あなたは机に座って 20 枚のスライドを含む巨大なプレゼンテーションを見つめていますが、どこから始めればよいのかわかりません。あなたのマネージャーは、「木曜日までにプレゼンテーションをしっかりしてもらえますか?」という簡単な質問で会議を終えました。そして他の人はすでにログオフしています。あなたは同意したものの、「引き締める」とはいったい何を意味するのか疑問に思っています。スライドの数を減らすのか、文章をより簡潔にするのか、それとも単に全体をより洗練されたものにするのか。
何かを理解しようとしているときは、短いメッセージが役に立ちます。すでに知っていることを述べ、まだ混乱している部分を強調して、相手が返事をしやすいようにしましょう。あなたが物事をうまく理解していることを示し、もう少し説明が必要なだけであることを示す方法で質問すると、会話からお互いのぎこちなさがほとんどなくなります。相手をその場に立たせたり、何が起こっているのか推測させたり、同じことを繰り返させたりすることはありません。率直かつ要点を絞れば、面倒に思われることなく、求めている答えを得ることができます。必要な情報を入手して先に進むことができるように、メッセージを思いやりと明確にすることが重要です。
曖昧な質問が難しく感じる理由
「どういう意味ですか？」と言うと、何が問題だったのかを考え出し、すべてをもう一度説明するという作業をしなければなりません。ここで事態は非常に厄介になる可能性があります。もともと何かを説明しようとしていた人は、戻ってそれをかみ砕かなければなりませんが、これは関係者双方にとってイライラする可能性があります。彼らは再び説明を始めなければならないかもしれません、そしてそのとき不快感が始まります。あなたは振り出しに戻るので、それはイライラするかもしれません。
具体的な質問をすることで、大きな違いが生まれる可能性があります。時間をかけて質問していることを考えると、相手も良い答えを出しやすくなります。彼らは最初から始めてすべてを理解する必要はありません。あなたはすでに彼らにあなたが探しているものについての手がかりを与えています。こうすることで、不足している情報を追加して支援することができます。これにより、回答する具体的な質問が提供され、あなたをサポートしやすくなります。さらに、あなたがそのタスクを理解するために努力したことを示すため、彼らは手伝いたいと思う可能性が高くなります。
言葉遣いの前後
同じ質問をさまざまな方法で尋ねることができます。また、1 つの質問がどのように異なる言い方で表現されるかを見るのは非常に興味深いことです。たとえば、いくつかの例を見てみましょう。これらはでっちあげですが、要点をうまく説明しています。各例は、1 つの質問が 2 つの異なる方法で尋ねられることを示しており、これは、自分の主張を伝えたいときや情報を求めるときに知っておくと役立ちます。
これの代わりに
デッキを理解するのに少し苦労しています。誰かが私のために物事を明確にするのを手伝ってくれますか？
これを試してください
デッキを簡単にチェックしてください。スライドの数を減らすべきですか、それとも長さを維持して各スライドのテキストをトリミングすべきですか?
マネージャーに 2 つの選択肢だけを与えると、マネージャーは簡単な答えを返してきます。こうすることで、ユーザーは選択肢から 1 つを選ぶだけで、ユーザーが何を望んでいるのかを正確に知ることができます。しかし、どちらの選択肢もうまくいかない場合は、彼らが本当に必要としているものを教えてくれるでしょう。そしてそれは彼らが何を求めているのかを理解するのに役立ちます。
以前
「金融のループ」とはどういう意味ですか?
後
「財務のループ」については、次のメールでデイナの言葉を真似すべきか、それとも彼女のチームとの簡単な電話を設定したほうが良いのかわかりません。この状況に対処する最善の方法は何でしょうか?
この方法は、あなたが疑問に思っている単語を実際に正確に使用し、その単語の意味を説明するので効果的です。このフレーズが何を言いたいのかよくわからない場合は、自分が知っていることを共有し、どこから始めればよいのか助けを求めてください。
以前、会議で大声で言った
待って、道に迷ってしまった。
後
それで、確認のために確認したいのですが、月末と言ったのは 30 日のことですか、それとも実際に営業している最終日のことですか?
先に進む前に質問することは、すぐに解決しやすいため、通常は良い考えです。待ってしまうと、後で戻って物事を理解するのが難しくなる可能性があります。また、質問について簡単に説明すると、必要な時間は 1 分だけであることが全員に伝わり、事前に計画を立てることができます。その方がより思いやりがあります。
4つのステップで尋ねる
- 理解した内容を繰り返して言う - これは非常に簡単なことですが、大きな違いを生む可能性があります。聞いたことを繰り返すと、あなたが相手の言っていることに実際に注意を払っていることが相手に伝わります。さらに、何か間違っていた場合は修正してもらえる機会が与えられるため、誤解をすぐに解くことができます。あなたがしなければならないのは、彼らが言ったことを受け入れて、それを自分の言葉で繰り返すことだけです。それはとても簡単です。
- 正確な問題を特定する。何かを読んでいて意味が合わないときは、率直に話して、何が混乱しているのかを正確に指摘してください。それは単語、フレーズ、または表現である可能性があります。たとえば、「この文脈での『締める』とはどういう意味ですか?」などです。 「『ループイン』について説明してもらえますか？」 「『月末』ってどういう意味ですか？」 - そうすることで、何を明確にする必要があるのかが明確になり、誤解を避けることができます。
- 経験に基づいた推測を行うか、2 つの可能性を選択してください。通常、いくつかの選択肢から選択する方が、最初から答えを考え出すよりも簡単です。このアプローチは、確信が持てないときに非常に役立ちます。最も可能性が高いと思われる 2 つのオプションを選択するだけで、正解する可能性が高くなります。
- 適切な瞬間と設定を選択してください。会議に参加している場合、他の人も同じことを疑問に思っている可能性がある場合は、大声で質問してください。ただし、仕事にのみ影響するものや、少しデリケートな内容の場合は、代わりにダイレクト メッセージを送信することを検討してください。こうすることで、グループの他のメンバーの邪魔をしたり、誰かをその場に立たせたりすることなく、必要な情報を得ることができます。
この習慣は多くの地域で見られます。ハーバードビジネススクールを例に考えてみましょう。彼らの 指導指導 教室での主導的なディスカッションの一環としての説明とフォローアップの質問について説明します。しかし、これは教室向けに書かれたものであるため、特定の職場がどのように反応するかを示すものではありません。したがって、さまざまな設定でそれがどのように機能するかを考えることは良い考えです。教室でうまく機能することが、オフィスやその他の作業環境では同じとは限りません。特定の状況を考慮して、何が最適かを判断する必要があります。
あなたがすでに「分かった」と言ったとき
何かをしている最中に、突然「ちょっと待って、これについてはよくわからない」と思うことがあります。一歩下がって説明を求めても大丈夫です。大げさな説明や謝罪を始める必要はないと考えてください。シンプルかつ要点を押さえてください。たとえば、次のようなことを言うかもしれません (架空の話)。
分かったと言って戻ってくる（架空の例）
話した後はよく理解できたつもりだったのですが、実際に取り組んでいると、1 つ行き詰まってしまいます。予算の部分に関しては、どの数値を使用すればよいのかわかりません。第 3 四半期の実際の数値を使用すべきでしょうか、それとも、今後得られると考えられる数値を使用すべきでしょうか?これについて手伝ってくれませんか？
最初の文は、なぜ今質問するのかを説明しています。時間を無駄にせず、率直に質問してください。次の文で要点を理解してください。何かがおかしいと気づいたらすぐにそれを話題にすると、一般的には二人とも話しやすくなります。こうすることで、混乱が解消され、何が起こっているのかをより深く理解できるようになります。
答えがまだはっきりしないとき
場合によっては、返信が元の指示と同じくらい曖昧になることがあります。同じ質問をもう一度するのではなく、より具体的な質問にしてみてください。
メッセージの例
これがあなたが考えていることなのかと思いましたか？最初の数枚のスライドの下書きをまとめて、共有フォルダーに追加しました。覗いてみませんか？
共有する下書きがあると、多くの場合、他の人が有益なフィードバックを提供しやすくなります。なぜなら、彼らは自分が望むものを説明しようとするのではなく、現実のものに反応できるからです。ゼロから始めるのではなく、ドラフトが出発点となります。また、誰かが以前に同様のことを行ったかどうかを尋ねることもできます。これは、何がうまくいき、何がうまくいかないかを把握するのに非常に役立ちます。たとえば、誰かがすでにあなたのようなプロジェクトに取り組んでいる場合、その経験を共有し、ヒントを与えることができます。さらに、具体的な草案があると、何が気に入っていて何が気に入らないのかを指摘しやすくなりますが、一般的な言葉でアイデアについて話し合っているだけの場合は、それが難しい場合があります。
誰かに質問するとき、相手がどのように答えるかは必ずしもわかりません。彼らは悪い一日を過ごしているか、少し不機嫌かもしれませんが、それはあなたの質問が悪かったという意味ではありません。時には、物事が期待どおりに進まないこともありますが、本当に重要なのは仕事を正しく遂行することです。したがって、たとえ会話が多少ぎこちなくても、正しい結果が得られれば、それだけの価値があります。一瞬少し不快に感じるかもしれませんが、それは物事を正しく行うために支払う小さな代償です。
送信前の簡単なセルフチェック
送信ボタンを押す前に、これらを確認してください。
ほぼ「はい」と答えた場合は、そのまま送信してください。
次の動きは何でしょうか？今週あなたが困惑した指示を選んでください。少し時間をとって、問題を解決するメッセージを書き留めてください。ここで説明した 4 つの手順に従うことを忘れないでください。今日はこれをまとめてみます。送信ボタンを押す前に内容を確認したい場合は、Quippy を使って会話を大声で練習してください。