Você já escreveu “Sinto muito, acho que não vou conseguir” quatro vezes. Cada versão fica mais longa e mais apologética.
A mensagem de Sam, “há alguma chance de você tirar o relatório trimestral do meu prato esta semana?”, foi enviada há 40 minutos. Diz “Visto” abaixo no bate-papo da equipe. Então Sam sabe que você viu a mensagem.
Seu cursor está posicionado após a palavra “infelizmente” na quarta versão de sua mensagem, e seus ombros estão subindo em direção às orelhas.
Estes tipos de pedidos podem ser respondidos muito brevemente. Você simplesmente recusa a solicitação e fornece um motivo relacionado ao trabalho para fazê-lo.
Você pode se oferecer para concluir uma parte menor do trabalho ou concluí-lo posteriormente, mas somente se for realmente capaz de entregá-lo.
Se a solicitação vier do seu gerente, nomeie o conflito entre as tarefas de trabalho e peça ao seu gerente para decidir qual tarefa concluir primeiro.
Existem seis tipos de solicitações de trabalho extra que ocorrem com mais frequência. Abaixo estão mensagens que você pode usar para responder a cada um desses tipos de solicitações. Observe que o texto varia dependendo de quem está fazendo a solicitação e de como ela está sendo feita a você.
O que você deve verificar antes de dizer não ao trabalho extra?
Uma pesquisa da American Psychological Association mostra que muitos trabalhadores se sentem estressados por causa do trabalho. Num inquérito online de 2023 com 2.515 adultos empregados nos EUA, 77% dos trabalhadores relataram ter sofrido stress relacionado com o trabalho no último mês.1 Se seu pulso acelerou quando o nome de Sam apareceu, você não está sozinho.
Os dados da pesquisa são baseados em autorrelatos, portanto não podem mostrar se recusar trabalho extra reduzirá o estresse ou prejudicará sua reputação no trabalho.
Verifique os fatos. Quando você está no meio disso, é mais útil verificar os fatos sobre o seu trabalho do que reabrir sua agenda pela terceira vez, mesmo que ela não tenha mudado desde a segunda vez que você olhou.
- O que está sendo perguntado? O que realmente significa “tirar o relatório” do prato de Sam? Estamos falando de 12 páginas de relatórios ou reunindo alguns números para um resumo? Descubra o prazo desta tarefa e quem será o responsável por ela depois que você fizer sua parte.
- Seus prazos difíceis. Percorra todas as tarefas que você precisa realizar esta semana com o trabalho restante em cada uma (por exemplo, “proposta do cliente para quinta-feira, aproximadamente um dia e meio de trabalho”).
- Suas horas reais disponíveis no trabalho. Remova o tempo para reuniões e o tempo necessário para revisar seu próprio trabalho. Uma tarde que parece “livre”, mas tem duas ligações, pode deixar você com apenas 90 minutos.
- Quem define suas prioridades de trabalho. O trabalho é solicitado por colegas de trabalho (Sam) e você pode aceitar ou recusar. O trabalho é atribuído a você por sua gerente (Maya), e você conversará com ela sobre quais tarefas serão movidas.
Se você não puder responder imediatamente, você pode usar o breve "Preciso verificar meus prazos. Entrarei em contato com você às três da tarde". mensagem para responder. Essa é uma resposta completa por si só e encerra o olhar fixo de quarenta minutos.
Como você diz não no trabalho dependendo de quem pergunta?
Suas duas notificações da mesma manhã de terça-feira são duas solicitações diferentes. Sam perguntou “alguma chance de você poder…” e Maya perguntou “Você também pode pegar o resumo do cliente?”
Parecem o mesmo tipo de solicitação, mas de uma forma diferente. A resposta é muito diferente, no entanto.
Encontre sua situação abaixo e pule para essa seção.
Que tipo de solicitação de trabalho extra é essa?
Um colega de trabalho pede para você tirar algo do prato dele
É o favor. Diga não por um motivo e ofereça um pequeno pedaço somente se você realmente tiver espaço.
Seu gerente adiciona uma tarefa além dos prazos atuais
É o complemento. Nomeie o conflito e pergunte qual tarefa vem primeiro.
Alguém diz que levará apenas um minuto ou que é urgente
É o aperto. Repita sua resposta uma vez e ofereça apenas o que já existe.
Você foi convidado para um projeto, comitê ou equipe opcional
É a vaga de voluntário. Um simples não está bem. Ofereça uma peça local se desejar.
Você já disse sim e agora vê que não pode entregar
É o arrependido sim. Corrija no mesmo dia com uma nova data ou um novo proprietário.
O mesmo tipo de pedido continua voltando
É o padrão. Peça ao seu gerente uma conversa separada sobre sua carga de trabalho.
Como dizer não a um colega de trabalho que pede ajuda?
Parece que você está reescrevendo esta mensagem desde o almoço. O “não se preocupe se não” no final do pedido de Sam é de alguma forma o que está causando isso, já que vocês dois sabem que isso realmente significa que há algumas preocupações.
- Como identificá-lo: o pedido parece amigável e um pouco de lado, como “alguma chance de você receber o relatório esta semana?” Mas Sam não pode atribuir o trabalho a você ou definir suas prioridades.
- O que geralmente significa: Sam também está enterrado e só espera que alguém diga sim, e talvez escolha você porque costuma fazer isso.
Atenha-se à afirmação simples e a uma explicação para não realizar trabalho extra. Não entre em uma descrição completa do seu calendário.
Não posso assumir o relatório esta semana. Estou finalizando a proposta do cliente para quinta-feira e preciso do tempo restante para isso.
Lembre-se, se houver um pequeno trabalho extra para o qual você realmente tem espaço, você pode mencioná-lo em uma frase separada, mas isso não deve obscurecer o seu não.
Não consigo escrever o relatório. Posso enviar-lhe os números que já tenho amanhã ao meio-dia.
Sam não precisa de todo o seu calendário. Sam precisa saber até as três horas se deve procurar outra pessoa.
Este é um problema sutil, mas comum. Dizer “vou tentar” quando você já sabe a resposta pode voltar para assombrá-lo mais tarde.
Pode parecer mais gentil às 14h. Mas a situação fica muito pior na quinta-feira, quando Sam ainda espera por um relatório que nunca chegaria.
Se Sam entrar em contato com você depois do expediente (por exemplo, às 19h), então dizer a um colega de trabalho que você não pode ajudar depois do expediente usa a mesma estrutura com uma linha adicional sobre tempo.
Como você diz não ao trabalho extra do seu gerente?
Agora são 4h40 de quarta-feira. Sua gerente Maya passou pela sua mesa e adicionou outra tarefa ao seu prato já cheio. Ela quer que você reúna o resumo do cliente para sexta-feira.
A previsão já está prevista para ser entregue nesta sexta-feira, e você pode se ouvir começando a dizer “claro”.
- Como identificá-lo: parece que seu gerente está pedindo trabalho e parece que isso se sobreporá a outro trabalho que você prometeu realizar até sexta-feira.
- O que geralmente significa: parece que Maya não tem uma lista completa de suas tarefas atuais em mente, então ela precisa que você mostre a ela a compensação.
Devolva a decisão ao seu gerente e trate o novo trabalho como um trabalho real que precisa se encaixar na sua lista de tarefas atual. Explique como o novo trabalho entrará em conflito com outras tarefas atuais.
Maya pode então decidir o que negociar para realizar esse trabalho extra.
Posso assumir o resumo do cliente, mas não posso terminar isso e a previsão até sexta-feira. Qual devo priorizar e qual prazo devemos alterar para o outro?
De acordo com os Padrões de Gestão do Executivo de Saúde e Segurança do Reino Unido, as organizações devem fornecer exigências de trabalho alcançáveis dentro do horário de trabalho acordado.2 Isso lhe dá alguma base para aumentar o confronto. No entanto, isso não significa que qualquer gerente individual concordará com você.
Também é útil citar o trabalho que será necessário em termos de tempo. Por exemplo, “cerca de meio dia de trabalho” em vez de “demais”. Isso dá a Maya algo para planejar, em vez de um sentimento contra o qual discutir.
Depois de concordar com o novo plano, registre-o em uma linha de texto para que ambos tenham o mesmo registro na próxima semana.
Obrigado. Completarei o resumo do cliente até sexta-feira e moverei a previsão para terça-feira, conforme combinado.
Se você já perceber que um prazo atual está acabando, diga que irá perdê-lo nesta mesma conversa, conforme abordado em contando ao seu chefe antes do prazo.
O que você diz quando alguém diz que levará apenas um minuto?
“Apenas um minuto” é uma unidade de tempo que só aparece nas solicitações de outras pessoas. Sam respondeu ao seu “não” exatamente com isso e acrescentou “é realmente urgente”. Seu polegar está pairando sobre uma resposta que começa com “ok, tudo bem”.
- Como identificá-lo: é uma reformulação de uma tarefa que você já recusou, e o acompanhamento pode reduzir o escopo da tarefa (“é pequena”) ou aumentar a pressão para entregá-la (“Estou desesperado aqui”).
- O que geralmente significa: O problema de Sam ainda é real e não resolvido, mas o acompanhamento deve ser tratado da mesma forma que o primeiro pedido. Sua resposta permanece a mesma.
Peça mais informações se não tiver certeza do escopo do trabalho; caso contrário, simplesmente reafirme sua resposta anterior com calma. Novas desculpas apenas convidam a mais discussão sobre os motivos pelos quais você deveria trabalhar mais.
Eu entendo que é urgente. Ainda não consigo me apropriar dele hoje. Posso enviar a planilha existente, mas não poderei atualizá-la.
Se a resistência se transformar em você ser um jogador de equipe, não se deixe envolver. Não tente justificar seu caráter. Mantenha-se nas duas tarefas e deixe seu personagem fora disso.
Quero que a equipe cumpra os dois prazos. Assumir isto colocaria a proposta em risco. Vamos verificar com o Maya qual tarefa deve vir primeiro.
Lembre-se de que manter o tom neutro é melhor do que recorrer ao sarcasmo, mesmo que alguém o pressione contra seus interesses. Não faça uma longa lista de todos os favores que você fez à pessoa desde março.
Tenha cuidado para não concordar com os dois prazos apenas para encerrar um momento constrangedor e depois deixar de cumprir um deles. Essa promessa vence na sexta-feira.
Se a pressão continuar por dias, há uma explicação mais longa como responder quando alguém continua pressionando depois que você diz não.
Como você recusa um projeto opcional no trabalho?
O e-mail abre com “Adoraríamos ter você na equipe do projeto”. Você está na metade de escrever um sim antes mesmo de ler o resto e ver quem mais está nele.
- Como identificá-lo: é apresentado como uma oportunidade. Seu trabalho exige que você faça um trabalho extra como esse? Não.
- O que geralmente significa: alguém precisa de mãos extras e você decide se seu tempo pode ou não ser usado para esse trabalho.
Não posso me juntar à equipe do projeto este mês. Posso revisar o resumo de duas páginas na quarta-feira e enviar comentários às quatro.
Esta mensagem está bem exposta, com a tarefa de revisar um briefing, um escopo de duas páginas, um dia de quarta-feira e um horário de quatro horas. A mensagem “Fico feliz em ajudar no que puder” geralmente acaba sendo muito mais trabalhosa para você, pois você tem que ir e voltar constantemente com eles para concordar com os detalhes do trabalho adicional.
Por favor, não ofereça o trabalho a outro membro da equipe sem primeiro verificar com ele se eles têm tempo para realizá-lo. Você pode sugerir perguntar ao líder da equipe quem tem mais capacidade.
Apenas dizer não é bom para trabalho extra que também é opcional. Você não precisa encontrar um trabalho alternativo para compensar isso e certamente não deve suas noites e fins de semana.
Como você retira um sim no trabalho?
Você disse “claro, sem problemas” com pressa, enquanto seu cérebro ainda carregava o calendário. Vinte minutos depois, quando você abre o rastreador de lançamento do projeto, seu estômago embrulha.
- Como identificá-lo: você concordou rapidamente, em uma reunião ou em um corredor, e só agora está olhando o calendário. A matemática desmoronou depois que você disse sim tão rapidamente.
- O que geralmente significa: o compromisso original precisa ser reemitido hoje de uma forma que seja viável para você, enquanto ainda há tempo para alguém replanejar.
Admita seu acordo precipitado de aceitar mais trabalho. Comprometa-se com um acordo de trabalho alternativo que você possa realmente cumprir.
Concordei antes de verificar o trabalho restante no lançamento. Não consigo entregar a análise até quinta-feira. Posso concluí-lo até segunda-feira ou precisamos discutir outro proprietário.
Envie isto no mesmo dia em que você perceber a necessidade de se retratar. A cada dia que passa, Maya e Sam têm menos opções para replanejar em torno da mudança.
O que você faz quando solicitações de trabalho extras continuam voltando?
O Instituto Nacional de Segurança e Saúde Ocupacional do CDC descreve o stress no trabalho como as respostas prejudiciais que ocorrem quando os requisitos de trabalho não correspondem às capacidades, recursos ou necessidades de um trabalhador.3 Quando as solicitações extras nunca param, como as de Sam, essa incompatibilidade é o verdadeiro assunto.
- Como identificá-lo: você disse não aos relatórios de Sam três vezes neste trimestre, e uma quarta solicitação acaba de chegar em sua caixa de entrada de e-mail.
- O que geralmente significa: mais um não educado não mudará nada. Uma conversa com Maya sobre sua carga de trabalho atual é necessária.
Comece sua discussão sobre o trabalho solicitado enquadrando-o como um problema de planejamento que requer contribuições de Maya e de você mesmo. Antes disso, faça uma lista de todos os favores solicitados a você, estime quanto tempo cada um leva para ser concluído e observe o que escapou como resultado da realização dessas tarefas.
Discuta quais partes de sua função você deve continuar e o que pode parar.
Maya, poderíamos dedicar vinte minutos esta semana para analisar minha carga de trabalho? Recebi quatro solicitações extras este mês e o trabalho de lançamento está diminuindo por causa delas.
O cenário é um pouco diferente quando há confrontos entre pessoas diferentes que lhe dão instruções de trabalho. Isto é abordado em perguntando qual tarefa priorizar quando as instruções entram em conflito.
Dizer não ao trabalho extra prejudicará sua reputação?
Na manhã seguinte, você encontra Sam na cozinha e Sam diz oi como se nada tivesse acontecido. Todas as discussões horríveis que você teve durante metade da noite nunca aconteceram.
O que as pessoas tendem a lembrar é como você lida com as coisas depois. Não há necessidade de voltar atrás e amenizar sua recusa após o ocorrido.
- Cumpra seus compromissos. Entregue os números a Sam ao meio-dia e sinalize quaisquer atrasos em seus outros trabalhos assim que os detectar.
- Trate Sam como você faz normalmente. Seja educado com Sam e responda à próxima pergunta de Sam sobre outros trabalhos como de costume, sem tentar compensar o não com um favor surpresa.
- Escreva uma nota de uma linha. Registre as prioridades revisadas quando o Maya mover a previsão. Isso evita uma conversa confusa daqui a duas semanas.
- Não CC ninguém. Copiar as pessoas para provar que você estava certo custaria mais boa vontade do que o “não” original.
Pratique seu não antes que Sam pergunte
Escreva um não de duas frases para a próxima solicitação de trabalho extra que você espera e depois pratique dizê-lo para Sam no Quippy até que saia sem a palavra "infelizmente".