あなたはこれまでに 4 回も「ごめんなさい、できないと思います」と書きました。各バージョンは長くなり、より申し訳なさそうになります。
サムのメッセージ「今週、四半期報告書を取り下げてもらえませんか?」は 40 分前に送信されました。チームチャットではその下に「見た」と表示されます。つまり、サムはあなたがメッセージを見たことを知っています。
カーソルはメッセージの 4 番目のバージョンの「残念ながら」という単語の後にあり、肩は耳に向かって上がっています。
この種のリクエストには非常に簡潔に応答できます。要求を断り、仕事に関連した理由を 1 つ伝えるだけです。
実際に作業を遂行できる場合に限り、作業のより小さな部分を完了するか、後で完了することを申し出ることができます。
リクエストがマネージャーからのものである場合は、作業タスク間の競合に名前を付けて、どのタスクを最初に完了するかをマネージャーに決定してもらいます。
最も頻繁に発生する追加作業の要求には 6 つのタイプがあります。以下は、これらの各タイプのリクエストに返信するために使用できるメッセージです。文言は、リクエストを行う人およびリクエストがどのように行われるかによって異なることに注意してください。
余分な仕事をしないと言う前に、何を確認する必要がありますか?
アメリカ心理学会の調査によると、多くの労働者が仕事のせいでストレスを感じていることがわかっています。米国の就業成人2,515人を対象とした2023年のオンライン調査では、労働者の77％が過去1カ月間に仕事関連のストレスを経験したと報告した。1 サムの名前が点灯したときに脈拍が跳ね上がったとしても、あなたは一人ではありません。
調査データは自己申告に基づいているため、余分な仕事を断ることがストレスを軽減するか、職場での評判を損なうかどうかを示すことはできません。
事実を確認してください。この真っ只中にいるときは、たとえ 2 回目からカレンダーが変わっていなくても、3 回目にカレンダーを開くよりも、自分の仕事に関する事実を確認する方が有益です。
- 何が問われているのでしょうか？ サムの皿から「報告書を外す」とは、実際には何を意味するのでしょうか? 12 ページにわたるレポートについて話しているのでしょうか、それともいくつかの数字をまとめて要約しているのでしょうか?このタスクの期限と、自分の役割を終えた後の責任者を確認します。
- 厳しい締め切り。 今週完了する必要があるすべてのタスクを、それぞれの作業が残っている状態で順番に実行します (例: 「木曜日のクライアントの提案、約 1 日半の作業」)。
- 実際に勤務できる時間。 会議の時間や自分の仕事を確認するために必要な時間を削除します。 「暇そう」に見える午後でも、2 件の電話が入っていると、90 分しか残らないかもしれません。
- あなたの仕事の優先順位は誰が決めるのか。 同僚 (サム) から仕事を頼まれ、承諾するか拒否することができます。仕事はマネージャー (マヤ) によって割り当てられ、どのタスクが進むかについて彼女と話し合うことになります。
その場で答えられない場合は、「期限を確認する必要があります。午後 3 時までにご連絡します。」という短い言葉を使うことができます。返信するメッセージ。それ自体が完全な返答であり、40 分間の見つめ合いは終わります。
誰に尋ねられるかに応じて、職場でどのように断りますか?
同じ火曜日の朝からの 2 つの通知は、2 つの異なるリクエストです。サムは「万が一…」と尋ねると、マヤは「顧客の概要も受け取ってもらえますか?」と尋ねました。
これらは、形式が異なるものの、同じ種類のリクエストのように見えます。しかし、答えは大きく異なります。
以下で自分の状況を見つけて、そのセクションに進んでください。
これはどのような種類の追加作業依頼ですか?
同僚があなたに皿から何かを取ってくれるよう頼んだ
それは好意です。理由を 1 つ挙げて断り、本当に余裕がある場合にのみ小さな部分を提供してください。
マネージャーが現在の締め切りに加えてタスクを追加します
それはアドオンです。クラッシュに名前を付けて、どのタスクが最初に来るかを尋ねます。
1分しかかからないとか、緊急だと誰かが言う
それはスクイズです。回答を 1 回繰り返し、すでに存在するもののみを提供します。
オプションのプロジェクト、委員会、またはチームに招待されます
ボランティア枠です。単純に「いいえ」で大丈夫です。ご希望の場合は、境界のあるピースを 1 つ提供してください。
あなたはすでに「はい」と答えましたが、今では配信できないことがわかります
それは残念なはいです。新しい日付または新しい所有者で同日中に修正します。
同じような依頼が何度も来る
それがそのパターンです。仕事量については、マネージャーに別途相談してください。
助けを求める同僚にどうやって断りますか?
お昼からこのメッセージを書き直しているようです。サムのリクエストの最後にある「心配しなくても大丈夫」という言葉が、何らかの心配があることを意味していることをあなたたち二人も知っているので、どういうわけかその原因となっています。
- それを見つける方法: リクエストはフレンドリーで少し横向きに見えます。「今週レポートを受け取っていただける可能性はありますか?」のようなものです。しかし、サムはあなたに仕事を割り当てたり、優先順位を設定したりすることはできません。
- 通常の意味: サムも埋葬されていますが、誰かが「はい」と言ってくれること、そしておそらくあなたがいつもそうだからあなたを選んでくれることを期待しています。
余分な作業を行わないためのシンプルなステートメントと 1 つの説明に固執してください。カレンダーについて詳しく説明しないでください。
今週はレポートを引き受けられません。木曜日にはクライアントへの提案を終える予定なので、そのために残りの時間が必要です。
覚えておいてください。本当にやるべき少しの追加作業がある場合は、別の文でそれについて言及することができますが、それがあなたのノーを曖昧にするべきではありません。
レポートが書けない。すでに持っているフィギュアは明日の正午までにお送りできます。
サムはあなたのカレンダー全部を必要としていません。サムは3時までに他の人を探しに行くかどうかを決める必要があります。
これは微妙ですが一般的なものです。すでに答えがわかっているのに「やってみます」と言うと、後で悩まされる可能性があります。
午後2時だともっと優しく聞こえるかもしれません。しかし、木曜日になると事態はさらに悪化し、サムはまだ来ることのない報告を待っている。
サムから営業時間外 (例: 午後 7 時) に連絡があった場合、 時間外は助けられないことを同僚に伝える は、同じ構造を使用していますが、タイミングに関する追加の行が含まれています。
マネージャーからの余分な仕事にノーと言うにはどうすればよいですか?
現在水曜日の4時40分です。あなたのマネージャーのマヤがあなたのデスクに立ち寄って、すでにいっぱいになっているあなたの仕事に別のタスクを追加しました。彼女は、金曜日に顧客の概要をまとめてほしいと考えています。
天気予報はすでに今週金曜日に提出される予定で、「確かに」と言い始めているのが聞こえます。
- それを見つける方法: 上司が仕事を頼んでいるようですが、金曜日までに終わらせると約束した他の仕事と重なってしまいそうです。
- 通常の意味: Maya の頭の中には現在のタスクの完全なリストが存在していないようです。そのため、あなたにトレードオフを示してもらう必要があります。
決定をマネージャーに戻し、新しい仕事を現在のタスク リストに適合させる必要がある実際の仕事として扱います。新しい作業が他の現在のタスクとどのように競合するかを説明します。
Maya は、この追加の作業を引き受けるために何をトレードオフするかを決定できます。
顧客の概要を担当することはできますが、それと予測を金曜日までに終えることはできません。どちらを優先すべきでしょうか?もう一方の期限はどれくらいに変更する必要がありますか?
英国の安全衛生行政の管理基準に従って、組織は合意された労働時間内で達成可能な仕事の要求を提供する必要があります。2 これにより、衝突を起こすための足場が得られます。ただし、これは、個々のマネージャーがあなたに同意するという意味ではありません。
時間の観点から必要な作業を見積もることも役立ちます。たとえば、「多すぎる」ではなく「半日程度の作業」です。これにより、マヤは議論する必要がなくなり、計画を立てることができるようになります。
新しい計画に同意したら、それを 1 行のテキストに記録して、来週同じ記録が残るようにします。
ありがとう。合意どおり、金曜日までに顧客の概要を完了し、予測を火曜日に移動します。
現在の締め切りがすでに遅れていることがわかっている場合は、次の記事で説明されているように、同じ会話で締め切りに間に合わないことを伝えます。 期限前に上司に伝える.
誰かが1分しかかからないと言うとき、あなたは何と言いますか？
「1分だけ」というのは、他人の要求の中でしか出てこない時間の単位です。サムはあなたの「ノー」にまさにその通りに答え、「本当に緊急です」と付け加えました。 「わかりました、大丈夫です」で始まる返信の上に親指を置きます。
- それを見つける方法: それはあなたがすでに断ったタスクを再度述べることであり、フォローアップによってタスクの範囲が狭まったり（「それは小さい」）、タスクを遂行するプレッシャーが増大したり（「私はここで必死だ」）可能性があります。
- 通常の意味: サムの問題は依然として現実的で未解決ですが、フォローアップは最初のリクエストと同じ方法で対処する必要があります。あなたの答えは変わりません。
作業範囲が不明な場合は、詳細を尋ねてください。それ以外の場合は、前の回答を冷静に言い直してください。斬新な言い訳は、なぜもっと仕事をしなければならないのかというさらなる議論を招くだけです。
緊急であることは理解しています。今でも所有権を取得できません。既存のスプレッドシートを送信することはできますが、更新することはできません。
自分がチームプレイヤーかどうかという反発があったとしても、巻き込まれないでください。自分の性格を正当化しようとしないでください。 2 つのタスクにそれを保持し、キャラクターをタスクから外します。
私はチームが両方の期限を守ることを望んでいます。これを実行すると、提案が危険にさらされることになります。どのタスクを最初に実行すべきか Maya に確認してみましょう。
たとえ誰かがあなたの興味に反することを押し付けてきたとしても、皮肉に頼るよりも、中立的なトーンを保つ方が良いことを覚えておいてください。 3 月以来、その人のためにしてきた好意をすべて長いリストにしないでください。
気まずい瞬間を終わらせるために両方の期限に同意し、一方の期限を守れないように注意してください。その約束は金曜日に期限が来る。
プレッシャーが何日も続く場合、より長い説明が必要になります あなたがノーと言ったのに誰かが押し続けた場合にどう反応するか.
職場でオプションのプロジェクトを断るにはどうすればよいですか?
メールは「プロジェクトチームにぜひ参加していただきたいです。」で始まります。まだ残りを読んで、他に誰が書いているかを確認する前に、「はい」と書く途中です。
- それを見つける方法: それはチャンスとして提案されています。あなたの仕事では、このような追加の仕事を引き受ける必要がありますか?いいえ。
- 通常の意味: 誰かが余分な人手を必要としている場合、自分の時間をこの仕事に使えるかどうかはあなたが決めることになります。
今月はプロジェクトチームに参加できません。水曜日には 2 ページの概要を確認して、4 日までにコメントを送信できます。
このメッセージはうまく設定されており、水曜日の一日、午後 4 時の時間に 2 ページの範囲の要旨を検討するというタスクが含まれています。 「できる限りお手伝いさせていただきます」というメッセージは、追加の作業の詳細に同意するために常に彼らとやり取りをしなければならないため、通常、最終的にははるかに多くの仕事をすることになります。
最初に他のチームメンバーに作業を引き受ける時間があるかどうかを確認することなく、その作業を他のチームメンバーに提案しないでください。最も能力のあるチーム リーダーに尋ねることを提案できます。
オプションの追加作業についても、ノーと言うだけで問題ありません。それを補うために代わりの仕事を考える必要はありませんし、夜間や週末を費やす義務もありません。
職場でどうやって「はい」を取り戻しますか？
脳がまだカレンダーを読み込んでいる間に、あなたは急いで「もちろん、問題ありません」と言った。 20 分後、プロジェクトの起動トラッカーを開くと、お腹が下がります。
- それを見つける方法: 会議中や廊下ですぐに同意したのに、今はカレンダーを見ているだけです。あなたがすぐに「はい」と言ったので、計算は崩れてしまいました。
- 通常の意味: 誰かが再計画を立てる時間がまだある間に、最初の約束をあなたが実行可能な形式で今日再発行する必要があります。
より多くの仕事を受け入れるために急いで同意したことを認めてください。実際に履行できる代替勤務の取り決めを約束します。
打ち上げに残っている作業を確認する前に同意しました。木曜日までに分析結果を提出できません。月曜日までに完成させることができます。そうしないと、別の所有者について話し合う必要があります。
撤回の必要性を認識したその日のうちにこれを送信してください。日が経つにつれて、マヤとサムには、変化に合わせて再計画するための選択肢が少なくなっていきます。
追加の仕事の依頼が何度も来たらどうしますか?
CDC の国立労働安全衛生研究所は、仕事のストレスを、仕事の要件が労働者の能力、リソース、ニーズと一致しない場合に起こる有害な反応であると説明しています。3 サムのように追加のリクエストが止まらない場合、その不一致が本当の話題です。
- それを見つける方法: あなたはこの四半期にサムのレポートに 3 回ノーと言いましたが、4 回目のリクエストがメールの受信箱に届きました。
- 通常の意味: もう一度丁寧に「いいえ」と言うと何も変わりません。現在のワークロードについて Maya と話し合う必要があります。
Maya とあなた自身の両方からの意見を必要とする計画の問題としてこれを組み立てることから、要求された作業についてのディスカッションを開始します。その前に、あなたに要求されたすべてのお願いのリストを作成し、それぞれが完了するまでにかかる時間を見積もり、これらのタスクを引き受けた結果として何が遅れたかを書き留めてください。
自分の役割のどの部分を継続しなければならないか、またどの部分を止めてもよいかについて話し合います。
マヤ、今週、私の仕事量を確認するために 20 分お時間をいただいてもよろしいでしょうか?今月は追加のリクエストを 4 件受けましたが、それらのせいで立ち上げ作業が滞っています。
仕事の指示を与える異なる人々の間で衝突がある場合、シナリオは少し異なります。これについては、 指示が矛盾した場合にどのタスクを優先するかを尋ねる.
余分な仕事をしないと言うとあなたの評判が傷つきますか?
翌朝、キッチンでサムに遭遇すると、サムは何事もなかったかのように挨拶をします。あなたが半夜かけて考え出した恐ろしい議論はすべて実現しませんでした。
人々が覚えやすいのは、その後の物事の処理方法です。イベント後に戻って断りを和らげる必要はありません。
- 約束を守りましょう。 正午までにサムに数字を伝え、他の仕事の遅れを見つけたらすぐにフラグを立ててください。
- いつものようにサムに接してください。 サムに礼儀正しく接し、別の仕事に関するサムの次の質問にはいつものように答えてください。ノーをサプライズで埋め合わせようとせずに。
- 一行メモを書きます。 Maya が予測を変更するときに、修正された優先順位を記録します。これにより、2 週間後に混乱を招く会話を避けることができます。
- 誰も CC しないでください。 自分が正しいことを証明するために人の真似をすると、最初の「ノー」よりも多くの善意が必要になります。
サムに尋ねられる前に「ノー」の練習をしましょう
次に予想される追加仕事の依頼に対して 2 文のノーを書き、「残念ながら」という言葉が含まれない言葉が出るまで Quippy でサムにそれを言う練習をします。