Wie Sie sich in Meetings zu Wort melden, wenn Sie immer wieder den richtigen Moment verpassen

Diese Idee hatten Sie vor 20 Minuten. Möglicherweise haben Sie den ersten Teil des ersten Satzes sogar ein paar Mal geprobt. Andere hatten möglicherweise Gelegenheit, sich einzumischen, bevor Sie sich zu Wort meldeten. Aber das Thema ist weitergegangen. Wenn der Moment vorbei ist, können Sie Ihre Ideen immer noch den richtigen Leuten vorstellen, indem Sie nach dem Meeting eine kurze Notiz oder einen Anruf hinterlassen. Um Ihre Ideen bei der Besprechung den richtigen Leuten vorzustellen, erfolgt die Lösung meist mechanisch. Gehen Sie mit einem klaren Punkt ein, den Sie vermitteln möchten. Machen Sie frühzeitig einen kleinen symbolischen Beitrag. Beginnen Sie dann mit einem natürlichen Übergang mit einer kurzen Eröffnungszeile und präsentieren Sie Ihren Standpunkt in etwa drei kurzen Sätzen.

Zurückhaltung bei der Arbeit ist weit verbreitet. Eine explorative Studie, die durchgeführt wurde, um den Prozess der Äußerung von Bedenken gegenüber Vorgesetzten an US-Arbeitsplätzen zu verstehen, ergab, dass 34 von 40 Vollzeitbeschäftigten (85 %) angaben, irgendwann Bedenken geäußert zu haben, die sie für wichtig hielten¹. Der am häufigsten genannte Grund war die Angst, dass die Äußerung ihrer Bedenken dazu führen würde, dass sie negativ wahrgenommen würden und sogar ihre positiven Arbeitsbeziehungen schädigen könnten. Beachten Sie, dass dies dazu diente, Bedenken gegenüber ihren Vorgesetzten zu äußern, und nicht für Besprechungen im Allgemeinen. Auch wenn es sich nicht speziell um Besprechungen handelt, wird die Angst, die darin beschrieben wird, vielen ruhigeren Menschen bekannt vorkommen, die erwägen, sich in Besprechungen zu Wort zu melden. In den folgenden Schritten werden Möglichkeiten beschrieben, wie Sie das Reden in Meetings weniger routiniert und routinierter gestalten können.

Wählen Sie einen Punkt aus, bevor das Meeting beginnt

Lesen Sie die Tagesordnung der abzuhaltenden Besprechung oder lesen Sie den Titel der E-Mail, die Ihnen zur Vorbereitung der Besprechung zugesandt wurde. Wählen Sie den einen Tagesordnungspunkt aus, zu dem Sie beitragen können. Schreiben Sie Ihren Standpunkt in einem Satz auf. Dies kann so etwas Einfaches sein wie „Wir könnten versuchen, diese neue Form zunächst mit einem Team zu testen.“ Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie etwas schreiben wie „Ich habe einige Gedanken zum Onboarding“, den Rest Ihrer Gedanken zum Onboarding während des Meetings darlegen müssen. Und hier werden Sie wahrscheinlich am Ende schwafeln.

Indem Sie Ihrem vorbereiteten Satz einen Grund hinzufügen, können Sie ihn zu einem vollständigen Satz plus einem Weil erweitern, der leicht genug ist, um gesprochen zu werden. Bewahren Sie die Notiz, die Sie für Ihren Beitrag zur Besprechung verwendet haben, irgendwo auf, wo Sie sie einsehen können, zum Beispiel auf einer Haftnotiz oder oben auf den Besprechungsnotizen in dem Dokument, das Sie für Notizen verwendet haben.

Bringen Sie Ihre beste Idee zum Meeting mit und nutzen Sie die anderen Ideen für eine spätere E-Mail. Dieser eine klare Beitrag zum Meeting ist für den geschäftigen Raum viel einfacher zu verstehen als drei nicht so klare Beiträge.

Sagen Sie in den ersten zehn Minuten etwas

Frühe Beiträge müssen nicht tiefgreifend sein. Sie können einfach eine Statusfrage beantworten, ein Datum bestätigen oder sogar ein weiteres Detail zu den Gedanken einer anderen Person hinzufügen. Dies ist sehr einfach, da es auf dem basiert, was Sie gerade gehört haben. Lassen Sie bei Videokonferenzen Ihre Kamera eingeschaltet, halten Sie den Cursor in der Nähe der Schaltfläche zum Aufheben der Stummschaltung und klicken Sie, um mit dem Sprechen zu beginnen, sobald Sie hören, wie die Stimme des Sprechers zum Ende eines Satzes sinkt und er beginnt, sich in seinem Stuhl zurückzulehnen und nach seinen Notizen zu suchen.

Frühe Beiträge zu Meetings müssen nicht langwierig oder tiefgründig sein. Tatsächlich sind die Beantwortung einer Statusfrage, die Bestätigung eines Termins oder das Hinzufügen eines einzelnen Details zur Idee einer anderen Person für das Meeting großartige Beiträge zu einem Meeting. Solche Beiträge könnten sein:

Stellen Sie bei einem Videoanruf sicher, dass Ihre Kamera eingeschaltet ist und sich Ihr Cursor in der Nähe der Schaltfläche zum Aufheben der Stummschaltung befindet. Auf diese Weise kann Ihr erster Beitrag so einfach wie ein Mausklick sein. Wenn Sie normalerweise auf den perfekten Moment warten, betrachten Sie die ersten zehn Minuten eines Meetings als Ihr Zeitfenster und planen Sie, es zu nutzen.

Finden Sie einen natürlichen Moment, in dem Sie eintreten können

Die Eröffnungen in einer Besprechung erfolgen typischerweise als Übergänge von einem Punkt zum anderen (Ende der Argumentation eines Redners, Ende einer Folie usw.) sowie als Fragen des Moderators für zusätzliche Kommentare. Hier werden die Stimmen neuer Mitwirkender erwartet.

Achten Sie auf den Sprecher. Wenn sie einen Satz zu Ende gesprochen haben und sich dann in ihrem Stuhl zurücklehnen oder beginnen, ihre Notizen zu durchsuchen, bedeutet das normalerweise, dass sie mit dem Sprechen zu diesem Thema fertig sind. Warten Sie nicht auf eine unangenehme Stille von nur einer Sekunde. Das Thema kann schnell weitergehen.

Wenn Sie Ihre Hand heben oder sich nach vorne beugen, können Sie die Aufmerksamkeit des Redners und des/der Moderators auf sich ziehen und es ihnen ermöglichen, Sie zu erkennen.

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1. 1
   Der vorbereitete Punkt

   Sams Haftnotiz enthält seinen einen Satz und seinen Grund, sodass er den Wortlaut nicht im Kopf behalten muss.

2. 2
   Ein natürlicher Übergang

   Die Folie auf dem Bildschirm hat sich gerade geändert. Eine solche Verschiebung ist ein Moment, in dem der Raum eine neue Stimme erwartet.

3. 3
   Ein offener Zuhörer

   Jordan dreht sich zu Sam um und sieht ihn an. Wenn Sie sich nach vorne beugen, geben Sie einem Moderator oder Kollegen den Anstoß, Sie einzubeziehen.

Eröffnen Sie mit einer Linie, die den Boden beansprucht

Ihre ersten Worte in einem Meeting legen die Erwartung fest, was Sie sagen werden. Beginnen Sie nicht mit einer Entschuldigung wie „Tut mir leid, das ist vielleicht eine dumme Frage.“ Diese Worte können Ihre ersten Sekunden in Anspruch nehmen und die Erwartungen des Publikums dahingehend reduzieren, dass es sich fragt, welche dumme Frage Sie möglicherweise stellen könnten.

Am einfachsten ist es, auf das gerade Gesagte zu verlinken:

Wenn sich das Gespräch in eine andere Richtung entwickelt hat, kehren Sie zum vorherigen Punkt zurück:

Wenn Sie gleichzeitig mit jemand anderem zu sprechen beginnen, sagen Sie ihm, dass Sie nach ihm sprechen werden. Auf diese Weise können Sie zu Wort kommen, nachdem die Person zu diesem Punkt fertig gesprochen hat. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht überreden lassen, sobald Sie mit dem Sprechen begonnen haben.

Sam kommt auf die Idee (illustrativ)

1. 
   Jordanien

   Das neue Formular geht also zunächst für alle live. Gibt es sonst noch etwas zum Onboarding?

2. 
   Sam

   Darauf aufbauend denke ich, dass wir es zunächst mit dem Support-Team testen könnten. Sie nehmen die meisten Neueinstellungen auf, sodass wir Probleme schnell erkennen können.

3. 
   Jordanien

   Das ist ein guter Punkt. Wie lange würde der Test laufen?

4. 
   Sam

   Zwei Wochen sollten ausreichen. Ich kann es einrichten und teilen, was wir finden.

5. 
   Jordanien

   Lasst uns das tun. Sam, kannst du den Plan bis Freitag schicken?

Sagen Sie es in drei Sätzen und hören Sie dann auf

Ein einfacher Rahmen, um auf dem Laufenden zu bleiben: 1. Eine Aussage über den Punkt, den Sie ansprechen möchten; 2. Eine kurze Erläuterung eines Grundes für diesen Punkt; 3. Ein Vorschlag, was als nächstes zu tun ist. Hier ist ein Beispiel dafür, wie das in einem echten Meeting klingen könnte:

Dann hör auf zu reden. Dieses Schweigen kann sich lang anfühlen, aber es bedeutet normalerweise, dass die Leute hart daran arbeiten, über eine Antwort nachzudenken. Versuchen Sie, Ihre Folgeantworten kurz zu halten. Ein oder zwei Sätze zur Beantwortung einer Frage reichen aus, um zu zeigen, dass Sie über das vorliegende Problem nachgedacht haben.

Erstellen Sie Ihren eigenen Punkt mit drei Sätzen

Ich denke, wir sollten [Ihr Standpunkt] tun. [Ein Grund], also [was das Team gewinnt]. Könnten wir [einen kleinen nächsten Schritt]?

Dein Punkt+

Der eine Satz, den Sie vor dem Treffen geschrieben haben. Halten Sie es spezifisch genug, um darauf reagieren zu können.

Ein Grund+

Wählen Sie den stärksten Einzelgrund aus. Bewahren Sie die anderen auf, falls jemand danach fragt.

Was das Team gewinnt+

Nennen Sie ein konkretes Ergebnis, z. B. das frühere Erkennen von Problemen oder das Einsparen eines Schritts.

Ein kleiner nächster Schritt+

Schlagen Sie etwas vor, dem Sie leicht zustimmen können, etwa ein kurzes Probetraining, einen kurzen Check oder ein Folgegespräch.

Melden Sie sich weiter, wenn der Moment vorbei ist

Es kann sein, dass Ihre Ideen in einer Besprechung erst dann zur Sprache kommen, wenn der Moment vorbei ist. Senden Sie innerhalb weniger Stunden eine E-Mail an die verantwortliche Person oder an den Besprechungsthread, falls Ihr Team eine solche verwendet. Wie bei der gesprochenen Version sollte es aus dem Punkt, einer Begründung dafür und dem nächsten Schritt bestehen.

Achten Sie nur darauf, dass es so kurz ist, wie es für einen mündlichen Beitrag nötig wäre (d. h. Punkt, Begründung, nächste(r) Schritt(e)). Hier ist ein Beispiel:

Dies ermöglicht es Ihnen auch, in zukünftigen Besprechungen zu diesem Thema auf die bisherige Korrespondenz zu verweisen. Sie könnten zum Beispiel damit beginnen, zu sagen: „Ich habe nach Dienstag eine kurze Idee dazu geschickt …“.

Wenn Sie Besprechungen häufig verlassen, ohne Punkte angesprochen zu haben, erinnern Sie Ihren Vorgesetzten oder die Person, die die Besprechung leitet, daran, dass Sie ein leiserer Redner sind und dass er sich bei Ihnen melden sollte, bevor er einen Punkt abschließt.

Du hast den Moment verpasst. Was nun?

Eine Entscheidung zu dem Thema ist noch offen+

Senden Sie noch heute eine kurze Nachricht mit Ihrem Standpunkt, einem Grund und einem nächsten Schritt an den Entscheidungsträger.

Das Team verfügt über einen gemeinsamen Besprechungsthread+

Veröffentlichen Sie dort Ihr Follow-up, damit es jeder in der Besprechung sehen kann.

Das Thema steht auf der nächsten Agenda+

Erwähnen Sie Ihre frühere Notiz, wenn der Artikel auftaucht, und verwenden Sie sie als Eröffnungszeile.

Die Entscheidung ist bereits endgültig+

Hören Sie hier auf. Speichern Sie die Idee für eine zukünftige Diskussion, wo sie anwendbar ist.

Dies geschieht in den meisten Ihrer Meetings+

Bitten Sie Ihren Vorgesetzten oder den Moderator, sich mit ruhigeren Leuten auszutauschen, bevor Sie einen Punkt abschließen.

Probieren Sie es bei Ihrem nächsten Meeting aus

Finden Sie Ihr nächstes Meeting mit einer Agenda. Schreiben Sie einen Satz mit dem Hauptgedanken dessen, was Sie sagen möchten, und einen Satz mit der Begründung dahinter. Entscheiden Sie, wann Sie mit dem Sprechen beginnen (z. B. wann der entsprechende Tagesordnungspunkt beginnt). Notieren Sie, ob Sie es geschafft haben, zu sprechen und wie es Ihnen dabei ergangen ist.

Diese Zeilen können mit Quippy geübt werden, um vor einem Meeting echte Gespräche zu üben. Es kann besonders schwierig sein, die „erste Zeile“ eines Gesprächs laut auszusprechen, und Quippy bietet Ihnen die Möglichkeit, sie vor dem Meeting mit einem Szenenpartner zu proben.

Quellen und Referenzen

1. Milliken, Morrison & Hewlin (2003). Eine explorative Studie zum Schweigen von Mitarbeitern: Probleme, die Mitarbeiter nicht nach oben kommunizieren, und warum. Journal of Management Studies (Manuskript des Autors).Interviews mit 40 Vollzeitbeschäftigten in den USA in Branchen wie Beratung und Finanzdienstleistungen über die Möglichkeit, Bedenken gegenüber Vorgesetzten zu äußern; Kleine explorative Stichprobe, bei der es eher um Aufwärtsprobleme als um Ideen speziell in Besprechungen geht.