電話が嫌いなときに電話をかける方法: 準備、オープナー、ボイスメール

あなたは歯医者の予約を変更してから 9 日間リストに載っています。あなたは毎日その電話に戻ってきますが、何らかの理由でそれを昼食後、つまり明日まで延期します。このタイプの不安は、会話の最初の 10 秒で何を言えばいいのか分からず、その後歯科医や受付スタッフが尋ねるかもしれない質問に答えられないのではないかという恐怖から生じることがほとんどです。ただし、これらの質問に対して準備をすればするほど、それらに対する恐れは少なくなります。

まず、この種の電話（約束やその他のビジネス関連の電話、友人への電話）に備えて短いリストを作成します。電話の種類ごとに、事前に準備しておく必要がある 3 つのことを書き留め、それらを使用して電話を開始するための非常にシンプルかつ明確な方法を作成します。次に、保留音楽、転送、空白の瞬間に備えて、いくつかのバックアップ回線を用意しておきます。

ダイヤルする前に 3 つのことを書き留めてください

電話をかける前に、通話中に参照する 3 つのポイントを忘れずに書き留めてください。リストは簡単に参照できる必要があり、歯科医の診察の場合はそれほど多くの情報が必要になる可能性は低く、ほとんどの情報は事前に書き留めることができます。

• あなたの冒頭の文。 あなたが誰であるか、そしてあなたが何を望んでいるのかを 1 行にまとめます。
• 彼らが尋ねる詳細。 これらには、あなたのフルネーム、生年月日、アカウント番号または証券番号、完全な住所、処方箋の名前、注文番号が含まれます。
• よくある質問に対するあなたの答え。 予想される質問に備えて、希望するオプションが利用できない場合に備えて、受け入れてもよいものの短いリストを作成してください。 (例: 他の日付を検討しますか、午前 8 時または午前 9 時の予約を希望しますか、希望より早い予約を受け入れたいですか、別の医師の予約を受け入れますか。)

電話をかけている間、カレンダーを開いていると非常に便利です。フロントデスクでは、スケジュールを確認して、都合が合うかどうかを伝えるための時間とスペースを与えてくれることもよくあります。会話した日付、時間、名前を書き留めるためのペンを手元に用意しておくと、非常に役立ちます。

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   オープナー付き付箋

   彼の最初の文は書き出されているので、冒頭の 10 秒は考える必要はありません。転送後は、もう一度一字一句読むことができます。

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   カレンダーとペンを開く

   フロントデスクが時間を提示すると、その場で確認し、日付と対応してくれた人の名前を書き留めることができます。

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   スピーカー上の電話

   スピーカー モードでは、ハンズフリーでペンを使用できるため、音楽を保留している間は電話を置くことができます。

電話をかけた理由を一文で始めます

フロントデスクに電話すると、応答する人は通常、複数の仕事を同時にこなしていることを忘れないでください。彼らはあなたが誰なのか、なぜ電話をかけてきたのかをできるだけ早く知りたいと考えています。ですから、礼儀正しく、彼らが望むものを与えてください。これは、あなたが誰なのか、そしてなぜ電話をかけているのかを説明する短い完全なステートメントを意味します。雑談や電話に対する謝罪は必要ありません。

クリニックの場合、次のようになります。

ビジネスの場合も、同じパターンが機能します。

通常、電話の相手は台本を読んでいるので、通話の詳細を尋ねられるのでメモから応答します。予想外のことを尋ねられた場合は、確認する必要があることを伝え、通常はあなたの答えを待ちます。

サムはクリニックに電話してスケジュールを変更する

1. 
   ジョーダン

   リバーサイドクリニック、ジョーダンです。

2. 
   サム

   こんにちは、サム・リーです。私はパテル医師の患者です。14 日に予約を変更する必要があります。

3. 
   ジョーダン

   確かに。あなたの生年月日は何ですか?そして、あなたはパテル博士と一緒にいたいですか、それとも、最も早く開口部を持っている人を連れて行きますか？

4. 
   サム

   1994 年 3 月 3 日。カレンダーを確認するので少し時間をください。来週の午後のどこかでパテル博士と一緒にいたいのですが。

5. 
   ジョーダン

   21日火曜日は2時30分出勤です。

6. 
   サム

   では、21 日火曜日の 2 時 30 分からパテル博士とお話します。ありがとう、ジョーダン。

保留音楽と転送を処理する

電話が保留になったとしても、必ずしも何か問題が発生したことを意味するわけではありません。電話機をスピーカーの上に置いて置き、待っている間に爪を切ったり、緩んだ紙をまっすぐにするなどの些細な作業を行います。自動メニューに入れられた場合は、0 を押して「代表」と言うか、担当者と話すことを表す番号を押してみてください。問題や要件に対処できる担当者に転送されることを願っています。これは状況によって異なるため、失敗した場合は最も近いオプションを選択してください。

次に話す人は、あなたが転送される前にフロントデスクに何を言ったかわからないことがよくあります。異動後に新しい人にメモの冒頭の文を一字一句繰り返すのはこのためです。通話が切断された場合に備えて、連絡先の相手のデスクに直通するダイヤル番号を聞いておくこともお勧めします。その後通話が切れた場合は、相手に直接電話をかけ直して、切断されたと伝えることができます。

電話の順番が変わった場合の対処方法

保留中です+

スピーカーに切り替え、電話を置き、メモが見えるようにしてください。

自動メニューはあなたの理由と一致しません+

0 を押すか、「代表」と言ってみてください。それが失敗した場合は、最も近いオプションを選択してください。

誰かがあなたを転送しようとしています+

通話が切れた場合に備えて、まず直通番号を聞いてください。

異動後に新しい人が迎えに来る+

冒頭の文を一字一句もう一度読んでください。

彼らはあなたが今答えられないことを尋ねます+

確認して、折り返し電話できるかどうか尋ねる必要があると伝えます。そこで通話を止めることができます。

頭が真っ白になったときに回復する

十分な準備をしていても、電話中に重要な情報を忘れてしまう可能性があります。このようなことが起こっても心配しないでください。相手は数秒の沈黙すら気づかない可能性が高いです。次のように言うことで、いつでも必要な情報を思い出す時間を稼ぐことができます。

次に、メモを確認します。彼らが言ったことを忘れてしまった場合は、もう一度言ってもらうように頼みます。フロントデスクのスタッフはこれを一日中行っています。重要な情報 (新しい約束の日時など) を必ず読み返し、相手が確認した内容を書き留めてください。

折り返し電話がかかるボイスメールを残す

上記以外の理由 (質問に答えてくれる人がいないなど) により、ボイスメールを残すのが難しいと思われる場合があります。ただし、ボイスメールには、次の順序でいくつかの情報を含める必要があります。あなたの名前、電話の理由、折り返し電話する際に役立つ重要な情報 1 つ、電話番号 (ゆっくりと 2 回言いました)、折り返し電話するのに最適な時間。

次のようなものがそれをカバーします。

最初のメッセージは完璧である必要はありません。相手があなたの詳細と電話番号を聞くことができれば、大丈夫です。

普段はテキストメッセージを送っている友人に電話をかける

旧友との再会に関する調査によると、人々は電話の方が電子メールよりも気まずいものだと予想していたが、実際には電話の方がより強いつながりを築き、電子メールよりも気まずさは感じられなかったことが判明した²。また、これまで会ったことのない人々を対象とした調査では、音声を含む会話 (ビデオまたは音声チャット) の方が、テキスト チャットよりも強い絆を築くのに役立つことがわかりました (余分な気まずさは生じません)¹。ただし、この調査は友人や見知らぬ人を対象としたものであるため、薬局やその他の組織への電話については何も測定されていません。

簡単なテキストでは、まずタイミングを考慮します。

なぜ彼らのことを考えたのかを話してから、彼らの人生について 1 つの質問をしてください。事前に何か準備をしておきますが、すべての沈黙を埋める必要があるとは思わないでください。通話は 10 分程度でも価値があります。

今日は 1 本電話をかけてください

あなたが避けてきた最悪の電話を選択してください。冒頭の一文と必要なメモを付箋に書き出します。カレンダーを開いてください。電話番号を取り出してダイヤルしてから、3 回目を読み直してください。最初にシーン パートナーと Quippy で通話を練習することもできます。

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

出典と参考文献

1. クマール、A. & エプリー、N. (2021)。驚くほど嬉しいお声をいただきました。コミュニケーション メディアの影響を誤解すると、他の人とつながる方法が最適ではない選択につながる可能性があります。実験心理学ジャーナル: 一般、150(3)、595-607。参加者が電話や電子メールで旧友と再会し、さらにビデオ、音声、またはテキストを介して見知らぬ人同士でラボチャットを行うフィールド実験。それは医師や企業への電話ではなく、期待されることと感じられる気まずさやつながりを測定したものであり、不安障害については研究していませんでした。
2. コニック、H. (2020)。社会的距離の時代に他の人とつながる方法。シカゴ大学のニュース。同じエプリーのフィールド実験（古い友人、電話と電子メール）に関する出版前の大学ニュースの要約。二次報告書、それが要約する研究と同じ制限。