チャンスを逃し続けたときに会議で発言する方法

あなたは20分前にそのアイデアを思いつきました。最初の文の最初の部分を何度かリハーサルしたことがあるかもしれません。あなたがエッジワイズで言葉を理解する前に、他の人が口を挟む機会があったかもしれません。しかし、話題は先に進みました。その瞬間が過ぎても、会議後に簡単なメモや電話でフォローアップすることで、適切な人の前でアイデアを伝えることができます。会議で適切な人々の前でアイデアを伝えるには、ほとんどの場合、機械的な修正が必要です。伝えるべき点を 1 つ明確にしてください。早い段階で少額のトークンを寄付してください。次に、自然な流れで短い冒頭のセリフを入力し、3 つほどの短い文で要点を説明します。

仕事を我慢するのはよくあることです。米国の職場で上司に懸念を提起するプロセスを理解するために行われた探索的研究では、フルタイム従業員 40 人中 34 人 (85%) が、重要だと考えていた懸念を提起することを一度は控えたと報告したことがわかりました。¹。最も多く挙げられた理由は、懸念を表明すると否定的に見られ、さらには良好な職場関係が損なわれるのではないかという恐怖でした。これは一般的な会議のためではなく、上司に懸念を提起するためのものであることに注意してください。そのため、この本は会議について具体的に描写しているわけではありませんが、この本で描かれている恐怖は、会議で発言することを考えている多くの物静かな人々にとっては馴染みのあるものに聞こえるでしょう。以下の手順は、会議での発言を小さく、日常的に感じさせる方法の概要を示しています。

会議が始まる前に 1 つのポイントを選択してください

開催される会議の議題を読むか、会議の準備のために送信された電子メールのタイトルを読みます。あなたが貢献できる議題項目を 1 つ選択してください。自分の要点を一文で書きましょう。これは、「最初に 1 つのチームでこの新しいフォームの試験運用を試みることができます」というような単純なものでも構いません。 「オンボーディングについていくつか考えがある」などのことを書いた場合は、ミーティング中にオンボーディングについての残りの考えを組み立てる必要があることに注意してください。そして、おそらくそこでとりとめのないことになるでしょう。

準備した文に理由を 1 つ追加すると、完全な文と理由を追加することができ、簡単に話すことができます。会議への貢献を思いついたメモは、付箋やメモに使用した文書の会議メモの上部など、見える場所に保管してください。

最高のアイデアを会議に持ち込んで、他のアイデアは後のメールに使用してください。会議への 1 つの明確な貢献は、3 つのそれほど明確ではない貢献よりも、忙しい会議室にとってはるかに簡単に認識されます。

最初の10分で何か言ってください

初期の貢献は深いものである必要はありません。状況に関する質問に答えたり、日付を確認したり、他の人の考えにさらに詳細を追加したりすることもできます。これは、聞いた内容に基づいているため、非常に簡単です。ビデオ会議では、カメラをオンにして、ミュート解除ボタンの近くにカーソルを置き、発言者の声が文の終わりに下がり、発言者が椅子にもたれかかってメモを探し始めるのが聞こえたらすぐにクリックして話し始めます。

会議への初期の貢献は、長くても深いものである必要もありません。実際、状況に関する質問に答えたり、日付を確認したり、他の人の会議のアイデアに 1 つの詳細を追加したりすることは、すべて会議に大きく貢献します。そのような貢献は次のとおりです。

ビデオ通話では、カメラがオンになっていて、カーソルがミュート解除ボタンの近くにあることを確認してください。そうすれば、最初の投稿はマウスをクリックするだけで簡単になります。完璧な瞬間を待つことが多い場合は、会議の最初の 10 分を自分の時間として捉え、それを利用する計画を立ててください。

自然に入る瞬間を見つける

会議の開始は通常、ある時点から別の時点への移行（講演者の議論の終わり、スライドの終わりなど）や、追加のコメントを求めて進行役からの質問として行われます。そこで新たな貢献者の声が期待されます。

スピーカーに注目してください。彼らが一文を話し終えて、椅子にもたれかかるか、メモを調べ始めたら、それは通常、その主題についての話しが終わったことを意味します。たとえ1秒でも不快な沈黙のように感じられるのを待ってはいけません。話題はすぐに進む可能性があります。

手を挙げたり、前かがみになったりすると、スピーカーやファシリテーターの注意を引き、あなたを認識できるようになります。

123

1. 1
   用意したポイント

   サムの付箋には彼の一文とその理由が記録されているため、文言を頭の中に留めておく必要はありません。

2. 2
   自然な移行

   画面上のスライドが変更されました。このような変化は、部屋が新しい声を期待する瞬間です。

3. 3
   オープンなリスナー

   ジョーダンはサムの方を向いて彼を見ています。自分自身が前のめりになることで、ファシリテーターや同僚にあなたを引き込む合図が与えられます。

フロアを主張するラインで開く

会議での最初の言葉によって、これから何を言うかに対する期待が高まります。 「申し訳ありませんが、ばかげた質問かもしれません」などの謝罪から始めないでください。これらの言葉は冒頭の数秒を占め、どんな愚かな質問をするだろうかという聴衆の期待を下げてしまう可能性があります。

今述べたことにリンクするのが最も簡単です。

会話が別の方向に進んでいる場合は、前のポイントに戻ります。

他の人と同時に話し始めた場合は、後から話すと伝えてください。こうすることで、相手がその点について話し終えた後に話すことができます。話し始めたら、話しかけられないよう注意してください。

サムがアイデアを思いつく（例）

1. 
   ジョーダン

   したがって、新しいフォームは最初に全員に公開されます。オンボーディングに関して他に何かありますか?

2. 
   サム

   それを踏まえて、まずはサポートチームでテストできると思います。彼らは最も多くの新入社員を採用しているので、問題をすぐに発見します。

3. 
   ジョーダン

   それは良い点です。テストはどれくらいの時間実行されますか?

4. 
   サム

   2週間もあれば十分です。それを設定して、見つけたものを共有できます。

5. 
   ジョーダン

   そうしましょう。サム、金曜日までに計画書を送ってもらえますか？

3文で言ってからやめてください

自分自身を軌道に乗せるためのシンプルなフレームワーク: 1. 主張したい要点のステートメント; 2. 2. 要点の 1 つの理由の簡単な説明。 3. 次に何をすべきかについての提案。これが実際の会議でどのように聞こえるかの例を次に示します。

それから話すのをやめてください。その沈黙は長く感じるかもしれませんが、それは通常、人々が返答を考えて懸命に働いていることを意味します。フォローアップの返信は簡潔にするようにしてください。質問に対して 1 ～ 2 文で答えるだけで、目の前の問題について考えたことを示すのに十分です。

独自の 3 文のポイントを作成する

私たちは[あなたの意見]をすべきだと思います。 [理由は 1 つ]、つまり [チームが得られるもの]。 [小さな次のステップ] はできますか?

あなたの意見+

会議前に書いた一文。行動に移すのに十分な具体性を保ちます。

理由は 1 つ+

最も有力な理由を 1 つ選択してください。誰かが尋ねた場合に備えて、他のものは保存しておいてください。

チームが得られるもの+

問題をより早く発見したり、手順を節約したりするなど、具体的な結果を挙げてください。

小さな次のステップ+

短いトライアル、簡単な確認、フォローアップの会話など、同意しやすい内容を提案します。

瞬間が過ぎたときのフォローアップ

あなたのアイデアが会議で取り上げられずにその瞬間が過ぎてしまう可能性があります。数時間以内に責任者に、またはチームが会議スレッドを使用している場合は会議スレッドに電子メールを送信します。口頭バージョンと同様に、要点、その理由、次のステップで構成する必要があります。

口頭での貢献に必要なだけ短くしてください (ポイント、理由、次のステップなど)。以下に例を示します。

これにより、このトピックに関連する将来の会議で以前のやり取りを参照することもできます。たとえば、「火曜日の後にこれに関する簡単なアイデアを送信しました…」と始めることができます。

要点を言わずに会議を終了することが多い場合は、マネージャーまたは会議の主催者に、あなたは発言が少ないので、議題を閉じる前に確認する必要があることを伝えてください。

あなたはその瞬間を逃しました。今は何ですか？

このテーマに関してはまだ決定が下されていない+

あなたの意見、理由、次のステップを記載した短いメモを今すぐ意思決定者に送信してください。

チームには共有の会議スレッドがあります+

そこにフォローアップを投稿して、会議の参加者全員がそれを確認できるようにします。

その話題は次の議題です+

項目が出てきたときに以前のメモに言及し、それを冒頭のセリフとして使用します。

決定はすでに最終的なものである+

これはここでやめてください。アイデアを適用する場合に備えて、将来のディスカッションのために保存してください。

これはほとんどの会議で起こります+

アイテムを閉じる前に、マネージャーまたはファシリテーターに、静かな人とチェックインするように依頼してください。

次回の会議で試してみてください

議題のある次の会議を見つけます。言いたいことの要点を 1 文に書き、その背後にある理由を 1 文に書きます。いつ発言を開始するかを決定します (例: 対応する議題の開始時刻など)。会議で発言できたかどうか、また発言できてどうだったかに注目してください。

Quippy を使用してこれらのセリフを練習し、会議前に実際の会話を練習することができます。会話の「最初の一文」は、大声で言うのが特に難しい場合がありますが、Quippy を使用すると、会議前にシーン パートナーとリハーサルできます。

出典と参考文献

1. ミリケン、モリソン、ヒューリン (2003)。従業員の沈黙に関する探索的研究: 従業員が上向きにコミュニケーションを行わない問題とその理由。 Journal of Management Studies (著者の原稿)。コンサルティングや金融サービスなどの業界の米国のフルタイム従業員40人に、監督者への懸念の表明についてインタビュー。具体的には会議でのアイデアではなく、上向きの懸念に関する小規模な調査サンプル。