问题的回答。 为了准备可能出现的问题，请列出您愿意接受的简短清单，以防万一您的首选选项不可用。 （例如，您会考虑哪些其他日期，您想要上午 8 点还是上午 9 点的预约，您是否想比您希望的更早接受预约，您是否愿意接受另一位医生的预约。）

在拨打电话时打开日历非常有帮助。前台通常会给您时间和空间来查看您的日程安排并告诉他们是否适合您。只要手边有一支笔，写下与您交谈的人的日期、时间和姓名，就会非常有帮助。

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1. 1
   带开瓶器的便利贴

   他的第一句话已经写出来了，所以开头的十秒不需要思考。转移后，他可以逐字重读。

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   打开日历和笔

   当前台提供时间时，他可以当场查看并记下日期和帮助他的人的名字。

3. 3
   电话扬声器

   扬声器模式可以让他腾出双手来拿笔，并让他在听音乐时放下手机。

用一句话开头，说明你打电话的原因

请记住，当您致电前台时，接听电话的人通常同时处理多项任务。他们想尽快知道您是谁以及您为什么打电话。所以，要有礼貌，给他们想要的东西。这意味着一份简短的完整声明，描述您是谁以及您打电话的原因。闲聊和打电话道歉都是不需要的。

对于诊所来说，听起来可能是这样的：

对于企业来说，同样的模式也适用：

通常，接听电话的人会阅读脚本，因此请根据您的笔记进行回答，因为他们会询问您通话的详细信息。如果他们问您一些您没有预料到的问题，请告诉他们您必须进行检查，他们通常会等待您的答复。

萨姆打电话给诊所重新安排时间

1. 
   乔丹

   河滨诊所，这是约旦。

2. 
   山姆

   你好，我是 Sam Lee，我是 Patel 医生的病人，我需要重新安排 14 号的预约。

3. 
   乔丹

   当然。你的出生日期是哪一天？你想留在帕特尔博士身边，还是选择最早有空位的人？

4. 
   山姆

   1994 年 3 月 3 日。请给我一点时间查看我的日历。下周任何一个下午我都想和帕特尔医生呆在一起。

5. 
   乔丹

   21 号星期二 2:30 上班。

6. 
   山姆

   太好了，21 日星期二 2:30 与帕特尔博士一起。谢谢，乔丹。

处理保留音乐和传输

即使电话确实处于保持状态，也并不一定意味着出现了问题。将手机放在扬声器上并放下，在等待期间做一些琐碎的事情，例如剪指甲或拉直松散的纸张。如果您进入自动菜单，请尝试按 0，说“代表”或按代表与某人交谈的数字，希望您能被转接给能够处理您的问题或要求的人。这会有所不同，因此如果失败，请选择最接近的选项。

下一个与您交谈的人通常不知道您在被转移之前对前台说了什么。这就是为什么您在转岗后要逐字向新人重复笔记的开头句。最好询问您想要联系的人的办公桌的直拨号码，以防您的通话中断。如果电话随后挂断，您可以直接回电并说您已断开连接。

通话轮流时该怎么办

你被搁置了+

切换到扬声器，放下手机并保持您的笔记在视线范围内。

自动菜单与您的理由不符+

尝试按 0 或说“代表”。如果失败，请选择最接近的选项。

有人要转移你+

首先要一个直接号码，以防电话掉线。

转接后有新人接听+

逐字逐句地读一遍你的开场白。

他们问一些你现在无法回答的问题+

假设您需要检查并询问是否可以回电。您可以在那里停止通话。

当你的大脑一片空白时恢复过来

即使准备充分，您也有可能在打电话时忘记重要信息。如果发生这种情况，请不要担心。对方很可能连几秒钟的沉默都没有注意到。您始终可以通过说明以下内容来争取时间回忆所需的信息：

然后查看你的笔记。如果您记不清他们说了什么，请让他们重复一遍。前台工作人员整天都这样做。请务必读回关键信息（例如新的约会时间和日期）并记下对方为您确认的内容。

留下语音邮件以获得回电

由于上面未列出的原因（没有人回答您的问题等），语音邮件似乎很难留下。但是，语音邮件需要按以下顺序包含几条信息：您的姓名、呼叫原因、有助于回电的一条重要信息、您的电话号码（慢慢地说）两次，以及联系您回电的最佳时间。

像这样的东西涵盖了它：

您最初的信息不必是完美的。只要他们能听到您的一个详细信息和您的电话号码，您就可以开始了。

给你通常发短信的朋友打电话

关于与老朋友重新联系的研究发现，人们预计打电话会比电子邮件更尴尬，但事实上，他们建立了更牢固的联系，并且并不比电子邮件更尴尬²。对从未见过面的人进行的研究还发现，包含语音的对话（视频或语音聊天）有助于建立比文字聊天更牢固的联系纽带（同时不会增加额外的尴尬）¹。然而，这项研究是针对朋友和陌生人进行的，因此对于致电药房或其他组织没有任何衡量标准。

简短的文字首先要注意时间安排：

首先谈谈你为什么想到他们，然后问一个有关他们生活的问题。提前准备一些东西，但不要觉得你必须填补每一个沉默。通话时间可能短至 10 分钟，但仍然有价值。

今天拨打一个电话

选择您一直避免的最糟糕的电话。在便利贴上写下开头句和所需的注释。打开你的日历。调出电话号码并拨打，然后您可以再读一遍。您甚至可以先与场景伙伴一起练习 Quippy 中的通话。

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

来源和参考文献

1. 库马尔，A. 和埃普利，N. (2021)。很高兴听到你的声音：误解通信媒体的影响可能会导致在如何与他人联系方面做出次优选择。实验心理学杂志：综述，150(3), 595-607。现场实验，参与者通过电话或电子邮件与老朋友重新联系，以及陌生人之间通过视频、语音或文本进行的实验室聊天；它衡量的是预期和感觉的尴尬和联系，而不是给医生或企业打电话，也没有研究焦虑症。
2. 科尼克，H.（2020）。如何在社交距离时代与他人联系。芝加哥大学新闻。出版前同一艾普利现场实验的大学新闻摘要（老朋友，电话与电子邮件）；二次报告，与它总结的研究具有相同的限制。