لقد خذلت صديقًا. رسالتهم الأخيرة لا تزال موجودة دون إجابة. ربما لم تنجح النكتة التي قلتها بشكل جيد، أو نسيت عيد ميلادهم، أو قمت بإلغاء خططك معهم في أكثر من مناسبة. يمكن أن تساعد رسالة الاعتذار النصية في إصلاح الكثير من هذه المواقف إذا قررت القيام بالقدر المناسب من العمل فيها. طالما أنك تعترف بأخطائك، وتشرح تأثيرها على الصديق المعني، وتصلحها بطريقة ملموسة، يمكنك ترك الباقي له، مما يسمح له بالرد في وقت فراغه، متحررًا من أي ضغط ليسامحك على الفور.
يوجد أدناه دليل أكثر تفصيلاً حول متى تستخدم النص، وكيفية كتابته، والعبارات التي تلغي بقية رسالتك بهدوء، وما يجب فعله بالردود.
قرر ما إذا كان النص هو المكان المناسب للبدء
يمكن حل معظم المشاكل اليومية مع الأصدقاء من خلال رسالة نصية. يتضمن ذلك مشكلات مثل حدث منسي أو خدمة موعودة أو ملاحظات طائشة أو حتى الصمت. يفضل بعض الأصدقاء أيضًا الرسائل النصية، وربما تعرف أي نوع من الرسائل يناسبك. فقط المشاكل الخطيرة جدًا هي التي تحتاج إلى حل في محادثة حقيقية. مع المشاكل اليومية يمكن قراءة رسالة نصية في الوقت والمكان الذي يختاره المستلم. كما يمكنهم الرد في الوقت والمكان الذي يختارونه. وهذا يزيل الضغط عن الصديقين المعنيين.
بالنسبة للمشاكل الأكبر، يمكنك استخدام الرسالة النصية للإشارة إلى رغبتك في إجراء محادثة حقيقية. هذا يعني أنه بدلاً من الاعتذار مطولاً عن شيء خطير (مثل كسر الثقة، أو إحراج شخص ما في الأماكن العامة، وما إلى ذلك)، فإنك تعتذر لفترة وجيزة عن ذلك ثم تسأل إذا كان بإمكانك التحدث عن ذلك شخصيًا أو عبر الهاتف.
فيما يلي نموذج لطريقة لفتح المحادثة من أجل الأذى الأكبر:
رسالة المثال
أنا مدين لك باعتذار مناسب عما قلته يوم السبت. هل يمكنني الاتصال بك الليلة أو غدا؟
قم ببناء الرسالة في أربعة أجزاء
لقد تم بحث ترتيب العناصر في الاعتذار إلى حد ما، مع تحذير مهم: تم إجراء هذا البحث باستخدام بيانات اعتذار مكتوبة في سيناريو التوظيف في مكان العمل، وليس بين الأصدقاء. في تجربتين (إجمالي 755 مشاركًا: 333 بالغًا عبر الإنترنت و422 طالبًا جامعيًا)، تم تقييم بيانات الاعتذار المكتوبة من حيث فعاليتها من قبل المشاركين. العنصر الذي صنفه المشاركون على أنه الأكثر أهمية هو أن يتحمل الكاتب مسؤولية ما فعله؛ وكان العنصر الثاني الأكثر أهمية هو العنصر الذي قدم وسيلة يمكن للكاتب من خلالها التعويض. والأقل أهمية من ذلك كله هو العنصر الذي يطلب المغفرة من القارئ1. كما تم تصنيف الاعتذارات التي تحتوي على المزيد من العناصر الستة التي تم اختبارها على أنها أكثر فعالية1.
وإليك كيفية ترجمة هذه الأولويات إلى نص:
- امتلكها على وجه التحديد. صف ما فعلته في بضع كلمات حسب الضرورة. على عكس قول "آسف على كل شيء"، فإن قول "لم أحضر إلى العشاء الخاص بك" ينقل أكثر من ذلك بكثير.
- أظهر أنك تحصل على تأثير ما فعلته. اشرح للشخص الآخر ما شعر به على الأرجح نتيجة لأفعالك أو سلوكك. (ليس من الضروري أن تكون هذه فقرة طويلة. فجملة أو جملتان تكفيان).
- عرض الإصلاح. دع الشخص الآخر يعرف ما ستفعله لإصلاح المشكلة، سواء كان ذلك لإعادة الجدولة، أو الدفع مقابل شيء ما، أو تغيير عادة.
- اترك الرد لهم. لا حاجة لـ "أرجوك سامحني"؛ دعهم يعرفون أنه لا يوجد تسرع في الرد.
يغطي هذا المثال المخترع الأجزاء الأربعة لعشاء عيد ميلاد ضائع:
رسالة المثال
جوردن، أنا آسف حقًا لأنني فاتني عشاء عيد ميلادك. قلت إنني سأكون هناك ثم لم أظهر أو حتى أرسل رسالة نصية، وكان ذلك إهمالًا مني. لقد خططت لذلك لأسابيع، وربما شعرت أنني لم أهتم. هل أستطيع أن أخرجك هذا الأسبوع يا متعتي؟ لا يوجد ضغط للرد على الفور.
لا تعتذر عن نمط من السلوك من خلال الوعد بإصلاح حادثة واحدة فقط. إذا قمت بإلغاء خطط العشاء مع شخص ما ثلاث مرات هذا الشهر، فاعتذر عن الإلغاءات الثلاث وتأكد من أن عملية الإصلاح الخاصة بك تعالج هذا النمط أيضًا.
تذكر أن كلمات اعتذارك ستشكل جدارًا كبيرًا من النص إذا أمضيت الكثير من الوقت في شرح كيفية تأثير سلوكك عليك. يتعين على صديقك بعد ذلك إدارة مشاعرك فوق مشاعره.
قم بتكييف الاعتذار مع موقفك
[الاسم]، أنا آسف حقًا [لما فعلته]. [كيف شعرت بهم على الأرجح]. هل يمكنني [إصلاح محدد]؟ لا يوجد ضغط للرد على الفور.
ماذا فعلت
قم بوصف الإجراء المحدد، مثل تفويت العشاء أو التعليق الذي أدليت به. تجنب الكلمات الغامضة مثل "كل شيء" أو "أشياء".
كيف شعرت على الأرجح بالنسبة لهم
اكتب جملة واحدة من جانبهم. اجعل الأمر مؤقتًا بكلمات مثل "ربما" لأنك تخمن مشاعره.
إصلاح محدد
اعرض شيئًا ستفعله بالفعل: إعادة الجدولة، أو سداد الأموال، أو تغيير العادة. إذا كانت المشكلة عبارة عن نمط، قم بمعالجة النمط.
اقطع العبارات التي تلغي الاعتذار
ومع ذلك، يقوم العديد من الأشخاص بتضمين عبارات في اعتذاراتهم تنفي في الواقع الأمر برمته وتكشف عن نية لإعفاء أنفسهم بدلاً من الاعتذار للشخص الآخر. الأمثلة النموذجية لهذه الأنواع من العبارات هي:
- "آسف إذا شعرت بالإهانة." تشير كلمة "إذا" إلى أن المشكلة تكمن في رد فعلهم.
- "آسف، ولكن..." كل ما يلي "لكن" هو عادة ما سيتذكرونه.
- "كنت أمزح فقط." يخبرهم أنهم كانوا مخطئين في تعرضهم للأذى.
- تفسيرات طويلة. إن السبب القصير وراء حدوث شيء ما يمكن أن يساعد في تخفيف المشكلات التي نشأت بسبب غياب الفرد. ومع ذلك، فإن الشرح المطول لكيفية امتلاء أسبوع شخص ما بالمتاعب لن يخفف من المشكلات التي تسبب فيها.
الفرق واضح.
تم إرسال نفس نص الاعتذار بطريقتين
بدلًا من ذلك، اذكر ببساطة أن النكتة كانت سيئة وسبب كونها سيئة (على سبيل المثال، "أنا آسف بشأن النكتة التي قلتها بشأن وظيفتك أمام الجميع. لقد كانت سيئة").
رسالة المثال
أنا آسف بشأن النكتة التي قلتها بشأن وظيفتك أمام الجميع. لقد كان الأمر قاسيًا وكان يجب أن أعرفه أفضل من فعله.
أرسلها مرة واحدة، في وقت معقول
من الأفضل أن تعتذر خلال يوم أو يومين من إدراك خطأك. وبهذه الطريقة، الصمت ليس أسوأ من الخطأ نفسه. إذا كنت تشعر بالغضب أو الدفاعية، فانتظر بضع ساعات للتأكد من أنك لن تنتهي بتبرير نفسك في الاعتذار.
إرسال رسالة واحدة. إرسال خمسة نصوص قصيرة أو إضافة "؟؟" في غضون ساعة أو نحو ذلك لمعرفة ما إذا كان لديهم الوقت لقراءة كل شيء، سيجعلك تبدو وكأنك تحاول إجراء تعديلات، ولكنك "مستعد لذلك" للغاية بحيث لا تسمح بوقت للمعالجة. إن إرسالها في الساعة الثانية صباحًا سيكون له تأثير معاكس لما تنوي فعله: سيبدو متهورًا.
التعامل مع الرد، أو الصمت
إن كيفية استجابة صديقك لاعتذارك ستحدد مسار العمل للخطوة التالية في الإصلاح.
نص اعتذار و رد صريح (توضيحي)
سامجوردن، أنا آسف حقًا لأنني فاتني عشاء عيد ميلادك. لم أظهر أو حتى أرسل رسالة نصية، وكان ذلك إهمالًا مني. هل أستطيع أن أخرجك هذا الأسبوع يا متعتي؟
الأردنبصراحة، صدمت. ظللت أتحقق من الباب.
- سام
هذا عادل. كنت سأشعر بنفس الشيء، ولن أقدم أعذارًا.
- الأردن
شكرا لقول ذلك. الخميس يعمل بالنسبة لي.
- سام
الخميس هو. سأحجز في مكان ما وأرسل لك التفاصيل الليلة.
يقبلونها. اشكرهم وافعل ما قلت أنك ستفعله لإصلاح الأشياء. إذا قلت أنك ستأخذهم لتناول العشاء، فحدد الوقت وتأكد من الوفاء بهذا الوعد. تذكر أن العرض الذي لا تتم متابعته مطلقًا يمكن أن يكون أسوأ من عدم وجود عرض على الإطلاق.
لا يزال مستاء. امنحهم فرصة لإخبارك عن سبب انزعاجهم والاعتراف بما قالوه لك. لا تعيد الشرح.
رسالة المثال
هذا عادل. لن أتجادل مع ما شعرت به. شكرا لإخباري.
يقولون "لا بأس". صدقهم الآن وتأكد من متابعة الإصلاح الذي عرضته. معرفة ما إذا كانت الأمور تعود إلى طبيعتها خلال بضع محادثات.
لا يوجد رد. ربما يكونون مشغولين أو ما زالوا بحاجة إلى بعض الوقت لمعالجة الاعتذار. انتظر بضعة أيام ثم أرسل لهم رسالة متابعة مختصرة ولا تفعل شيئًا حيال ذلك.
رسالة المثال
مهلا، لا حاجة للرد على رسالتي الأخيرة. أردت فقط أن تعرف أنني أقصد ذلك، وأنا هنا عندما تريد التحدث.
بعد إرسال المتابعة، توقف عن إرسال النصوص حول الموضوع. استمر في الاتصال بالشخص كما تفعل عادةً دون تقديم الاعتذار مرة أخرى. شارك شيئًا تعرف أنه سيستمتع به، على سبيل المثال.
ماذا تفعل بعد إرسال الاعتذار
يقبلون الاعتذار
اشكرهم وحدد موعدًا للإصلاح الذي عرضته على الفور.
يقولون لك أنهم ما زالوا يتألمون
اعترف بما قالوه في جملة أو اثنتين. لا تعيد الشرح أو تدافع عن نفسك.
يجيبون "لا بأس" أو شيء مختصر
خذ الأمر على محمل الجد، وتابع عرضك وشاهد كيف ستشعر بالمحادثات القليلة التالية.
لا يوجد رد بعد بضعة أيام
أرسل متابعة واحدة منخفضة الضغط تفيد بعدم الحاجة إلى الرد.
ولا يوجد حتى الآن رد بعد المتابعة
التوقف عن الرسائل النصية حول هذا الموضوع. اترك لهم الخطوة التالية وتواصل معهم بشكل طبيعي لاحقًا دون تقديم الاعتذار مرة أخرى.
خطوتك التالية
قم بصياغة الرسالة أولاً في تطبيق بسيط مثل Notes. قم بمراجعتها مقابل الأجزاء الأربعة، واقرأها بصوت عالٍ مرة واحدة واقطع أي جزء يبدو وكأنه دفاع. ثم أرسله.
تدرب على المحادثة بصوت عالٍ مع أحد شركاء المشهد في Quippy قبل أن تضطر إلى إجراء المكالمة أو تناول القهوة.
المصادر والمراجع
- أخبار جامعة ولاية أوهايو (2016). العناصر الستة للاعتذار الفعال، وفقًا للعلم (تقارير ليويكي، بولين ولاونت، أبحاث التفاوض وإدارة الصراع).تجربتان مع 755 شخصًا (333 شخصًا بالغًا عبر الإنترنت، و422 طالبًا جامعيًا) قاموا بتقييم بيانات الاعتذار المكتوبة في سيناريو التوظيف في مكان العمل؛ لقد كان يقيس الفعالية والمصداقية والكفاية، وليس الصداقات الحقيقية أو المصالحة الحقيقية.