మీరు ఇప్పుడు తొమ్మిది రోజుల పాటు మీ జాబితాలో రీషెడ్యూల్ చేయడానికి ఆ డెంటిస్ట్ అపాయింట్‌మెంట్‌ని కలిగి ఉన్నారు. ప్రతిరోజూ మీరు ఆ ఫోన్ కాల్‌కి తిరిగి వస్తారు, కానీ కొన్ని కారణాల వల్ల మీరు దానిని లంచ్ తర్వాత, రేపటి వరకు వాయిదా వేస్తారు. సంభాషణ యొక్క మొదటి 10 సెకన్లలో ఏమి చెప్పాలో తెలియక, దంతవైద్యుడు లేదా ఫ్రంట్ ఆఫీస్ సిబ్బంది మిమ్మల్ని అడిగే తదుపరి ప్రశ్నలకు సమాధానం చెప్పలేకపోవడం వల్ల ఈ రకమైన ఆందోళన ఎక్కువగా వస్తుంది. అయితే, మీరు ఈ ప్రశ్నల కోసం ఎంత ఎక్కువ సిద్ధం చేసుకుంటే, వాటి గురించి మీకు అంత భయం ఉండదు.
ముందుగా, ఈ రకమైన కాల్‌ల కోసం (అంటే అపాయింట్‌మెంట్‌లు మరియు ఇతర వ్యాపార సంబంధిత కాల్‌లు మరియు స్నేహితుని కాల్‌ల కోసం) సిద్ధం చేయడానికి చిన్న జాబితాను రూపొందించండి. ప్రతి రకమైన కాల్ కోసం, మీరు ముందుగానే సిద్ధంగా ఉండవలసిన మూడు విషయాలను వ్రాసి, ఆపై కాల్‌ని తెరవడానికి చాలా సులభమైన మరియు స్పష్టమైన మార్గాన్ని రూపొందించడానికి వాటిని ఉపయోగించండి. ఆపై హోల్డ్ మ్యూజిక్, బదిలీలు మరియు ఖాళీ క్షణాల కోసం కొన్ని బ్యాకప్ లైన్‌లను సిద్ధంగా ఉంచండి.
మీరు డయల్ చేసే ముందు మూడు విషయాలు రాయండి
మీరు కాల్ చేయడానికి ముందు కాల్ సమయంలో సూచించడానికి 3 పాయింట్లను వ్రాయాలని గుర్తుంచుకోండి. జాబితా సులభంగా సూచించదగినదిగా ఉండాలి మరియు దంతవైద్యుని అపాయింట్‌మెంట్ కోసం ఇది చాలా ఎక్కువ అవసరం లేదు మరియు చాలా సమాచారాన్ని ముందుగానే వ్రాయవచ్చు.
- మీ ప్రారంభ వాక్యం. మీరు ఎవరు మరియు మీకు ఏమి కావాలి, ఒకే లైన్‌లో.
- వారు అడిగే వివరాలు. వీటిలో మీ పూర్తి పేరు, మీ పుట్టిన తేదీ, మీ ఖాతా లేదా పాలసీ నంబర్, మీ పూర్తి చిరునామా, ప్రిస్క్రిప్షన్ పేరు మరియు మీ ఆర్డర్ నంబర్ ఉంటాయి.
- సంభావ్య ప్రశ్నలకు మీ సమాధానాలు. సంభావ్య ప్రశ్నల కోసం సన్నాహకంగా, మీ ప్రాధాన్య ఎంపిక అందుబాటులో లేనప్పుడు మీరు అంగీకరించడానికి సిద్ధంగా ఉన్న వాటి యొక్క చిన్న జాబితాను రూపొందించండి. (ఉదా. మీరు ఏ ఇతర తేదీలను పరిగణనలోకి తీసుకుంటారు, మీకు ఉదయం 8 లేదా 9 గంటలకు అపాయింట్‌మెంట్ కావాలా, మీరు ఆశించిన దాని కంటే ముందుగానే అపాయింట్‌మెంట్‌ని అంగీకరించాలనుకుంటున్నారా, మీరు మరొక వైద్యునితో అపాయింట్‌మెంట్‌ని అంగీకరించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారా.)
మీరు కాల్ చేస్తున్నప్పుడు మీ క్యాలెండర్ తెరవడం చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ఫ్రంట్ డెస్క్‌లు తరచుగా మీ షెడ్యూల్‌ను చూసేందుకు మరియు అది మీ కోసం పని చేస్తుందా లేదా అని చెప్పడానికి మీకు సమయాన్ని మరియు స్థలాన్ని ఇస్తుంది. మీరు మాట్లాడిన వ్యక్తి యొక్క తేదీ, సమయం మరియు పేరును వ్రాయడానికి పెన్ను కలిగి ఉండటం చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.
- ఓపెనర్‌తో స్టిక్కీ నోట్
అతని మొదటి వాక్యం వ్రాయబడింది, కాబట్టి ప్రారంభ పది సెకన్లు ఆలోచించాల్సిన అవసరం లేదు. బదిలీ అయిన తర్వాత, అతను దానిని పదం పదం చదవగలడు.
- క్యాలెండర్ మరియు పెన్ తెరవండి
ముందు డెస్క్ సమయం ఇచ్చినప్పుడు, అతను దానిని అక్కడికక్కడే తనిఖీ చేయవచ్చు మరియు తేదీ మరియు అతనికి సహాయం చేసిన వ్యక్తి పేరును వ్రాయవచ్చు.
- స్పీకర్‌లో ఫోన్
స్పీకర్ మోడ్ అతని చేతులను పెన్ కోసం ఉచితంగా ఉంచుతుంది మరియు హోల్డ్ మ్యూజిక్ సమయంలో ఫోన్‌ను డౌన్ సెట్ చేస్తుంది.
మీరు ఎందుకు కాల్ చేస్తున్నారో చెప్పే ఒక వాక్యంతో తెరవండి
గుర్తుంచుకోండి, మీరు ముందు డెస్క్‌కి కాల్ చేసినప్పుడు, సమాధానమిచ్చే వ్యక్తి సాధారణంగా బహువిధిగా ఉంటారు. వారు మీరు ఎవరో మరియు మీరు ఎందుకు కాల్ చేస్తున్నారో వీలైనంత త్వరగా తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారు. కాబట్టి, మర్యాదగా ఉండండి మరియు వారికి కావలసినది ఇవ్వండి. అంటే మీరు ఎవరో మరియు మీరు ఎందుకు కాల్ చేస్తున్నారో వివరించే చిన్న పూర్తి ప్రకటన. కాల్ చేసినందుకు చిన్న మాటలు మరియు క్షమాపణలు అవసరం లేదు.
క్లినిక్ కోసం, ఇది ఇలా ఉంటుంది:
ఉదాహరణ సందేశం
హాయ్, ఇది సామ్ లీ, నేను డాక్టర్ పటేల్ రోగిని మరియు నేను 14వ తేదీన నా అపాయింట్‌మెంట్‌ని రీషెడ్యూల్ చేయాలి.
వ్యాపారం కోసం, అదే నమూనా పని చేస్తుంది:
ఉదాహరణ సందేశం
హాయ్, నేను సామ్ లీ పేరుతో నిన్న సిద్ధంగా ఉండాల్సిన ప్రిస్క్రిప్షన్ రీఫిల్ గురించి కాల్ చేస్తున్నాను.
సాధారణంగా ఫోన్‌లో ఉన్న వ్యక్తి స్క్రిప్ట్ నుండి చదువుతూ ఉంటారు కాబట్టి వారు మీ కాల్ వివరాలను అడుగుతారు కాబట్టి మీ నోట్ నుండి సమాధానం ఇవ్వండి. మీరు ఊహించనిది ఏదైనా వారు మిమ్మల్ని అడిగితే, మీరు తనిఖీ చేయాల్సి ఉంటుందని వారికి తెలియజేయండి మరియు వారు సాధారణంగా మీ సమాధానం కోసం వేచి ఉంటారు.
సామ్ రీషెడ్యూల్ చేయమని క్లినిక్‌ని పిలుస్తాడు
జోర్డాన్రివర్సైడ్ క్లినిక్, ఇది జోర్డాన్.
సామ్హాయ్, ఇది సామ్ లీ, నేను డాక్టర్ పటేల్ రోగిని మరియు 14న నా అపాయింట్‌మెంట్‌ని రీషెడ్యూల్ చేయాలి.
- జోర్డాన్
ఖచ్చితంగా. మీ పుట్టిన తేదీ ఏమిటి? మరియు మీరు డాక్టర్ పటేల్‌తో కలిసి ఉండాలనుకుంటున్నారా లేదా ఎవరికైనా ముందుగా ఓపెనింగ్ కలిగి ఉన్నారా?
- సామ్
మార్చి 3, 1994. నా క్యాలెండర్‌ని తనిఖీ చేయడానికి నాకు ఒక్క సెకను ఇవ్వండి. నేను వచ్చే వారం ఏ మధ్యాహ్నం అయినా డాక్టర్ పటేల్‌తో కలిసి ఉండాలనుకుంటున్నాను.
- జోర్డాన్
21వ తేదీ మంగళవారం మధ్యాహ్నం 2:30 గంటలకు పనిచేస్తుంది.
- సామ్
బాగుంది, కాబట్టి మంగళవారం 21వ తేదీ 2:30కి డాక్టర్ పటేల్‌తో. ధన్యవాదాలు, జోర్డాన్.
హోల్డ్ మ్యూజిక్ మరియు బదిలీలను నిర్వహించండి
ఫోన్ హోల్డ్‌లో ఉన్నప్పటికీ, ఏదో తప్పు జరిగిందని దీని అర్థం కాదు. ఫోన్‌ని స్పీకర్‌పై ఉంచి, దాన్ని కిందకు దించి, మీరు వేచి ఉన్నప్పుడు మీ గోళ్లను కత్తిరించడం లేదా వదులుగా ఉన్న కాగితాన్ని స్ట్రెయిట్ చేయడం వంటి చిన్న పనిని చేయండి. మీరు ఆటోమేటెడ్ మెనూలో ఉంచబడితే, 0ని నొక్కడం ద్వారా ప్రయత్నించండి, 'ప్రతినిధి' అని చెప్పండి లేదా ఒక వ్యక్తితో మాట్లాడడాన్ని సూచించే నంబర్‌ను నొక్కండి మరియు మీ సమస్య లేదా అవసరాన్ని పరిష్కరించగల వ్యక్తికి మీరు బదిలీ చేయబడతారని ఆశిస్తున్నాము. ఇది మారుతూ ఉంటుంది, కనుక ఇది విఫలమైతే, దగ్గరి ఎంపికను ఎంచుకోండి.
మీరు బదిలీ చేయబడే ముందు ముందు డెస్క్‌కి ఏమి చెప్పారో మీరు మాట్లాడే తదుపరి వ్యక్తికి తరచుగా తెలియదు. అందుకే మీరు బదిలీ అయిన తర్వాత కొత్త వ్యక్తికి మీ నోట్‌లోని ప్రారంభ వాక్యాన్ని పదం పదం పదం పునరావృతం చేస్తారు. మీరు కాల్ నుండి డిస్‌కనెక్ట్ అయినట్లయితే మీరు సంప్రదించడానికి ప్రయత్నిస్తున్న వ్యక్తి యొక్క డెస్క్‌కి నేరుగా డయల్ నంబర్‌ను అడగడం కూడా మంచి ఆలోచన. కాల్ పడిపోయినట్లయితే, మీరు నేరుగా వ్యక్తికి కాల్ చేసి, మీరు డిస్‌కనెక్ట్ అయ్యారని చెప్పవచ్చు.
కాల్ మలుపు తీసుకున్నప్పుడు ఏమి చేయాలి
మీరు హోల్డ్‌లో ఉంచబడ్డారు
స్పీకర్‌కి మారండి, ఫోన్‌ను డౌన్ సెట్ చేయండి మరియు మీ నోట్‌ను వీక్షణలో ఉంచండి.
స్వయంచాలక మెను మీ కారణంతో సరిపోలడం లేదు
0 నొక్కడం లేదా "ప్రతినిధి" అని చెప్పడానికి ప్రయత్నించండి. అది విఫలమైతే, దగ్గరి ఎంపికను ఎంచుకోండి.
ఎవరో మిమ్మల్ని బదిలీ చేయబోతున్నారు
కాల్ డ్రాప్ అయినట్లయితే ముందుగా డైరెక్ట్ నంబర్ కోసం అడగండి.
బదిలీ తర్వాత కొత్త వ్యక్తిని తీసుకుంటారు
మీ ప్రారంభ వాక్యాన్ని పదం పదాన్ని మళ్లీ చదవండి.
మీరు ప్రస్తుతం సమాధానం చెప్పలేని వాటిని వారు అడుగుతారు
మీరు తనిఖీ చేయాలని చెప్పండి మరియు మీరు తిరిగి కాల్ చేయగలరా అని అడగండి. మీరు అక్కడ కాల్ ఆపవచ్చు.
మీ మైండ్ బ్లాంక్ అయినప్పుడు కోలుకోండి
తగినంత తయారీతో కూడా, మీరు ఫోన్ కాల్ సమయంలో క్లిష్టమైన సమాచారాన్ని మరచిపోయే అవకాశం ఉంది. ఇది జరిగితే, చింతించకండి. అవతలి పార్టీ కొన్ని సెకన్ల మౌనాన్ని కూడా గమనించకపోవచ్చు. మీరు పేర్కొనడం ద్వారా అవసరమైన సమాచారాన్ని రీకాల్ చేయడానికి ఎల్లప్పుడూ సమయాన్ని కొనుగోలు చేయవచ్చు:
ఉదాహరణ సందేశం
క్షమించండి, నాకు ఒక్క సెకను ఇవ్వండి, నేను నా క్యాలెండర్‌ని చూస్తున్నాను.
ఆపై మీ గమనికను సమీక్షించండి. వారు చెప్పినదానిని మీరు ట్రాక్ చేయకపోతే, దాన్ని పునరావృతం చేయమని వారిని అడగండి. ఫ్రంట్ డెస్క్ సిబ్బంది రోజంతా దీన్ని చేస్తారు. కీలక సమాచారాన్ని (ఉదా. అపాయింట్‌మెంట్ కోసం కొత్త సమయం మరియు తేదీ) తిరిగి చదవాలని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఇతర పక్షం మీ కోసం ధృవీకరించిన వాటిని వ్రాసుకోండి.
కాల్ తిరిగి వచ్చే వాయిస్ మెయిల్‌ను వదిలివేయండి
పైన జాబితా చేయని కారణాల వల్ల వాయిస్ మెయిల్ వదిలివేయడం కష్టంగా అనిపించవచ్చు (మీ ప్రశ్నలకు ఎవరూ సమాధానం ఇవ్వరు, మొదలైనవి). అయితే, వాయిస్ మెయిల్ కింది క్రమంలో అనేక సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి: మీ పేరు, కాల్ చేయడానికి కారణం, తిరిగి కాల్ చేయడంలో సహాయపడే ఒక ముఖ్యమైన సమాచారం, మీ ఫోన్ నంబర్ (నెమ్మదిగా చెప్పబడింది) రెండుసార్లు మరియు తిరిగి కాల్ కోసం మిమ్మల్ని చేరుకోవడానికి ఉత్తమ సమయం.
ఇలాంటిది దీన్ని కవర్ చేస్తుంది:
స్వీకరించడానికి వాయిస్ మెయిల్: మీ పేరు, కారణం మరియు సంఖ్యను మార్చుకోండి
హాయ్, ఇది 14వ తేదీన నా అపాయింట్‌మెంట్‌ని రీషెడ్యూల్ చేయడానికి సామ్ లీ కాల్ చేస్తోంది. నా నంబర్ 555 0142, మళ్లీ 555 0142. మధ్యాహ్నం ఉత్తమం. ధన్యవాదాలు.
మీ ప్రారంభ సందేశం పరిపూర్ణంగా ఉండవలసిన అవసరం లేదు. వారు మీ ఒక వివరాలు మరియు మీ ఫోన్ నంబర్‌ను వినగలిగేంత వరకు, మీరు వెళ్లడం మంచిది.
మీరు సాధారణంగా సందేశం పంపే స్నేహితుడికి కాల్ చేయండి
పాత స్నేహితులతో మళ్లీ కనెక్ట్ చేయడంపై చేసిన పరిశోధనలో వ్యక్తులు ఇమెయిల్ కంటే ఫోన్ కాల్‌లు చాలా ఇబ్బందికరంగా ఉంటాయని అంచనా వేసినట్లు కనుగొన్నారు, అయితే వాస్తవానికి వారు బలమైన కనెక్షన్‌ని సృష్టించారు మరియు ఇమెయిల్ కంటే ఇబ్బందికరమైనవి కావు.2. ఇంతకు ముందెన్నడూ కలవని వ్యక్తులపై జరిపిన పరిశోధనలో వాయిస్ (వీడియో లేదా వాయిస్ చాట్)తో కూడిన సంభాషణలు టెక్స్ట్ చాట్ కంటే బలమైన కనెక్షన్‌ని నిర్మించడంలో సహాయపడతాయని కనుగొన్నారు (అదనపు ఇబ్బందిని జోడించకుండా)1. అయితే, ఈ పరిశోధన స్నేహితులు మరియు అపరిచితులతో జరిగింది, కాబట్టి ఇది ఫార్మసీ లేదా ఇతర సంస్థకు కాల్ చేయడం గురించి ఏమీ చెప్పలేదు.
శీఘ్ర వచనం మొదట సమయాన్ని చూసుకుంటుంది:
ఉదాహరణ సందేశం
హే, మీరు ఈ వారంలో ఎప్పుడైనా శీఘ్ర కాల్ కోసం ఖాళీగా ఉన్నారా? నేను మీతో మాట్లాడటం మిస్ అవుతున్నాను.
మీరు వారి గురించి ఎందుకు అనుకున్నారో తెరిచి, వారి జీవితం గురించి ఒక ప్రశ్న అడగండి. ముందుగానే ఏదైనా సిద్ధం చేసుకోండి కానీ మీరు ప్రతి నిశ్శబ్దాన్ని పూరించాలని భావించకండి. కాల్‌లు 10 నిమిషాల కంటే తక్కువగా ఉండవచ్చు మరియు ఇప్పటికీ విలువను కలిగి ఉంటాయి.
ఈరోజు ఒక కాల్ చేయండి
మీరు తప్పించుకుంటున్న చెత్త కాల్‌ను ఎంచుకోండి. స్టిక్కీ నోట్‌పై ప్రారంభ వాక్యం మరియు అవసరమైన గమనికలను వ్రాయండి. మీ క్యాలెండర్‌ని తెరవండి. మీరు దాన్ని మళ్లీ మూడోసారి చదవడానికి ముందు ఫోన్ నంబర్‌ని తీసి, డయల్ చేయండి. మీరు ముందుగా సీన్ పార్టనర్‌తో క్విప్పీలో కాల్ ప్రాక్టీస్ చేయవచ్చు.
Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.
మూలాలు మరియు సూచనలు
- కుమార్, A. & Epley, N. (2021). మీరు వినడానికి ఆశ్చర్యకరంగా ఆనందంగా ఉంది: కమ్యూనికేషన్ మీడియా ప్రభావాన్ని తప్పుగా అర్థం చేసుకోవడం ఇతరులతో ఎలా కనెక్ట్ అవ్వాలనే ఉపశీర్షిక ఎంపికలకు దారి తీస్తుంది. జర్నల్ ఆఫ్ ఎక్స్‌పెరిమెంటల్ సైకాలజీ: జనరల్, 150(3), 595-607.పాల్గొనేవారు ఫోన్ లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా పాత స్నేహితుడితో మళ్లీ కనెక్ట్ అయిన ఫీల్డ్ ప్రయోగం, అలాగే వీడియో, వాయిస్ లేదా టెక్స్ట్ ద్వారా అపరిచితుల మధ్య ల్యాబ్ చాట్‌లు; ఇది వైద్యులు లేదా వ్యాపారాలకు కాల్‌లు కాకుండా, ఊహించిన మరియు ఇబ్బందికరమైన మరియు కనెక్షన్‌ని కొలిచింది మరియు ఇది ఆందోళన రుగ్మతలను అధ్యయనం చేయలేదు.
- కొనిక్, హెచ్. (2020). సామాజిక దూరం పాటించే కాలంలో ఇతరులతో ఎలా కనెక్ట్ అవ్వాలి. యూనివర్శిటీ ఆఫ్ చికాగో వార్తలు.ప్రచురణకు ముందు అదే Epley ఫీల్డ్ ప్రయోగం (పాత స్నేహితులు, ఫోన్ vs ఇమెయిల్) యొక్క విశ్వవిద్యాలయ వార్తల సారాంశం; ద్వితీయ నివేదిక, అది సంగ్రహించిన అధ్యయనం వలె అదే పరిమితులు.