Paano Gumawa ng Mga Tawag sa Telepono Kapag Kinasusuklaman Mo Sila: Prep, Openers at Voicemail

Nagkaroon ka ng appointment sa dentista na iyon upang muling iiskedyul sa iyong listahan sa loob ng siyam na araw na ngayon. Araw-araw bumabalik ka sa tawag sa teleponong iyon, ngunit sa ilang kadahilanan ay ipinagpaliban mo ito hanggang pagkatapos ng tanghalian, hanggang bukas. Ang ganitong uri ng pagkabalisa ay kadalasang nagmumula sa takot na hindi malaman kung ano ang sasabihin sa unang 10 segundo ng pag-uusap at pagkatapos ay hindi masagot ang mga kasunod na tanong na maaaring itanong sa iyo ng dentista o front office staff. Gayunpaman, kapag mas naghahanda ka para sa mga tanong na ito, mas kaunting takot ang mayroon ka tungkol sa mga ito.

Una, gumawa ng maikling listahan upang maghanda para sa mga ganitong uri ng mga tawag (ibig sabihin, para sa mga appointment at para sa iba pang mga tawag na nauugnay sa negosyo, at para sa mga tawag sa kaibigan). Para sa bawat uri ng tawag, isulat ang tatlong bagay na kailangan mong ihanda nang maaga, at pagkatapos ay gamitin ang mga iyon para gumawa ng napakasimple at malinaw na paraan para buksan ang tawag. Pagkatapos ay panatilihing handa ang ilang backup na linya para sa hold na musika, paglilipat at mga blangkong sandali.

Sumulat ng tatlong bagay bago ka mag-dial

Tandaan na isulat ang 3 puntos na sasangguni sa panahon ng tawag bago ka tumawag. Ang listahan ay dapat na madaling ma-refer at para sa appointment ng isang dentista ay malamang na hindi ito nangangailangan ng labis at karamihan sa impormasyon ay maaaring isulat muna.

• Ang iyong pambungad na pangungusap. Sino ka at kung ano ang gusto mo, sa isang linya.
• Ang mga detalye na kanilang hihilingin. Maaaring kabilang dito ang iyong buong pangalan, petsa ng iyong kapanganakan, numero ng iyong account o patakaran, iyong buong address, pangalan ng reseta at numero ng iyong order.
• Ang iyong mga sagot sa malamang na mga tanong. Bilang paghahanda para sa mga malamang na tanong, gumawa ng maikling listahan ng kung ano ang handa mong tanggapin kung sakaling hindi available ang iyong ginustong opsyon. (hal. anong iba pang mga petsa ang isasaalang-alang mo, gusto mo ba ng 8am o 9am na appointment, gusto mo bang tumanggap ng appointment nang mas maaga kaysa sa inaasahan mo, handa ka bang tumanggap ng appointment sa ibang doktor.)

Napakalaking tulong na bukas ang iyong kalendaryo habang ikaw ay tumatawag. Ang mga front desk ay madalas na magbibigay sa iyo ng oras at espasyo upang tingnan ang iyong iskedyul at sabihin sa kanila kung ito ay gagana para sa iyo o hindi. Ang pagkakaroon lamang ng panulat upang isulat ang petsa, oras at pangalan ng taong nakausap mo ay lubhang nakakatulong.

123

1. 1
   Sticky note na may pambukas

   Ang kanyang unang pangungusap ay nakasulat, kaya ang pambungad na sampung segundo ay hindi na kailangang isipin. Pagkatapos ng paglipat, maaari niya itong basahin muli bawat salita.

2. 2
   Buksan ang kalendaryo at panulat

   Kapag nag-aalok ang front desk ng oras, maaari niyang tingnan ito sa lugar at isulat ang petsa at pangalan ng taong tumulong sa kanya.

3. 3
   Telepono sa speaker

   Pinipigilan ng speaker mode na libre ang kanyang mga kamay para sa panulat at hinahayaan siyang ibaba ang telepono habang hawak ang musika.

Buksan gamit ang isang pangungusap na nagsasabi kung bakit ka tumatawag

Tandaan, kapag tumawag ka sa isang front desk, ang taong sumasagot ay karaniwang multitasking. Gusto nilang malaman kung sino ka at kung bakit ka tumatawag sa lalong madaling panahon. Kaya, maging magalang at ibigay sa kanila ang gusto nila. Iyon ay nangangahulugang isang maikling kumpletong pahayag na naglalarawan kung sino ka at kung bakit ka tumatawag. Ang maliit na usapan at paghingi ng paumanhin para sa pagtawag ay hindi kinakailangan.

Para sa isang klinika, maaaring ganito ang tunog:

Para sa isang negosyo, gumagana ang parehong pattern:

Kadalasan ang tao sa telepono ay nagbabasa mula sa isang script kaya sumagot mula sa iyong tala dahil tatanungin ka nila ng mga detalye ng iyong tawag. Kung tatanungin ka nila ng isang bagay na hindi mo inaasahan, ipaalam sa kanila na kailangan mong suriin at karaniwang maghihintay sila para sa iyong sagot.

Tumawag si Sam sa clinic para mag-reschedule

1. 
   Jordan

   Riverside Clinic, ito ay Jordan.

2. 
   Sam

   Hi, ito si Sam Lee, pasyente ako ni Dr. Patel at kailangan kong i-reschedule ang aking appointment sa ika-14.

3. 
   Jordan

   Oo naman. Ano ang petsa ng iyong kapanganakan? At gusto mo bang manatili kay Dr. Patel, o kunin ang sinumang may pinakamaagang pagbubukas?

4. 
   Sam

   Ika-3 ng Marso, 1994. Bigyan mo ako ng isang segundo upang tingnan ang aking kalendaryo. Gusto kong manatili kay Dr. Patel, anumang hapon sa susunod na linggo.

5. 
   Jordan

   Martes ika-21 ng 2:30 gumagana.

6. 
   Sam

   Mahusay, kaya Martes ika-21 ng 2:30 kasama si Dr. Patel. Salamat, Jordan.

Hawak hawak ang musika at mga paglilipat

Kahit na naka-hold ang telepono, hindi ito nangangahulugan na may nangyaring mali. Ilagay ang telepono sa speaker at i-set ito pababa, gumagawa ng isang bagay na walang kabuluhan tulad ng pagputol ng iyong mga kuko o pagtuwid ng maluwag na papel habang naghihintay ka. Kung inilagay ka sa isang automated na menu, subukang pindutin ang 0, sabihin ang 'representative' o pindutin ang numero na kumakatawan sa pakikipag-usap sa isang tao at sana ay mailipat ka sa isang taong makakaharap sa iyong problema o pangangailangan. Nag-iiba ito, kaya kung nabigo ito, piliin ang pinakamalapit na opsyon.

Ang susunod na taong kausap mo ay madalas na walang ideya kung ano ang iyong sinabi sa front desk bago ka inilipat. Ito ang dahilan kung bakit mo ulitin ang pambungad na pangungusap ng iyong tala na salita para sa salita sa bagong tao pagkatapos mong ilipat. Magandang ideya din na humingi ng direktang dial na numero sa desk ng tao na sinusubukan mong maabot kung sakaling madiskonekta ka sa tawag. Kung pagkatapos ay bumaba ang tawag, maaari mong direktang tawagan ang tao at sabihing nadiskonekta ka.

Ano ang gagawin kapag umikot ang tawag

Naka-hold ka+

Lumipat sa speaker, ibaba ang telepono at panatilihing nakikita ang iyong tala.

Ang isang awtomatikong menu ay hindi tumutugma sa iyong dahilan+

Subukang pindutin ang 0 o sabihin ang "representative." Kung nabigo iyon, piliin ang pinakamalapit na opsyon.

May maglilipat sa iyo+

Humingi muna ng direktang numero, kung sakaling bumaba ang tawag.

Isang bagong tao ang kukuha pagkatapos ng paglipat+

Basahin muli ang iyong pambungad na pangungusap bawat salita.

May itatanong sila na hindi mo masagot sa ngayon+

Sabihin na kailangan mong suriin at tanungin kung maaari kang tumawag muli. Maaari mong ihinto ang tawag doon.

Bumawi kapag nablangko ang iyong isip

Kahit na may sapat na paghahanda, posible na makalimutan mo ang kritikal na impormasyon sa isang tawag sa telepono. Kung mangyari ito, huwag mag-alala. Malamang na hindi mapansin ng kabilang partido ang ilang segundong katahimikan. Maaari kang palaging bumili ng oras upang maalala ang impormasyong kailangan sa pamamagitan ng pagsasabi:

Pagkatapos ay suriin ang iyong tala. Kung nakalimutan mo ang sinabi nila, hilingin sa kanila na ulitin ito. Ginagawa ito ng staff sa front desk buong araw. Siguraduhing basahin muli ang pangunahing impormasyon (hal. isang bagong oras at petsa para sa isang appointment) at isulat kung ano ang kinumpirma ng kabilang partido para sa iyo.

Mag-iwan ng voicemail na nakakatanggap ng tawag pabalik

Ang isang voicemail ay maaaring mukhang mahirap iwanan para sa mga kadahilanang hindi nakalista sa itaas (walang sasagot sa iyong mga tanong, atbp.). Gayunpaman, ang isang voicemail ay kailangang maglaman ng ilang piraso ng impormasyon sa sumusunod na pagkakasunud-sunod: ang iyong pangalan, dahilan ng pagtawag, isang mahalagang piraso ng impormasyon upang tumulong sa pagtawag pabalik, ang iyong numero ng telepono (mabagal na sinabi) nang dalawang beses, at ang pinakamahusay na oras upang makipag-ugnayan sa iyo para sa return call.

Isang bagay na tulad nito ang sumasaklaw dito:

Ang iyong unang mensahe ay hindi kailangang maging perpekto. Hangga't naririnig nila ang iyong isang detalye at numero ng iyong telepono, handa ka nang umalis.

Tawagan ang isang kaibigan na karaniwan mong ka-text

Nalaman ng pananaliksik tungkol sa muling pakikipag-ugnayan sa mga dating kaibigan na hinulaan ng mga tao na ang mga tawag sa telepono ay magiging mas awkward kaysa sa email, ngunit sa katunayan ay lumikha sila ng mas malakas na koneksyon at hindi na mas awkward kaysa sa email.². Nalaman din ng pananaliksik sa mga taong hindi pa nakakakilala noon na ang mga pag-uusap na may kasamang boses (video o voice chat) ay nakatulong upang bumuo ng mas malakas na ugnayan ng koneksyon kaysa sa text chat (habang hindi nagdaragdag ng labis na awkwardness)¹. Gayunpaman, ang pananaliksik na ito ay kasama ng mga kaibigan at estranghero, kaya wala itong sinasabing sinusukat tungkol sa pagtawag sa isang parmasya o iba pang organisasyon.

Ang isang mabilis na text muna ang bahala sa timing:

Buksan kung bakit mo sila naisip, pagkatapos ay magtanong ng isang tanong tungkol sa kanilang buhay. Maghanda nang maaga ngunit huwag pakiramdam na kailangan mong punan ang bawat katahimikan. Ang mga tawag ay maaaring kasing-ikli ng 10 minuto at may halaga pa rin.

Gumawa ng isang tawag ngayon

Piliin ang pinakamasamang tawag na iniiwasan mo. Isulat ang pambungad na pangungusap at mga kinakailangang tala sa isang sticky note. Buksan ang iyong kalendaryo. Hilahin ang numero ng telepono at i-dial ito bago mo ito mabasang muli sa pangatlong beses. Maaari mo ring i-practice ang tawag sa Quippy kasama ang isang scene partner muna.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

Mga mapagkukunan at sanggunian

1. Kumar, A. & Epley, N. (2021). Nakakatuwang pakinggan ka: Ang hindi pagkakaunawaan sa epekto ng media ng komunikasyon ay maaaring humantong sa mga suboptimal na pagpipilian kung paano kumonekta sa iba. Journal of Experimental Psychology: General, 150(3), 595-607.Eksperimento sa field kung saan muling nakipag-ugnayan ang mga kalahok sa isang matandang kaibigan sa pamamagitan ng telepono o email, kasama ang mga lab chat sa pagitan ng mga estranghero sa pamamagitan ng video, boses o text; sinukat nito ang inaasahan at naramdaman ang awkwardness at koneksyon, hindi ang mga tawag sa mga doktor o negosyo, at hindi ito nag-aral ng mga anxiety disorder.
2. Conick, H. (2020). Paano kumonekta sa iba sa edad ng social distancing. Balita sa Unibersidad ng Chicago.Buod ng balita sa unibersidad ng parehong eksperimento sa field ng Epley (mga dating kaibigan, telepono vs email) bago ilathala; pangalawang ulat, parehong mga limitasyon sa pag-aaral na ibinubuod nito.