So führen Sie nach einem Vorstellungsgespräch eine E-Mail für jede Phase durch

Wenn Sie gerade ein Vorstellungsgespräch hatten und wissen möchten, was Sie nach dem Vorstellungsgespräch senden und wann Sie es senden sollen, finden Sie hier die kurze Antwort. Schreiben Sie innerhalb von 24 Stunden nach dem Vorstellungsgespräch einen Dankesbrief. Warten Sie auf das Entscheidungsdatum, bis zu dem sie Ihnen mitgeteilt haben, dass sie eine Entscheidung treffen würden. Warten Sie nach diesem Datum einige Tage und senden Sie dann einen höflichen Statuscheck. Wenn Sie auf Ihre Statusüberprüfung keine Antwort erhalten, schreiben Sie etwa eine Woche später eine letzte Notiz und schauen Sie sich dann andere Stellenangebote an. Die Länge jeder dieser Notizen kann nur ein paar Sätze betragen. Nachfolgend füge ich Beispiele hinzu.

Versenden Sie die Dankes-E-Mail innerhalb eines Tages

Senden Sie es noch am selben Tag, an dem das Vorstellungsgespräch stattgefunden hat, spätestens jedoch am nächsten Morgen. Sprechen Sie den Interviewer im Text der E-Mail namentlich an. Wenn bei Ihrem Interview mehrere Personen im Gremium anwesend waren, senden Sie jedem von ihnen separate Dankesbriefe. Alternativ können Sie eine E-Mail an alle senden und deren Namen im Text aufführen. Achten Sie darauf, ihre E-Mail-Adressen in Ihre E-Mail-Kontaktliste aufzunehmen, damit Sie sie leicht finden können, um den Dankesbrief zu versenden.

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   Notizbuch mit Interviewerdetails

   Notieren Sie den Namen jedes Interviewers, die korrekte Schreibweise und eine Sache, die er gesagt hat. Dieses Detail wird in die spezifische Zeile Ihrer Dankes-E-Mail übernommen.

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   Kurzer Entwurf auf dem Laptop

   Beschränken Sie das Dankeschön auf drei bis vier Sätze und versenden Sie es noch am selben Tag, spätestens aber am nächsten Morgen.

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   Entscheidungsdatum im Kalender

   Markieren Sie das Datum, das Sie erhalten haben, und fügen Sie zwei oder drei Werktage später eine Erinnerung hinzu. Diese Erinnerung ist Ihr Hinweis für eine Statusüberprüfung.

Es ist sehr einfach, Ihre Dankbarkeit in einem Dankesbrief auszudrücken. Bestätigen Sie, dass Sie sich die Zeit für ein Vorstellungsgespräch genommen haben, und bekunden Sie Ihr anhaltendes Interesse an der Stelle, für die Sie sich beworben haben. Nennen Sie einen konkreten Punkt, der während Ihres Gesprächs angesprochen wurde, und wiederholen Sie Ihre Begeisterung für die Stelle. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie ein Dankesbrief für Sams Interview mit Jordan aussehen könnte:

Sie können das „Onboarding“-Detail in Ihrem Interview mit ihnen in etwas anderes ändern. So etwas wie ein Projekt, das sie beschrieben haben, oder eine gute Frage, die Sie ihnen gestellt haben und die sie mit Ihnen besprochen haben, wäre in Ordnung. Halten Sie es einfach kurz und prägnant und halten Sie die Betreffzeile der E-Mail einfach, z. B. „Vielen Dank für das heutige Gespräch“.

Hallo Jordan, vielen Dank, dass du dir heute die Zeit genommen hast, mit mir zu sprechen. Ich habe es genossen zu hören, wie Ihr Team den Onboarding-Prozess neu aufbaut für neue Mitarbeiter, und dieser neu gestaltete Prozess hat mich wirklich noch mehr für diese Rolle begeistert. Bitte lassen Sie mich wissen, ob ich Ihnen sonst noch etwas zur Verfügung stellen kann, um weiter voranzukommen.

Dieser Satz weist auf etwas hin, das Jordan tatsächlich gesagt hat, was zeigt, dass Sam zugehört hat, und hilft Jordan dabei, die E-Mail mit dem richtigen Interview zu verknüpfen. Ersetzen Sie es durch ein echtes Detail aus Ihrem eigenen Gespräch. Eine generische Zeile wie „Es hat mir Spaß gemacht, etwas über das Unternehmen zu lernen“ hätte von jedem gesendet werden können.

Verwenden Sie einen Satz, um eine schwache Antwort zu verdeutlichen

Selbst wenn Ihr Vorstellungsgespräch gut verlaufen ist, müssen Sie möglicherweise eine einzige schwache Antwort in Ihren Dankesbriefen ausbessern. Denken Sie daran, sich kurz zu fassen und sich niemals für Ihre Leistung im Vorstellungsgespräch zu entschuldigen. Hier ist ein anschauliches Beispiel dafür, wie Sam eine kleine Schwäche in seinem Gespräch mit Jordan über die Budgetierung seiner vergangenen Projekte beheben könnte:

Sie können viele Wörter hinzufügen, um einen kleinen Fehler zu erklären, aber dadurch kann der Fehler größer erscheinen. Fügen Sie einfach einen Satz zu Ihrem Dankesbrief hinzu.

Machen Sie sich keine Gedanken mehr über die perfekte Formulierung

Viele Menschen zögern, einen Dankesbrief zu schreiben, weil sie befürchten, dass er albern klingt. In einer Reihe von vier Experimenten überschätzten Menschen, die Dankesbriefe an jemanden schrieben, der ihr Leben sinnvoll berührt hatte, wie andere mit Unbehagen auf Dankesbekundungen reagieren würden, und unterschätzten, wie sehr die andere Person die Geste schätzen würde¹. Obwohl es in diesen Studien nicht um Vorstellungsgespräche oder die Einstellung von Managern ging, geben sie doch Aufschluss darüber, wie diese Art von Briefen wahrgenommen wird.

In keiner dieser Studien bedankten sich die Befragten bei den Personalmanagern dafür, dass sie mit ihnen über eine offene Stelle gesprochen hatten. Sie sagen uns daher nicht, ob eine Dankes-E-Mail Ihnen bei der Einstellung hilft. Sie deuten jedoch darauf hin, dass unsere Angst davor, beim Schreiben schrecklich zu klingen, möglicherweise größer ist als die Reaktion des Lesers auf eine schlichte, aufrichtige Notiz. Lesen Sie Ihren Entwurf einmal und senden Sie dann die einfachste Notiz.

Warten Sie den Entscheidungstermin ab, bevor Sie einchecken

Tragen Sie den im Vorstellungsgespräch genannten Entscheidungstermin in Ihren Kalender ein. Warten Sie, bis dieses Datum abgelaufen ist, bevor Sie sich bei ihnen melden. Warten Sie dann 2–3 Werktage, bevor Sie eine Statusüberprüfung senden.

Der Grund für diese Wartezeit liegt darin, dass es viele Gründe für Verzögerungen bei der Einstellung gibt, z. B. andere Vorstellungsgespräche, Abwesenheit von Personen wegen anderer Angelegenheiten usw., und auch, dass ein Manager möglicherweise eine Entscheidung absegnen muss. Wenn Ihnen niemand ein Datum genannt hat, warten Sie nach der Dankes-E-Mail etwa eine Woche.

Senden Sie eine höfliche Statusüberprüfung

Antworten Sie Jordan im E-Mail-Thread und bekunden Sie Ihr anhaltendes Interesse an der Stelle, bevor Sie um eine Aktualisierung des Zeitplans bitten. Die folgende Notiz ist ein Beispiel dafür, was Sie schreiben könnten:

Es ist nicht nötig, Sätze wie „Ich habe noch nichts gehört“ oder „Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind, aber“ einzufügen. Diese Zeilen erhöhen den Druck auf den Interviewer oder klingen entschuldigend, ohne dass Jordan etwas zu antworten hat. Wenn ein anderes Stellenangebot mit einer Frist versehen ist, geben Sie auch das Datum dafür an.

Eine Statusprüfung, die eine neue Zeitleiste erhält

1. 
   Sam

   Hallo Jordan, ich hoffe, deine Woche verläuft gut. Ich interessiere mich immer noch sehr für die Rolle des Projektkoordinators und wollte prüfen, ob es eine Aktualisierung des Zeitplans gibt. Ich teile gerne alles mit, was sonst noch hilfreich wäre.

2. 
   Jordanien

   Danke fürs Einchecken, Sam. Wir beenden die letzten beiden Interviews diese Woche und gehen davon aus, dass wir bis nächsten Freitag eine Entscheidung treffen können.

3. 
   Sam

   Das ist hilfreich, danke. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme und beantworte gerne bereits im Vorfeld Ihre Fragen.

4. 
   Jordanien

   Wird es tun. Ein schönes Wochenende.

Wenn auch die Statusprüfung keine Antwort erhält

Ein zweites Schweigen eines Interviewers kann sehr frustrierend sein und sogar den Eindruck erwecken, dass die Suche nach Kandidaten unterbrochen wurde. Es ist jedoch möglich, dass der Posteingang des Interviewers gerade voll ist. Warten Sie eine Woche und senden Sie dann die folgende kurze Nachricht, die die Tür offen hält:

Nach dieser Schlussbemerkung ist es an der Zeit, weiterzumachen und mit dem E-Mail-Versand aufzuhören. Sollte sich der Interviewer Wochen später doch noch bei Ihnen melden, können Sie dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Bewerben Sie sich in der Zwischenzeit weiterhin für andere Stellen.

Was als nächstes zu tun ist, basierend auf dem, was Sie hören

Jordan antwortet mit einem neuen Entscheidungsdatum+

Bedanken Sie sich in einer Zeile, notieren Sie sich das neue Datum in Ihrem Kalender und warten Sie, bis es abgelaufen ist, bevor Sie erneut einchecken.

Keine Antwort zwei oder drei Werktage nach dem Entscheidungsdatum+

Senden Sie eine höfliche Statusüberprüfung im selben E-Mail-Thread.

Etwa eine Woche nach der Statusprüfung keine Antwort+

Senden Sie eine Schlussnotiz, in der Sie um eine Antwort in beide Richtungen gebeten werden.

Nach der Schlussbemerkung immer noch keine Antwort+

Hören Sie auf, E-Mails über diese Stelle zu verschicken, und bewerben Sie sich weiterhin woanders. Wenn Jordan später schreibt, antworten Sie normal.

Sie erhalten ein Konkurrenzangebot mit Frist+

Senden Sie jetzt eine E-Mail, geben Sie den Abgabetermin an und fragen Sie, ob sie uns den Zeitplan mitteilen können.

Wenn LinkedIn oder ein Telefonat besser passen

LinkedIn oder Telefonanruf? Wenn ein Personalvermittler Sie während des gesamten Prozesses angerufen hat oder Sie aufgrund der Frist für ein Konkurrenzangebot schnell eine Antwort erhalten möchten, sind Anrufe in Ordnung. Und schreiben Sie anschließend noch eine kurze E-Mail, um die Details zu wiederholen, die Sie am Telefon versprochen haben. Eine kurze LinkedIn-Nachricht passt, wenn Sie nur Jordans Profil haben oder wenn ein Personalvermittler Sie dort zum ersten Mal kontaktiert hat. Halten Sie es kürzer als die E-Mail:

Sie könnten sich für einen Anruf entscheiden, wenn ein Personalvermittler Sie bereits angerufen hat oder wenn Sie andere Angebote haben, die in ein paar Tagen ablaufen und Sie früher eine Antwort benötigen, als Sie wahrscheinlich per E-Mail erhalten. Halten Sie sich auch hier kurz und schreiben Sie anschließend eine kurze E-Mail, um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Kommunikation erfasst wird.

Ihr nächster Schritt

Öffnen Sie eine neue E-Mail und beginnen Sie mit dem Verfassen Ihres Dankesbriefs unter Verwendung eines wichtigen Punktes aus dem Gespräch. Fahren Sie dann mit dem Verfassen des Rests der E-Mail fort. Legen Sie in Ihrem Kalender zwei Werktage nach dem versprochenen Entscheidungstermin eine Erinnerung für Ihre Statusprüfung fest. Üben Sie Ihr anschließendes Telefonat mit einem Szenenpartner in Quippy, wenn Sie möchten.

Quellen und Referenzen

1. Nachrichten der University of Chicago (2018). Menschen unterschätzen den Wert des Versendens von Dankesbriefen (Bericht von Kumar und Epley, Undervaluing Gratitude, Psychological Science).Vier Experimente, bei denen die Teilnehmer Dankesbriefe an jemanden schrieben, der ihr Leben sinnvoll berührt hatte, und die Reaktion des Empfängers vorhersagten; Es wurden keine Stellenbewerber oder Einstellungsmanager untersucht, daher sagt es nichts Direktes über die Einstellungsergebnisse aus.