لقد كانت لديك هذه الفكرة منذ 20 دقيقة. ربما تكون قد تدربت على الجزء الأول من الجملة الأولى عدة مرات. ربما أتيحت الفرصة للآخرين للتدخل قبل أن تحصل على كلمة حادة. لكن الموضوع انتقل. إذا مرت اللحظة، فلا يزال بإمكانك عرض أفكارك أمام الأشخاص المناسبين من خلال المتابعة بعد الاجتماع بملاحظة سريعة أو مكالمة هاتفية. من أجل عرض أفكارك على الأشخاص المناسبين في الاجتماع، يكون الإصلاح في الغالب ميكانيكيًا. ادخل بنقطة واحدة واضحة لتوصيلها. قم بتقديم مساهمة رمزية صغيرة في وقت مبكر. ثم أدخل في تحول طبيعي بخط افتتاحي قصير واعرض وجهة نظرك في حوالي ثلاث جمل قصيرة.
يعد التراجع عن العمل أمرًا شائعًا. وجدت دراسة استكشافية أجريت لفهم عملية إثارة المخاوف مع المشرفين في أماكن العمل في الولايات المتحدة أن 34 من أصل 40 موظفًا بدوام كامل (85٪) أفادوا بأنهم أحجموا عن إثارة بعض المخاوف التي اعتقدوا أنها مهمة في وقت أو آخر1. وكان السبب المذكور في أغلب الأحيان هو الخوف من أن يؤدي التعبير عن مخاوفهم إلى النظر إليهم بشكل سلبي وحتى الإضرار بعلاقات العمل الإيجابية الخاصة بهم. لاحظ أن هذا كان من أجل إثارة المخاوف مع رؤسائهم وليس من أجل الاجتماعات بشكل عام. لذا، على الرغم من أنه لا يصف الاجتماعات على وجه التحديد، إلا أن الخوف الذي يصفه سيبدو مألوفًا للعديد من الأشخاص الأكثر هدوءًا الذين يفكرون في التحدث علنًا في الاجتماعات. توضح الخطوات أدناه طرقًا لجعل التحدث في الاجتماعات يبدو أصغر حجمًا وأكثر روتينية.
اختر نقطة واحدة قبل بدء الاجتماع
اقرأ جدول أعمال الاجتماع المقرر عقده، أو اقرأ عنوان البريد الإلكتروني الذي تم إرساله إليك استعدادًا للاجتماع. اختر بند جدول الأعمال الوحيد الذي ستتمكن من المساهمة فيه. اكتب وجهة نظرك في جملة واحدة. يمكن أن يكون هذا شيئًا بسيطًا مثل "يمكننا تجربة هذا النموذج الجديد مع فريق واحد أولاً". لاحظ أنه إذا كتبت شيئًا مثل "لدي بعض الأفكار حول الإعداد"، فسوف يتعين عليك بناء بقية الأفكار التي لديك بشأن الإعداد أثناء الاجتماع. وهذا هو المكان الذي من المحتمل أن ينتهي بك الأمر فيه متجولًا.
من خلال إضافة سبب واحد إلى الجملة المعدة، يمكنك توسيعها إلى جملة كاملة بالإضافة إلى "لأن"، وهو ما يكفي للتحدث بسهولة. احتفظ بالملاحظة التي استخدمتها للتوصل إلى مساهمتك في الاجتماع في مكان ما حيث يمكنك الاطلاع عليها، على سبيل المثال، ملاحظة لاصقة أو الجزء العلوي من ملاحظات الاجتماع في المستند الذي استخدمته للملاحظات.
أحضر أفضل أفكارك إلى الاجتماع واستخدم الأفكار الأخرى لإرسالها بالبريد الإلكتروني لاحقًا. إن هذه المساهمة الواضحة في الاجتماع أسهل بكثير على القاعة المزدحمة من التقاط ثلاث مساهمات غير واضحة.
قل شيئًا في الدقائق العشر الأولى
لا يجب أن تكون المساهمات المبكرة عميقة. يمكنك ببساطة الإجابة على سؤال الحالة، أو تأكيد التاريخ، أو حتى إضافة تفاصيل أخرى إلى أفكار شخص آخر. من السهل جدًا القيام بذلك لأنه يعتمد على ما سمعته للتو. في اجتماعات الفيديو، احتفظ بالكاميرا قيد التشغيل، وأبق المؤشر بالقرب من زر إلغاء كتم الصوت، ثم انقر لبدء التحدث بمجرد سماع انخفاض صوت المتحدث إلى نهاية الجملة ويبدأ في الاستلقاء على كرسيه والبحث عن ملاحظاته.
لا يجب أن تكون المساهمات المبكرة في الاجتماعات طويلة أو عميقة. وفي الواقع، فإن الإجابة على سؤال الحالة، أو تأكيد التاريخ، أو إضافة تفاصيل واحدة إلى فكرة شخص آخر للاجتماع، كلها مساهمات عظيمة في الاجتماع. قد تكون هذه المساهمات:
رسالة المثال
أكد البائع يوم الجمعة، والذي لا يزال يتطلع إلى العمل ضمن جدولنا الزمني الحالي لهذا الغرض.
أثناء مكالمة فيديو، تأكد من تشغيل الكاميرا وأن المؤشر بالقرب من زر إلغاء كتم الصوت. بهذه الطريقة يمكن أن تكون مساهمتك الأولى سهلة مثل النقر بالماوس. إذا كنت تنتظر عادةً اللحظة المثالية، فاعتبر الدقائق العشر الأولى من الاجتماع بمثابة نافذتك وخطط لاستخدامها.
حدد اللحظة الطبيعية للدخول
عادةً ما تأتي الافتتاحيات في الاجتماع على شكل انتقالات من نقطة إلى أخرى (نهاية حجة المتحدث، نهاية الشريحة، وما إلى ذلك) بالإضافة إلى أسئلة يطرحها الميسر للحصول على تعليقات إضافية. هذا هو المكان الذي من المتوقع أن ترتفع فيه أصوات المساهمين الجدد.
انتبه للمتحدث. عندما ينتهون من نطق جملة ما، ثم يتكئون على كرسيهم أو يبدأون في البحث في ملاحظاتهم، فهذا يعني عادةً أنهم انتهوا من التحدث في هذا الموضوع. لا تنتظر ما يبدو وكأنه صمت غير مريح ولو لثانية واحدة. الموضوع يمكن أن تتحرك بسرعة.
يمكن أن يؤدي رفع يدك أو الميل إلى الأمام إلى جذب انتباه المتحدث والميسر (الميسرين) والسماح لهم بالتعرف عليك.
- النقطة المعدة
تحتوي مذكرة سام اللاصقة على جملة واحدة وسببها، لذا فهو لا يضطر إلى الاحتفاظ بالصياغة في رأسه.
- انتقال طبيعي
لقد تغيرت الشريحة التي تظهر على الشاشة للتو. تحول كهذا هو لحظة تتوقع فيها الغرفة صوتًا جديدًا.
- مستمع مفتوح
جوردان يتجه نحو سام وينظر إليه. إن ميل نفسك إلى الأمام يعطي الميسر أو الزميل إشارة لإحضارك.
افتح بخط يدعي الأرضية
كلماتك الأولى في الاجتماع تحدد التوقعات لما ستقوله. لا تبدأ باعتذار مثل "عذرًا، قد يكون هذا سؤالًا سخيفًا". يمكن أن تستغرق هذه الكلمات الثواني الافتتاحية الخاصة بك وتخفض توقعات الجمهور إلى التساؤل عن السؤال السخيف الذي يمكن أن تطرحه.
إن الارتباط بما قيل للتو هو الأسهل على الإطلاق:
رسالة المثال
بناءً على ما قاله جوردان، أعتقد أنه يمكننا اختبار ذلك مع فريق واحد أولاً.
إذا انتقلت المحادثة في اتجاه آخر، فارجع إلى النقطة السابقة:
رسالة المثال
هل يمكنني العودة إلى نقطة الإعداد للحظة؟
إذا بدأت التحدث في نفس الوقت مع شخص آخر، أخبره أنك ستتحدث بعده. سيسمح لك هذا بالتحدث بعد أن ينتهوا من التحدث حول هذه النقطة. احرص على عدم السماح لنفسك بالتحدث بمجرد أن تبدأ التحدث.
سام يحصل على الفكرة في (توضيح)
الأردنلذلك يتم تفعيل النموذج الجديد للجميع في البداية. هل هناك أي شيء آخر على متن الطائرة؟
سامبناءً على ذلك، أعتقد أنه يمكننا اختباره مع فريق الدعم أولاً. إنهم يستقبلون معظم الموظفين الجدد، لذلك يمكننا اكتشاف المشاكل بسرعة.
- الأردن
هذه نقطة جيدة. كم من الوقت سيستمر الاختبار؟
- سام
يجب أن يكون أسبوعين كافيين. يمكنني إعداده ومشاركة ما نجده.
- الأردن
دعونا نفعل ذلك. سام، هل يمكنك إرسال الخطة بحلول يوم الجمعة؟
قلها في ثلاث جمل، ثم توقف
إطار بسيط لتبقي نفسك على المسار الصحيح: 1. بيان بالنقطة التي تريد توضيحها؛ 2. شرح مختصر لسبب واحد لهذه النقطة؛ 3. اقتراح بشأن ما يجب القيام به بعد ذلك. فيما يلي مثال لكيفية ظهور ذلك في اجتماع حقيقي:
رسالة المثال
أعتقد أننا يجب أن نجرب النموذج مع فريق الدعم أولاً. إنهم يستقبلون معظم الموظفين الجدد، لذلك نرى المشاكل بسرعة. هل يمكننا تجربتها لمدة أسبوعين؟
ثم توقف عن الحديث. يمكن أن يبدو هذا الصمت طويلاً، لكنه عادة ما يعني أن الناس يعملون بجد للتفكير في الرد. حاول أن تجعل ردود المتابعة مختصرة. تكفي جملة واحدة أو اثنتين للإجابة على سؤال لإظهار أنك فكرت في المشكلة المطروحة.
قم ببناء نقطة من ثلاث جمل خاصة بك
أعتقد أننا يجب أن [وجهة نظرك]. [سبب واحد]، إذن [ما يكسبه الفريق]. هل يمكننا [الخطوة التالية الصغيرة]؟
وجهة نظرك
الجملة الوحيدة التي كتبتها قبل الاجتماع. اجعلها محددة بما يكفي للعمل عليها.
سبب واحد
اختر السبب الأقوى. أنقذ الآخرين في حالة سؤال أحدهم.
ما يكسبه الفريق
قم بتسمية نتيجة ملموسة، مثل اكتشاف المشكلات عاجلاً أو حفظ خطوة.
خطوة تالية صغيرة
اقترح شيئًا يسهل الموافقة عليه، مثل تجربة قصيرة أو فحص سريع أو محادثة متابعة.
متابعة عندما مرت اللحظة
من الممكن ألا يتم طرح أفكارك في الاجتماع قبل مرور هذه اللحظة. أرسل بريدًا إلكترونيًا في غضون ساعات قليلة إلى الشخص المسؤول أو إلى سلسلة محادثات الاجتماع إذا كان فريقك يستخدم واحدًا. وكما هو الحال مع النسخة المنطوقة، يجب أن تتكون من النقطة وسببها والخطوة التالية.
فقط تأكد من أنها قصيرة بقدر ما هو ضروري للمساهمة الشفهية (أي النقطة، السبب، الخطوة (الخطوات) التالية). هنا مثال:
رسالة المثال
متابعة مناقشة الإعداد اليوم: أعتقد أنه يمكننا تجربة النموذج الجديد مع فريق الدعم لمدة أسبوعين. إنهم يستقبلون معظم الموظفين الجدد، لذلك نرى المشاكل بسرعة. يسعدني إعداده إذا كان ذلك ناجحًا.
ويمكّنك هذا أيضًا من الرجوع إلى المراسلات السابقة في الاجتماعات المستقبلية المتعلقة بهذا الموضوع. على سبيل المثال، يمكنك أن تبدأ بالقول: "لقد أرسلت فكرة سريعة عن هذا بعد يوم الثلاثاء...".
إذا كنت غالبًا ما تترك الاجتماعات بدون نقاط غير مذكورة، فذكّر مديرك أو الشخص الذي يدير الاجتماع بأنك متحدث أكثر هدوءًا وأنه يجب عليه التواصل معك قبل إغلاق أي عنصر.
لقد فاتتك اللحظة. ماذا الآن؟
ولا يزال القرار مفتوحا بشأن هذا الموضوع
أرسل رسالة قصيرة إلى صاحب القرار اليوم تتضمن وجهة نظرك وسببًا واحدًا والخطوة التالية.
لدى الفريق موضوع اجتماع مشترك
انشر متابعتك هناك حتى يراها جميع المشاركين في الاجتماع.
الموضوع مدرج في جدول الأعمال التالي
اذكر ملاحظتك السابقة عندما يأتي العنصر واستخدمه كسطر افتتاحي.
القرار نهائي بالفعل
توقف هناك لهذا واحد. احفظ الفكرة للمناقشة المستقبلية حيث يمكن تطبيقها.
يحدث هذا في معظم اجتماعاتك
اطلب من مديرك أو الميسر التواصل مع الأشخاص الأكثر هدوءًا قبل إغلاق أي عنصر.
جربه في اجتماعك القادم
ابحث عن اجتماعك القادم الذي يحتوي على جدول أعمال. اكتب جملة واحدة تتضمن النقطة الرئيسية لما تريد قوله وجملة واحدة تتضمن السبب وراء ذلك. قرر متى ستبدأ في التحدث (على سبيل المثال، عندما تبدأ نقطة جدول الأعمال المقابلة). لاحظ ما إذا كنت قد تمكنت من التحدث وكيف كان الأمر بالنسبة لك للقيام بذلك في الاجتماع.
يمكن التدرب على هذه السطور باستخدام Quippy للتدرب على محادثات حقيقية قبل الاجتماع. يمكن أن يكون نطق "السطر الأول" من المحادثة بصوت عالٍ أمرًا صعبًا بشكل خاص، ويتيح لك Quippy التدرب عليه مع شريك المشهد قبل الاجتماع.
المصادر والمراجع
- ميليكين وموريسون وهيولين (2003). دراسة استكشافية لصمت الموظف: المشكلات التي لا يتواصل معها الموظفون إلى الأعلى ولماذا. مجلة الدراسات الإدارية (مخطوطة المؤلفين).مقابلات مع 40 موظفًا أمريكيًا بدوام كامل في صناعات مثل الاستشارات والخدمات المالية حول إثارة المخاوف للمشرفين؛ عينة استكشافية صغيرة، حول الاهتمامات التصاعدية وليس الأفكار في الاجتماعات على وجه التحديد.