أنت تجلس على مكتبك، وتحدق في عرض تقديمي ضخم مكون من عشرين شريحة، ولست متأكدًا من أين تبدأ. أنهى مديرك الاجتماع للتو بسؤال بسيط، "هل يمكنك تشديد العرض التقديمي قبل يوم الخميس؟" وقد قام الجميع بتسجيل الخروج بالفعل. لقد وافقت على القيام بذلك، ولكنك الآن تتساءل ما الذي يعنيه "تشديد" بالضبط - هل من المفترض أن تقلل عدد الشرائح، أو تجعل النص أكثر إيجازًا، أو تجعل الأمر برمته يبدو أكثر صقلًا؟
عندما تحاول معرفة شيء ما، يمكن أن تساعدك رسالة قصيرة. ما عليك سوى ذكر ما تعرفه بالفعل، وتسليط الضوء على الجزء الذي لا يزال يحيرك، وجعل من السهل على الشخص الآخر الرد عليك. إذا طرحت سؤالك بطريقة تظهر أنك على دراية بالأمور وتحتاج فقط إلى مزيد من التوضيح، فسيزيل ذلك معظم الإحراج من المحادثة لكليكما. أنت لا تضع الشخص الآخر في موقف محرج، أو تحاول تخمين ما يحدث أو تجعله يكرر نفسه. من خلال كونك واضحًا ومباشرًا، يمكنك الحصول على الإجابة التي تبحث عنها دون الشعور بأنك مصدر إزعاج. الأمر كله يتعلق بالمراعاة والوضوح في رسالتك، حتى تتمكن من الحصول على المعلومات التي تحتاجها والمضي قدمًا.
لماذا تبدو الأسئلة الغامضة أكثر صعوبة؟
عندما تقول "ماذا تقصد؟"، عليهم القيام بعمل اكتشاف الخطأ الذي حدث وشرح كل شيء من جديد. هذا هو المكان الذي يمكن أن تصبح فيه الأمور محرجة حقًا، هل تعلم؟ يجب على الشخص الذي كان يحاول في الأصل شرح شيء ما أن يعود ويفصله، الأمر الذي قد يكون محبطًا لكلا الشخصين المعنيين. قد يضطرون إلى البدء في الشرح مرة أخرى، وعندها يبدأ الانزعاج. لقد عدت إلى البداية، وقد يكون ذلك مزعجًا.
طرح سؤال محدد يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. كما ترى، عندما تأخذ الوقت الكافي للتفكير فيما تسأله، يكون من الأسهل على الشخص الآخر أن يقدم لك إجابة جيدة. ليس من الضروري أن يبدأوا من البداية ويكتشفوا كل شيء - فأنت تمنحهم بالفعل فكرة عما تبحث عنه. بهذه الطريقة، يمكنهم فقط إضافة المعلومات المفقودة ومساعدتك. وهذا يمنحهم سؤالاً محددًا للإجابة عليه ويجعل من السهل عليهم مساعدتك. بالإضافة إلى ذلك، فهذا يوضح أنك بذلت بعض الجهد لفهم المهمة، لذلك من المرجح أن يرغبوا في المساعدة.
قبل وبعد الصياغة
يمكنك طرح نفس السؤال بطرق مختلفة، ومن المثير للاهتمام حقًا أن ترى كيف يمكن صياغة سؤال واحد بشكل مختلف. على سبيل المثال، دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة - إنها مختلقة، لكنها توضح النقطة بشكل جيد. يوضح كل مثال أنه يمكن طرح سؤال واحد بطريقتين مختلفتين، مما قد يكون مفيدًا في معرفة متى تحاول توصيل وجهة نظرك أو البحث عن معلومات.
بدلا من هذا
أواجه مشكلة صغيرة في فهم سطح السفينة. هل يمكن لأحد أن يساعدني في توضيح الأمور لي؟
جرب هذا
فحص سريع على سطح السفينة: هل يجب أن أقوم بتقطيعها إلى عدد أقل من الشرائح، أم الحفاظ على الطول وقص النص في كل شريحة؟
عندما تمنح مديرك خيارين فقط، فمن السهل عليه الرد عليك بإجابة بسيطة. بهذه الطريقة، يمكنهم فقط اختيار أحد الخيارات وستعرف بالضبط ما يريدون. ولكن إذا لم يكن أي من الخيارين مناسبًا لهم، فيمكنهم إخبارك بما يحتاجون إليه حقًا، وهذا يساعدك على فهم ما يبحثون عنه.
قبل
ماذا تقصد بـ "حلقة في التمويل"؟
بعد
بالنسبة إلى "الحلقة المالية"، لست متأكدًا مما إذا كان ينبغي عليّ نسخ دانا في رسالة البريد الإلكتروني التالية أو إذا كان من الأفضل إجراء مكالمة سريعة مع فريقها - ما هي أفضل طريقة للتعامل مع هذا الموقف؟
تعمل هذه الطريقة بشكل جيد لأنها تستخدم في الواقع الكلمات الدقيقة التي تتساءل عنها وتشرح ما تعتقد أنها تعنيه. إذا لم تكن متأكدًا حقًا من المقصود بهذه العبارة، فما عليك سوى مشاركة ما تعرفه وطلب المساعدة في معرفة من أين تبدأ.
من قبل، قال بصوت عال في اجتماع
انتظر، أنا ضائع.
بعد
لذا، فقط للتأكد من أنني أفهم، عندما قلت نهاية الشهر، هل تتحدث عن اليوم الثلاثين أو اليوم الأخير الذي نكون فيه مفتوحين بالفعل للعمل؟
عادةً ما يكون طرح سؤال قبل المضي قدمًا فكرة جيدة، لأنه من الأسهل توضيح الأمور على الفور. إذا انتظرت، قد يكون من الصعب العودة واكتشاف الأمور لاحقًا. كما أن تقديم مقدمة سريعة لسؤالك يساعد الجميع على معرفة أنك تحتاج فقط إلى دقيقة واحدة من وقتهم، حتى يتمكنوا من التخطيط للمستقبل. إنها أكثر مراعاة بهذه الطريقة.
اسأل في أربع خطوات
- كرر ما فهمته - هذا أمر بسيط حقًا، لكنه يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. عندما تكرر ما سمعته، فهذا يظهر للشخص الآخر أنك منتبه حقًا لما يقوله. بالإضافة إلى ذلك، فهو يمنحهم فرصة لتصحيحك إذا أخطأت في شيء ما، حتى تتمكن من إزالة أي سوء فهم على الفور. كل ما عليك فعله هو أن تأخذ ما قالوه وتكرره بكلماتك الخاصة. الأمر بهذه البساطة.
- تحديد المشكلة بالضبط. عندما تقرأ شيئًا ما ولا يكون له أي معنى، تحدث وأشر بالضبط إلى ما يربكك - يمكن أن يكون كلمة أو عبارة أو تعبيرًا، مثل "ماذا يعني "تشديد" في هذا السياق؟" أو "هل يمكنك شرح "التكرار"؟" أو "ما المقصود بـ "نهاية الشهر"؟" - وبذلك فإنك توضح ما يجب توضيحه، وهذا يساعد على تجنب أي سوء فهم.
- قم بتخمين مدروس أو حدد احتمالين. عادة ما يكون الاختيار بين عدد قليل من الخيارات أسهل من محاولة التوصل إلى إجابة من الصفر. يمكن أن يكون هذا الأسلوب مفيدًا حقًا عندما لا تكون متأكدًا - ما عليك سوى اختيار الخيارين الأكثر احتمالًا، وستكون لديك فرصة أفضل لتصحيح الأمر.
- اختر اللحظة والإعداد المناسبين. إذا كنت في اجتماع، اطرح سؤالك بصوت عالٍ إذا كان الآخرون يتساءلون عن نفس الشيء. ولكن إذا كان الأمر يؤثر فقط على عملك أو كان حساسًا بعض الشيء، ففكر في إرسال رسالة مباشرة بدلاً من ذلك. بهذه الطريقة، يمكنك الحصول على المعلومات التي تحتاجها دون إزعاج بقية المجموعة أو وضع شخص ما في مكانه.
يمكنك رؤية هذه العادة في العديد من المجالات. خذ كلية هارفارد للأعمال، على سبيل المثال. بهم التوجيه التدريسي يصف أسئلة التوضيح والمتابعة كجزء من المناقشات الرائدة في الفصل الدراسي. ولكن تم كتابته للفصول الدراسية، لذا فهو لا يوضح كيف سيستجيب أي مكان عمل معين. لذا، من الجيد التفكير في كيفية تنفيذ الأمر في بيئات مختلفة. ما يصلح في الفصل الدراسي قد لا يكون هو نفسه في المكتب أو بيئة العمل الأخرى. عليك أن تفكر في الموقف المحدد وترى ما هو الأفضل.
عندما قلت بالفعل "فهمت"
أنت في منتصف شيء ما وفجأة تفكر، "انتظر لحظة، لست متأكدًا حقًا من هذا". لا بأس أن تأخذ خطوة إلى الوراء وتطلب التوضيح. لا تشعر أنك بحاجة إلى تقديم تفسير كبير أو اعتذار. فقط اجعل الأمر بسيطًا وفي صلب الموضوع. على سبيل المثال، قد تقول شيئًا كهذا (خيالي):
العودة بعد قول حصلت عليه (مثال خيالي)
اعتقدت أنني فهمت هذا الأمر جيدًا بعد أن تحدثنا، ولكن الآن بعد أن أعمل عليه، فأنا عالق في شيء واحد. عندما يتعلق الأمر بجزء الميزانية، لست متأكدًا من الأرقام التي يجب استخدامها - هل يجب أن أستخدم الأرقام الحقيقية من الربع الثالث أم الأرقام التي نعتقد أننا سنحصل عليها؟ هل يمكنك مساعدتي في هذا؟
الجملة الأولى تشرح سبب سؤالك الآن. فقط اطرح سؤالك بشكل مباشر، دون إضاعة الوقت - انتقل إلى صلب الموضوع في الجملة التالية. إذا طرحت الأمر بعد وقت قصير من ملاحظة أن شيئًا ما ليس صحيحًا تمامًا، فمن الأسهل عمومًا أن تناقشه معًا. بهذه الطريقة، يمكنك إزالة الارتباك والحصول على فهم أفضل لما يحدث.
عندما لا تزال الإجابة غير واضحة
في بعض الأحيان يكون الرد غامضًا مثل التعليمات الأصلية. بدلًا من طرح نفس السؤال مرة أخرى، حاول أن تجعله أكثر وضوحًا:
رسالة المثال
كنت أتساءل إذا كان هذا هو ما كنت تفكر فيه؟ لقد قمت بتجميع مسودة تقريبية للشرائح القليلة الأولى وأضفتها إلى المجلد المشترك. هل ترغب في إلقاء نظرة؟
عندما يكون لديك مسودة لمشاركتها، غالبًا ما يكون من الأسهل على الآخرين أن يقدموا لك تعليقات مفيدة. وذلك لأنهم يستطيعون الرد على شيء حقيقي، بدلاً من محاولة وصف ما يريدون. بدلاً من البدء من الصفر، تمنحهم المسودة نقطة بداية. يمكنك أيضًا أن تسأل من حولك لمعرفة ما إذا كان شخص ما قد فعل شيئًا مشابهًا من قبل - يمكن أن يكون هذا مفيدًا حقًا في معرفة ما الذي ينجح وما الذي لا ينجح. على سبيل المثال، إذا كان شخص ما قد تعامل بالفعل مع مشروع مثل مشروعك، فيمكنه مشاركة تجاربه وتقديم النصائح لك. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود مسودة محددة يجعل من السهل على الأشخاص الإشارة إلى ما يحبونه وما لا يحبونه، وهو ما قد يكون من الصعب القيام به عندما تناقش الأفكار بشكل عام.
عندما تطرح سؤالاً على شخص ما، لا يمكنك دائمًا معرفة كيف سيجيب. ربما يمرون بيوم سيئ أو يكونون فظين بعض الشيء، لكن هذا لا يعني أن سؤالك كان سيئًا. في بعض الأحيان، لا تسير الأمور تمامًا كما كنت تأمل، ولكن إنجاز المهمة بشكل صحيح هو ما يهم حقًا. لذلك، حتى لو أصبحت المحادثة محرجة بعض الشيء، فإن الأمر يستحق ذلك إذا حصلت على النتيجة الصحيحة. قد تشعر بعدم الارتياح بعض الشيء للحظة، ولكن هذا ثمن بسيط يجب دفعه مقابل إنجاز الأمور بشكل صحيح.
فحص ذاتي سريع قبل الإرسال
قم بتشغيل هذه قبل أن تضغط على إرسال:
إذا كانت أغلب إجاباتك بنعم، فاستمر في إرسالها.
ما هي الخطوة التالية؟ اختر تعليمات من هذا الأسبوع جعلتك في حيرة من أمرك. خذ دقيقة من وقتك لتدوين رسالة توضح الأمور - فقط تذكر اتباع الخطوات الأربع التي تناولناها. حاول إنهاء الأمر اليوم، وإذا كنت تريد الاطلاع عليه قبل الضغط على "إرسال"، فيمكنك التدرب على المحادثة بصوت عالٍ باستخدام Quippy.