لقد كتبت "أنا آسف جدًا، لا أعتقد أنني سأتمكن من ذلك" أربع مرات الآن. يصبح كل إصدار أطول وأكثر اعتذارًا.
لقد تم إرسال رسالة سام، "هل لديك فرصة لحذف التقرير ربع السنوي من قائمتي هذا الأسبوع؟"، قبل 40 دقيقة. تظهر كلمة "تمت المشاهدة" أسفلها في دردشة الفريق. لذلك يعلم سام أنك رأيت الرسالة.
المؤشر موجود بعد كلمة "للأسف" في النسخة الرابعة من رسالتك، وأكتافك تتحرك نحو أذنيك.
يمكن الرد على هذه الأنواع من الطلبات باختصار شديد. ما عليك سوى رفض الطلب وإعطاء سبب واحد متعلق بالعمل للقيام بذلك.
يمكنك عرض إكمال جزء أصغر من العمل أو إكماله في وقت لاحق، ولكن فقط إذا كنت قادرًا بالفعل على تسليمه.
إذا جاء الطلب من مديرك، قم بتسمية التعارض بين مهام العمل واطلب من مديرك تحديد المهمة التي يجب إكمالها أولاً.
هناك ستة أنواع من طلبات العمل الإضافي التي تحدث بشكل متكرر. فيما يلي الرسائل التي يمكنك استخدامها للرد على كل نوع من هذه الطلبات. لاحظ أن الصياغة تختلف اعتمادًا على من يقدم الطلب وكيفية تقديم الطلب إليك.
ما الذي يجب عليك التحقق منه قبل أن تقول لا للعمل الإضافي؟
تظهر الأبحاث التي أجرتها جمعية علم النفس الأمريكية أن الكثير من العمال يشعرون بالتوتر بسبب عملهم. في استطلاع عبر الإنترنت تم إجراؤه عام 2023 وشمل 2515 موظفًا بالغًا في الولايات المتحدة، أفاد 77% من العمال أنهم تعرضوا لضغوط مرتبطة بالعمل في الشهر الماضي.1 إذا قفز نبضك عندما أضاء اسم سام، فأنت لست وحدك.
تعتمد بيانات الاستطلاع على التقارير الذاتية، لذا لا يمكنها إظهار ما إذا كان رفض العمل الإضافي سيقلل من التوتر أو يضر بسمعتك في العمل.
التحقق من الحقائق. عندما تكون في منتصف هذا، يكون من المفيد التحقق من الحقائق المتعلقة بعملك بدلاً من إعادة فتح التقويم الخاص بك للمرة الثالثة، على الرغم من أنه لم يتغير منذ المرة الثانية التي نظرت فيها.
- ما الذي يتم طرحه؟ ماذا تعني عبارة "إزالة التقرير" من لوحة سام حقًا؟ هل نتحدث عن 12 صفحة من التقارير أم نجمع بعض الأرقام معًا للحصول على ملخص؟ تعرف على الموعد المحدد لهذه المهمة ومن سيكون المسؤول عنها بعد قيامك بدورك.
- المواعيد النهائية الصعبة الخاصة بك. اطلع على جميع المهام التي تحتاج إلى إكمالها هذا الأسبوع مع العمل المتبقي على كل واحدة (على سبيل المثال، "اقتراح العميل ليوم الخميس، ما يقرب من يوم ونصف من العمل").
- ساعاتك الحقيقية المتاحة في العمل. قم بإزالة وقت الاجتماعات والوقت الذي تحتاجه لمراجعة عملك. إن فترة ما بعد الظهر التي تبدو "مجانية" ولكن بها مكالمتين قد تترك لك 90 دقيقة فقط.
- من يحدد أولويات عملك. العمل يطلب منك زملاء العمل (سام)، ويمكنك القبول أو الرفض. يتم تكليفك بالعمل من قبل مديرتك (مايا)، وستتحدث معها حول المهمة التي ستنتقل.
إذا لم تتمكن من الإجابة على هذه الأسئلة على الفور، يمكنك استخدام الجملة الموجزة "أحتاج إلى التحقق من المواعيد النهائية الخاصة بي. سأعود إليك بحلول الساعة الثالثة مساءً." رسالة للرد. هذا رد كامل في حد ذاته، وينهي التحديق الذي دام أربعين دقيقة.
كيف تقول لا في العمل اعتمادًا على من يسأل؟
إن الإخطارين اللذين أرسلتهما في نفس صباح يوم الثلاثاء هما طلبان مختلفان. سأل سام "هل لديك أي فرصة..." وسألت مايا "هل يمكنك أيضًا الحصول على ملخص العميل؟"
إنها تبدو وكأنها نفس النوع من الطلب، ولكن في شكل مختلف. لكن الإجابة مختلفة جدًا.
ابحث عن موقفك أدناه، ثم انتقل إلى هذا القسم.
أي نوع من طلبات العمل الإضافي هذا؟
يطلب منك زميل العمل أن تأخذ شيئا من طبقه
إنها المعروف. قل لا لسبب واحد، وقدم قطعة صغيرة فقط إذا كان لديك مساحة حقًا.
يضيف مديرك مهمة فوق المواعيد النهائية الحالية
إنها الوظيفة الإضافية. قم بتسمية الصدام واسأل عن المهمة التي تأتي أولاً.
يقول أحدهم أن الأمر سيستغرق دقيقة واحدة فقط، أو أن الأمر عاجل
إنه الضغط. كرر إجابتك مرة واحدة وقدم فقط ما هو موجود بالفعل.
أنت مدعو للمشاركة في مشروع أو لجنة أو فريق اختياري
إنها فتحة المتطوعين. لا بأس. عرض قطعة واحدة محدودة إذا كنت ترغب في ذلك.
لقد قلت نعم بالفعل والآن ترى أنك لا تستطيع التسليم
إنها نعم المؤسفة. قم بتصحيحه في نفس اليوم بتاريخ جديد أو مالك جديد.
نفس النوع من الطلب يستمر في العودة
إنه النمط. اطلب من مديرك إجراء محادثة منفصلة حول عبء العمل الخاص بك.
كيف تقول لا لزميلك في العمل الذي يطلب المساعدة؟
يبدو أنك قمت بإعادة كتابة هذه الرسالة منذ الغداء. إن عبارة "لا تقلق إذا لم يكن الأمر كذلك" في نهاية طلب سام هي السبب بطريقة أو بأخرى، حيث أنكما تعلمان أن هذا يعني حقًا أن هناك بعض المخاوف.
- كيفية اكتشافه: يبدو الطلب ودودًا وجانبيًا بعض الشيء، مثل "هل هناك فرصة لتلقي التقرير هذا الأسبوع؟" لكن سام لا يستطيع تكليفك بالعمل أو تحديد أولوياتك.
- ماذا يعني عادة: تم دفن سام أيضًا، ويأمل فقط أن يقول شخص ما نعم، وربما اختارك لأنك تفعل ذلك عادةً.
التزم بالعبارة البسيطة والتفسير الوحيد لعدم القيام بعمل إضافي. لا تدخل في الوصف الكامل للتقويم الخاص بك.
لا أستطيع قبول التقرير هذا الأسبوع. سأقوم بإنهاء عرض العميل ليوم الخميس وأحتاج إلى الوقت المتبقي لذلك.
تذكر، إذا كان هناك القليل من العمل الإضافي الذي لديك مساحة للقيام به، فيمكنك ذكره في جملة منفصلة، ولكن لا ينبغي أن يحجب ذلك رقم "لا".
لا أستطيع كتابة التقرير يمكنني أن أرسل لك الأرقام التي لدي بالفعل بحلول ظهر الغد.
سام لا يحتاج إلى تقويمك بالكامل. يجب أن يعرف سام بحلول الساعة الثالثة ما إذا كان سيذهب للعثور على شخص آخر.
هذا أمر خفي ولكنه شائع. إن قول "سأحاول" عندما تعرف بالفعل أن الإجابة يمكن أن تطاردك لاحقًا.
قد يبدو الأمر ألطف عند الساعة الثانية بعد الظهر. لكن الأمور أصبحت أسوأ بكثير يوم الخميس، عندما كان سام لا يزال ينتظر تقريرًا لن يأتي أبدًا.
إذا اتصل بك Sam بعد ساعات العمل (على سبيل المثال، الساعة 7 مساءً)، إذن إخبار زميلك في العمل أنك لا تستطيع المساعدة بعد ساعات العمل يستخدم نفس البنية مع سطر إضافي حول التوقيت.
كيف تقول لا للعمل الإضافي من مديرك؟
الساعة الآن 4:40 يوم الأربعاء. لقد توقف مديرك مايا عند مكتبك وأضاف مهمة أخرى إلى لوحتك الممتلئة بالفعل. إنها تريد منك أن تجمع ملخص العميل ليوم الجمعة.
من المقرر بالفعل تسليم التوقعات يوم الجمعة، ويمكنك سماع نفسك تبدأ في قول "بالتأكيد".
- كيفية اكتشافه: يبدو أن مديرك يطلب منك عملاً، ويبدو أنه سيتداخل مع عمل آخر وعدت بإنجازه بحلول يوم الجمعة.
- ماذا يعني عادة: يبدو أن مايا ليس لديها قائمة كاملة بمهامك الحالية في رأسها، لذا فهي بحاجة إليك لتظهر لها المقايضة.
قم بإعادة القرار إلى مديرك وتعامل مع العمل الجديد على أنه عمل حقيقي يجب أن يتناسب مع قائمة المهام الحالية الخاصة بك. اشرح كيف سيتعارض العمل الجديد مع المهام الحالية الأخرى.
يمكن لمايا بعد ذلك أن تقرر ما الذي ستقايضه لتتولى هذا العمل الإضافي.
يمكنني أن أتولى ملخص العميل، لكن لا يمكنني إنهاء ذلك والتوقعات بحلول يوم الجمعة. ما الذي يجب أن أعطيه الأولوية، وما الموعد النهائي الذي يجب أن نغيره للآخر؟
وفقًا لمعايير الإدارة التنفيذية للصحة والسلامة في المملكة المتحدة، يجب على المؤسسات توفير متطلبات وظيفية قابلة للتحقيق خلال ساعات العمل المتفق عليها.2 وهذا يمنحك بعض الأساس لإثارة الصراع. لكن هذا لا يعني أن أي مدير فردي سيتفق معك.
من المفيد أيضًا اقتباس العمل الذي سيكون مطلوبًا من حيث الوقت. على سبيل المثال، "حوالي نصف يوم عمل" بدلاً من "أكثر من اللازم". وهذا يمنح مايا شيئًا للتخطيط له بدلاً من الشعور بالتجادل معه.
بمجرد موافقتك على الخطة الجديدة، قم بتسجيلها في سطر واحد من النص حتى يكون لكما نفس السجل في الأسبوع المقبل.
شكرا. سأكمل ملخص العميل بحلول يوم الجمعة وأنقل التوقعات إلى يوم الثلاثاء، على النحو المتفق عليه.
إذا كان بإمكانك رؤية الموعد النهائي الحالي ينزلق بالفعل، فاذكر أنك ستفوته في نفس المحادثة، كما هو موضح في المقالة إخبار رئيسك في العمل قبل أن يحين موعده.
ماذا تقول عندما يقول شخص ما أن الأمر سيستغرق دقيقة واحدة فقط؟
"الدقيقة فقط" هي وحدة زمنية تظهر فقط في طلبات الآخرين. لقد أجاب سام على "لا" بهذا بالضبط، وأضاف "الأمر عاجل حقًا". يحوم إبهامك فوق الرد الذي يبدأ بـ "حسنًا، حسنًا".
- كيفية اكتشافه: إنها إعادة صياغة لمهمة رفضتها بالفعل، وقد تؤدي المتابعة إلى تقليل نطاق المهمة ("إنها صغيرة") أو زيادة الضغط لتسليمها ("أنا يائس هنا").
- ماذا يعني عادة: لا تزال مشكلة سام حقيقية ولم يتم حلها، ولكن يجب التعامل مع المتابعة بنفس طريقة الطلب الأول. إجابتك تبقى كما هي.
اطلب المزيد من المعلومات إذا لم تكن متأكدًا من نطاق العمل؛ وإلا، فما عليك سوى إعادة صياغة إجابتك السابقة بهدوء. لا تؤدي الأعذار الجديدة إلا إلى مزيد من النقاش حول الأسباب التي تدفعك إلى القيام بالمزيد من العمل.
أنا أفهم أن الأمر عاجل. ما زلت لا أستطيع الحصول على ملكية ذلك اليوم. يمكنني إرسال جدول البيانات الحالي، ولكن لن أتمكن من تحديثه.
إذا تحولت المعارضة إلى ما إذا كنت لاعبًا في الفريق، فلا تنجذب إلى الأمر. لا تحاول تبرير شخصيتك. احتفظ بها في المهمتين واترك شخصيتك خارجها.
أريد أن يفي الفريق بالموعدين النهائيين. إن القيام بذلك من شأنه أن يعرض الاقتراح للخطر. دعونا نتحقق مع مايا بشأن المهمة التي يجب أن تأتي أولاً.
تذكر أن إبقاء نبرة صوتك محايدة أفضل من اللجوء إلى السخرية، حتى لو كان هناك من يضغط عليك ضد اهتماماتك. لا تدخل في قائمة طويلة من كل الخدمات التي قدمتها لهذا الشخص منذ شهر مارس.
احرص على عدم الموافقة على كلا الموعدين النهائيين لمجرد إنهاء لحظة حرجة ثم الفشل في الوفاء بأحدهما. ويأتي هذا الوعد المقرر يوم الجمعة.
إذا استمر الضغط لعدة أيام، فهناك تفسير أطول كيفية الرد عندما يستمر شخص ما في الضغط بعد أن تقول لا.
كيف ترفض مشروعاً اختيارياً في العمل؟
تبدأ رسالة البريد الإلكتروني بعبارة "نود أن تكون ضمن فريق المشروع". أنت في منتصف الطريق من خلال كتابة نعم قبل أن تقرأ الباقي وترى الأشخاص الآخرين الذين كتبوا عليه.
- كيفية اكتشافه: لقد تم طرحها كفرصة. هل تتطلب وظيفتك القيام بعمل إضافي كهذا؟ لا.
- ماذا يعني عادة: يحتاج شخص ما إلى أيدي إضافية، وعليك أن تقرر ما إذا كان يمكن استخدام وقتك لهذا العمل أم لا.
لا أستطيع الانضمام إلى فريق المشروع هذا الشهر. يمكنني مراجعة الموجز المكون من صفحتين يوم الأربعاء وإرسال التعليقات بحلول الساعة الرابعة.
وقد تم إعداد هذه الرسالة بشكل جيد، مع مهمة مراجعة مختصرة، في نطاق صفحتين، يوم الأربعاء وساعة الرابعة مساء. عادة ما تنتهي رسالة "سعيد بالمساعدة مهما استطعت" بالمزيد من العمل بالنسبة لك، حيث يتعين عليك التواصل معهم باستمرار للاتفاق على تفاصيل العمل الإضافي.
من فضلك لا تعرض العمل على عضو آخر في الفريق دون التحقق معه أولا لمعرفة ما إذا كان لديه الوقت للقيام به. يمكنك اقتراح سؤال قائد الفريق عمن لديه أكبر قدر من القدرات.
إن مجرد قول لا أمر جيد بالنسبة للعمل الإضافي الاختياري أيضًا. لا تحتاج إلى التوصل إلى عمل بديل للتعويض عن ذلك، ومن المؤكد أنك لا تدين بأمسياتك وعطلات نهاية الأسبوع.
كيف يمكنك استعادة نعم في العمل؟
لقد قلت "بالتأكيد، لا توجد مشكلة" على عجل، بينما كان عقلك لا يزال يقوم بتحميل التقويم. وبعد مرور عشرين دقيقة، عندما تفتح أداة تعقب الإطلاق للمشروع، تنهمر معدتك.
- كيفية اكتشافه: لقد وافقت بسرعة، في اجتماع أو في الردهة، وأنت الآن فقط تنظر إلى التقويم. انهارت الرياضيات بعد أن قلت نعم بهذه السرعة.
- ماذا يعني عادة: يجب إعادة إصدار الالتزام الأصلي اليوم بشكل يمكن تنفيذه بالنسبة لك، بينما لا يزال هناك وقت لشخص ما لإعادة التخطيط.
اعترف باتفاقك المتسرع لقبول المزيد من العمل. التزم بترتيبات عمل بديلة يمكنك تنفيذها بالفعل.
لقد وافقت قبل التحقق من العمل المتبقي عند الإطلاق. لا أستطيع تقديم التحليل بحلول يوم الخميس. يمكنني إكماله بحلول يوم الاثنين، أو نحتاج إلى مناقشة مالك آخر.
أرسل هذا في نفس اليوم الذي تدرك فيه الحاجة إلى التراجع. مع مرور كل يوم، أصبح لدى مايا وسام خيارات أقل لإعادة التخطيط للتغيير.
ماذا تفعل عندما تستمر طلبات العمل الإضافية في العودة؟
يصف المعهد الوطني للسلامة والصحة المهنية التابع لمراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC) الإجهاد الوظيفي بأنه الاستجابات الضارة التي تحدث عندما لا تتوافق متطلبات العمل مع قدرات العامل أو موارده أو احتياجاته.3 عندما لا تتوقف الطلبات الإضافية أبدًا، مثل طلب سام، فإن عدم التطابق هو الموضوع الحقيقي.
- كيفية اكتشافه: لقد قلت لا لتقارير سام ثلاث مرات خلال هذا الربع، وقد وصل للتو طلب رابع إلى صندوق بريدك الإلكتروني.
- ماذا يعني عادة: واحد آخر لا مهذبا لن يغير شيئا. من المناسب إجراء محادثة مع مايا حول عبء العمل الحالي لديك.
ابدأ مناقشتك للعمل المطلوب منك من خلال تأطير ذلك كمشكلة تخطيط تتطلب مدخلات من مايا ومن نفسك. قبل ذلك، قم بإعداد قائمة بجميع الخدمات المطلوبة منك، وقم بتقدير مقدار الوقت الذي يستغرقه إنجاز كل منها، ولاحظ ما تأخر نتيجة لتولي هذه المهام.
ناقش أجزاء دورك التي يجب عليك الاستمرار فيها والأجزاء التي يمكن أن تتوقف.
مايا، هل يمكن أن نأخذ عشرين دقيقة هذا الأسبوع للنظر في عبء العمل الخاص بي؟ لقد تلقيت أربعة طلبات إضافية هذا الشهر، وأعمال الإطلاق تتأخر بسببها.
يختلف السيناريو قليلاً عندما تكون هناك اشتباكات بين أشخاص مختلفين يعطونك تعليمات للعمل. يتم تغطية هذا في السؤال عن المهمة التي يجب تحديد أولوياتها عند تعارض التعليمات.
هل قول لا للعمل الإضافي سيضر بسمعتك؟
في صباح اليوم التالي، تقابل سام في المطبخ ويقول سام مرحبًا كما لو لم يحدث شيء. كل الحجج الفظيعة التي طرحتها خلال نصف الليل لم تتحقق أبدًا.
ما يميل الناس إلى تذكره هو كيفية التعامل مع الأمور بعد ذلك. ليست هناك حاجة للعودة وتخفيف رفضك بعد الحدث.
- حافظ على التزاماتك. أرسل الأرقام إلى سام بحلول الظهر، وقم بالإبلاغ عن أي تأخير في عملك الآخر بمجرد اكتشافه.
- تعامل مع سام كما تفعل عادةً. كن مهذبًا مع سام وأجب عن سؤال سام التالي بشأن أعمال أخرى كالمعتاد، دون محاولة تعويض الرفض بخدمة مفاجئة.
- اكتب ملاحظة من سطر واحد. قم بتسجيل الأولويات المنقحة عندما تقوم مايا بتغيير التوقعات. وهذا يوفر محادثة مربكة بعد أسبوعين من الآن.
- لا CC أي شخص. إن تقليد الأشخاص لإثبات أنك على حق سيكلف حسن النية أكثر مما تكلفته كلمة "لا" الأصلية.
تدرب على "لا" قبل أن يسألك سام
اكتب "لا" من جملتين لطلب العمل الإضافي التالي الذي تتوقعه، ثم تدرب على قول ذلك لسام في Quippy حتى يخرج بدون كلمة "لسوء الحظ".