كيف تخبر رئيسك أن لديك الكثير من العمل (واسأل ما الذي يتحرك)

سام مشغول جدًا بالفعل هذا الأسبوع. لقد ظهر للتو طلب آخر على Slack. العمل لساعات متأخرة ليلة بعد ليلة ليس حلاً حقًا. يمكن طرح عبء العمل مع جوردان، المدير، وعادة ما يعمل بشكل أفضل، طالما أن سام يجلب شيئًا محددًا ليقرره جوردان.

العمل في وقت متأخر لا يمكن أن يكون الحل على أساس منتظم. لذلك، من الأفضل طرح هذا الأمر على مديرك مبكراً، بينما لا يزال هناك وقت لتغيير الخطة. للتذكير، نقترح عليك تدوين ما تعمل عليه وإحضاره إلى مديرك مع الساعات الصعبة التي يستغرقها إكمال كل مهمة واسأله عن المهام التي يجب نقلها لتلائم جدول العمل لهذا الأسبوع.

هذا مجرد موضوع عمل آخر. يتم إدراج أعباء العمل المفرطة وعدم السيطرة على عبء العمل ضمن المخاطر في مكان العمل على الصحة العقلية من قبل منظمة الصحة العالمية¹. على الرغم من أن هذه القائمة العالمية لعوامل الخطر لا تقيس مقدار التغيير الذي ستحدثه محادثة واحدة مع المدير، إلا أنها لا تزال أساسًا جيدًا للتعامل مع عبء العمل باعتباره مجرد موضوع عمل آخر.

اكتب ما هو موجود بالفعل على طبقك

قم بإدراج العمل الذي تقوم به حاليًا (المشاريع، المهام، الطلبات الجديدة، وما إلى ذلك) وأضف تقديرًا تقريبيًا لعدد الساعات التي تعتقد أن كل منها سيتطلبها. ليس من الضروري أن يكون دقيقًا، لذا قم بالتقريب إلى أقرب ساعة أو نحو ذلك.

يمكنك بعد ذلك إدراج الوقت المقدر لكل مهمة والموعد النهائي ذي الصلة. فيما يلي مثال لما قد يبدو عليه الأمر بالنسبة لـ Sam أعلاه: مجموعة العميل (8 ساعات) مستحقة يوم الأربعاء، ومراجعة الميزانية (5 ساعات) مستحقة يوم الجمعة، ومستندات الإعداد (6 ساعات) مستحقة يوم الجمعة، والتقرير الأسبوعي (3 ساعات) مستحق يوم الخميس. 22 ساعة من العمل لتناسب ما يقرب من 16 ساعة مفتوحة بمجرد انتهاء الاجتماعات.

إن وجود القائمة أمامك سيُظهر للأردن أيضًا حجم المشكلة ومن ثم يمكنك إجراء محادثة حول عبء العمل بدلاً من مجرد ما إذا كنت مشغولاً أم لا.

123

1. 1
   قائمة المهام مع ساعات صعبة

   يحصل كل عنصر على تقدير زمني وموعد نهائي. الأرقام المستديرة كافية، ويُظهر الإجمالي الفجوة بين ساعات العمل وساعات العمل.

2. 2
   الموعد النهائي في التقويم

   اطرح المشكلة بمجرد أن ترى تضارب المواعيد النهائية، بينما لا يزال لدى مديرك خيارات.

3. 3
   الطلب الجديد

   اقبلها واسأل عما يتحرك لإفساح المجال، حتى تكون التكلفة مرئية من البداية.

اسأل مبكرًا، قبل أن ينقضي الموعد النهائي

من الأفضل طرح هذا الأمر بمجرد أن ترى أنه ستكون هناك مشاكل في الالتزام ببعض المواعيد النهائية، على سبيل المثال أن تقول صباح يوم الاثنين "لن أتمكن من التوفيق بين هذين الأمرين بحلول يوم الجمعة". وهذا يسمح بأكبر قدر من المرونة لتغيير الخطة، بينما بحلول ليلة الخميس سيكون لدى الأردن خيارات أقل.

إذا لم تتمكن لأي سبب من الأسباب من الحصول على موافقة 1:1 مع مديرك بمجرد رغبتك في ذلك، فأرسل ملاحظة أولية إلى مديرك على Slack أو Teams. أخبر مديرك أنك بدأت في تخطيط عملك لهذا الأسبوع وأنك ترغب في مناقشة إمكانية إعادة ترتيب العمل في أقرب وقت ممكن. وهذا يمنح مديرك فرصة الاطلاع على العمل قبل أن تتحدث، ويسجل الطلب قبل أن تخرج الأمور عن السيطرة. فيما يلي مثال على هذه الملاحظة:

القيادة بالأرقام تجعلها قصيرة. إذا قمت بتأطيرها كمشكلة جدولة مع حل، فيمكن لجوردان أن ينظر إلى القائمة ويرى أنك حددت المشكلة وتقترح حلاً لها.

أحضر طلبًا واحدًا مقترحًا واسأل عن العنصر الذي يتحرك

يحدد مديرك الأولويات، لكنك تعرف العمل بالتفصيل، لذا تكون لديك فكرة جيدة عما ستجدوله. قدم مقترحًا لكيفية جدولة المهام، وقدم سببًا واحدًا وراء جدولة كل مهمة بهذه الطريقة. يمكن لمديرك بعد ذلك قبول اقتراحك أو تعديله على النحو الذي يراه مناسبًا.

يمكنك بعد ذلك تسليم الاختيار إلى مديرك والسؤال عما إذا كان ذلك مناسبًا له أو إذا كان بحاجة إلى نقل شيء آخر.

لم يتم تأطير هذا الخط أبدًا في سياق القول بأن المرء يشعر بالإرهاق. نعم، قد يرغب المرء في طرح هذه النقطة على مديره إذا كانت العلاقة تسمح بذلك، ولكن هذا سيكون خارج نطاق طلب الجدولة البسيط للحصول على إجابة.

سام يطلب من جوردان اختيار الحركات (توضيحية)

1. 
   سام

   هل لديك عشر دقائق؟ لقد حددت أسبوعي ولدي حوالي 22 ساعة عمل مقابل 16 ساعة مفتوحة.

2. 
   الأردن

   هذا أكثر مما أدركت. ماذا هناك؟

3. 
   سام

   مجموعة العميل ومراجعة الميزانية ومستندات الإعداد والتقرير الأسبوعي. سأحتفظ بالعرض والمراجعة والتقرير في الموعد المحدد وأنقل مستندات الإعداد إلى الأربعاء المقبل. هل ينجح هذا أم ستحرك شيئًا آخر؟

4. 
   الأردن

   الأربعاء القادم مناسب لمستندات الإعداد. احتفظ بالسطح أولاً.

5. 
   سام

   عظيم. سأرسل ملخصًا سريعًا حتى نعمل معًا من نفس القائمة.

قل "نعم، وما الذي يتحرك؟" عندما تصل مهمة جديدة

الطلب الجديد هو المكان الذي ينمو فيه الحمل الزائد بسهولة، لذا فإن العادة الأفضل هي أن تقول "نعم" للمهمة وتحدد تكلفتها في نفس الرد.

وللتوضيح فقط، ملاحظة مثل هذه لا بأس بها تمامًا إذا كان الشخص الذي يطلب منك تولي المزيد من العمل هو زميل آخر: "سأضطر إلى مراجعة مديري لمعرفة ما إذا كان هذا يتناسب مع ترتيب العمل الحالي".

عندما يقول رئيسك "فقط ابذل قصارى جهدك" أو "كل شيء مهم"

في بعض الأحيان، لن يعطيك مديرك توجيهًا واضحًا. تنهد. "فقط ابذل قصارى جهدك" أو "كل شيء مهم" هو تعليق جيد للبدء، ولكن عليك أن تضغط من أجل المزيد لأنه لا يخبرك أي منهما بما يجب عليك تركه عند انتهاء ساعات العمل. لذا اطرح سؤالاً بسيطًا يفرض التصنيف:

إذا كانت الإجابة لا تزال "الثلاثة"، فتابع طريقك لمعرفة ما تحتاج إلى قصه. سيكون الإصدار الأقصر من مستندات الإعداد لإخراجهم من الباب عاجلاً أو نقل مراجعة الميزانية إلى تاريخ لاحق بمثابة عرضين معقولين. أخبر مديرك بالعنصر الذي تعتقد أنه من المرجح أن ينزلق إذا تركت العناصر الثلاثة على الطاولة.

ماذا تفعل بإجابة مديرك

مديرك يختار ما يتحرك+

وافق وأرسل الملخص في نفس اليوم.

يقولون "فقط ابذل قصارى جهدك"+

اسأل عن أي اثنين من العناصر الثلاثة يجب الانتهاء منه بحلول الموعد النهائي.

يقولون "كل شيء مهم"+

قم بتقديم إصدار أول أقصر أو تاريخ لاحق لعنصر واحد.

لا شيء يمكن أن يتحرك أو يتقلص+

قم بتسمية العنصر الذي من المرجح أن ينزلق ويتوقف عند هذا الحد. الخطر معروف الآن.

تأكيد الأولويات المتفق عليها كتابياً

يجب إرسال تأكيد كتابي للمحادثة 1:1 في نفس اليوم. يمكن أن يكون من السهل تذكر المحادثة نفسها بشكل مختلف بعد أسبوع، لذلك يمكنكما الرجوع إلى مذكرة مكتوبة لتأكيد الأولويات المتفق عليها.

اجعل المذكرة موجزة واذكر فقط القرارات التي تم اتخاذها في اجتماعك 1:1. ليست هناك حاجة لإعادة صياغة المناقشة بأكملها حول كل مهمة. ما عليك سوى ذكر الحقائق والرجوع إليها عند الضرورة.

قم بتكييف الخلاصة مع أسبوعك

شكرا لفرز هذا. للتأكيد: [الأولوية الأولى] بحلول [التاريخ]، [الأولوية الثانية] بحلول [التاريخ]، تم نقل [العنصر الذي تم نقله] إلى [تاريخ جديد]. سأبلغ عنه مبكرًا إذا تغير أي شيء.

الأولوية الأولى والثانية+

استخدم الأسماء التي يستخدمها مديرك لهذه المهام، بالترتيب الذي وافقت عليه.

العنصر الذي تم نقله+

قم بتسمية ما تم إرجاعه أو قطعه بالضبط، حتى لا يتوقعه أحد في التاريخ القديم.

التواريخ+

اكتب أيامًا محددة. تجنب عبارات مثل "قريبًا" أو "في وقت لاحق هذا الأسبوع".

خطوتك التالية

افتح ملاحظة جديدة. قم بإدراج جميع مهامك لهذا الأسبوع، مع تقدير مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل منها وتحديد تاريخ تسليمها. في أسفل الملاحظة، حدد الترتيب الذي تختاره لإكمال هذه المهام.

هذا يمكن أن يشعر بعدم الارتياح للتعبير عنه. حاول التدرب على نسخة من هذه المحادثة في Quippy أولاً: تدرب مع أحد شركاء المشهد لتكوين فكرة عما يمكن أن يبدو عليه هذا الاجتماع قبل حدوثه.

المصادر والمراجع

1. منظمة الصحة العالمية (2026). الصحة العقلية في العمل (صحيفة حقائق، تم تحديثها في 15 سبتمبر 2026). من.صحيفة حقائق مؤسسية عالمية تسرد المخاطر التي تهدد الصحة العقلية في مكان العمل، بما في ذلك أعباء العمل المفرطة وانخفاض السيطرة على عبء العمل؛ فهو يذكر عوامل الخطر والدعم الموصى به، ولا يقيس تأثير أي محادثة واحدة مع المدير.