Du hast jetzt vier Mal geschrieben: „Es tut mir so leid, ich glaube nicht, dass ich dazu in der Lage sein werde.“ Jede Version wird länger und entschuldigender.
Sams Nachricht „Gibt es eine Chance, dass du mir diese Woche den Quartalsbericht abnehmen könntest?“ wurde vor 40 Minuten gesendet. Darunter steht im Teamchat „Gesehen“. Sam weiß also, dass Sie die Nachricht gesehen haben.
Ihr Cursor steht hinter dem Wort „leider“ in der vierten Version Ihrer Nachricht und Ihre Schultern wandern nach oben zu Ihren Ohren.
Auf solche Anfragen kann sehr kurz geantwortet werden. Sie lehnen die Anfrage einfach ab und geben einen berufsbezogenen Grund dafür an.
Sie können anbieten, einen kleineren Teil der Arbeit zu erledigen oder sie zu einem späteren Zeitpunkt fertigzustellen, aber nur, wenn Sie diese tatsächlich liefern können.
Wenn die Anfrage von Ihrem Vorgesetzten kommt, benennen Sie den Konflikt zwischen Arbeitsaufgaben und bitten Sie Ihren Vorgesetzten, zu entscheiden, welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll.
Es gibt sechs Arten von Anfragen nach zusätzlicher Arbeit, die am häufigsten vorkommen. Nachfolgend finden Sie Nachrichten, mit denen Sie auf jede dieser Arten von Anfragen antworten können. Beachten Sie, dass der Wortlaut unterschiedlich ist, je nachdem, wer die Anfrage stellt und wie die Anfrage an Sie gerichtet wird.
Was sollten Sie prüfen, bevor Sie Nein zu zusätzlicher Arbeit sagen?
Untersuchungen der American Psychological Association zeigen, dass sich viele Arbeitnehmer aufgrund ihrer Arbeit gestresst fühlen. In einer Online-Umfrage aus dem Jahr 2023 unter 2.515 erwerbstätigen Erwachsenen in den USA gaben 77 % der Arbeitnehmer an, im vergangenen Monat unter arbeitsbedingtem Stress gelitten zu haben.1 Wenn Ihr Puls schneller schlug, als Sams Name aufleuchtete, sind Sie nicht allein.
Die Umfragedaten basieren auf Selbstberichten und können daher nicht zeigen, ob der Verzicht auf Mehrarbeit den Stress reduziert oder Ihrem Ruf am Arbeitsplatz schadet.
Überprüfen Sie die Fakten. Wenn Sie mittendrin stecken, ist es sinnvoller, die Fakten zu Ihrer Arbeit zu überprüfen, als Ihren Kalender zum dritten Mal erneut zu öffnen, auch wenn er sich seit dem zweiten Blick nicht geändert hat.
- Was wird gefragt? Was bedeutet es wirklich, „den Bericht von Sams Teller zu nehmen“? Handelt es sich um einen 12-seitigen Bericht oder darum, ein paar Zahlen für eine Zusammenfassung zusammenzustellen? Finden Sie heraus, wann diese Aufgabe fällig ist und wer dafür verantwortlich sein wird, nachdem Sie Ihren Teil erledigt haben.
- Ihre harten Fristen. Gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie diese Woche erledigen müssen, und gehen Sie die verbleibende Arbeit für jede einzelne Aufgabe durch (z. B. „Kundenvorschlag für Donnerstag, etwa anderthalb Arbeitstage“).
- Ihre tatsächlich verfügbaren Stunden bei der Arbeit. Entfernen Sie die Zeit für Besprechungen und die Zeit, die Sie für die Überprüfung Ihrer eigenen Arbeit benötigen. An einem Nachmittag, der „frei“ aussieht, aber zwei Anrufe enthält, bleiben Ihnen möglicherweise nur 90 Minuten.
- Wer legt Ihre Arbeitsprioritäten fest? Arbeitskollegen (Sam) verlangen von Ihnen Arbeit, die Sie annehmen oder ablehnen können. Die Arbeit wird Ihnen von Ihrer Vorgesetzten (Maya) zugewiesen und Sie besprechen mit ihr, welche Aufgabe verschoben wird.
Wenn Sie diese Fragen nicht sofort beantworten können, können Sie die kurze Antwort verwenden: „Ich muss meine Fristen überprüfen. Ich melde mich bis 15:00 Uhr bei Ihnen.“ Nachricht zum Antworten. Das ist eine vollständige Antwort für sich und beendet das vierzigminütige Starren.
Wie sagt man bei der Arbeit Nein, je nachdem, wer fragt?
Bei Ihren beiden Benachrichtigungen vom selben Dienstagmorgen handelt es sich um zwei unterschiedliche Anfragen. Sam fragte: „Könnten Sie vielleicht …“ und Maya fragte: „Können Sie auch die Kundenübersicht abholen?“
Sie sehen aus wie die gleiche Art von Anfrage, in einer anderen Form. Die Antwort ist jedoch ganz anders.
Suchen Sie unten nach Ihrer Situation und fahren Sie dann mit diesem Abschnitt fort.
Um welche Art von Mehrarbeitsantrag handelt es sich?
Ein Kollege bittet Sie, etwas von seinem Teller zu nehmen
Es ist der Gefallen. Sagen Sie aus einem Grund Nein und bieten Sie nur dann ein kleines Stück an, wenn Sie wirklich Platz haben.
Ihr Vorgesetzter fügt zusätzlich zu Ihren aktuellen Fristen eine Aufgabe hinzu
Es ist das Add-on. Benennen Sie den Konflikt und fragen Sie, welche Aufgabe zuerst kommt.
Jemand sagt, dass es nur eine Minute dauern wird oder dass es dringend ist
Es ist der Druck. Wiederholen Sie Ihre Antwort einmal und bieten Sie nur das an, was bereits vorhanden ist.
Sie werden zu einem optionalen Projekt, Ausschuss oder Team eingeladen
Es ist der Freiwilligenplatz. Ein klares Nein ist in Ordnung. Bieten Sie ein begrenztes Stück an, wenn Sie möchten.
Sie haben bereits „Ja“ gesagt und jetzt sehen Sie, dass Sie nicht liefern können
Es ist das bedauerte Ja. Korrigieren Sie es noch am selben Tag mit einem neuen Datum oder einem neuen Besitzer.
Die gleiche Art von Anfrage kommt immer wieder
Es ist das Muster. Bitten Sie Ihren Vorgesetzten um ein separates Gespräch über Ihre Arbeitsbelastung.
Wie sagt man „Nein“ zu einem Kollegen, der um Hilfe bittet?
Es sieht so aus, als hätten Sie diese Nachricht seit dem Mittagessen umgeschrieben. Das „keine Sorge, wenn nicht“ am Ende von Sams Bitte ist irgendwie die Ursache dafür, da Sie beide wissen, dass es in Wirklichkeit bedeutet, dass es einige Sorgen gibt.
- So erkennen Sie es: Die Anfrage sieht freundlich und etwas seitwärts aus, etwa „Könnten Sie den Bericht diese Woche mitnehmen?“ Aber Sam kann Ihnen die Arbeit nicht zuweisen oder Ihre Prioritäten festlegen.
- Was es normalerweise bedeutet: Sam ist ebenfalls begraben und hofft nur, dass jemand „Ja“ sagt und dich vielleicht ausgewählt hat, weil du das normalerweise tust.
Bleiben Sie bei der einfachen Aussage und einer Erklärung dafür, warum Sie keine zusätzliche Arbeit übernehmen. Gehen Sie nicht auf eine vollständige Beschreibung Ihres Kalenders ein.
Ich kann den Bericht diese Woche nicht übernehmen. Ich beende das Kundenangebot für Donnerstag und benötige dafür die verbleibende Zeit.
Denken Sie daran: Wenn Sie wirklich Raum für ein wenig zusätzliche Arbeit haben, können Sie dies in einem separaten Satz erwähnen, aber es sollte Ihr Nein nicht verschleiern.
Ich kann den Bericht nicht schreiben. Die Zahlen, die ich bereits habe, kann ich Ihnen bis morgen Mittag zusenden.
Sam braucht nicht Ihren gesamten Kalender. Sam muss bis drei Uhr wissen, ob er sich jemand anderen suchen soll.
Dies ist eine subtile, aber häufige Angelegenheit. Wenn Sie „Ich werde es versuchen“ sagen, obwohl Sie die Antwort bereits kennen, kann es sein, dass Sie später noch einmal heimgesucht werden.
Um 14 Uhr klingt es vielleicht freundlicher. Aber noch viel schlimmer kommt es am Donnerstag, als Sam immer noch auf einen Bericht wartet, der nie eintraf.
Wenn Sam Sie außerhalb der Geschäftszeiten (z. B. 19 Uhr) kontaktiert, dann Sagen Sie einem Kollegen, dass Sie außerhalb der Geschäftszeiten nicht helfen können verwendet die gleiche Struktur mit einer zusätzlichen Zeile zum Timing.
Wie sagen Sie „Nein“ zur Mehrarbeit Ihres Vorgesetzten?
Mittlerweile ist es Mittwoch, 16:40 Uhr. Ihre Managerin Maya ist an Ihrem Schreibtisch vorbeigekommen und hat Ihrem bereits vollen Teller eine weitere Aufgabe hinzugefügt. Sie möchte, dass Sie die Kundenübersicht für Freitag zusammenstellen.
Die Prognose soll bereits am Freitag abgegeben werden, und man hört sich schon sagen: „Sicher“.
- So erkennen Sie es: Es sieht so aus, als würde Ihr Vorgesetzter um Arbeit bitten, und es sieht so aus, als würde sich die Arbeit mit anderen Arbeiten überschneiden, deren Erledigung Sie bis Freitag versprochen haben.
- Was es normalerweise bedeutet: Es sieht so aus, als hätte Maya keine vollständige Liste Ihrer aktuellen Aufgaben im Kopf, also muss sie ihr den Kompromiss zeigen.
Geben Sie die Entscheidung an Ihren Vorgesetzten zurück und behandeln Sie die neue Arbeit als echte Arbeit, die in Ihre aktuelle Aufgabenliste passen muss. Erklären Sie, wie die neue Arbeit mit anderen aktuellen Aufgaben in Konflikt geraten wird.
Maya kann dann entscheiden, welchen Kompromiss sie eingehen möchte, um diese zusätzliche Arbeit zu übernehmen.
Ich kann die Kundenzusammenfassung übernehmen, aber das und die Prognose kann ich nicht bis Freitag fertigstellen. Was sollte ich priorisieren und welche Frist sollten wir für den anderen ändern?
Gemäß den Managementstandards der britischen Gesundheits- und Sicherheitsbehörde sollten Unternehmen innerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten erreichbare Arbeitsanforderungen erfüllen.2 Das gibt Ihnen eine gewisse Grundlage, um den Konflikt anzuheizen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein einzelner Manager Ihnen zustimmen wird.
Es ist auch sinnvoll, den zeitlichen Aufwand anzugeben. Zum Beispiel „ungefähr einen halben Tag Arbeit“ statt „zu viel“. Das gibt Maya eher etwas zum Planen als ein Gefühl, mit dem sie streiten kann.
Sobald Sie dem neuen Plan zugestimmt haben, notieren Sie ihn in einer Textzeile, damit Sie beide nächste Woche über die gleichen Aufzeichnungen verfügen.
Danke. Ich werde die Kundenzusammenfassung bis Freitag fertigstellen und die Prognose wie vereinbart auf Dienstag verschieben.
Wenn Sie bereits erkennen, dass eine aktuelle Frist verschoben wird, sagen Sie, dass Sie diese im selben Gespräch verpassen werden, wie oben beschrieben Informieren Sie Ihren Chef, bevor es fällig ist.
Was sagen Sie, wenn jemand sagt, dass es nur eine Minute dauern wird?
„Nur eine Minute“ ist eine Zeiteinheit, die nur in den Anfragen anderer Leute vorkommt. Sam hat auf Ihr „Nein“ genau damit geantwortet und hinzugefügt: „Es ist wirklich dringend.“ Ihr Daumen schwebt über einer Antwort, die mit „Okay, gut“ beginnt.
- So erkennen Sie es: Es handelt sich um eine Wiederholung einer Aufgabe, die Sie bereits abgelehnt haben, und die Folgemaßnahmen können den Umfang der Aufgabe verringern („sie ist winzig“) oder den Druck erhöhen, sie zu erledigen („Ich bin hier verzweifelt“).
- Was es normalerweise bedeutet: Sams Problem ist immer noch real und ungelöst, aber die weitere Bearbeitung sollte auf die gleiche Weise erfolgen wie die erste Anfrage. Ihre Antwort bleibt dieselbe.
Fordern Sie weitere Informationen an, wenn Sie sich über den Umfang der Arbeit nicht sicher sind. andernfalls wiederholen Sie einfach ruhig Ihre vorherige Antwort. Neue Ausreden laden nur zu einer weiteren Diskussion über die Gründe ein, warum Sie mehr arbeiten sollten.
Ich verstehe, dass es dringend ist. Ich kann es heute noch nicht in Besitz nehmen. Ich kann die vorhandene Tabelle senden, aber ich kann sie nicht aktualisieren.
Wenn sich aus dem Widerstand herausstellt, ob Sie ein Teamplayer sind, lassen Sie sich nicht hineinziehen. Versuchen Sie nicht, Ihren Charakter zu rechtfertigen. Bleiben Sie bei den beiden Aufgaben und lassen Sie Ihren Charakter außen vor.
Ich möchte, dass das Team beide Fristen einhält. Dies würde den Vorschlag gefährden. Lassen Sie uns mit Maya klären, welche Aufgabe zuerst kommen sollte.
Denken Sie daran, dass es besser ist, einen neutralen Ton zu halten, als auf Sarkasmus zurückzugreifen, selbst wenn jemand Sie gegen Ihre Interessen drängt. Gehen Sie nicht auf eine lange Liste aller Gefälligkeiten ein, die Sie der Person seit März getan haben.
Achten Sie darauf, dass Sie nicht beiden Fristen zustimmen, nur um einen unangenehmen Moment zu beenden, und dann eine davon nicht einhalten. Dieses Versprechen wird am Freitag fällig.
Wenn der Druck tagelang anhält, gibt es eine längere Erklärung dafür wie man reagiert, wenn jemand weiter drängt, nachdem man Nein gesagt hat.
Wie lehnt man ein optionales Projekt bei der Arbeit ab?
Die E-Mail beginnt mit „Wir würden uns freuen, Sie im Projektteam zu haben.“ Sie sind mit dem Schreiben eines „Ja“ schon zur Hälfte fertig, bevor Sie überhaupt den Rest gelesen und gesehen haben, wer sonst noch darauf steht.
- So erkennen Sie es: es wird als Chance dargestellt. Erfordert Ihr Job, dass Sie solche Zusatzarbeiten übernehmen? Nein.
- Was es normalerweise bedeutet: Jemand braucht zusätzliche Hände, und Sie können entscheiden, ob Sie Ihre Zeit für diese Arbeit nutzen können oder nicht.
Ich kann diesen Monat dem Projektteam nicht beitreten. Ich kann das zweiseitige Briefing am Mittwoch durchsehen und bis vier Uhr Kommentare absenden.
Diese Botschaft ist gut formuliert, mit der Aufgabe, einen kurzen Überblick zu geben, einen Umfang von zwei Seiten, einen Mittwochstag und eine Zeit von 16 Uhr. Die Nachricht „Ich helfe gerne, so gut ich kann“ bedeutet für Sie in der Regel viel mehr Arbeit, da Sie ständig mit ihnen hin und her gehen müssen, um die Einzelheiten der zusätzlichen Arbeit zu vereinbaren.
Bitte bieten Sie die Arbeit keinem anderen Teammitglied an, ohne vorher mit ihm zu klären, ob er Zeit hat, die Aufgabe anzunehmen. Sie können vorschlagen, den Teamleiter zu fragen, wer über die meisten Kapazitäten verfügt.
Bei zusätzlicher Arbeit, die optional ist, ist es auch in Ordnung, einfach „Nein“ zu sagen. Sie müssen sich keine alternative Arbeit einfallen lassen, um das auszugleichen, und Sie sind Ihre Abende und Wochenenden schon gar nicht schuldig.
Wie nimmt man ein „Ja“ bei der Arbeit zurück?
Sie sagten hastig „Klar, kein Problem“, während Ihr Gehirn noch den Kalender lud. Zwanzig Minuten später, als Sie den Launch-Tracker für das Projekt öffnen, dreht sich Ihr Magen um.
- So erkennen Sie es: Sie haben schnell zugestimmt, in einer Besprechung oder im Flur, und schauen erst jetzt auf den Kalender. Die Rechnung fiel auseinander, nachdem du so schnell Ja gesagt hast.
- Was es normalerweise bedeutet: Die ursprüngliche Zusage muss heute in einer für Sie machbaren Form neu aufgelegt werden, solange noch Zeit für eine Neuplanung bleibt.
Geben Sie zu, dass Sie voreilig zugestimmt haben, weitere Arbeiten anzunehmen. Verpflichten Sie sich zu einer alternativen Arbeitsvereinbarung, die Sie tatsächlich erfüllen können.
Ich stimmte zu, bevor ich die verbleibenden Arbeiten am Start überprüfte. Ich kann die Analyse nicht bis Donnerstag liefern. Ich kann es bis Montag fertigstellen, oder wir müssen einen anderen Eigentümer besprechen.
Senden Sie dies am selben Tag, an dem Sie erkennen, dass Sie widerrufen müssen. Mit jedem Tag, der vergeht, haben Maya und Sam weniger Möglichkeiten, die Veränderung neu zu planen.
Was tun, wenn immer wieder zusätzliche Arbeitsanfragen eingehen?
Das National Institute for Occupational Safety and Health des CDC beschreibt Arbeitsstress als schädliche Reaktionen, die auftreten, wenn Arbeitsanforderungen nicht mit den Fähigkeiten, Ressourcen oder Bedürfnissen eines Arbeitnehmers übereinstimmen.3 Wenn die zusätzlichen Anfragen nie aufhören, wie bei Sam, ist dieses Missverhältnis das eigentliche Problem.
- So erkennen Sie es: Sie haben in diesem Quartal dreimal „Nein“ zu Sams Berichten gesagt und eine vierte Anfrage ist gerade in Ihrem E-Mail-Posteingang angekommen.
- Was es normalerweise bedeutet: Ein weiteres höfliches Nein wird nichts ändern. Ein Gespräch mit Maya über Ihre aktuelle Arbeitsbelastung ist angebracht.
Beginnen Sie Ihre Diskussion über die von Ihnen geforderte Arbeit, indem Sie dies als ein Planungsproblem formulieren, das den Input sowohl von Maya als auch von Ihnen erfordert. Erstellen Sie vorher eine Liste aller von Ihnen verlangten Gefälligkeiten, schätzen Sie den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben ab und notieren Sie, was durch die Übernahme dieser Aufgaben verloren gegangen ist.
Besprechen Sie, welche Teile Ihrer Rolle Sie beibehalten müssen und welche aufhören könnten.
Maya, könnten wir uns diese Woche zwanzig Minuten Zeit nehmen, um mir mein Arbeitspensum anzusehen? Ich habe diesen Monat vier zusätzliche Anfragen erhalten, und die Startarbeiten verzögern sich dadurch.
Etwas anders sieht es aus, wenn es zu Auseinandersetzungen zwischen verschiedenen Personen kommt, die Ihnen Arbeitsanweisungen geben. Dies ist abgedeckt Fragen, welche Aufgabe priorisiert werden soll, wenn Anweisungen widersprüchlich sind.
Wird es Ihrem Ruf schaden, wenn Sie Nein zu zusätzlicher Arbeit sagen?
Am nächsten Morgen triffst du Sam in der Küche und Sam sagt Hallo, als wäre nichts passiert. All die schrecklichen Argumente, die Sie die halbe Nacht über vorgebracht haben, haben sich nie bewahrheitet.
Woran sich die Leute meistens erinnern, ist, wie Sie danach mit den Dingen umgehen. Es besteht keine Notwendigkeit, Ihre Ablehnung nach der Veranstaltung abzumildern.
- Halten Sie Ihre Verpflichtungen ein. Bringen Sie Sam die Nummern bis zum Mittag mit und melden Sie etwaige Verzögerungen bei Ihren anderen Arbeiten, sobald Sie sie bemerken.
- Behandle Sam wie gewohnt. Seien Sie höflich zu Sam und beantworten Sie Sams nächste Frage zu anderen Arbeiten wie gewohnt, ohne zu versuchen, das Nein durch einen überraschenden Gefallen auszugleichen.
- Schreiben Sie eine einzeilige Notiz. Notieren Sie die geänderten Prioritäten, wenn Maya die Prognose verschiebt. Das erspart ein verwirrendes Gespräch in zwei Wochen.
- Setzen Sie niemanden auf CC. Leute nachzuahmen, um zu beweisen, dass man Recht hatte, würde mehr Wohlwollen kosten als das ursprüngliche „Nein“.
Übe dein Nein, bevor Sam fragt
Schreiben Sie für die nächste zusätzliche Arbeitsanfrage, die Sie erwarten, ein aus zwei Sätzen bestehendes „Nein“ und üben Sie dann, es auf „Quippy“ zu Sam auszusprechen, bis das Wort „leider“ nicht mehr vorkommt.