كيف تطلب من مديرك تقديم تعليقات يمكنك استخدامها بالفعل

اسأل مديرك "هل هناك أي تعليقات لي؟" واحصل على "لا، أنت تقوم بعمل رائع". من الجميل أن نسمع. لكنه لا يقدم لك أي إرشادات حول كيفية التحسين. لن تعرف ما إذا كان مشروع الأسبوع الماضي جيدًا كما كنت تعتقد أم لا.

بدلًا من طرح أسئلة عامة على مديرك، استخدم تركيزًا ضيقًا للغاية. اسأل عن عمل واحد أو مهارة واحدة. ثم اسأل مديرك عما يمكنك القيام به بشكل مختلف في المرة القادمة التي تسنح فيها الفرصة. تأكد من إخبار مديرك قليلاً قبل 1:1 حتى يتمكن من جمع أفكاره قبل تقديم التعليقات. ثم استمع إلى تعليقاتهم قبل أن تشرح لهم. ضع التعليقات موضع التنفيذ وأبلغ عنها لاحقًا.

اختر قطعة واحدة من العمل أو مهارة واحدة

على الرغم من أن الأسئلة العامة تتلقى إجابات واسعة، إلا أن التعليقات الجيدة تتطلب سؤالاً أكثر استهدافًا. اسأل مديرك "كيف حالي؟" سوف يؤدي ذلك إلى تلخيص أسابيع من عملك، وسيرد معظم المديرين بشيء مهذب وعامة.

بعد ذلك، تريد تحديد نطاق سؤالك لتتمكن من التعامل مع التعليقات التي سيقدمها مديرك. ويعني هذا عادةً اختيار منتج واحد رآه مديرك مؤخرًا، أو مهارة واحدة تحاول حاليًا تحسينها. لذا، إذا كنت جديدًا في شركة ما، فمن الأفضل أن تسأل عن العمل الذي شاهده مديرك بالفعل، بدلاً من شيء سمع عنه فقط من شخص آخر.

إن العمل الذي سمع عنه مديرك فقط عبر الآخرين هو بشكل عام محظور على الموظفين الجدد لأنه يطلب منهم تخمين تفاصيل عملك.

اسأل ماذا تفعل بشكل مختلف في المرة القادمة

ستحصل على تعليقات مفيدة أكثر إذا سألت عن محاولتك التالية في العمل أو المهارة أكثر مما ستحصل عليه من سؤال عام حول أدائك العام.

وجدت الدراسات التي أجريت على طلاب ماجستير إدارة الأعمال التنفيذية (جميعهم مديرين عاملين) ومراجعات أدائهم مع بعضهم البعض في لعب الأدوار، أنه عندما يتم إعطاء المديرين تعليقات تركز على العمل المستقبلي، فإنهم يكونون أكثر تحفيزًا للتغيير مقارنةً بتلقي تعليقات تركز على الإجراءات السابقة¹. لاحظ أن هذا البحث استخدم لعب الأدوار والتقارير الذاتية، لذلك فهو لا يوضح ما يحدث للأداء في أماكن العمل الفعلية مع مرور الوقت.

فيما يلي سؤال ضيّق وتطلعي يمكنك طرحه بطريقة 1:1:

السؤال عن شيء واحد مهم جدًا هنا. هناك العديد والعديد من العوامل التي تحدد مدى فعالية تعليقاتك. من أهم الأشياء هو السؤال عن شيء واحد. امنح مديرك الإذن ليقول شيئًا واحدًا ويمكنه أن يكون محددًا دون أن يشعر وكأنه يكتب مراجعة رسمية.

قم بإبلاغ مديرك قبل 1:1

يمكن أن تكون التعليقات بدون سياق غامضة تمامًا. إذا كان بإمكانك إعداد مديرك لأسئلة التعليقات الخاصة بك قبل يوم أو يومين من الجلسة الفردية، فيمكنه العودة وإعادة تقييم العمل الذي قمت به للحصول على تعليقات أكثر واقعية.

يمكن أن تكون هذه رسالة بريد إلكتروني قصيرة جدًا:

قم بتكييف رسالة التنبيه

مرحبًا [اسم المدير]، في جلسة 1:1 في [اليوم]، هل يمكننا قضاء خمس دقائق في [قطعة واحدة من العمل]؟ أود أن أعرف بشكل أساسي [سؤال واحد حول المرة القادمة]. يسعدني إعادة إرسال الرابط إذا كان ذلك يساعد.

اسم المدير+

استخدم الاسم الذي تستخدمه عادةً معهم في الدردشة.

يوم+

قم بتسمية الموضوع المحدد 1:1 حتى يعرفوا متى يتوقعون الموضوع.

قطعة واحدة من العمل+

اختر شيئًا حديثًا شاهده مديرك بالفعل، مثل مجموعة واحدة أو تقرير أو عرض تقديمي.

سؤال واحد حول المرة القادمة+

اسأل ما الذي سيجعل الإصدار التالي أفضل، واحتفظ به في سؤال واحد.

فقط من خلال السماح لمديرك بمعرفة مسبقًا أنك تخطط لمناقشة عنصر عمل معين في 1:1، فمن المرجح أن يكون قد قام بمراجعة العمل مؤخرًا وأن يكون لديه تعليقات فعلية لك بدلاً من مجرد ذكريات غامضة عن أدائك السابق.

123

1. 1
   سؤال مكتوب واحد

   كتب سام سؤالاً مقدمًا قبل الاجتماع: ما الذي يجب فعله بشكل مختلف في الاجتماع التالي. إن وجوده على الورق يجعل السؤال محدودًا عندما تبدأ المحادثة.

2. 2
   قطعة واحدة من العمل

   دليل الإعداد مفتوح على الشاشة، لذلك ينظر كلا الشخصين إلى نفس العمل. من الأسهل تحديد التعليقات حول شيء يمكن لمديرك رؤيته الآن.

3. 3
   التنبيه

   تم حجز جلسة 1:1 مع ملاحظة حول الموضوع قبل يوم واحد. وقد أعطى ذلك جوردان الوقت الكافي لإلقاء نظرة على الدليل مرة أخرى والتوصل إلى إجابة حقيقية.

ماذا أقول عندما يكون الجواب مجرد الثناء

في بعض الأحيان، سيتم الثناء على التعليقات التي تتلقاها دون أي تفاصيل، وبالتالي لن تكون ذات فائدة تذكر في جهودك للتحسين. لذلك سوف تحتاج إلى تحويل مجاملة المدير إلى شيء مفيد. اشكر المدير على ملاحظاته ثم اطلب المزيد من التوضيح عنها فيما يتعلق بكيفية استخدامها للتحسين.

يعمل هذا شخصيًا أو في الرد:

سيساعدك سؤالك الأول في معرفة ما يجب حمايته. سيساعدك سؤالك الثاني في الكشف عن شيء لم يعتقد مديرك أنه من المهم ذكره. إذا كانت الإجابة لا تزال "لا شيء"، فيمكنك أن تسأل مرة أخرى بعد جهد العمل الكبير التالي.

ماذا تفعل بإجابة مديرك

يقدمون اقتراحًا واحدًا محددًا+

اطلب مثالاً من العمل، ثم قل ما الذي ستجربه في العمل التالي.

يقولون أنك تقوم بعمل عظيم+

اشكرهم، ثم اسأل عن الجزء الذي يعمل وما هو الشيء الصغير الذي سيجعله أقوى.

إنهم يثيرون مشكلة مؤلمة+

اسأل أين حدث الخطأ قبل أن تشرح أي سياق.

لا يزال لديهم ما يضيفونه+

توقف عند هذا الحد. اسأل مرة أخرى بعد العمل الكبير التالي.

كيف تسمع النقد دون أن تدافع عن نفسك

عادةً ما تكون ردود الفعل الصعبة هي الأصعب في سماعها. لدينا جميعًا رد فعل أولي لشرح سبب عدم نجاح شيء ما. قد نقول أن الموعد النهائي قد تغير أو أن البيانات لم تكن جاهزة في الوقت المحدد أو أن شخصًا آخر في الفريق قام بتغيير الشرائح. قد يتفق معنا المدير الذي يقدم التعليقات. ولكن مهمتنا هي الاستماع والفهم.

ومع ذلك، هناك أيضًا خطر تجاهل المديرين للملاحظات المختلطة أو السلبية من خلال الشك في دقتها ومؤهلات الشخص الذي يقدمها (كما يتضح من الدراسات حول كيفية استجابة المديرين لملاحظات المراجعة¹). كان الخلاف حول الأداء السابق أيضًا أكبر بعد مناقشة التعليقات عما كان عليه قبلها، وذلك بسبب تفسيرات الحماية الذاتية للمتلقين¹. تم إجراء هذه الدراسات مع قيام المديرين بتمثيل الأدوار وإعداد التقارير حول المراجعات، وبالتالي فإن النتائج لن تتوافق تمامًا مع وظيفتك.

اطرح السؤال أولاً ثم تقلق بشأن السياق لاحقًا.

ونعم، يمكنك الاختلاف ولكن تأكد من أنك فهمت وجهة نظرهم أولاً. بعد ذلك، يمكنك إعادة صياغة تعليقاتهم فيما يتعلق بمهمتك التالية والتعبير عن وجهة نظرك المنحرفة المحتملة. على سبيل المثال: "في المرة القادمة: هل سيكون من المفيد أن أخطرك في أقرب وقت ممكن بأي تأخير في البيانات التي أقدمها؟"

سماع النقد وتحويله إلى خطوة تالية

1. 
   الأردن

   التقرير كان قويا بشكل عام. ومع ذلك، كان من الصعب متابعة صفحة الملخص. كان علي أن أقرأها مرتين.

2. 
   سام

   من المفيد سماع ذلك. أي جزء فقدك أولا؟

3. 
   الأردن

   المخطط الثاني. لم أتمكن من معرفة الأرقام التي كانت من هذا الربع.

4. 
   سام

   حصلت عليه. في المرة القادمة سأضع علامة على الربع على كل مخطط وأضع الرقم الرئيسي في الأعلى. هل سيؤدي ذلك إلى حل المشكلة؟

5. 
   الأردن

   نعم، هذا من شأنه أن يساعد كثيرا. أرسل لي المسودة التالية قبل أن تخرج.

6. 
   سام

   سوف تفعل. سيكون لديك يوم الاربعاء.

تابع حتى يرى مديرك أنك استخدمته

من خلال إظهار مديرك أنك تصرفت بناءً على تعليقاته، سيعرف أن وقته قد قضى وقتًا جيدًا ونأمل أن يكون أكثر ميلًا لمساعدتك مرة أخرى في المستقبل.

بعد استخدام التعليقات، أرسل البريد الإلكتروني البسيط أدناه إلى المدير الذي قدم التعليقات. يوضح هذا للمدير أنك استخدمت بالفعل تعليقاته، وبالتالي سيستمر مديرك على الأرجح في تزويدك بتعليقات جيدة في المحادثات المستقبلية.

استمر في تطبيق هذا الجزء الواحد من العمل + سؤال واحد للأمام في كل جلسة، وسيكون لديك مخزون جيد من التغييرات للرجوع إليها في غضون بضعة أشهر عندما يحين وقت المراجعة الرسمية مع مديرك.

خطوتك التالية

ما عليك سوى اختيار جزء واحد من العمل الذي ترغب في الحصول على تعليقات بشأنه وإرسال تنبيه قصير إلى مديرك بشأنه. قم بإعداد سؤالك مقدمًا وانطلق في اجتماعك التالي بين شخصين. تدرب على المحادثة مع Quippy أولاً واكتب الكلمات التي ترغب في استخدامها في محادثتك.

إذا كان طرح هذه الأسئلة بصوت عالٍ في الاجتماع أمراً محرجاً للغاية، فتدرب على هذه المحادثة في Quippy أولاً. تدرب مع شريك المشهد في هذه الأداة حتى تتمكن من تكرار هذه الكلمات مرة أخرى في المحادثة الفعلية مع مديرك.

المصادر والمراجع

1. غنيب، كلايمان، ويليامسون وبارلاس (2020). مستقبل ردود الفعل: تحفيز تحسين الأداء من خلال ردود الفعل التي تركز على المستقبل. بلوس واحد.وصف المديرون (طلاب ماجستير إدارة الأعمال التنفيذية) تجارب ردود الفعل الحقيقية ومراجعات الأداء التي تم لعبها؛ قبول ردود الفعل المقاسة والنية للتغيير؛ لعب الأدوار والتقرير الذاتي، حيث يقدم المديرون تعليقات لبعضهم البعض بدلاً من التجربة الميدانية.