كيفية إجراء مكالمات هاتفية عندما تكرهها: الإعدادية، والافتتاحية، والبريد الصوتي

لقد كان لديك موعد مع طبيب الأسنان لإعادة جدولته في قائمتك لمدة تسعة أيام حتى الآن. تعود كل يوم إلى تلك المكالمة الهاتفية، ولكن لسبب ما تؤجلها إلى ما بعد الغداء، إلى الغد. ينبع هذا النوع من القلق في الغالب من الخوف من عدم معرفة ما يجب قوله في الثواني العشر الأولى من المحادثة ومن ثم عدم القدرة على الإجابة على الأسئلة اللاحقة التي قد يطرحها عليك طبيب الأسنان أو موظفو المكتب الأمامي. ومع ذلك، كلما استعدت لهذه الأسئلة، قل خوفك منها.

أولاً، قم بإنشاء قائمة قصيرة للتحضير لهذه الأنواع من المكالمات (أي للمواعيد والمكالمات الأخرى المتعلقة بالعمل ومكالمات الأصدقاء). لكل نوع من أنواع المكالمات، اكتب ثلاثة أشياء تحتاج إلى تجهيزها مسبقًا، ثم استخدمها لصياغة طريقة بسيطة وواضحة للغاية لفتح المكالمة. ثم احتفظ ببضعة خطوط احتياطية جاهزة لتعليق الموسيقى والتحويلات واللحظات الفارغة.

اكتب ثلاثة أشياء قبل الاتصال

تذكر أن تكتب 3 نقاط للرجوع إليها أثناء المكالمة قبل إجراء المكالمة. يجب أن تكون القائمة سهلة الرجوع إليها، ومن غير المرجح أن تحتاج إلى الكثير عند تحديد موعد مع طبيب الأسنان، ويمكن تدوين معظم المعلومات مسبقًا.

• الجملة الافتتاحية الخاصة بك. من أنت وماذا تريد، في سطر واحد.
• التفاصيل التي سيطلبونها. يمكن أن تشمل هذه اسمك الكامل وتاريخ ميلادك ورقم حسابك أو بوليصة التأمين وعنوانك الكامل واسم الوصفة الطبية ورقم الطلب الخاص بك.
• إجاباتك على الأسئلة المحتملة. استعدادًا للأسئلة المحتملة، قم بإعداد قائمة قصيرة بما ترغب في قبوله في حالة عدم توفر الخيار المفضل لديك. (على سبيل المثال، ما هي التواريخ الأخرى التي قد تفكر فيها، هل تريد موعدًا في الساعة 8 صباحًا أو 9 صباحًا، هل ترغب في قبول موعد في وقت أبكر مما كنت تأمل، هل أنت على استعداد لقبول موعد مع طبيب آخر.)

من المفيد جدًا أن يكون التقويم الخاص بك مفتوحًا أثناء إجراء المكالمة. ستمنحك مكاتب الاستقبال في كثير من الأحيان الوقت والمساحة للنظر في جدولك الزمني وإخبارهم ما إذا كان يناسبك أم لا. إن مجرد وجود قلم في متناول يدك لكتابة التاريخ والوقت واسم الشخص الذي تحدثت معه أمر مفيد للغاية.

123

1. 1
   مذكرة لاصقة مع الافتتاحية

   جملته الأولى مكتوبة، لذا فإن الثواني العشر الأولى لا تحتاج إلى تفكير. وبعد النقل، يمكنه قراءتها مرة أخرى كلمة كلمة.

2. 2
   افتح التقويم والقلم

   عندما يحدد مكتب الاستقبال وقتًا، يمكنه التحقق منه على الفور وكتابة التاريخ واسم الشخص الذي ساعده.

3. 3
   الهاتف على مكبر الصوت

   وضع مكبر الصوت يبقي يديه حرتين للقلم ويسمح له بضبط الهاتف أثناء تعليق الموسيقى.

ابدأ بجملة واحدة توضح سبب اتصالك

تذكر، عندما تتصل بمكتب الاستقبال، فإن الشخص الذي يجيب عادةً ما يكون متعدد المهام. إنهم يريدون معرفة من أنت وسبب اتصالك في أسرع وقت ممكن. لذا كن مؤدبًا وأعطهم ما يريدون. وهذا يعني بيانًا قصيرًا كاملاً يصف هويتك وسبب اتصالك. ليست هناك حاجة للأحاديث الصغيرة والاعتذار عن الاتصال.

بالنسبة للعيادة، يمكن أن يبدو الأمر كما يلي:

بالنسبة للأعمال التجارية، يعمل نفس النمط:

عادةً ما يقرأ الشخص الموجود على الهاتف النص، لذا أجب من ملاحظتك لأنه سيسألك عن تفاصيل مكالمتك. إذا سألوك شيئًا لم تكن تتوقعه، فأخبرهم أنه سيتعين عليك التحقق وسينتظرون عادةً إجابتك.

يتصل سام بالعيادة لتحديد موعد آخر

1. 
   الأردن

   عيادة ريفرسايد، هذا هو الأردن.

2. 
   سام

   مرحبًا، أنا سام لي، أنا أحد مرضى الدكتور باتيل وأحتاج إلى إعادة جدولة موعدي في الرابع عشر.

3. 
   الأردن

   بالتأكيد. ما هو تاريخ ميلادك؟ وهل تريدين البقاء مع دكتور باتيل أم تأخذين من لديه أقرب فرصة؟

4. 
   سام

   الثالث من مارس عام 1994. أعطني ثانية واحدة لأتفحص تقويمي. أرغب في البقاء مع الدكتور باتيل بعد ظهر أي يوم من الأسبوع المقبل.

5. 
   الأردن

   يوم الثلاثاء 21 الساعة 2:30 يعمل.

6. 
   سام

   عظيم، الثلاثاء 21 الساعة 2:30 مع الدكتور باتل. شكرا، الأردن.

التعامل مع عقد الموسيقى والتحويلات

حتى لو تم تعليق الهاتف، فهذا لا يعني بالضرورة أن هناك خطأ ما. ضع الهاتف على مكبر الصوت ثم ضعه جانبًا، وافعل شيئًا تافهًا مثل قص أظافرك أو تقويم ورقة فضفاضة أثناء الانتظار. إذا تم وضعك في قائمة تلقائية، فحاول الضغط على 0 أو قول "مندوب" أو الضغط على الرقم الذي يمثل التحدث إلى شخص ما ونأمل أن يتم تحويلك إلى شخص يمكنه التعامل مع مشكلتك أو متطلباتك. وهذا يختلف، لذلك إذا فشل، اختر الخيار الأقرب.

لن يكون لدى الشخص التالي الذي تتحدث معه في كثير من الأحيان أي فكرة عما قلته لمكتب الاستقبال قبل نقلك. ولهذا السبب تكرر الجملة الافتتاحية من ملاحظتك كلمة بكلمة للشخص الجديد بعد نقلك. من الجيد أيضًا أن تطلب رقم اتصال مباشر بمكتب الشخص الذي تحاول الوصول إليه في حالة انقطاع اتصالك بالمكالمة. إذا انقطعت المكالمة بعد ذلك، يمكنك معاودة الاتصال بالشخص مباشرةً وإخباره بأنه تم قطع اتصالك.

ماذا تفعل عندما تأخذ المكالمة دورها

لقد تم وضعك في الانتظار+

قم بالتبديل إلى مكبر الصوت، ثم اضبط الهاتف واترك ملاحظتك قيد العرض.

القائمة التلقائية لا تتطابق مع سببك+

حاول الضغط على 0 أو قول "ممثل". إذا فشل ذلك، اختر الخيار الأقرب.

شخص ما على وشك نقلك+

اطلب رقمًا مباشرًا أولاً، في حالة انقطاع المكالمة.

شخص جديد يلتقط بعد النقل+

اقرأ الجملة الافتتاحية مرة أخرى كلمة بكلمة.

يسألونك شيئًا لا يمكنك الإجابة عليه الآن+

لنفترض أنك بحاجة إلى التحقق والسؤال عما إذا كان يمكنك معاودة الاتصال. يمكنك إيقاف المكالمة هناك.

استرد عافيتك عندما يصبح عقلك فارغًا

حتى مع الإعداد المناسب، من الممكن أن تنسى المعلومات المهمة أثناء المكالمة الهاتفية. إذا حدث هذا، فلا تقلق. من المحتمل ألا يلاحظ الطرف الآخر بضع ثوانٍ من الصمت. يمكنك دائمًا كسب الوقت لاسترجاع المعلومات المطلوبة من خلال ذكر ما يلي:

ثم قم بمراجعة ملاحظتك. إذا فقدت ما قالوه، اطلب منهم تكراره. يقوم موظفو مكتب الاستقبال بهذا طوال اليوم. تأكد من قراءة المعلومات الأساسية (مثل الوقت والتاريخ الجديدين للموعد) واكتب ما أكده لك الطرف الآخر.

اترك بريدًا صوتيًا يتلقى مكالمة مرة أخرى

قد يبدو من الصعب ترك البريد الصوتي لأسباب غير مذكورة أعلاه (لا يوجد أحد للإجابة على أسئلتك، وما إلى ذلك). ومع ذلك، يجب أن يحتوي البريد الصوتي على عدة أجزاء من المعلومات بالترتيب التالي: اسمك، وسبب الاتصال، ومعلومة مهمة واحدة للمساعدة في معاودة الاتصال، ورقم هاتفك (يقال ببطء) مرتين، وأفضل وقت للاتصال بك لمكالمة العودة.

شيء من هذا القبيل يغطي ذلك:

لا يجب أن تكون رسالتك الأولية مثالية. طالما أنهم يستطيعون سماع التفاصيل الخاصة بك ورقم هاتفك، فأنت على ما يرام.

اتصل بصديق تراسله عادة

وجدت الأبحاث المتعلقة بإعادة التواصل مع الأصدقاء القدامى أن الناس توقعوا أن المكالمات الهاتفية ستكون أكثر صعوبة من البريد الإلكتروني، ولكن في الواقع قاموا بإنشاء اتصال أقوى ولم يكونوا أكثر صعوبة من البريد الإلكتروني². كما وجدت الأبحاث التي أجريت على أشخاص لم يلتقوا من قبل أن المحادثات التي تضمنت الصوت (الدردشة المرئية أو الصوتية) ساعدت في بناء رابطة اتصال أقوى من الدردشة النصية (مع عدم إضافة أي حرج إضافي).¹. ومع ذلك، تم إجراء هذا البحث مع أصدقاء وغرباء، لذا فهو لا يذكر أي شيء يتم قياسه بشأن الاتصال بصيدلية أو مؤسسة أخرى.

النص السريع يهتم أولاً بالتوقيت:

ابدأ بذكر سبب تفكيرك بهم، ثم اطرح سؤالاً واحدًا عن حياتهم. قم بإعداد شيء ما مسبقًا ولكن لا تشعر أنه يتعين عليك ملء كل صمت. يمكن أن تكون المكالمات قصيرة لمدة تصل إلى 10 دقائق وتظل ذات قيمة.

قم بإجراء مكالمة واحدة اليوم

اختر أسوأ مكالمة كنت تتجنبها. اكتب الجملة الافتتاحية والملاحظات المطلوبة على ورقة لاصقة. افتح التقويم الخاص بك. اسحب رقم الهاتف واطلبه قبل أن تتمكن من قراءته مرة أخرى للمرة الثالثة. يمكنك أيضًا التدرب على المكالمة في Quippy مع شريك المشهد أولاً.

Read more in How to Rejoin a Group Chat After Going Quiet for Weeks.

المصادر والمراجع

1. كومار، أ. وإبلي، ن. (2021). من الرائع أن نسمعك: سوء فهم تأثير وسائل الاتصال يمكن أن يؤدي إلى خيارات دون المستوى الأمثل لكيفية التواصل مع الآخرين. مجلة علم النفس التجريبي: عام، 150(3)، 595-607.تجربة ميدانية حيث أعاد المشاركون التواصل مع صديق قديم عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى محادثات معملية بين الغرباء عبر الفيديو أو الصوت أو النص؛ لقد قام بقياس الإحراج والارتباط المتوقع والشعور به، وليس الاتصال بالأطباء أو الشركات، ولم يدرس اضطرابات القلق.
2. كونيك، هـ. (2020). كيفية التواصل مع الآخرين في عصر التباعد الاجتماعي. أخبار جامعة شيكاغو.ملخص أخبار الجامعة لنفس تجربة إيبلي الميدانية (الأصدقاء القدامى، الهاتف مقابل البريد الإلكتروني) قبل النشر؛ التقرير الثانوي نفس حدود الدراسة التي يلخصها.