萨姆这周已经很忙了。 Slack 上刚刚出现了另一个请求。夜以继日地工作到很晚并不是一个真正的解决方案。工作量可以向经理乔丹提出，只要萨姆带来一些具体的东西让乔丹决定，通常效果会更好。
经常加班并不能解决问题。因此，趁着还有时间改变计划，最好尽早向你的经理提出此事。提醒一下，我们建议您写下您正在做的工作，并将其与完成每项任务所需的大致时间一起提交给您的经理，并询问他/她哪些任务需要移动才能适应本周的工作安排。
这只是另一个工作主题。世界卫生组织将过度工作负荷和缺乏对工作负荷的控制列为工作场所对心理健康的风险1。尽管这份全球风险因素列表并不能衡量与经理的一次谈话会发生多大的变化，但这仍然是将工作量视为另一个工作主题的良好基础。
写下你盘子里的实际内容
列出您当前正在做的工作（项目、任务、新请求等），并粗略估计您认为每项工作需要多少小时。它不必非常精确，因此可以四舍五入到最接近的小时左右。
然后，您将列出每项任务的预计时间和相关的截止日期。下面是上面 Sam 的示例：客户资料（8 小时）在周三到期，预算审查（5 小时）在周五到期，入职文档（6 小时）在周五到期，周报告（3 小时）在周四到期。会议结束后，大约 16 个小时的开放时间需要 22 个小时的工作时间。
将清单放在您面前还可以让乔丹了解问题的严重程度，然后您可以讨论工作量，而不是仅仅讨论您是否忙碌。
- 工作时间大致的任务清单
每个项目都有一个时间估计和截止日期。整数就足够了，总数显示了工作时间和开放时间之间的差距。
- 日历上的截止日期
当您发现截止日期冲突时，请立即提出问题，而您的经理仍有选择。
- 新的要求
接受它并询问采取什么措施来腾出空间，这样成本从一开始就可见。
在截止日期之前尽早询问
最好在发现在几个截止日期前完成任务时出现问题时立即提出这一点，例如在周一早上说“我无法在周五之前完成这两件事”。这为改变计划提供了最大的灵活性，而到周四晚上乔丹的选择就会更少。
如果出于某种原因您无法尽快与经理进行 1:1 沟通，请在 Slack 或 Teams 上向您的经理发送初步说明。让你的经理知道你已经开始安排本周的工作，并且你想尽快讨论可能的工作重新安排。这让你的经理有机会在你说话之前查看工作，并在事情失控之前将请求记录下来。以下是此类注释的示例：
消息示例
你好，Jordan，我已经制定了本周的计划，16 个开放时间我大约有 22 个小时的工作时间。我们今天可以花十分钟来决定采取什么行动吗？
以数字开头可以使其简短。如果您将其视为一个已修复的调度问题，那么乔丹可以查看该列表并发现您已发现问题并正在提出解决方案。
带一份建议订单并询问哪件商品被移动
你的经理设定了优先级，但你了解工作的细节，所以你很清楚你要安排什么。提出如何安排任务的建议，并提供以这种方式安排每项任务的一个原因。然后，您的经理可以接受您的建议或根据他们认为合适的情况进行调整。
然后，您可以将选择权交给您的经理，并询问这是否适合他们或者他们是否需要移动其他内容。
消息示例
我可以在本周完成客户资料、预算审查和每周报告。入职文档必须移至下周三。这有效吗，还是你会移动其他东西？
这句话从来都不是在表达一个人感到不知所措的情况下表达的。是的，如果关系允许，人们可能想向经理提出这一点，但这不属于简单的安排答复请求的范围。
萨姆要求乔丹选择什么动作（说明性）
山姆你有十分钟时间吗？我规划了一周的工作时间，其中 16 个小时是开放时间，大约有 22 个小时的工作时间。
乔丹这比我意识到的还要多。那里有什么？
- 山姆
客户资料、预算审查、入职文档和每周报告。我会将演示文稿、审核和报告按计划进行，并将入职文档移至下周三。这有效吗，还是你会移动其他东西？
- 乔丹
下周三适合入职文档。首先保留甲板。
- 山姆
太棒了。我将发送一个快速回顾，以便我们都在同一个列表上工作。
说“是的，什么动了？”当新任务落地时
新请求是最容易出现过载的地方，因此更好的习惯是对任务说“是”，并在同一个回复中指出其成本。
消息示例
很高兴接受这个。为了适应这周，我的哪些其他任务应该被推迟？
而且，为了清楚起见，如果要求你承担更多工作的人是另一位同事，这样的注释是完全可以的：“我必须与我的经理核实，看看这是否符合当前的工作顺序。”
当你的老板说“尽力而为”或“一切都很重要”时
有时你的经理不会给你明确的方向。叹。 “尽力而为”或“一切都很重要”是很好的开始评论，但你需要推动更多，因为它们都不会告诉你当时间用完时该放弃什么。所以问一个简单的问题来强制排名：
消息示例
明白了。如果我只能在周五之前完成这三项中的两项，应该是哪两项？
如果答案仍然是“全部三个”，请逐步找出需要修剪的内容。较短版本的入职文档可以让他们更快地走出门，或者将预算审查推迟到稍后的日期，这将是两个合理的提议。让您的经理知道，如果这三项都留在桌面上，您认为哪一项最有可能滑落。
What to do with your manager's answer
您的经理选择哪些变动
同意并在当天发送摘要。
他们说“尽力而为”
询问这三个项目中的哪两个应该在截止日期前完成。
他们说“这一切都很重要”
为某个项目提供较短的第一个版本或较晚的日期。
没有任何东西可以移动或收缩
说出最有可能滑倒的物品并停在那里。现在风险已为人所知。
以书面形式确认商定的优先事项
一对一谈话的书面确认需要在当天发送。一周后，对话本身可能很容易被记住，因此你们都可以参考书面记录来确认商定的优先事项。
消息示例
感谢您解决这个问题。确认：周三客户平台，周四每周报告，周五预算审查，入职文档移至下周三。如果有任何变化，我会尽早标记。
笔记要简短，仅列出在一对一会议中做出的决定。无需围绕每项任务重新进行整个讨论。简单地陈述事实并在必要时回顾它。
根据您的一周调整总结
感谢您解决这个问题。要确认：[第一优先级] [日期]，[第二优先级] [日期]，[移动的项目] 移至[新日期]。如果有任何变化，我会尽早标记。
第一和第二优先级
按照您同意的顺序，使用您的经理在这些任务中使用的名称。
Item that moved
准确说出被推迟或修剪的内容，这样就没有人会指望它会在旧的日期发生。
枣子
Write specific days.避免使用“很快”或“本周晚些时候”等短语。
你的下一步
Open a new note.列出本周的所有任务，估计每项任务所需的时间并提供每项任务的截止日期。在注释的底部，概述您选择完成这些任务的顺序。
表达这种感觉可能会让人感到不舒服。首先尝试在 Quippy 中练习此对话的一个版本：与场景合作伙伴一起排练，以便在会议发生之前了解会议可能会是什么样子。
来源和参考文献
- 世界卫生组织（2026）。工作中的心理健康（情况说明书，2026 年 9 月 15 日更新）。 WHO。全球机构情况说明书，列出了工作场所对心理健康的风险，包括工作量过多和对工作量的控制力不足；它列出了风险因素和建议的支持，但它不衡量与经理的任何单次对话的效果。