Вы написали «Мне очень жаль, я не думаю, что смогу» уже четыре раза. Каждая версия становится длиннее и апологетичнее.
Сообщение Сэма «Есть ли шанс, что вы сможете убрать с меня квартальный отчет на этой неделе?» было отправлено 40 минут назад. В командном чате под ним написано «Просмотрено». Итак, Сэм знает, что вы видели сообщение.
Ваш курсор находится после слова «к сожалению» в четвертой версии вашего сообщения, а ваши плечи поднимаются к ушам.
На подобные запросы можно ответить очень кратко. Вы просто отклоняете запрос и указываете одну причину, связанную с работой.
Вы можете предложить выполнить меньшую часть работы или выполнить ее позже, но только если вы действительно в состоянии ее выполнить.
Если запрос исходит от вашего руководителя, назовите конфликт между рабочими задачами и попросите руководителя решить, какую задачу выполнить первой.
Существует шесть типов запросов на дополнительную работу, которые встречаются наиболее часто. Ниже приведены сообщения, которые вы можете использовать для ответа на каждый из этих типов запросов. Обратите внимание, что формулировка варьируется в зависимости от того, кто делает запрос и каким образом он направляется вам.
Что следует проверить, прежде чем отказаться от дополнительной работы?
Исследования Американской психологической ассоциации показывают, что многие работники испытывают стресс из-за своей работы. По данным онлайн-опроса, проведенного в 2023 году среди 2515 взрослых работающих в США, 77% работников сообщили, что за последний месяц испытывали стресс, связанный с работой.1 Если ваш пульс подскочил, когда загорелось имя Сэма, вы не одиноки.
Данные опроса основаны на самоотчетах, поэтому они не могут показать, снизит ли отказ от дополнительной работы стресс или навредит вашей репутации на работе.
Проверьте факты. Когда вы находитесь в середине этого процесса, полезнее проверить факты о вашей работе, чем заново открывать календарь в третий раз, даже если он не изменился с тех пор, как вы просматривали второй раз.
- Что спрашивают? Что на самом деле означает «снять отчет» с тарелки Сэма? Говорим ли мы о 12 страницах отчета или собираем несколько цифр для подведения итогов? Узнайте срок выполнения этой задачи и кто будет нести за нее ответственность после того, как вы выполните свою часть работы.
- Ваши жесткие сроки. Пройдитесь по всем задачам, которые вам нужно выполнить на этой неделе, оставив работу по каждой из них (например, «предложение клиента на четверг, примерно полтора дня работы»).
- Ваши реальные часы, доступные на работе. Уберите время для совещаний и время, необходимое для обзора собственной работы. День, который выглядит «бесплатным», но состоит из двух звонков, может оставить вам всего 90 минут.
- Кто устанавливает приоритеты вашей работы. Коллеги (Сэм) просят вас о работе, и вы можете принять или отклонить ее. Работу вам поручает ваш менеджер (Майя), и вы будете с ней беседовать о том, какая задача движется.
Если вы не можете ответить на эти вопросы на месте, вы можете использовать бриф «Мне нужно проверить сроки. Я свяжусь с вами в три часа дня». сообщение для ответа. Это полноценный ответ сам по себе, и на нем заканчивается сорокаминутный взгляд.
Как сказать «нет» на работе в зависимости от того, кто спрашивает?
Два ваших уведомления от одного и того же утра вторника — это два разных запроса. Сэм спросил: «Есть ли у вас возможность…», а Майя спросила: «Можете ли вы также получить сводную информацию о клиенте?»
Они выглядят как тот же запрос, но в другой форме. Однако ответ совсем другой.
Найдите свою ситуацию ниже, а затем перейдите к этому разделу.
Что это за запрос на дополнительную работу?
Коллега просит вас взять что-нибудь с его тарелки
Это услуга. Скажите «нет» по одной причине и предложите небольшой кусок, только если у вас действительно есть место.
Ваш менеджер добавляет задачу поверх текущих сроков.
Это дополнение. Назовите конфликт и спросите, какая задача стоит на первом месте.
Кто-то говорит, что это займет всего минуту или что это срочно.
Это сжатие. Повторите свой ответ один раз и предлагайте только то, что уже существует.
Вас приглашают в дополнительный проект, комитет или команду.
Это слот для волонтеров. Простое «нет» — это нормально. Если хотите, предложите один ограниченный кусок.
Вы уже сказали «да», и теперь видите, что не можете выполнить
Это сожаление, да. Исправьте в тот же день с новой датой или новым владельцем.
Один и тот же запрос продолжает возвращаться
Это шаблон. Попросите своего менеджера отдельно поговорить о вашей рабочей нагрузке.
Как отказать коллеге, который просит о помощи?
Похоже, вы переписываете это сообщение с обеда. Слово «не беспокойся, если нет» в конце просьбы Сэма каким-то образом является причиной этого, поскольку вы оба знаете, что на самом деле это означает, что есть некоторые беспокойства.
- Как это обнаружить: запрос выглядит дружелюбно и немного косо, типа «есть ли шанс, что вы сможете сдать отчет на этой неделе?» Но Сэм не может поручить вам работу или расставить приоритеты.
- Что это обычно означает: Сэм тоже похоронен, и он просто надеется, что кто-нибудь скажет «да» и, возможно, выберет тебя, потому что ты обычно так делаешь.
Придерживайтесь простого утверждения и одного объяснения того, как не брать на себя дополнительную работу. Не вдавайтесь в полное описание вашего календаря.
Я не смогу взяться за отчет на этой неделе. Я заканчиваю работу над предложением для клиента на четверг, и мне нужно для этого оставшееся время.
Помните: если есть небольшая дополнительная работа, для которой у вас действительно есть место, вы можете упомянуть ее в отдельном предложении, но это не должно скрывать ваше «нет».
Я не могу написать отчет. Я могу прислать вам цифры, которые у меня уже есть, завтра к полудню.
Сэму не нужен весь ваш календарь. Сэму нужно к трем часам знать, стоит ли ему искать кого-нибудь еще.
Это тонкий, но распространенный вопрос. Сказать «Я попробую», когда вы уже знаете ответ, может аукнуться вам позже.
В 14:00 это может звучать добрее. Но в четверг дела обстоят гораздо хуже, когда Сэм все еще ждет отчета, которого так и не было.
Если Сэм свяжется с вами в нерабочее время (например, в 19:00), то сказать коллеге, что не можете помочь в нерабочее время использует ту же структуру с дополнительной строкой о времени.
Как отказаться от дополнительной работы со стороны вашего менеджера?
Сейчас среда, 4:40. Ваш менеджер Майя подошла к вашему столу и добавила еще одну задачу к вашей и без того полной работе. Она хочет, чтобы вы составили сводку по клиентам за пятницу.
Прогноз уже должен быть передан в эту пятницу, и вы слышите, как начинаете говорить «конечно».
- Как это обнаружить: Похоже, ваш менеджер просит о работе, и похоже, что она будет пересекаться с другой работой, которую вы пообещали выполнить к пятнице.
- Что это обычно означает: похоже, у Майи нет в голове полного списка ваших текущих задач, поэтому ей нужно, чтобы вы показали ей компромисс.
Верните решение своему руководителю и относитесь к новой работе как к настоящей работе, которая должна вписаться в ваш текущий список задач. Объясните, как новая работа будет противоречить другим текущим задачам.
Затем Майя может решить, чем пожертвовать, чтобы взять на себя эту дополнительную работу.
Я могу взяться за сводку по клиентам, но не могу закончить ее и прогноз к пятнице. Что мне следует сделать приоритетным и какой срок следует изменить для другого?
В соответствии со стандартами управления британского руководства по охране труда и технике безопасности организации должны предоставлять достижимые рабочие места в течение согласованных рабочих часов.2 Это дает вам некоторую основу для обострения конфликта. Однако это не означает, что с вами согласится какой-то отдельный менеджер.
Также полезно указать объем работ, которые потребуются с точки зрения времени. Например, «около половины дня работы» вместо «слишком много». Это дает Майе возможность планировать, а не спорить.
Согласовав новый план, запишите его в одну строку текста, чтобы на следующей неделе у вас обоих была одна и та же запись.
Спасибо. Я завершу сводку по клиентам к пятнице и перенесу прогноз на вторник, как и было согласовано.
Если вы уже видите, что текущий срок сдвигается, скажите, что вы пропустите его в этом же разговоре, как описано в разделе рассказать своему боссу до наступления срока.
Что вы говорите, когда кто-то говорит, что это займет всего минуту?
«Всего минута» — единица времени, которая фигурирует только в чужих запросах. Сэм ответил на ваше «нет» именно этим и добавил: «Это действительно срочно». Ваш большой палец зависает над ответом, который начинается «хорошо, хорошо».
- Как это обнаружить: это повторение задачи, от которой вы уже отказались, и последующие действия могут уменьшить объем задачи («она крошечная») или усилить необходимость ее выполнения («Я в отчаянии»).
- Что это обычно означает: Проблема Сэма по-прежнему реальна и нерешена, но с последующими действиями следует поступить так же, как с первым запросом. Ваш ответ останется прежним.
Попросите дополнительную информацию, если вы не уверены в объеме работы; в противном случае просто спокойно повторите свой предыдущий ответ. Новые оправдания только побуждают к дальнейшему обсуждению причин, по которым вам следует больше работать.
Я понимаю, что это срочно. Я до сих пор не могу взять на себя ответственность за это. Я могу отправить существующую таблицу, но не смогу ее обновить.
Если откат превращается в вопрос о том, являетесь ли вы командным игроком, не втягивайтесь. Не пытайтесь оправдать свой характер. Продолжайте выполнять две задачи и не допускайте участия в этом своего персонажа.
Я хочу, чтобы команда уложилась в оба срока. Если это сделать, это поставит предложение под угрозу. Давайте вместе с Майей выясним, какая задача должна быть первой.
Помните, что лучше сохранять нейтральный тон, чем прибегать к сарказму, даже если кто-то давит на вас вопреки вашим интересам. Не вдавайтесь в длинный список всех одолжений, которые вы оказали этому человеку с марта.
Будьте осторожны и не соглашайтесь на оба срока только для того, чтобы положить конец неловкому моменту, а затем не соблюсти один из них. Срок исполнения этого обещания наступает в пятницу.
Если давление сохраняется в течение нескольких дней, есть более длинное объяснение. как реагировать, когда кто-то продолжает давить после того, как ты сказал «нет».
Как отказаться от дополнительного проекта на работе?
Письмо начинается со слов: «Мы хотели бы видеть вас в команде проекта». Вы уже наполовину написали «да», даже не прочитав остальное и не увидев, кто еще там.
- Как это обнаружить: это преподносится как возможность. Ваша работа требует от вас такой дополнительной работы? Нет.
- Что это обычно означает: кому-то нужны дополнительные руки, и вам решать, можно ли использовать ваше время для этой работы.
Я не смогу присоединиться к команде проекта в этом месяце. Я могу просмотреть двухстраничный обзор в среду и отправить комментарии до четырех.
Это сообщение изложено хорошо, с задачей рассмотрения краткого обзора, объемом в две страницы, днем в среду и временем в четыре часа дня. Сообщение «Раду помочь, чем могу» обычно оказывается для вас гораздо большим объемом работы, поскольку вам приходится постоянно общаться с ними, чтобы согласовать детали дополнительной работы.
Пожалуйста, не предлагайте работу другому члену команды, не посоветовавшись предварительно с ним, есть ли у него время взяться за нее. Вы можете предложить спросить руководителя группы, у которого больше возможностей.
Просто сказать «нет» можно и в случае дополнительной работы, которая также не является обязательной. Вам не нужно придумывать альтернативную работу, чтобы компенсировать это, и вам уж точно не придется тратить свои вечера и выходные.
Как вернуть согласие на работе?
Вы поспешно сказали «конечно, без проблем», пока ваш мозг все еще загружал календарь. Двадцать минут спустя, когда вы открываете трекер запуска проекта, у вас падает живот.
- Как это обнаружить: вы быстро согласились, на встрече или в коридоре, и только сейчас смотрите в календарь. Математика развалилась после того, как ты так быстро сказал «да».
- Что это обычно означает: первоначальное обязательство необходимо переоформить сегодня в удобной для вас форме, пока у кого-то еще есть время перепланировать.
Признайтесь в своем поспешном согласии принять дополнительную работу. Выберите альтернативный вариант работы, который вы действительно можете выполнить.
Я согласился перед проверкой оставшихся работ по запуску. Я не смогу сдать анализ к четвергу. Я могу завершить его к понедельнику, или нам нужно обсудить другого владельца.
Отправьте это в тот же день, когда осознаете необходимость отречься. С каждым днем у Майи и Сэма остается все меньше возможностей для перепланирования изменений.
Что вы делаете, когда продолжают поступать запросы на дополнительную работу?
Национальный институт безопасности и гигиены труда CDC описывает стресс на работе как вредную реакцию, которая возникает, когда рабочие требования не соответствуют возможностям, ресурсам или потребностям работника.3 Когда дополнительные запросы никогда не прекращаются, как у Сэма, именно это несоответствие становится настоящей темой.
- Как это обнаружить: В этом квартале вы трижды отказывались от отчетов Сэма, а на ваш электронный ящик только что поступил четвертый запрос.
- Что это обычно означает: еще одно вежливое «нет» ничего не изменит. Уместен разговор с Майей о вашей текущей рабочей нагрузке.
Начните обсуждение требуемой от вас работы, представив ее как задачу планирования, требующую участия как Майи, так и вас самих. Перед этим составьте список всех одолжений, которые от вас требуют, оцените количество времени, которое потребуется на выполнение каждой, и отметьте, что ускользнуло в результате выполнения этих задач.
Обсудите, какие части вашей роли вы должны продолжать, а что можно остановить.
Майя, не могли бы мы на этой неделе уделить двадцать минут, чтобы оценить мою рабочую нагрузку? В этом месяце я получил четыре дополнительных запроса, и из-за них работа по запуску тормозится.
Сценарий немного другой, когда происходят столкновения между разными людьми, дающими вам указания по работе. Это описано в спрашивать, какой задаче отдать приоритет, когда инструкции конфликтуют.
Повредит ли вашей репутации отказ от дополнительной работы?
На следующее утро вы встречаете Сэма на кухне, и Сэм здоровается, как ни в чем не бывало. Все ужасные аргументы, которые ты придумывал пол ночи, так и не сбылись.
Люди обычно запоминают, как вы поступаете с ситуацией потом. Не нужно после мероприятия возвращаться и смягчать свой отказ.
- Выполняйте свои обязательства. Передайте цифры Сэму к полудню и отмечайте любые задержки в другой работе, как только заметите их.
- Относись к Сэму, как обычно. Будьте вежливы с Сэмом и, как обычно, ответьте на следующий вопрос Сэма о другой работе, не пытаясь компенсировать отказ неожиданной услугой.
- Напишите однострочную заметку. Запишите измененные приоритеты, когда Maya изменит прогноз. Это избавит от запутанного разговора через две недели.
- Не копируйте никого. Копирование людей, чтобы доказать свою правоту, стоило бы больше доброй воли, чем первоначальное «нет».
Попрактикуйтесь в своем «нет», прежде чем Сэм спросит
Напишите «нет» из двух предложений для следующего запроса на дополнительную работу, который вы ожидаете, а затем потренируйтесь говорить его Сэму на языке Quippy, пока оно не выйдет без слова «к сожалению».