كيفية المتابعة بعد مقابلة العمل ببريد إلكتروني لكل مرحلة

إذا كنت قد أجريت مقابلة للتو وتحتاج إلى معرفة ما تريد إرساله بعد المقابلة ومتى ترسله، فإليك الإجابة المختصرة. اكتب رسالة شكر خلال 24 ساعة من المقابلة. انتظر تاريخ القرار الذي قالوا لك أنهم سيتخذون القرار بحلوله. انتظر بضعة أيام بعد ذلك التاريخ، ثم أرسل فحصًا مهذبًا واحدًا للحالة. إذا لم تتلق أي رد على فحص الحالة الخاص بك، فاكتب ملاحظة أخيرة بعد حوالي أسبوع ثم انتقل إلى إلقاء نظرة على قوائم الوظائف الأخرى. أما بالنسبة لطول كل ملاحظة من هذه الملاحظات فيمكن أن تتكون من بضع جمل فقط. أقوم بتضمين الأمثلة أدناه.

أرسل رسالة الشكر بالبريد الإلكتروني خلال يوم واحد

أرسلها في نفس يوم إجراء المقابلة أو في صباح اليوم التالي على أبعد تقدير. قم بمخاطبة الشخص الذي يجري المقابلة بالاسم في نص البريد الإلكتروني. إذا كان هناك عدة أشخاص في اللجنة لإجراء المقابلة، أرسل مذكرات شكر منفصلة لكل منهم. وبدلاً من ذلك، يمكنك إرسال بريد إلكتروني واحد إليهم جميعًا مع إدراج أسمائهم في النص الأساسي. تأكد من تضمين عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم في قائمة جهات اتصال البريد الإلكتروني الخاصة بك حتى تتمكن من العثور عليهم بسهولة لإرسال رسالة الشكر.

123

1. 1
   دفتر ملاحظات يحتوي على تفاصيل المقابلة

   اكتب اسم كل من يجري معك المقابلة، والتهجئة الصحيحة والشيء الوحيد الذي قالوه. تصبح هذه التفاصيل هي السطر المحدد في رسالة الشكر الإلكترونية.

2. 2
   مسودة قصيرة على الكمبيوتر المحمول

   اجعل كلمة الشكر مكونة من ثلاث أو أربع جمل وأرسلها في نفس اليوم، أو بحلول صباح اليوم التالي على أبعد تقدير.

3. 3
   تاريخ القرار في التقويم

   حدد التاريخ الذي قدموه لك، بالإضافة إلى تذكير بعد يومين أو ثلاثة أيام عمل. هذا التذكير هو دليلك للتحقق من الحالة.

إن التعبير عن امتنانك في رسالة شكر هو أمر واضح جدًا. أقر بأنه تم إعطاؤك الوقت الكافي لإجراء مقابلة والتعبير عن اهتمامك المستمر بالمنصب الذي أجريت المقابلة من أجله. اذكر نقطة واحدة محددة تم طرحها أثناء محادثتك وكرر حماسك لهذا المنصب. فيما يلي مثال لما قد تبدو عليه رسالة الشكر في مقابلة سام مع جوردان:

يمكنك تغيير تفاصيل "التأهيل" إلى شيء آخر من مقابلتك معهم. سيكون شيئًا مثل المشروع الذي وصفوه أو سؤالًا جيدًا طرحته عليهم وناقشوه معك أمرًا جيدًا. فقط اجعلها قصيرة ولطيفة واحتفظ بسطر موضوع البريد الإلكتروني عاديًا، مثل "شكرًا لك على محادثة اليوم".

مرحبًا جوردان، شكرًا لك على الوقت الذي أمضيته للتحدث معي اليوم. لقد استمتعت بسماع كيف يقوم فريقك بإعادة بناء عملية الإعداد للموظفين الجدد، وهذه العملية المعاد تصورها جعلتني أكثر حماسًا لهذا الدور. يرجى إعلامي إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني تقديمه للمساعدة في المضي قدمًا.

تشير هذه الجملة إلى شيء قاله جوردان بالفعل، وهو ما يوضح أن سام كان يستمع ويساعد جوردان في ربط البريد الإلكتروني بالمقابلة الصحيحة. استبدلها بتفاصيل حقيقية من محادثتك الخاصة. كان من الممكن إرسال سطر عام مثل "لقد استمتعت بالتعرف على الشركة" من قبل أي شخص.

استخدم جملة واحدة لتوضيح إجابة ضعيفة

حتى لو سارت المقابلة بشكل جيد، قد تضطر إلى تصحيح إجابة واحدة ضعيفة في ملاحظات الشكر الخاصة بك. تذكر أن تبقي هذه الأمور مختصرة وألا تقدم أبدًا اعتذارًا عن أداء المقابلة. فيما يلي مثال توضيحي لكيفية قيام سام بإصلاح نقطة ضعف صغيرة في محادثته مع جوردان فيما يتعلق بوضع ميزانية لمشاريعه السابقة:

يمكنك إضافة الكثير من الكلمات لشرح خطأ صغير ولكن يمكن أن يجعل الخطأ يبدو أكبر. فقط أضف جملة واحدة إلى مذكرة الشكر الخاصة بك.

توقف عن القلق بشأن الصياغة المثالية

يتردد العديد من الأشخاص في كتابة رسالة شكر لأنهم يخشون أن تبدو سخيفة. في مجموعة من أربع تجارب، الأشخاص الذين كتبوا رسائل امتنان لشخص كان له تأثير هادف في حياتهم، بالغوا في تقدير كيفية تفاعل الآخرين مع عدم الراحة تجاه عبارات الشكر، وقللوا من تقدير مدى تقدير الشخص الآخر لهذه اللفتة.¹. على الرغم من أن هذه الدراسات لم تكن تتعلق بالمقابلات الوظيفية أو مديري التوظيف، إلا أنها تعطي نظرة ثاقبة حول كيفية النظر إلى هذه الأنواع من الرسائل.

لم تتضمن أي من هذه الدراسات الأشخاص الذين أجريت معهم مقابلات يشكرون مديري التوظيف على التحدث معهم حول فرصة عمل. ولذلك، فإنهم لا يخبروننا ما إذا كانت رسالة الشكر الإلكترونية تساعدك في الحصول على وظيفة. ومع ذلك، فإن ما يشيرون إليه هو أن خوفنا من أن نبدو فظيعًا في الكتابة قد يكون أكبر من رد فعل القارئ على ملاحظة واضحة وصادقة. اقرأ مسودتك مرة واحدة، ثم أرسل أبسط ملاحظة.

انتظر تاريخ القرار قبل تسجيل الوصول

حدد تاريخ القرار المذكور أثناء المقابلة في التقويم الخاص بك. انتظر حتى يمر هذا التاريخ قبل تسجيل الوصول معهم. ثم انتظر 2-3 أيام عمل قبل إرسال التحقق من الحالة.

سبب هذا الانتظار هو أن هناك العديد من الأسباب للتأخير في التوظيف مثل المقابلات الأخرى، وغياب الأشخاص بسبب قضايا أخرى وما إلى ذلك، وأيضًا أن المدير قد يحتاج إلى التوقيع على القرار. إذا لم يحدد لك أحد موعدًا، فانتظر لمدة أسبوع تقريبًا بعد رسالة الشكر الإلكترونية.

إرسال فحص الحالة المهذبة

قم بالرد على جوردان في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني والتعبير عن اهتمامك المستمر بالمنصب قبل طلب أي تحديث على الجدول الزمني. الملاحظة أدناه هي مثال لما قد تكتبه:

ليست هناك حاجة لتضمين عبارات مثل "لم أتلق ردًا" أو "أعلم أنك مشغول، ولكن". تضيف هذه السطور ضغطًا على القائم بإجراء المقابلة أو تبدو اعتذاريًا دون إعطاء الأردن أي شيء للإجابة عليه. إذا جاء عرض عمل آخر بموعد نهائي، فاذكر التاريخ لذلك أيضًا.

فحص الحالة الذي يحصل على جدول زمني جديد

1. 
   سام

   مرحبًا جوردان، أتمنى أن يكون أسبوعك على ما يرام. ما زلت مهتمًا جدًا بدور منسق المشروع وأردت التحقق مما إذا كان هناك تحديث في الجدول الزمني. يسعدني مشاركة أي شيء آخر من شأنه أن يساعد.

2. 
   الأردن

   شكرا لتسجيل الدخول، سام. سننتهي من المقابلتين الأخيرتين هذا الأسبوع، لذا نتوقع أن نقرر بحلول يوم الجمعة المقبل.

3. 
   سام

   هذا مفيد، شكرا لك. وإنني أتطلع إلى الاستماع إليك، ويسعدني الرد على أية أسئلة قبل ذلك الوقت.

4. 
   الأردن

   سوف تفعل. أجازة سعيدة.

إذا لم يحصل فحص الحالة أيضًا على أي رد

يمكن أن يكون الصمت الثاني من جانب القائم بإجراء المقابلة محبطًا للغاية، بل ويعطي انطباعًا بأن البحث عن المرشحين قد توقف مؤقتًا. ومع ذلك، فمن الممكن أن يكون البريد الوارد الخاص بالشخص الذي يجري المقابلة ممتلئًا تمامًا. انتظر أسبوعًا ثم أرسل الرسالة القصيرة التالية التي تبقي الباب مفتوحًا:

بعد هذه المذكرة الختامية، حان الوقت للمضي قدمًا والتوقف عن إرسال البريد الإلكتروني. إذا حدث أن عاد القائم بالمقابلة إليك بعد أسابيع، فيمكنك بعد ذلك المتابعة من حيث توقفت. استمر في التقدم لوظائف أخرى في هذه الأثناء.

ما يجب فعله بعد ذلك، بناءً على ما تسمعه

الأردن يرد بموعد قرار جديد+

اشكرهم في سطر واحد، ولاحظ التاريخ الجديد في التقويم الخاص بك وانتظر حتى يمر قبل تسجيل الوصول مرة أخرى.

لا يوجد رد بعد يومين أو ثلاثة أيام عمل من تاريخ القرار+

أرسل شيكًا مهذبًا واحدًا للحالة في نفس سلسلة رسائل البريد الإلكتروني.

لا يوجد رد بعد حوالي أسبوع من التحقق من الحالة+

أرسل ملاحظة ختامية تطلب الإجابة في كلتا الحالتين.

لا يوجد حتى الآن رد بعد المذكرة الختامية+

توقف عن إرسال بريد إلكتروني حول هذا الدور واستمر في التقديم في مكان آخر. إذا كتب جوردان لاحقًا، قم بالرد بشكل طبيعي.

تتلقى عرضًا منافسًا بموعد نهائي+

أرسل بريدًا إلكترونيًا الآن، وحدد الموعد النهائي واسأل عما إذا كان بإمكانهم مشاركة توقيتهم.

عندما يكون LinkedIn أو مكالمة هاتفية مناسبة بشكل أفضل

ينكدين أو مكالمة هاتفية؟ إذا كان مسؤول التوظيف يتصل بك طوال العملية، أو كنت تحاول الحصول على إجابة بسرعة بسبب الموعد النهائي لعرض منافس، فلا بأس بالمكالمة (المكالمات) الهاتفية. ثم اكتب بريدًا إلكترونيًا قصيرًا بعد ذلك لإعادة ذكر التفاصيل التي وعدت بها عبر الهاتف. تناسب رسالة LinkedIn القصيرة عندما يكون لديك ملف شخصي في Jordan فقط، أو عندما يتصل بك مسؤول التوظيف هناك لأول مرة. اجعلها أقصر من البريد الإلكتروني:

يمكنك اختيار مكالمة هاتفية إذا كان مسؤول التوظيف قد اتصل بك بالفعل، أو إذا كان لديك عروض أخرى تنتهي صلاحيتها في غضون أيام قليلة وتحتاج إلى إجابة في وقت أقرب من احتمال حصولك على إجابة عبر البريد الإلكتروني. احتفظ بهذا الموجز أيضًا، وتأكد من المتابعة برسالة بريد إلكتروني مختصرة للتأكد من تسجيل جميع اتصالاتك.

خطوتك التالية

افتح بريدًا إلكترونيًا جديدًا وابدأ في كتابة ملاحظة الشكر باستخدام نقطة رئيسية واحدة من المحادثة واستمر في كتابة بقية البريد الإلكتروني. قم بتعيين تذكير في التقويم الخاص بك بعد يومي عمل من تاريخ القرار الموعود للتحقق من حالتك. تدرب على مكالمتك الهاتفية للمتابعة مع أحد شركاء المشهد في Quippy إذا كنت ترغب في ذلك.

المصادر والمراجع

1. أخبار جامعة شيكاغو (2018). يقلل الناس من قيمة إرسال رسائل التقدير (الإبلاغ عن كومار وإبلي، التقليل من قيمة الامتنان، العلوم النفسية).أربع تجارب كتب فيها المشاركون رسائل امتنان لشخص أثر في حياتهم بشكل هادف وتوقع رد فعل المتلقي؛ ولم تدرس المرشحين للوظائف أو مديري التوظيف، لذلك لم تذكر شيئًا مباشرًا عن نتائج التوظيف.