面接後に段階ごとにメールでフォローアップする方法

面接を受けたばかりで、面接後に何を送ればよいのか、いつ送信すればよいのか知りたい場合は、簡単に答えます。面接後24時間以内にお礼状を書きましょう。彼らがあなたに決定を下すと言った決定日を待ちます。その日付から数日待ってから、丁寧なステータス チェックを 1 回送信します。ステータスチェックに応答がなかった場合は、約 1 週間後に最後のメモを書き、その後他の求人情報を見てください。長さに関しては、これらのメモのそれぞれはほんの数文にすることができます。以下に例を示します。

1日以内にお礼メールを送る

面接当日、遅くとも翌日の午前中までにお送りください。電子メールの本文には、面接官の名前を記載します。面接に複数の参加者がいる場合は、各人に別々のお礼状を送ります。あるいは、本文に名前を記載した 1 通の電子メールを全員に送信することもできます。感謝状を送信する相手を簡単に見つけられるように、電子メール連絡先リストに相手の電子メール アドレスを必ず含めてください。

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   面接官の詳細が記載されたノート

   各面接官の名前、正しいスペル、そして彼らが言ったことを 1 つ書き留めます。その詳細は、お礼メールの特定の行になります。

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   ラップトップ上の短いドラフト

   お礼の文は3～4文程度にとどめ、その日のうち、遅くとも翌日の午前中までに送りましょう。

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   カレンダー上の決定日

   通知された日付と、2 ～ 3 営業日後のリマインダーをマークします。このリマインダーは、ステータスを確認するための合図です。

お礼状で感謝の気持ちを伝えるのはとても簡単です。面接を受ける時間を与えられたことを認め、面接を受けたポジションへの継続的な関心を表明してください。会話中に話題になった具体的なポイントを 1 つ述べ、そのポジションに対する熱意を繰り返し伝えます。以下は、サムのジョーダンへのインタビューに対するお礼状の例です。

「オンボーディング」の詳細を、彼らとのインタビューから別のものに変更することができます。彼らが説明したプロジェクトや、あなたが彼らに尋ね、彼らがあなたと話し合った良い質問などでも大丈夫です。メールの件名は「今日はありがとうございました」など、簡潔でわかりやすいものにしてください。

こんにちは、ジョーダン、今日は私と話す時間を割いていただきありがとうございます。 あなたのチームがオンボーディングプロセスをどのように再構築しているかを聞くことができて楽しかったです このプロセスの再考により、私はこの役割にさらに興奮しました。前進するために他に何かご提供できることがございましたら、お知らせください。

この文はジョーダンが実際に言ったことを示しており、サムが聞いていたことを示しており、ジョーダンがメールを適切なインタビューに結び付けるのに役立ちます。それをあなた自身の会話の実際の詳細に置き換えてください。 「会社について学ぶのは楽しかった」などの一般的なセリフは誰でも送信できます。

弱い答えを 1 つの文で明確にする

たとえ面接がうまくいったとしても、お礼状でたった 1 つの弱い答えを修正する必要があるかもしれません。これらは簡潔にまとめ、面接のパフォーマンスについて決して謝罪をしないようにしてください。以下は、サムが過去のプロジェクトの予算編成に関するジョーダンとの会話での小さな弱点をどのように修正するかを示す例です。

小さな間違いを説明するために多くの言葉を追加することはできますが、それによって間違いが大きく見える可能性があります。お礼状に一文を添えるだけです。

完璧な言葉遣いを気にするのはやめましょう

多くの人は、愚かに聞こえるのではないかと心配して、お礼状を書くことをためらっています。一連の4つの実験で、自分の人生に有意義な影響を与えてくれた人に感謝の手紙を書いた人は、感謝の表現に対して他人がどのように不快に反応するかを過大評価し、相手がその行為にどれほど感謝するかを過小評価した。¹。これらの研究は就職面接や採用担当者に関するものではありませんが、この種の手紙がどのように認識されているかについての洞察を与えてくれます。

これらの研究では、面接対象者が求人について話してくれた採用担当者に感謝するという内容は含まれていなかった。したがって、お礼メールが採用に役立つかどうかはわかりません。しかし、彼らが示唆しているのは、文章がひどいものに聞こえることに対する私たちの恐怖は、平易で誠実なメモに対する読者の反応よりも大きいかもしれないということです。下書きを一度読んでから、最も簡単なメモを送信します。

決定日を待ってからチェックインしてください

面接中に言われた決定日をカレンダーに設定します。この日付が経過するまで待ってから、チェックインしてください。その後、ステータス チェックを送信するまで 2 ～ 3 営業日待ってください。

この待機の理由は、他の面接、他の用件で従業員が不在など、採用が遅れる理由がたくさんあること、またマネージャーが決定を承認する必要がある場合があることです。誰も日付を教えてくれなかった場合は、お礼のメールを送ってから 1 週間ほど待ってください。

丁寧なステータスチェックを送信する

タイムラインで最新情報を求める前に、電子メール スレッドでジョーダンに返信し、そのポジションへの継続的な関心を表明してください。以下のメモは、記述内容の例です。

「返事がありません」「お忙しいとは思いますが」などのフレーズを含める必要はありません。これらのセリフは、ジョーダンに何も答えることなく、インタビュアーにプレッシャーを与えたり、申し訳なさそうに聞こえたりします。別の求人に締め切りがある場合は、その日付も明記します。

新しいタイムラインを取得するステータス チェック

1. 
   サム

   こんにちは、ジョーダン、今週がうまくいくことを願っています。私はプロジェクト コーディネーターの役割に今でも非常に興味があり、タイムラインに更新があるかどうかを確認したいと思っていました。他に役立つものがあれば喜んで共有します。

2. 
   ジョーダン

   チェックインしてくれてありがとう、サム。今週最後の2つの面接を終えているので、来週の金曜日までに決定する予定です。

3. 
   サム

   助かりました、ありがとう。ご連絡をお待ちしております。それまでにご質問がございましたら喜んでお答えいたします。

4. 
   ジョーダン

   やります。良い週末を。

ステータスチェックでも返答がない場合

面接官が二度目の沈黙をすると非常にイライラし、候補者探しが中断されたかのような印象さえ与えてしまいます。ただし、面接官の受信トレイが単にいっぱいである可能性もあります。 1 週間待ってから、ドアを開けたままにする次の短いメッセージを送信します。

この締めくくりのメッセージを終えたら、次のステップに進み、電子メールの送信を停止します。面接官から数週間後に連絡があった場合は、中断したところから再開できます。その間、他の求人への応募を続けてください。

返ってきた内容に基づいて次に何をすべきか

ジョーダンは新たな決定日を返信+

一行で感謝の意を表し、カレンダーに新しい日付を記入し、その日が過ぎるまで待ってから再度チェックインしてください。

決定日から 2 ～ 3 営業日経っても返信がありません+

同じ電子メール スレッドで丁寧なステータス チェックを 1 回送信します。

状況確認後1週間ほど経っても返信がありません+

いずれにしても回答を求める締めくくりのメッセージを 1 通送信します。

締めくくりのメッセージを送ってもまだ返事がない+

この職種についてメールで問い合わせるのはやめて、他の場所に応募し続けてください。ジョーダンが後でメールを送ってきた場合は、通常どおり返信してください。

期限付きの競合オファーを受け取る+

今すぐメールを送信し、締め切り日を伝えて、タイミングを共有できるかどうかを尋ねます。

LinkedIn または電話の方が適切な場合

LinkedIn または電話ですか?採用担当者がプロセス全体を通してあなたに電話をかけ続けている場合、または競合するオファーの締め切りのためにすぐに答えを得ようとしている場合は、電話でも問題ありません。そして、その後に短いメールを書いて、電話で約束した詳細を再度述べます。短い LinkedIn メッセージは、Jordan のプロフィールしか持っていない場合、または採用担当者から最初に連絡を受けた場合に適しています。メールよりも短くしてください。

採用担当者からすでに電話がかかってきている場合、または数日以内に期限が切れる他のオファーがあり、電子メールよりも早く回答が必要な場合は、電話を選択することもできます。これも簡潔にして、すべてのコミュニケーションが確実に記録されるように、必ず短いメールをフォローアップしてください。

あなたの次のステップ

新しいメールを開き、会話の重要なポイントを 1 つ使ってお礼状を書き始め、残りのメールを書き続けます。ステータスチェックの約束された決定日の 2 営業日後に、カレンダーにリマインダーを設定します。必要に応じて、Quippy でシーン パートナーとのフォローアップの電話の練習をしてください。

出典と参考文献

1. シカゴ大学ニュース (2018)。人々は感謝の手紙を送ることの価値を過小評価しています（クマールとエプリーの報告、感謝の過小評価、心理科学）。参加者が自分の人生に有意義な影響を与えてくれた人に感謝の手紙を書き、受け取った人の反応を予測する 4 つの実験。求職者や採用担当者については調査していないため、採用結果について直接的なことは何も述べていません。