上司に仕事が多すぎることを伝える方法 (そして、どうすればよいか尋ねる)

サムは今週すでにとても忙しいです。別のリクエストが Slack に届きました。毎晩遅くまで働くことは根本的な解決策ではありません。仕事量はマネージャーであるジョーダンに相談することができ、サムがジョーダンに決定を下すための具体的なものを持ち込んでいる限り、通常はうまくいきます。

日常的に遅くまで働くことが解決策になるわけではありません。したがって、計画を変更する時間がまだあるうちに、この問題を早めに上司に提起することをお勧めします。念のため、現在取り組んでいることを書き留めて、各タスクを完了するのにかかる大まかな時間とともに上司に提出し、今週の作業スケジュールに合わせるためにどのタスクを移動する必要があるかを尋ねることをお勧めします。

これは単なる仕事のトピックです。過剰な仕事量と仕事量の管理の欠如は、世界保健機関によって職場のメンタルヘルスに対するリスクとしてリストされています¹。このリスク要因のグローバル リストは、マネージャーとの 1 つの会話がどの程度変化するかを測定するものではありませんが、ワークロードを単なる別の作業トピックとして扱うには十分な根拠となります。

実際に皿の上にあるものを書き留めます

現在行っている作業 (プロジェクト、タスク、新しいリクエストなど) をリストし、それぞれに必要と思われる時間の概算を追加します。正確である必要はないので、最も近い時間程度に四捨五入してください。

次に、各タスクの推定時間と関連する期限をリストします。これが上記の Sam の場合の例です。クライアント資料 (8 時間) は水曜日の期限、予算レビュー (5 時間) の期限は金曜日、オンボーディング ドキュメント (6 時間) の期限は金曜日、週次レポート (3 時間) の期限は木曜日です。会議が始まると、およそ 16 時間の営業時間内に収まる 22 時間の作業が必要になります。

目の前にリストがあると、ジョーダンは問題の大きさを知ることができ、自分が忙しいかどうかだけではなく、仕事量について話し合うことができます。

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   おおよその時間が記載されたタスクリスト

   各アイテムには推定時間と期限が設定されています。概数で十分であり、合計は作業時間と営業時間の差を示します。

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   カレンダー上の締め切りは

   期限が迫っていることがわかったら、上司にまだ選択肢があるうちに、すぐに問題を提起してください。

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   新しいリクエスト

   それを受け入れて、スペースを空けるためにどのような動きをするかを尋ね、コストが最初から見えるようにします。

締め切りが過ぎてしまう前に、早めに質問してください

これは、いくつかの締め切りを守るのに問題がありそうなことがわかったらすぐに言い出すのが最善です。たとえば、月曜の朝に「金曜日までに両方を仕上げることはできない」と言うのです。これにより、計画を変更する際の柔軟性が最大限に高まりますが、木曜日の夜までにヨルダンの選択肢は少なくなります。

何らかの理由で、すぐにマネージャーと 1 対 1 で話し合えない場合は、Slack または Teams でマネージャーに最初のメモを送信してください。今週の仕事の計画を立て始めたことと、仕事の順序変更の可能性についてできるだけ早く話し合いたいことを上司に伝えてください。これにより、マネージャーは話す前に作業内容を確認する機会が得られ、手に負えなくなる前にリクエストを記録に残すことができます。そのようなメモの例を次に示します。

数字でリードすると、短くなります。これを修正が必要なスケジュールの問題として捉えると、Jordan はリストを見て、問題を特定し、解決策を提案していることがわかります。

提案された注文を 1 つ持ってきて、どのアイテムが動くかを尋ねます

優先順位は上司が設定しますが、あなたは仕事の内容を詳しく知っているので、何をスケジュールするかについてはよくわかります。タスクをどのようにスケジュールするかを提案し、各タスクをそのようにスケジュールした理由を 1 つ説明します。その後、マネージャーはあなたの提案を受け入れるか、必要に応じて調整することができます。

その後、マネージャーに選択を委ねて、それがうまくいくかどうか、または何か別のことを変更する必要があるかどうかを尋ねることができます。

このセリフは、圧倒されていると言う文脈では決して組み立てられていません。確かに、人間関係が許せば、その点を上司に話したいと思う人もいるかもしれませんが、これは単純にスケジュールを組んで回答を求めることの範囲外です。

サムはジョーダンに何を打つかを選択するように頼みます（イラスト）

1. 
   サム

   10分ありますか？ 1 週間の計画を立てたところ、16 時間の営業時間のうち、約 22 時間の作業が必要です。

2. 
   ジョーダン

   それは私が認識していた以上のものです。そこには何がありますか？

3. 
   サム

   クライアント資料、予算レビュー、オンボーディングドキュメント、および週次レポート。私は資料、レビュー、レポートをスケジュールどおりに進め、オンボーディング ドキュメントを来週の水曜日に移動します。それはうまくいきますか、それとも何か他のものを移動しますか?

4. 
   ジョーダン

   来週の水曜日はオンボーディング ドキュメントに適しています。まずデッキを保持します。

5. 
   サム

   素晴らしい。両方とも同じリストに基づいて作業できるように、簡単な要約を送信します。

「はい、それで何が動きますか？」と言ってください。新しいタスクが着地したとき

新しいリクエストは過負荷が最も大きくなりやすい場所であるため、タスクに対して「はい」と答え、同じ応答でそのコストを指定することをお勧めします。

そして、念のため言っておきますが、あなたにさらなる仕事を依頼している人が別の同僚である場合、「これが現在の仕事の順序に適合するかどうかを上司に確認する必要があります。」というようなメモはまったく問題ありません。

上司が「とにかく頑張ってください」または「すべてが重要です」と言ったとき

場合によっては、上司があなたに明確な指示を与えないこともあります。ため息をつきます。 「ベストを尽くすだけです」または「すべてが重要です」は、最初のコメントとしては適切ですが、時間がなくなったときに何をドロップするかを教えてくれるわけではないため、さらに努力する必要があります。そこで、ランキングを強制する簡単な質問をしてください。

答えがまだ「3 つすべて」である場合は、下に向かって進んで、何をトリミングする必要があるかを見つけてください。オンボーディング ドキュメントの短縮版を作成して、より早く公開するか、予算のレビューを後日に延期するか、という 2 つの妥当な提案が考えられます。 3 つすべてをテーブルの上に置いた場合、どのアイテムが滑る可能性が最も高いと思われるかをマネージャーに伝えてください。

マネージャーの答えをどうするか

あなたのマネージャーが何が動くかを選ぶ+

同意してその日のうちに要約を送信します。

彼らは「頑張ってください」と言います+

3 つの項目のうち、期限までに完了する必要があるのは 2 つです。

彼らは言う、「すべてが重要だ」+

1 つのアイテムについて、短い最初のバージョンまたはそれ以降のバージョンを提供します。

何も移動したり縮んだりすることはできません+

最も滑りそうなアイテムに名前を付けて、そこで停止します。そのリスクは今ではわかっています。

合意された優先事項を書面で確認する

1 対 1 の会話の書面による確認は同日に送信する必要があります。会話自体は 1 週間後には違った形で覚えられやすいため、お互いに書面のメモを参照して、合意された優先事項を確認できます。

メモは簡潔にまとめ、1 対 1 の会議で下された決定事項のみを列挙します。各タスクに関するディスカッション全体を蒸し返す必要はありません。単に事実を述べ、必要に応じてそれを参照するだけです。

要約を週に合わせて調整する

整理していただきありがとうございます。確認するには: [日付] までに [第一優先]、[日付] までに [第二優先]、[移動したアイテム] を [新しい日付] に移動しました。何か変化があれば早めに報告します。

第一優先と第二優先+

マネージャーがこれらのタスクに使用する名前を、同意した順序で使用します。

移動したアイテム+

誰もそれが古い日付であることを期待しないように、何が押し戻されたか、またはトリミングされたかを正確に名前を付けてください。

日付+

具体的な日を書きます。 「すぐに」や「今週後半」などの表現は避けてください。

あなたの次のステップ

新しいノートを開きます。今週のすべてのタスクをリストし、それぞれにかかる時間を見積もり、それぞれの期限を指定します。メモの下部に、これらのタスクを完了するために選択する順序の概要を示します。

これを表現するのは不快に感じるかもしれません。まず、この会話のバージョンを Quippy で練習してみてください。シーン パートナーとリハーサルして、この会議がどのようなものになるかを事前に把握してください。

出典と参考文献

1. 世界保健機関 (2026)。職場におけるメンタルヘルス (ファクトシート、2026 年 9 月 15 日更新)。誰が。過剰な仕事量や仕事量の管理不足など、職場のメンタルヘルスに対するリスクを列挙した世界的な制度ファクトシート。リスク要因と推奨されるサポートを示していますが、マネージャーとの 1 回の会話の効果を測定するものではありません。