तुम्हाला ही कल्पना २० मिनिटांपूर्वी आली होती. तुम्ही कदाचित पहिल्या वाक्याच्या पहिल्या भागाची एक-दोन वेळा रिहर्सल केली असेल. तुम्हाला edgewise मध्ये शब्द येण्यापूर्वी इतरांना इंटरेक्ट करण्याची संधी मिळाली असेल. पण विषय पुढे सरकला आहे. जर तो क्षण निघून गेला, तरीही तुम्ही तुमच्या कल्पना योग्य लोकांसमोर त्वरीत नोट किंवा फोन कॉलद्वारे मीटिंगनंतर पाठपुरावा करून मिळवू शकता. तुमच्या कल्पना मीटिंगमध्ये योग्य लोकांसमोर मांडण्यासाठी, फिक्स बहुतेक यांत्रिक आहे. सांगण्यासाठी एका स्पष्ट बिंदूसह आत जा. एक लहान, टोकन योगदान लवकर द्या. नंतर लहान ओपनिंग लाइनसह नैसर्गिक संक्रमणावर प्रवेश करा आणि सुमारे तीन लहान वाक्यांमध्ये तुमचा मुद्दा मांडा.
कामावर थांबणे सामान्य आहे. यूएस कामाच्या ठिकाणी पर्यवेक्षकांसोबत चिंता वाढवण्याची प्रक्रिया समजून घेण्यासाठी केलेल्या शोध अभ्यासात असे आढळून आले की 40 पैकी 34 पूर्ण-वेळ कर्मचाऱ्यांनी (85%) काही काळ किंवा दुसऱ्या वेळी महत्त्वाची वाटणारी काही चिंता वाढवण्यापासून मागे हटल्याचे नोंदवले.1. त्यांच्या चिंता व्यक्त केल्याने त्यांच्याकडे नकारात्मक नजरेने पाहिले जाईल आणि त्यांच्या सकारात्मक कामकाजाच्या नातेसंबंधांनाही हानी पोहोचेल अशी भीती बहुतेक वेळा नमूद केलेले कारण होते. लक्षात घ्या की हे सर्वसाधारणपणे मीटिंगसाठी नसून त्यांच्या बॉसशी चिंता व्यक्त करण्यासाठी होते. त्यामुळे मीटिंग्जचे वर्णन विशेषत: करत नसले तरी, त्यात वर्णन केलेली भीती मीटिंगमध्ये बोलण्याचा विचार करत असलेल्या अनेक शांत लोकांसाठी परिचित वाटेल. खाली दिलेल्या चरणांमध्ये मीटिंगमध्ये बोलणे लहान आणि नियमित वाटण्याचे मार्ग सांगितले आहेत.
मीटिंग सुरू होण्यापूर्वी एक मुद्दा निवडा
मीटिंगसाठी अजेंडा वाचा किंवा मीटिंगच्या तयारीसाठी तुम्हाला पाठवलेल्या ईमेलचे शीर्षक वाचा. एक अजेंडा आयटम निवडा ज्यामध्ये तुम्ही योगदान देऊ शकाल. तुमचा मुद्दा एका वाक्यात लिहा. "आम्ही प्रथम एका संघासह हा नवीन फॉर्म पायलट करण्याचा प्रयत्न करू शकतो" यासारखे हे सोपे असू शकते. लक्षात घ्या की जर तुम्ही असे काहीतरी लिहिले असेल की "माझे ऑनबोर्डिंगबद्दल काही विचार आहेत," तर तुम्हाला मीटिंग दरम्यान ऑनबोर्डिंगवर असलेले बाकीचे विचार तयार करावे लागतील. आणि तिथेच तुम्ही बहुधा रॅम्बलिंग संपवाल.
तुमच्या तयार केलेल्या वाक्यात एक कारण जोडून, तुम्ही ते पूर्ण वाक्य अधिक a कारण, जे बोलण्यासाठी सहज पुरेसे आहे, असे विस्तारित करू शकता. तुम्ही मीटिंगमध्ये तुमचे योगदान कुठेतरी घेऊन आला होता हे लक्षात ठेवा जेथे तुम्ही ते पाहू शकता, उदाहरणार्थ, एक चिकट नोट किंवा तुम्ही नोट्ससाठी वापरलेल्या दस्तऐवजातील मीटिंग नोट्सचा वरचा भाग.
तुमची सर्वोत्तम कल्पना मीटिंगमध्ये आणा आणि नंतरच्या ईमेलसाठी इतर कल्पना वापरा. मीटिंगमध्ये एक स्पष्ट योगदान तीन इतके स्पष्ट योगदानांपेक्षा व्यस्त खोलीसाठी उचलणे खूप सोपे आहे.
पहिल्या दहा मिनिटांत काहीतरी बोला
सुरुवातीचे योगदान सखोल असण्याची गरज नाही. तुम्ही फक्त स्थिती प्रश्नाचे उत्तर देऊ शकता, तारखेची पुष्टी करू शकता किंवा एखाद्याच्या विचारांमध्ये आणखी एक तपशील जोडू शकता. हे करणे खूप सोपे आहे कारण ते तुम्ही आत्ताच ऐकलेल्या गोष्टींवर आधारित आहे. व्हिडिओ मीटिंगमध्ये तुमचा कॅमेरा चालू ठेवा, तुमचा कर्सर अनम्यूट बटणाजवळ ठेवा आणि तुम्ही स्पीकरचा आवाज ऐकताच वाक्याच्या शेवटी बोलणे सुरू करण्यासाठी क्लिक करा आणि ते त्यांच्या खुर्चीवर मागे झुकू लागतात आणि त्यांच्या नोट्स शोधू लागतात.
सभांना सुरुवातीचे योगदान दीर्घ किंवा गहन असण्याची गरज नाही. खरेतर, एखाद्या स्थिती प्रश्नाचे उत्तर देणे, तारखेची पुष्टी करणे किंवा मीटिंगसाठी इतर कोणाच्या तरी कल्पनेत एक तपशील जोडणे हे सर्व मीटिंगसाठी उत्कृष्ट योगदान आहे. असे योगदान असू शकते:
उदाहरण संदेश
विक्रेत्याने शुक्रवारची पुष्टी केली, जे अद्याप यासाठी आमच्या वर्तमान टाइमलाइनमध्ये कार्य करत असल्याचे दिसते.
व्हिडिओ कॉलवर तुमचा कॅमेरा सुरू असल्याची खात्री करा आणि तुमचा कर्सर अनम्यूट बटणाजवळ आहे. अशा प्रकारे तुमचे पहिले योगदान माउस क्लिक करण्याइतके सोपे असू शकते. तुम्ही सामान्यत: परिपूर्ण क्षणाची वाट पाहत असल्यास, मीटिंगच्या पहिल्या दहा मिनिटांना तुमची विंडो समजा आणि ती वापरण्याची योजना करा.
येण्यासाठी नैसर्गिक क्षण शोधा
मीटिंगमधील ओपनिंग सामान्यत: एका बिंदूपासून दुस-या बिंदूवर संक्रमण म्हणून येतात (स्पीकरच्या युक्तिवादाचा शेवट, स्लाइडचा शेवट इ.) तसेच अतिरिक्त टिप्पण्यांसाठी फॅसिलिटेटरचे प्रश्न. तिथेच नवीन योगदानकर्त्यांचा आवाज अपेक्षित आहे.
स्पीकरकडे लक्ष द्या. जेव्हा ते एखादे वाक्य बोलणे पूर्ण करतात आणि नंतर त्यांच्या खुर्चीवर मागे झुकतात किंवा त्यांच्या नोट्स शोधू लागतात, तेव्हा याचा अर्थ सहसा त्या विषयावर त्यांचे बोलणे संपले आहे. अगदी एका सेकंदाच्या अस्वस्थ शांततेची वाट पाहू नका. विषय पटकन पुढे जाऊ शकतो.
तुमचा हात उंचावणे किंवा पुढे झुकणे हे स्पीकर आणि फॅसिलिटेटरचे लक्ष वेधून घेऊ शकते आणि त्यांना तुम्हाला ओळखू देते.
- तयार बिंदू
सॅमच्या स्टिकी नोटमध्ये त्याचे एक वाक्य आणि त्याचे कारण आहे, त्यामुळे त्याला शब्द डोक्यात ठेवण्याची गरज नाही.
- एक नैसर्गिक संक्रमण
स्क्रीनवरील स्लाइड नुकतीच बदलली आहे. खोलीला नवीन आवाजाची अपेक्षा असते तेव्हा असा एक क्षण असतो.
- एक खुले श्रोता
जॉर्डन सॅमकडे वळून त्याच्याकडे पाहत आहे. स्वत:ला पुढे झुकवण्याने तुम्हाला आत आणण्यासाठी सुविधा देणारा किंवा सहकाऱ्याला मदत मिळते.
मजल्याचा दावा करणाऱ्या ओळीने उघडा
मीटिंगमधील तुमचे पहिले शब्द तुम्हाला काय म्हणायचे आहे याची अपेक्षा ठेवतात. "माफ करा, हा एक मूर्ख प्रश्न असू शकतो" यासारख्या माफीने सुरुवात करू नका. हे शब्द तुमचे सुरुवातीचे काही सेकंद लागू शकतात आणि तुम्ही कोणता मूर्खपणाचा प्रश्न विचारू शकता याविषयी प्रेक्षकांच्या अपेक्षा कमी करू शकतात.
नुकतेच जे सांगितले होते त्याच्याशी दुवा साधणे सर्वात सोपे आहे:
उदाहरण संदेश
जॉर्डनने जे सांगितले त्यावर आधारित, मला वाटते की आम्ही प्रथम एका संघासह याची चाचणी करू शकतो.
जर संभाषण दुसऱ्या दिशेने गेले असेल तर, पूर्वीच्या मुद्द्यावर परत जा:
उदाहरण संदेश
मी एका सेकंदासाठी ऑनबोर्डिंग पॉइंटवर परत जाऊ शकतो का?
जर तुम्ही इतर कोणाच्या बरोबरीने बोलण्यास सुरुवात केली तर त्यांना सांगा की तुम्ही त्यांच्या नंतर बोलाल. त्यांनी त्या मुद्यावर बोलणे संपवल्यानंतर हे तुम्हाला बोलण्याची परवानगी देईल. एकदा बोलायला सुरुवात केल्यावर स्वतःला बोलू न देण्याची काळजी घ्या.
सॅमला कल्पना येते (चित्रात्मक)
जॉर्डनत्यामुळे नवीन फॉर्म प्रथम प्रत्येकासाठी थेट होईल. ऑनबोर्डिंगवर आणखी काही?
सॅमत्यावर आधारित, मला वाटते की आम्ही प्रथम समर्थन कार्यसंघासह त्याची चाचणी करू शकतो. ते सर्वात नवीन कामावर घेतात, त्यामुळे आम्ही समस्या लवकर पकडू.
- जॉर्डन
तो एक चांगला मुद्दा आहे. चाचणी किती काळ चालेल?
- सॅम
दोन आठवडे पुरेसे असावे. मी ते सेट करू शकतो आणि आम्हाला जे सापडते ते शेअर करू शकतो.
- जॉर्डन
चला ते करूया. सॅम, तुम्ही शुक्रवारपर्यंत प्लॅन पाठवू शकाल का?
तीन वाक्यात सांगा, मग थांबा
स्वत:ला ट्रॅकवर ठेवण्यासाठी एक साधी फ्रेमवर्क: 1. तुम्हाला जो मुद्दा बनवायचा आहे त्याचे विधान; 2. बिंदूच्या एका कारणाचे थोडक्यात स्पष्टीकरण; 3. पुढे काय करावे याबद्दल एक सूचना. वास्तविक मीटिंगमध्ये हे कसे वाटेल याचे एक उदाहरण येथे आहे:
उदाहरण संदेश
मला वाटते की आपण प्रथम समर्थन कार्यसंघासह फॉर्मचा प्रायोगिक तत्त्वावर विचार केला पाहिजे. ते सर्वात नवीन कामावर घेतात, त्यामुळे आम्हाला समस्या लवकर दिसतील. आम्ही दोन आठवडे प्रयत्न करू शकतो का?
मग बोलणे बंद करा. ते शांतता दीर्घकाळ वाटू शकते, परंतु याचा अर्थ असा होतो की लोक प्रतिसादाचा विचार करत आहेत. तुमचे फॉलो-अप प्रतिसाद संक्षिप्त ठेवण्याचा प्रयत्न करा. प्रश्नाचे उत्तर देण्यासाठी एक किंवा दोन वाक्ये हे दर्शविण्यासाठी पुरेसे आहे की आपण समस्येबद्दल विचार केला आहे.
तुमचा स्वतःचा तीन-वाक्य बिंदू तयार करा
मला वाटते आपण [तुमचा मुद्दा] करायला हवा. [एक कारण], त्यामुळे [संघाला काय फायदा होतो]. आम्ही [एक लहान पुढची पायरी] करू शकतो का?
तुमचा मुद्दा
मीटिंगपूर्वी तुम्ही लिहिलेले एक वाक्य. त्यावर कार्य करण्यासाठी पुरेसे विशिष्ट ठेवा.
एक कारण
सर्वात मजबूत कारण निवडा. कोणी विचारल्यास इतरांना वाचवा.
संघाला काय फायदा होतो
एक ठोस परिणाम नाव द्या, जसे की समस्या लवकर पकडणे किंवा एक पाऊल वाचवणे.
एक लहान पुढची पायरी
सहमत होण्यास सोपे काहीतरी सुचवा, जसे की एक लहान चाचणी, एक द्रुत तपासणी किंवा फॉलो-अप संभाषण.
क्षण निघून गेल्यावर पाठपुरावा करा
हे शक्य आहे की क्षण निघून जाण्यापूर्वी तुमच्या कल्पना बैठकीत आणल्या गेल्या नाहीत. तुमची टीम वापरत असल्यास जबाबदार व्यक्तीला किंवा मीटिंग थ्रेडला काही तासांत ईमेल पाठवा. बोललेल्या आवृत्तीप्रमाणे, त्यात बिंदू, त्याचे कारण आणि पुढील पायरी यांचा समावेश असावा.
फक्त मौखिक योगदानासाठी (म्हणजे मुद्दा, कारण, पुढील पायरी(चे)) आवश्यक असेल तितके लहान असल्याचे सुनिश्चित करा. येथे एक उदाहरण आहे:
उदाहरण संदेश
आजच्या ऑनबोर्डिंग चर्चेचा पाठपुरावा करणे: मला वाटते की आम्ही दोन आठवड्यांसाठी सपोर्ट टीमसह नवीन फॉर्म प्रायोगिक करू शकतो. ते सर्वात नवीन कामावर घेतात, त्यामुळे आम्हाला समस्या लवकर दिसतील. ते कार्य करत असल्यास ते सेट करण्यात आनंद झाला.
हे तुम्हाला या विषयाशी संबंधित भविष्यातील मीटिंगमध्ये मागील पत्रव्यवहाराचा संदर्भ घेण्यास सक्षम करते. उदाहरणार्थ, "मी मंगळवार नंतर याबद्दल एक द्रुत कल्पना पाठवली आहे..." असे सांगून सुरुवात करू शकता.
तुम्ही अनेकदा न सांगितल्या गुणांसह मीटिंग सोडल्यास, तुमच्या व्यवस्थापकाला किंवा मीटिंग चालवणाऱ्या व्यक्तीला आठवण करून द्या की तुम्ही शांत वक्ता आहात आणि आयटम बंद करण्यापूर्वी त्यांनी तुमच्याशी संपर्क साधावा.
तुझा क्षण चुकला. आता काय?
या विषयावर निर्णय घेणे बाकी आहे
तुमचा मुद्दा, एक कारण आणि पुढील पायरीसह आजच निर्णय मालकाला एक छोटी टीप पाठवा.
संघाचा एक सामायिक मीटिंग थ्रेड आहे
तुमचा फॉलोअप तिथे पोस्ट करा जेणेकरून मीटिंगमधील प्रत्येकजण ते पाहू शकेल.
विषय पुढील अजेंड्यावर आहे
आयटम आल्यावर तुमची पूर्वीची टीप नमूद करा आणि ती तुमची सुरुवातीची ओळ म्हणून वापरा.
निर्णय आधीच अंतिम आहे
या साठी तिथेच थांबा. भविष्यातील चर्चेसाठी कल्पना जतन करा जिथे ती लागू होते.
तुमच्या बहुतेक मीटिंगमध्ये हे घडते
तुमच्या व्यवस्थापकाला किंवा फॅसिलिटेटरला आयटम बंद करण्यापूर्वी शांत लोकांसह चेक इन करण्यास सांगा.
तुमच्या पुढच्या मीटिंगमध्ये करून पहा
अजेंडा असलेली तुमची पुढील बैठक शोधा. तुम्हाला काय म्हणायचे आहे याच्या मुख्य मुद्द्यासह एक वाक्य आणि त्यामागील तर्क असलेले एक वाक्य लिहा. तुम्ही कधी बोलणे सुरू कराल ते ठरवा (उदा. संबंधित अजेंडा बिंदू केव्हा सुरू होईल). तुम्ही बोलू शकलात की नाही आणि मीटिंगमध्ये असे करणे तुमच्यासाठी कसे होते ते लक्षात घ्या.
मीटिंगपूर्वी वास्तविक संभाषणांचा सराव करण्यासाठी Quippy वापरून या ओळींचा सराव केला जाऊ शकतो. संभाषणाची 'पहिली ओळ' मोठ्याने बोलणे विशेषतः अवघड असू शकते आणि क्विप्पी तुम्हाला मीटिंगच्या आधी एखाद्या दृश्य भागीदारासोबत त्याचे रिहर्सल करू देते.
स्रोत आणि संदर्भ
- मिलिकेन, मॉरिसन आणि हेवलिन (2003). कर्मचाऱ्यांच्या शांततेचा शोधात्मक अभ्यास: कर्मचारी वरच्या दिशेने आणि का संवाद साधत नाहीत अशा समस्या. जर्नल ऑफ मॅनेजमेंट स्टडीज (लेखकांचे हस्तलिखित).सल्लागार आणि आर्थिक सेवा यासारख्या उद्योगांमधील 40 पूर्ण-वेळ यूएस कर्मचाऱ्यांच्या मुलाखती पर्यवेक्षकांना चिंता वाढवण्याबद्दल; लहान शोध नमुना, विशेषत: मीटिंगमधील कल्पनांऐवजी वरच्या चिंतांबद्दल.