Paano Magsalita sa Mga Pagpupulong Kapag Patuloy kang Nawawala ang Sandali

Nagkaroon ka ng ideyang iyon 20 minuto ang nakalipas. Maaaring na-rehearse mo pa ang unang bahagi ng unang pangungusap nang ilang beses. Ang iba ay maaaring nagkaroon ng pagkakataong sumingit bago ka makakuha ng isang salita sa gilid. Ngunit lumipat na ang paksa. Kung lumipas ang sandali, maaari mo pa ring makuha ang iyong mga ideya sa harap ng mga tamang tao sa pamamagitan ng pag-follow up pagkatapos ng pulong gamit ang isang mabilis na tala o tawag sa telepono. Upang maipakita ang iyong mga ideya sa harap ng mga tamang tao sa pulong, ang pag-aayos ay halos mekanikal. Pumasok na may isang malinaw na puntong ipaparating. Gumawa ng maliit, token na kontribusyon nang maaga. Pagkatapos ay pumasok sa isang natural na paglipat na may maikling linya ng pambungad at ipakita ang iyong punto sa halos tatlong maikling pangungusap.

Ang pagpigil sa trabaho ay karaniwan. Natuklasan ng isang eksplorasyong pag-aaral na isinagawa upang maunawaan ang proseso ng paghahain ng mga alalahanin sa mga superbisor sa mga lugar ng trabaho sa US na 34 sa 40 full-time na empleyado (85%) ang nag-ulat na nagpigil sa pagtataas ng ilang alalahanin na inaakala nilang mahalaga sa ilang panahon o iba pa.¹. Ang dahilan na madalas na binanggit ay ang takot na ang pagpapahayag ng kanilang mga alalahanin ay hahantong sa kanila na tingnan ng negatibo at kahit na makapinsala sa kanilang mga positibong relasyon sa pagtatrabaho. Tandaan na ito ay para sa pagtataas ng mga alalahanin sa kanilang mga boss sa halip na para sa mga pulong sa pangkalahatan. Kaya't bagama't hindi nito partikular na inilalarawan ang mga pagpupulong, ang takot na inilalarawan nito ay pamilyar sa maraming mas tahimik na tao na nag-iisip na magsalita sa mga pulong. Ang mga hakbang sa ibaba ay nagbabalangkas ng mga paraan upang gawing mas maliit at mas nakagawian ang pagsasalita sa mga pulong.

Pumili ng isang punto bago magsimula ang pulong

Basahin ang agenda para sa pulong na gaganapin, o basahin ang pamagat ng email na ipinadala sa iyo bilang paghahanda para sa pulong. Piliin ang isang item sa agenda na maaari mong iambag. Isulat ang iyong punto sa isang pangungusap. Ito ay maaaring isang bagay na kasing simple ng "Maaari naming subukang i-pilot ang bagong form na ito sa isang koponan muna." Tandaan na kung sumulat ka ng isang bagay tulad ng "Mayroon akong ilang mga saloobin sa onboarding," pagkatapos ay kailangan mong buuin ang iba pang mga saloobin na mayroon ka sa onboarding sa panahon ng pulong. At iyon ay kung saan ikaw ay malamang na magtatapos sa rambling.

Sa pamamagitan ng pagdaragdag ng isang dahilan sa iyong inihandang pangungusap, maaari mo itong palawakin sa isang buong pangungusap kasama ang isang dahil, na sapat na madaling magsalita. Panatilihin ang tala na ginamit mo upang makabuo ng iyong kontribusyon sa pulong sa isang lugar kung saan maaari mong tingnan ito, halimbawa, isang sticky note o sa itaas ng mga tala ng pulong sa dokumentong ginamit mo para sa mga tala.

Dalhin ang iyong pinakamahusay na ideya sa pulong at gamitin ang iba pang mga ideya para sa isang email sa ibang pagkakataon. Ang isang malinaw na kontribusyon sa pulong ay mas madaling kunin para sa abalang silid kaysa tatlong hindi masyadong malinaw na kontribusyon.

Magsabi ng isang bagay sa unang sampung minuto

Ang mga maagang kontribusyon ay hindi kailangang malalim. Maaari mo lang sagutin ang isang tanong sa status, kumpirmahin ang isang petsa, o kahit na magdagdag ng isa pang detalye sa mga iniisip ng ibang tao. Ito ay napakadaling gawin dahil ito ay batay sa iyong narinig. Sa mga video meeting, panatilihing naka-on ang iyong camera, panatilihin ang iyong cursor malapit sa unmute na button at i-click upang magsimulang magsalita sa sandaling marinig mo ang boses ng speaker na bumaba sa dulo ng isang pangungusap at nagsimula silang sumandal sa kanilang upuan at hanapin ang kanilang mga tala.

Ang mga maagang kontribusyon sa mga pagpupulong ay hindi kailangang mahaba o malalim. Sa katunayan, ang pagsagot sa isang tanong sa status, pagkumpirma ng petsa, o pagdaragdag ng isang detalye sa ideya ng ibang tao para sa pulong ay lahat ng mahusay na kontribusyon sa isang pulong. Ang ganitong mga kontribusyon ay maaaring:

Sa isang video call, tiyaking naka-on ang iyong camera at ang iyong cursor ay malapit sa button na i-unmute. Sa ganoong paraan ang iyong unang kontribusyon ay maaaring kasingdali ng pag-click ng mouse. Kung karaniwan mong hinihintay ang perpektong sandali, ituring ang unang sampung minuto ng isang pulong bilang iyong window at planong gamitin ito.

Makita ang isang natural na sandali upang pumasok

Ang mga pagbubukas sa isang pulong ay karaniwang dumarating bilang mga paglipat mula sa isang punto patungo sa isa pa (pagtatapos ng argumento ng isang tagapagsalita, pagtatapos ng isang slide, atbp.) pati na rin ang mga tanong ng facilitator para sa mga karagdagang komento. Doon inaasahan ang mga boses ng mga bagong kontribyutor.

Bigyang-pansin ang nagsasalita. Kapag natapos na silang magsalita ng isang pangungusap, at pagkatapos ay sumandal sa kanilang upuan o nagsimulang maghanap sa kanilang mga tala, kadalasan ay nangangahulugan ito na tapos na silang magsalita sa paksang iyon. Huwag hintayin kung ano ang pakiramdam ng isang hindi komportable na katahimikan ng kahit isang segundo. Mabilis mag move on ang topic.

Ang pagtataas ng iyong kamay o paghilig sa harap ay maaaring makakuha ng atensyon ng tagapagsalita at (mga) facilitator at hayaan silang makilala ka.

123

1. 1
   Ang inihandang punto

   Hawak ng sticky note ni Sam ang kanyang isang pangungusap at ang dahilan nito, kaya hindi na niya kailangang hawakan ang mga salita sa kanyang ulo.

2. 2
   Isang natural na paglipat

   Nagbago lang ang slide sa screen. Ang ganitong pagbabago ay isang sandali kung kailan inaasahan ng silid ang isang bagong boses.

3. 3
   Isang bukas na tagapakinig

   Lumingon si Jordan kay Sam at nakatingin sa kanya. Ang paghilig sa iyong sarili ay nagbibigay sa isang facilitator o kasamahan ng cue para dalhin ka.

Buksan gamit ang isang linya na umaangkin sa sahig

Ang iyong mga unang salita sa isang pulong ay nagtakda ng inaasahan para sa kung ano ang iyong sasabihin. Huwag magsimula sa isang paghingi ng tawad gaya ng "Paumanhin, maaaring ito ay isang hangal na tanong." Ang mga salitang ito ay maaaring tumagal ng iyong mga pambungad na segundo at magpapababa sa mga inaasahan ng madla sa pag-iisip kung anong kalokohang tanong ang maaari mong itanong.

Ang pag-uugnay sa kung ano ang sinabi ay pinakamadali sa lahat:

Kung lumipat ang pag-uusap sa ibang direksyon, bumalik sa naunang punto:

Kung nagsimula kang magsalita nang kasabay ng ibang tao, sabihin sa kanila na magsasalita ka pagkatapos nila. Papayagan ka nitong magsalita pagkatapos nilang magsalita sa puntong iyon. Mag-ingat na huwag hayaan ang iyong sarili na mapag-usapan kapag nagsimula ka nang magsalita.

Nakuha ni Sam ang ideya sa (nagpapakita)

1. 
   Jordan

   Kaya ang bagong form ay magiging live para sa lahat sa una. May iba pa ba sa onboarding?

2. 
   Sam

   Batay dito, sa palagay ko ay maaari muna nating subukan ito sa koponan ng suporta. Kinukuha nila ang pinakamaraming bagong hire, kaya mabilis kaming makakaharap ng mga problema.

3. 
   Jordan

   Iyan ay isang magandang punto. Gaano katagal tatakbo ang pagsubok?

4. 
   Sam

   Dapat sapat na ang dalawang linggo. Maaari ko itong i-set up at ibahagi ang nahanap namin.

5. 
   Jordan

   Gawin natin yan. Sam, maaari mo bang ipadala ang plano sa Biyernes?

Sabihin ito sa tatlong pangungusap, pagkatapos ay huminto

Isang simpleng balangkas upang mapanatili ang iyong sarili sa track: 1. Isang pahayag ng puntong gusto mong gawin; 2. Isang maikling paliwanag ng isang dahilan para sa punto; 3. Isang mungkahi kung ano ang susunod na gagawin. Narito ang isang halimbawa ng kung paano ito maaaring tunog sa isang tunay na pagpupulong:

Pagkatapos ay huminto sa pagsasalita. Ang katahimikan na iyon ay maaaring mahaba, ngunit kadalasang nangangahulugan ito na ang mga tao ay masipag sa trabaho na nag-iisip ng isang tugon. Subukang panatilihing maikli ang iyong mga follow-up na tugon. Ang isang pangungusap o dalawa upang sagutin ang isang tanong ay sapat na upang ipakita na naisip mo ang tungkol sa isyu.

Bumuo ng iyong sariling tatlong pangungusap na punto

Sa tingin ko dapat natin [ang punto mo]. [Isang dahilan], kaya [kung ano ang nakukuha ng koponan]. Maaari ba tayong [isang maliit na susunod na hakbang]?

Ang punto mo+

Ang isang pangungusap na isinulat mo bago ang pulong. Panatilihin itong tiyak na sapat upang kumilos.

Isang dahilan+

Piliin ang nag-iisang pinakamatibay na dahilan. Iligtas ang iba kung sakaling may magtanong.

Ano ang nakukuha ng koponan+

Pangalanan ang isang konkretong resulta, tulad ng paghuli ng mga problema nang mas maaga o pag-save ng isang hakbang.

Isang maliit na susunod na hakbang+

Magmungkahi ng isang bagay na madaling sumang-ayon, tulad ng isang maikling pagsubok, isang mabilis na pagsusuri o isang follow-up na pag-uusap.

Subaybayan kapag lumipas ang sandali

Posible na ang iyong mga ideya ay hindi inilabas sa isang pulong bago lumipas ang sandali. Magpadala ng email sa loob ng ilang oras sa responsableng tao o sa thread ng pagpupulong kung gumagamit nito ang iyong team. Tulad ng pasalitang bersyon, dapat itong binubuo ng punto, isang dahilan para dito, at ang susunod na hakbang.

Siguraduhin lamang na ito ay kasing-ikli ng kinakailangan para sa isang oral na kontribusyon (ibig sabihin, punto, dahilan, susunod na (mga) hakbang). Narito ang isang halimbawa:

Nagbibigay-daan din ito sa iyo na sanggunian ang mga nakaraang sulat sa mga susunod na pagpupulong na may kaugnayan sa paksang ito. Halimbawa, maaari kang magsimula sa pagsasabi ng, "Nagpadala ako ng mabilis na ideya tungkol dito pagkatapos ng Martes...".

Kung madalas kang umalis sa mga pagpupulong na may mga puntong hindi sinasabi, paalalahanan ang iyong manager o ang taong nagpapatakbo ng pulong na ikaw ay isang mas tahimik na tagapagsalita at dapat silang mag-check in sa iyo bago isara ang isang item.

Na-miss mo ang sandali. ano ngayon?

Ang isang desisyon ay bukas pa rin sa paksa+

Magpadala ng maikling tala sa may-ari ng desisyon ngayon kasama ang iyong punto, isang dahilan at isang susunod na hakbang.

Ang team ay may nakabahaging thread ng pagpupulong+

I-post ang iyong follow-up doon para makita ito ng lahat ng nasa meeting.

Ang paksa ay nasa susunod na agenda+

Banggitin ang iyong naunang tala kapag lumabas ang item at gamitin ito bilang iyong pambungad na linya.

Ang desisyon ay pinal na+

Tumigil ka diyan para sa isang ito. I-save ang ideya para sa isang talakayan sa hinaharap kung saan ito naaangkop.

Nangyayari ito sa karamihan ng iyong mga pagpupulong+

Hilingin sa iyong manager o sa facilitator na mag-check in sa mas tahimik na mga tao bago isara ang isang item.

Subukan ito sa iyong susunod na pagpupulong

Hanapin ang iyong susunod na pagpupulong na may agenda. Sumulat ng isang pangungusap na may pangunahing punto ng nais mong sabihin at isang pangungusap na may pangangatwiran sa likod nito. Magpasya kung kailan ka magsisimulang magsalita (hal. kapag nagsimula ang kaukulang punto ng agenda). Tandaan kung nakapagsalita ka at kung paano mo ito nagawa sa pulong.

Ang mga linyang ito ay maaaring isagawa gamit ang Quippy upang magsanay ng mga tunay na pag-uusap bago ang isang pulong. Ang 'unang linya' ng isang pag-uusap ay maaaring maging partikular na nakakalito na sabihin nang malakas, at hinahayaan ka ng Quippy na sanayin ito kasama ang isang kasosyo sa eksena bago ang pulong.

Mga mapagkukunan at sanggunian

1. Milliken, Morrison & Hewlin (2003). Isang Exploratory Study of Employee Silence: Mga Isyu na Hindi Nakikipag-ugnayan ang Mga Empleyado at Bakit. Journal of Management Studies (manuscript ng mga may-akda).Mga panayam sa 40 full-time na empleyado ng US sa mga industriya tulad ng pagkonsulta at mga serbisyo sa pananalapi tungkol sa pagpapaabot ng mga alalahanin sa mga superbisor; maliit na sample ng exploratory, tungkol sa mga pataas na alalahanin sa halip na mga ideya sa mga pulong partikular.